Kassensystem

1. Das Kassensystem im Abrechnungsprozess

Ein Point-of-Sale Kassensystem in seinem eigentlichen Sinn sorgt für die Abrechnung und den Bezahlvorgang mit dem Kunden. Für diesen Vorgang kommen die Kassensoftware und die Kassenhardware zum Einsatz. Während die Software der Antrieb des Kassensystems ist, sorgt die Hardware für die Abwicklung der Zahlung. Hierzu gehören im einfachsten Fall ein Computer und ein Monitor. Zusätzliche Komponenten runden das gesamte Kassensystem ab, sind jedoch nur optional notwendig, je nach Gegebenheiten vor Ort. Zusätzliche Komponenten können sein:

• Bargeldschublade
• Funkhandy
• Kundenmonitor
• Etikettendrucker
• Mobiles Touchpad
• Kartenlesegerät
• Bondrucker
• Scanner

Ein gutes POS-Kassensystem bietet Vorteile für Kund:innen und Unternehmen gleichermaßen, da Prozesse deutlich verschlankt werden. In seiner einfachsten Form wird das Kassensystem für die Abrechnung von Artikeln genutzt. Hierzu reicht es aus, dass der:die Unternehmensmitarbeiter:in die gekauften Produkte einscannt oder manuell eintippt. Im Anschluss generiert die Software aus diesen Informationen den Abrechnungsbetrag, den der:die Kund:in zu zahlen hat. Für den Geldtransfer wird zumeist ebenfalls das Kassensystem in Form von Kartenzahlung oder Bargeld genutzt. Der:die Kund:in kann auf Knopfdruck einen Bon mit allen relevanten Daten erhalten, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Außerdem ist der Geschäftsvorfall bereits automatisch gespeichert und im Idealfall mit der Buchhaltung verknüpft. Über eine überwältigende Anzahl an zusätzlichen Komponenten lässt sich das Kassensystem individuell auf jedes Unternehmen zuschneiden. Außerdem sorgen Verknüpfungen und Schnittstellen zu unterschiedlichen Unternehmensbereichen für unzählige Vorteile im betrieblichen Alltag. Es können beispielsweise Schnittstellen zu folgenden Abteilungen hergestellt werden:

• Buchhaltung
• Lager
• Human Ressource
• Fertigung/Operativer Bereich
• Controlling
• Produktion

Durch die Vernetzung vom POS-Kassensystem stellen detaillierte Auswertungen, automatische Bestellprozesse, langjährige Archivierungen oder eine personalisierte Kundenansprache keine Herausforderungen mehr dar.

2. Kassensystem als fortschrittliche Registrierkasse

Die Registrierkasse gehörte viele Jahrzehnte zum Standard im deutschen Einzelhandel. Hierbei handelt es um einfache Stand-Alone-Kassen, bei denen die Zahlungsfunktionen im Mittelpunkt stehen. Es werden sämtliche Kassenvorgänge lückenlos und rechtssicher erfasst, worunter folgende Fälle verstanden werden:

• Verkäufe
• Ausgaben
• Entnahmen
• Einlagen
• Stornos

Ein elektronischer Speicher sorgt für Sicherheit, sodass die Daten nicht verloren gehen können. Mit zunehmender Digitalisierung ersetzen moderne Point-of-Sale-Kassensysteme die Registrierkasse. POS-Kassensysteme haben den Vorteil, dass sie vernetzt sind und dadurch ganz automatisch Prozesse verschlanken, die bisher nicht im Zusammenhang mit der Registrierkasse standen. Beispielhaft seien das Warenwirtschaftssystem, die Mobilität und die Kundenbetreuung als Schnittstellen für ein digitales Kassensystem genannt.

Warenwirtschaftssystem:
Verkauft das Unternehmen Produkte, so werden diese völlig automatisch aus den Lagerbeständen ausgebucht. Hierdurch findet sozusagen eine dauerhafte Inventur statt. Auf Wunsch geht das Kassensystem einen Schritt weiter. Sind Mindestbestandsmengen vorgegeben, so kann bei der Unterschreitung eines vorab festgelegten Warenbestandes völlig automatisch eine Nachbestellung durch das Kassensystem in Verknüpfung mit dem Warenwirtschaftssystem ausgelöst werden. Durch diese Prozessverschlankung lassen sich im Unternehmen viele Arbeitsschritte einsparen.

Mobilität:
Die Komponenten eines modernen Kassensystems bringen die Erweiterung der „tragbaren Registrierkasse“ mit sich. Hierdurch kann der Abrechnungsvorgang an einen beliebigen Ort im Geschäft verlagert werden, was insbesondere in der Gastronomie zur Anwendung kommt. Die Kellner:innen nehmen über das mobile Kassensystem die Bestellungen am Tisch auf, übertragen diese digital an die Küche oder die Theke und führen im Anschluss den gesamten Abrechnungslauf mobil bei den Kund:innen durch. Eine deutliche Prozessverschlankung für alle Beteiligten.

Kundenbetreuung:
Ist das Kassensystem mit dem Kundenstamm verknüpft, können die Mitarbeiter:innen im Unternehmen den Gegenüber viel einfacher bedienen. In einem Friseursalon sind zum Beispiel die bisher genutzten Farbtöne für Färbungen bereits hinterlegt. In einer Autowerkstatt lassen sich bereits durchgeführte Inspektionen ablesen und in einem Restaurant können dem Gast zusätzliche Angebote passend zu seinem Geschmack gemacht werden.

3. Einsatzbereiche

Point-of-Sale Kassensysteme sind in der Lage, den gesamten Betriebsablauf auf ein neues Level zu bringen. Ein Blick in die Gastronomie macht deutlich, wie viele Vorteile ein digitales Kassensystem mit sich bringt. Die Software hinter der reinen Kasse hat aus dem einstigen Abrechnungsvorgang einen digitalen Prozess von der Tischreservierung bis zur Kundenbindung gemacht. Das Kassensystem bildet dabei das Herzstück und verknüpft zahlreiche Prozessschritte. Jedes Unternehmen hat klare Anforderungen an sein individuelles Kassensystem, auf welche bei der Anschaffung geachtet werden sollten. Unterteilen lassen sich die Vorteile eines POS-Kassensystems in die Abläufe Kundenakquise, Gästebedienung, Warenwirtschaft, Buchhaltung/Controlling, Personalführung und Kundenbindung. Am Beispiel der Gastronomie beschreiben wir Ihnen die Einsatzbereiche und Vorteile eines digitalen Kassensystems.

3.1 Kundenakquise

Tischreservierung: Im Kassensystem sollten alle Tische samt ihrer Kapazität eingespeichert sein. Kund:innen können daraufhin online Tische reservieren. Auf Wunsch können Kund:innen besondere Tischlayouts für unterschiedliche Anlässe zusammenstellen. Im Anschluss wird das System eine Reservierungsbestätigung verschicken. Im Unternehmen besteht jederzeit eine Übersicht zu den Reservierungsständen, wodurch eine bessere Planung möglich ist.

Werbung: Stammkund:innen, die mit einer Mailadresse oder Telefonnummer registriert sind, lassen sich über das Kassensystem ansprechen. Haben diese Kund:innen der digitalen Werbung per Mail, What’s App oder SMS zugestimmt, besitzt das Unternehmen gute Möglichkeiten, über Neuerungen, besondere Angebote oder Aktionen zu informieren.

3.2 Gästebedienung

Intuitive Bedienbarkeit: Es ist wichtig, dass ein mobiles Kassensystem einfach und schnell zugänglich ist. Besonders in der Gastronomie arbeiten viele Gelegenheitsjobber:innen, die das System ohne viel Erklärungsbedarf verstehen und bedienen müssen. Zumindest die Grundlagen der Bestellung und Abrechnung sollten bei der Usability gut abschneiden.

Funkbonierung: Über die Funkbonierung findet der digitale Austausch zwischen Gast und Küche statt. Die Gäste geben Bestellungen am Tisch auf und lassen Speise und Getränke im Kassensystem vermerken. Alle Gästewünsche gehen digital direkt an die Theke und in die Küche, wo die weitere Verarbeitung stattfindet.

Erstellung der Abrechnung: Kellner:innen haben über POS-Kassensysteme den großen Vorteil, die Abrechnung völlig automatisch vorzunehmen. Zeiten von Rechenfehlern gehören der Vergangenheit an. Direkt am Tisch lässt sich ein Beleg ausdrucken und auch ein Zahlungssplitting bei Gruppen ist keine Schwierigkeit.

Kassieren am Tisch: Neben der Rechnungserstellung ist auch die Abrechnung mit dem Kund:innen ein deutlicher Vorteil der mobilen Kassensysteme. Kartenzahlung ist über zusätzliche Module problemlos am Tisch möglich. Auch die klassische Abrechnung mit Bargeld ist vereinfacht worden.

3.3 Warenwirtschaft

Automatische Bestellprozesse: In der Großgastronomie findet in manchen Betrieben eine Lagerhaltung statt, wobei sich das Warenwirtschaftssystem mit dem Kassensystem kombinieren lässt. Bei jeder Bestellung werden die verbrauchten Artikel vom Lagerbestand abgezogen. Ist eine Menge definiert, zu der eine Nachbestellung notwendig wird, so kann das Kassensystem im Zusammenhang mit dem Warenwirtschaftssystem einen voll automatisierten Beschaffungsauftrag generieren.

Kundenprofile: Ins Detail kann das Kassensystem über die Kundenprofile gehen, was sich bei wirklich großen Gastronomiebetrieben lohnt. Anhand der Tischreservierung kann das System auswerten, welche Gäste sich zu welcher Zeit im Restaurant befinden und was diese häufig verzehren. Hieraus lassen sich Beschaffungslisten für Getränke und Lebensmittel schreiben. Eine solche Detailplanung ist sicherlich nicht in jedem Gastronomiebetrieb notwendig, zeigt aber sehr schön auf, zu welchen Möglichkeiten ein digitales Kassensystem verhilft.

3.4 Buchhaltung/Controlling

Automatische Kassenbücher: Es besteht die rechtliche Verpflichtung, jede Kassenbewegung festzuhalten. Dies geschieht bei einem Kassensystem mit integriertem Kassenbuch völlig automatisch. Die Daten werden in der Cloud gespeichert und dem Finanzamt können alle relevanten Belege per Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden. Außerdem besteht jederzeit ein Überblick zum Bestand der Barkasse.

Auswertungen und Statistiken: Welches Getränk wird zu welchem Gericht getrunken? Wie beliebt ist der Schweinebraten? Welcher Cocktail ist zu welcher Uhrzeit am meisten gefragt? Über das Kassensystem lassen sich sämtliche Daten abziehen und hierüber Rückschlüsse zur Profitabilität einzelner Produkte machen.

3.5 Personalführung

Stundennachweise und Gehaltsabrechnung: Mitarbeiter:innen können mit einer festen mobilen Kasse ausgestattet werden, über die sie sich täglich einloggen. Hierüber können Arbeitszeitnachweise ganz automatisch geführt werden. Selbst die Gehaltsabrechnung lässt sich anhand dieser Daten problemlos bewerkstelligen.

Personalbedarfsplanung: Über Tischreservierungen lässt sich abschätzen, zu welcher Uhrzeit an welchem Tag wie viel Arbeit im Gastronomiebetrieb ansteht. Auf Grundlage dieser Daten lässt sich das Personal in der Küche und im Gastbereich vorteilhaft und automatisiert vorausplanen. Auch die Arbeitsleistung einzelner Kellner:innen kann hierbei einfließen.

3.6 Kundenbindung

Feedback einholen: In der Gastronomie sind gute Bewertungen in sozialen Netzwerken ein echtes Faustpfand. Kassensysteme unterstützen hierbei, wenn im Nachgang an eine Reservierung ein Feedback per Mail eingeholt wird. Im Idealfall wird der Gast zu einer positiven Rezension auf einer gut frequentierten Internetplattform bewegt.

Gutscheine, Coupons, Kundenkarten: Kund:innen zu halten ist eine wichtige Komponente in der Gastronomie. Dies geschieht über Rabattaktionen, Coupons, Gutscheine oder Kundenkarten. Alles lässt sich im Kassensystem implementieren und im Anschluss über die Kundenansprache einsetzen. Vor allem die Abrechnung über Kundenkarten ist als großer Vorteil zu bezeichnen.