Was ist Bilanzierung?

*Hinweis: Seit 2024 liegen die Grenzen bei 800.000 € Jahresumsatz bzw. 80.000 € Jahresgewinn.

Aktiva

Auf der Aktivseite der Bilanz werden sowohl das Anlagevermögen als auch das Umlaufvermögen erfasst. Das Anlagevermögen umfasst alle materiellen und finanziellen Ressourcen wie Gebäude, Fuhrpark und Maschinen. Hier werden auch gegebenenfalls Patente, Lizenzen oder langfristige Wertpapiere erfasst.

Das Umlaufvermögen umfasst das Bargeld in der Kasse, die Bankkonten, die Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe sowie den Lagerbestand an fertigen Waren. Zudem werden auch Forderungen an Kund:innen dem Umlaufvermögen zugeordnet.

Passiva

Auf der Passivseite der Bilanz werden das Eigenkapital, welches Rücklagen, Überschüsse und Fehlbeträge umfasst, sowie das Fremdkapital, das Rückstellungen und Verbindlichkeiten beinhaltet festgehalten. Einige Verbindlichkeiten müssen gesondert unter der Bilanz aufgeführt werden (gemäß § 251 HGB).

Bilanzierungspflicht: Ab wann gilt sie?

Buchführungspflichtige Kaufleute sind grundsätzlich von Beginn ihrer Tätigkeit an zur Bilanzierung verpflichtet.

Wenn nicht buchführungspflichtige Kaufleute wie (z.B. ein Einzelunternehmen) im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder einen Gewinn von über 80.000 Euro erzielt haben, wird das Finanzamt sie zu einem Wechsel von der bisherigen Einnahmen-Überschussrechnung zur Bilanzierung auffordern. Diese Aufforderung erfolgt schriftlich und darf immer nur zukünftig gelten, kann also nicht rückwirkend ausgesprochen werden. Der Wechseltermin ist der nächste 1. Januar nach der Aufforderung. Zu diesem Stichtag tritt die Bilanzierungspflicht in Kraft.

Vorteile und Nachteile einer Bilanzierung

Die Bilanzierung bietet mehr Transparenz und detailliertere Aussagen über die Liquidität eines Unternehmens, sodass Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens verschaffen können. Auch lassen sich Veränderungen über einen langen Zeitraum besser darstellen, was für bestimmte unternehmerische Entscheidungen wichtig sein kann. Diese Vorteile wissen auch Banken zu schätzen, denn sie können anhand einer Bilanz die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens besser einordnen.

Allerdings ist die für die Bilanzierung notwendige doppelte Buchführung sehr viel komplexer und zeitaufwendiger als das Buchen für eine Einnahmen-Überschussrechnung. Die Bilanzierung erfordert buchhalterisches Vorwissen, ein Verständnis der zugrundeliegenden Logik und in der Regel professionelle Unterstützung durch Steuerberater:innen, selbst wenn eine gute Buchhaltungssoftware schon viel Vorarbeit für Sie erledigen kann.

Freiwillig Bilanzieren – ist das möglich?

Ja, Sie können auch freiwillig von der Einnahmen-Überschussrechnung zur Bilanzierung wechseln (z.B. aus Gründen einer Kreditaufnahme). Allerdings ist dieser Wechsel nicht ganz einfach. Der Stichtag für den Wechsel der Gewinnermittlungsart ist der Beginn des Wirtschaftsjahres, in dem die neue Methode erstmals angewendet werden soll. In der Regel ist dies der 1. Januar des entsprechenden Jahres. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren ist der Beginn dieses abweichenden Jahres der Stichtag.

Wichtig ist, dass alle Umstellungen und Berechnungen, insbesondere der Übergangsgewinn oder -verlust, auf diesen Stichtag bezogen werden. Für eine korrekte Gewinnermittlung müssen zum Stichtag die Bestände, Forderungen und Verbindlichkeiten genau erfasst werden.

Da die Steuerregeln hier sehr kompliziert sind und auch die anschließende Bilanzierung selbst mit einem erheblich größeren bürokratischen Aufwand verbunden ist, sollten Sie sich dabei von einem:einer Steuerberater:in beraten lassen und gemeinsam einen solchen Wechsel gut überdenken – zumal sich dieser nicht ohne Weiteres wieder rückgängig machen lässt. Denn ein Wechsel von der Bilanzierung zurück zur Einnahmen-Überschussrechnung ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des zuständigen Finanzamts möglich.

Was gehört zur Bilanzierung?

Zur Bilanzierung, also dem Jahresabschluss, gehören die Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung und gegebenenfalls ein Anhang mit Erläuterungen. Ebenfalls enthalten sein müssen alle Aufwendungen, Erträge, Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens (sofern für dieses keine anderen Regelungen gelten). Kapitalgesellschaften müssen sich bei der Gliederung der Bilanzierung an bestimmte Vorschriften im Handelsgesetzbuch halten. Alle anderen können den Aufbau ihrer Bilanz relativ frei wählen. Sie müssen jedoch ebenfalls eine vollständige und richtige Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage gewährleisten.

Die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann die Erstellung des Jahresabschlusses erleichtern, da sie in der Regel die notwendigen Gliederungsvorschriften berücksichtigt und den Prozess der Erfassung und Zuordnung von Geschäftsvorfällen unterstützt.

Welche Buchführung ist für die Bilanzierung nötig?

Für buchführungspflichtige Kaufleute gemäß § 242 Abs. 1 HGB ist die sogenannte doppelte Buchführung erforderlich. Diese ist im Vergleich zur einfachen Buchführung (Einnahmen-Überschussrechnung) deutlich aufwendiger, denn sie arbeitet nicht nur mit Einnahmen und Ausgaben, sondern mit den Konten Soll und Haben. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall in der Buchführung immer an zwei Stellen (Konten) auftritt.

Das einfachste Beispiel ist der Einkauf von Waren. Der Einkauf von Waren wird auf einem Wareneingangskonto im Soll und auf dem Bankkonto oder einem Verbindlichkeitenkonto im Haben gebucht.

Die Konten sind aufgeteilt nach Aktiva und Passiva. Zu den Aktiva gehören Anlagevermögen (z. B. Sachanlagen oder immaterielle Vermögensgegenstände) und Umlaufvermögen (z. B. Vorräte, Wertpapiere, Bankguthaben, Kassenbestand). Zu den Passiva zählen die Vermögensquellen, also die Herkunft der Mittel und die Finanzierung des Unternehmens, die sich in Eigenkapital (z. B. Rücklagen, Überschüsse) und Fremdkapital (Verbindlichkeiten) aufteilen. Beide Seiten, Aktiva und Passiva, müssen im Gleichgewicht, also ausgeglichen sein – daher auch der Begriff „Bilanz“ nach dem Lateinischen „bilancia“ für „Waage“.

Welche Fristen gelten für die Bilanzierung?

Der Stichtag für die Bilanzierung ist immer der letzte Tag des Geschäftsjahres. Das Geschäftsjahr darf die Dauer von 12 Monate nicht überschreiten und endet oft am letzten Tag des Kalenderjahres (31. Dezember), Es ist jedoch auch möglich, ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr zu wählen. Das gilt für alle Gewerbetreibende, nicht nur die, die im Handelsregister eingetragen sind.

Grundsätzlich gilt: Der Bilanzstichtag kann jedoch nicht beliebig gewechselt werden, sondern bleibt grundsätzlich in den folgenden Jahren bestehen, wobei der Wechsel zu einem Wirtschaftsjahr, das mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, einfacher ist als umgekehrt.

An dem Bilanzstichtag beginnt die Frist für die Bilanzerstellung. Die Fristen für die Bilanzerstellung und Offenlegung variieren je nach Rechtsform und Größe des Unternehmens. Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss innerhalb von einem Jahr nach dem Bilanzstichtag offenlegen (§ 325 HGB), die Fristen für die Erstellung können jedoch abweichen.

Der Bilanzstichtag hat noch eine andere Bedeutung, denn er ist auch für die die Inventur von Bedeutung, die als Grundlage der doppelten Buchführung dient. Das HGB schreibt vor, dass die Inventur zeitnah zum Bilanzstichtag zu erfolgen hat, wobei bestimmte Abweichungen zulässig sind. Bei dieser Bestandsaufnahme werden alle Vermögensteile, Waren, Guthaben und Schulden verzeichnet. Die Inventur wird traditionell am 31. Dezember durchgeführt, kann aber in bestimmten Fällen auch früher oder später erfolgen. Für diese Ausnahmen gelten jedoch gewisse Regelungen, die eingehalten werden müssen.

Hinweis: Jahresabschlüsse und Bilanzen gehören zu den Dokumenten, die Sie als Unternehmer:in über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren müssen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde (§ 257 Abs. 4 HGB).

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bilanzierung ein essentielles Instrument ist, um die finanzielle Lage eines Unternehmens abzubilden. Dabei werden auf der Aktivseite alle Vermögenswerte und auf der Passivseite alle Schulden sowie das Eigenkapital dargestellt. Der Grundsatz der Vollständigkeit nach § 246 Abs. 1 HGB verlangt, dass sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden erfasst und ausgewiesen werden. Das Eigenkapital reflektiert als verbleibender Betrag den Wert, der den Eigentümern nach Abzug aller Schulden zusteht. Eine stimmige Bilanz ist immer ausgeglichen, was bedeutet, dass die Summe der Aktiva gleich der Summe der Passiva ist. Diese Transparenz ist für die Unternehmer:innen, Investoren und Gläubiger gleichermaßen von Bedeutung, da sie einen klaren Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens bietet.