1 Prozent Regelung
Die Kompromisslösung für Ihren Dienstwagen

Pkw-Nutzung als Gründer:in – Privatfahrzeug oder Dienstwagen?

Als Gründer:in nutzen Sie wahrscheinlich einen Pkw, um schnell und flexibel von A nach B zu kommen. Sowohl für geschäftliche Zwecke, beispielsweise einem Kund:innenbesuch, aber auch für private Zwecke wie eine Urlaubsreise mit der Familie kommt dabei häufig das gleiche Auto zum Einsatz. Aus steuerlicher Sicht ist es wichtig, dass der Pkw entweder dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zugeordnet wird. Während Fahrzeuge, mit denen Sie weniger als 10% betriebliche Fahrten durchführen, als Privatfahrzeuge klassifiziert werden, sind Pkws, die zu mehr als 50% betrieblich genutzt werden, reine Dienstwagen. Bewegen Sie sich mit ihrer Fahrzeugnutzung im Bereich zwischen 10 und 50%, liegt die Entscheidung bei Ihnen.

Der Dienstwagen – Vorteile für Selbstständige

Die Nutzung eines Dienstwagens bringt eine Reihe steuerlicher Vorteile mit sich. So können Sie den gesamten Anschaffungspreis in Form einer Abschreibung über sechs Jahre sowie Steuern und Versicherungskosten für Ihr Fahrzeug steuerlich geltend machen. Da Sie das Fahrzeug allerdings nicht ausschließlich zu betrieblichen, sondern auch zu privaten Zwecken nutzen, werden Sie aus Sicht des Finanzamtes übervorteilt, schließlich werden die gesamten Anschaffungs- und Unterhaltungskosten des Fahrzeuges steuerlich geltend gemacht. Daraus resultiert ein sogenannter geldwerter Vorteil. Diesen möchte das Finanzamt ausgleichen, indem er in Geld beziffert und wiederum besteuert wird.

Zwei Berechnungsgrundlagen für die Besteuerung

Doch wie wird die Höhe dieses geldwerten Vorteils für die Besteuerung ermittelt? Hierzu gibt es – wie bereits erwähnt – zwei Modelle. Die bequeme Variante ist die 1 Prozent Regelung. Hierbei wird dem Gewinn monatlich ein Prozent der Anschaffungskosten für das Dienstauto hinzugerechnet. Der geldwerte Vorteil wird in diesem Fall also auf das Einkommen gerechnet, als hätten Sie zusätzliche, wenn auch fiktive, Einnahmen erwirtschaftet. Die Alternative, welche in einigen Fällen finanziell vorteilhafter, wenn auch deutlich aufwendiger ist, ist das Führen eines Fahrtenbuches. Wichtig ist: Die 1 Prozent Regelung sowie das Fahrtenbuch sind lediglich für Dienstwagen und nicht für reine Privatfahrzeuge relevant.

Wie funktioniert die 1 Prozent Regelung bei Selbstständigen?

Nehmen wir die 1 Prozent Regelung für das Firmenauto einmal genauer unter die Lupe. Hierbei handelt es sich um ein pauschales Verfahren, das die Höhe des geldwerten Vorteils durch die private Nutzung eines Dienstwagens nach einem einfachen Schlüssel berechnet. Als Grundlage für die Berechnung dient der Bruttolistenpreis Ihres Dienstwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Dabei wird der vollständig gezahlte Preis berücksichtigt, welcher nicht nur den Pkw selbst, sondern beispielsweise auch eine Sonderausstattung umfasst.

Dieser Gesamtpreis wird anschließend mit dem Faktor 0,01 multipliziert – das berühmt-berüchtigte eine Prozent. Haben Sie Ihr Dienstauto beispielsweise für 30.000 Euro erworben, ergibt sich also ein fiktives zusätzliches Monatseinkommen von 300 Euro, welches versteuert werden muss. In einem Geschäftsjahr erhöht sich in diesem Rechenbeispiel der Gewinn und damit auch anteilig die Steuerlast um 3.600 Euro. Bei der Berechnung des fiktiven Einkommens spielt es übrigens keine Rolle, ob Sie einen Neuwagen gekauft oder geleast haben oder sich für einen Gebrauchtwagen entschieden haben.

Kleine Unterschiede – die 1 Prozent Regelung für Gesellschaften

Dieses einfache Rechenbeispiel bezieht sich speziell auf Einzelnunternehmer:innen und Freiberufler:innen, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen. Sind Sie jedoch bereits einen Schritt weiter und Geschäftsführer:in einer Gesellschaft wie einer GmbH oder einer UG, gestaltet sich die steuerliche Bewertung ein wenig komplexer. In diesem Fall wird der geldwerte Vorteil zwar auf der gleichen Grundlage ermittelt, jedoch anschließend dem zu versteuernden Gehalt hinzugerechnet. Für die Gesellschaft entsteht dabei ein höherer Gehaltsaufwand, während das Nettogehalt von Ihnen als Geschäftsführer:in sinkt.

Wann ist die 1 Prozent Regelung sinnvoll?

Der größte Vorteil der 1 Prozent Regelung liegt auf der Hand: Da es sich um eine pauschale Berechnung handelt, haben Sie durch die Regelung keine zusätzliche Arbeit mit Papierkram und Bürokratie. Darüber hinaus kann die Regelung als Berechnungsgrundlage des zusätzlichen Einkommens auch finanziell lohnenswert sein. Dies ist insbesondere dann den Fall, wenn Sie sich für ein Fahrzeug mit einem eher niedrigen Bruttolistenpreis entschieden haben. In diesem Fall fällt nämlich auch die zusätzliche Steuerlast überschaubar aus, während Besitzer von teuren Dienstautos von der Regelung eher benachteiligt werden. Auch dann, wenn Sie Ihren Dienstwagen hauptsächlich für private Zwecke nutzen, ist die Anwendung der 1 Prozent Regelung vermutlich eine gute Entscheidung.

Das Fahrtenbuch – eine gute Alternative zur 1 Prozent Regelung?

Wie Sie wahrscheinlich bereits feststellen konnten, kann die Anwendung der 1 Prozent Regelung in einigen Fällen zu einem finanziellen Ärgernis werden. Glücklicherweise gibt es für genau diese Fälle eine oftmals günstigere Alternative, welche jedoch auch mit mehr Aufwand verbunden ist. Diese besteht in der Führung eines Fahrtenbuches, in dem Sie sämtliche Fahrten, die Sie privat mit Ihrem Firmenwagen unternehmen, detailliert und wahrheitsgemäß aufzeichnen. Diese privaten Fahrtkosten, die Sie im Fahrtenbuch dokumentieren, werden schließlich als geldwerter Vorteil steuerlich berücksichtigt.

Statt einer pauschalen Berechnung, wie sie bei der 1 Prozent Regelung der Fall ist, ist das Fahrtenbuch also exakter und berücksichtigt nur die Fahrten, die Sie tatsächlich privat mit Ihrem Dienstwagen unternommen haben. Sind dies nur wenige, ist das Fahrtenbuch die deutlich günstigere Variante. Dies gilt auch, wenn Sie sich ein Dienstfahrzeug zu einem besonders hohen Bruttolistenpreis gegönnt haben. Auch wenn das Fahrzeug Teil eines Fuhrparks oder einer Flotte ist, sollten Sie auf jeden Fall auf ein Fahrtenbuch zurückgreifen. Nicht zuletzt lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuches auch dann, wenn mehrere Fahrer:innen den gleichen Firmenwagen nutzen, damit eventuelle Verstöße nicht auf den:die Fahrzeughalter:in, sondern den:die tatsächliche:n Fahrer:in zurückgeführt werden können.

Ist das Fahrtenbuch seinen hohen Aufwand wert?

Das Fahrtenbuch klingt im Vergleich zur klassischen 1 Prozent Regelung für viele Selbstständige nach einer fairen und vor allen Dingen finanziell attraktiven Lösung. Da das Finanzamt verständlicherweise hohe Ansprüche an das Fahrtenbuch stellt, ist seine Führung jedoch auch mit einem erhöhten Aufwand verbunden, welcher wertvolle Arbeitszeit beansprucht. So muss das Fahrtenbuch durchgehend sowie lückenlos geführt und unmittelbar nach jeder einzelnen Fahrt aktualisiert werden. Dabei müssen Informationen wie das Datum, das Reiseziel, der Zweck der Fahrt sowie der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt festgehalten werden. Nicht zuletzt darf das Fahrtenbuch nicht manipulierbar sein, sprich nicht aus losen Blättern oder einer selbst geführten Excel Tabelle bestehen.

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig den Arbeitsaufwand so klein wie möglich zu halten, empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Mithilfe einer speziellen Software sorgt es für einen automatischen Eintrag jeder Fahrt und nimmt Ihnen auf diese Weise mühsame Arbeit ab. Bei der Wahl der Software sollten Sie unbedingt auf eine seriöse Lösung zurückgreifen, die den Anforderungen vollständig gerecht wird. Andernfalls kann es sein, dass das Finanzamt Ihr elektronisches Fahrtenbuch nicht akzeptiert und stattdessen doch die 1 Prozent Regelung als Berechnungsgrundlage Ihrer zusätzlichen Steuerlast nimmt.

Wechseln zwischen beiden Modellen – so funktioniert es

Nachdem nun alle Vor- und Nachteile von 1 Prozent Regelung und Fahrtenbuch auf dem Tisch liegen, könnte es sein, dass Sie einen Wechsel zu dem jeweils anderen Modell anstreben. Den Wechsel können Sie leider nicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollziehen. Vielmehr gibt es zwei Gelegenheiten, von der 1 Prozent Regelung zum Fahrtenbuch oder in umgekehrter Richtung zu wechseln. So ist der Wechsel zwischen beiden Methoden entweder zum Jahresbeginn oder zum Zeitpunkt der Neuanschaffung eines Dienstwagens möglich. Wägen Sie daher idealerweise zu jeder Gelegenheit ab, ob sich etwas an Ihrem Pkw oder Ihrem Nutzungsverhalten geändert hat, um stets von dem passenderen Modell zu profitieren.

Fazit: Wie sinnvoll ist die 1 Prozent Regelung?

Vorneweg ein klarer Fakt: Wer von der 1 Prozent Regelung Gebrauch nimmt, zahlt in vielen Fällen unnötig viele Steuern. Um herauszufinden, wie groß der Unterschied beider Modelle in Ihrem individuellen Anwendungsfall ist, bieten sich kostenlose Online Tools an. Auf diese Weise können Sie mit wenigen Klicks herausfinden, wie groß die geldwerten Vorteile beider Methoden in Ihrem Fall sind und daraus ableiten, welche Variante sich für Sie besser eignet. So sind Sie steuerlich immer auf der richtigen Seite und verlieren keine vermeidbaren Steuern an das Finanzamt. Mit der finanziell lohnenswerteren Lösung macht die Fahrt in Ihrem Dienstwagen auch garantiert besonders viel Spaß – ganz egal, ob betrieblich oder privat.