Aufbewahrungsfristen berechnen

Im Büro türmen sich Aktenordner mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Ob Abschlussrechnungen, Lohnlisten oder Verträge: für jedes Dokument gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Vielleicht haben sich bei Ihnen schon Unterlagen angesammelt, die bereits aussortiert werden können, weil die Pflicht zur Aufbewahrung bereits abgelaufen ist? Mit unserem kostenlosen Rechner für Aufbewahrungsfristen können Sie ganz leicht prüfen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Geschäftsunterlagen über gewisse Zeiträume aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente sind die Fristen auf sechs oder zehn Jahre festgesetzt. Die Grundlagen für die Aufbewahrungsfristen werden vom Steuer– und vom Handelsrecht geregelt.

Definition: Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Hintergrund der Aufbewahrungspflicht ist eine Sicherung der unternehmerischen Dokumentation für eine spätere Nachprüfbarkeit beispielsweise durch die Finanzbehörden. Alle Gewerbetreibenden, also auch Freischaffende, Selbstständige und Kleinunternehmende, müssen innerhalb der Aufbewahrungsfristen jederzeit Rechenschaft über ihre Geschäftstätigkeit und ihre finanziellen Transaktionen ablegen können. Neben steuerrelevanten Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren betragen, sind auch bestimmte Arbeits- und Sozialversicherungsbelege zu archivieren.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Unterlagen?

Zu den Dokumenten, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, zählen folgende:

• Buchungsbelege (zum Beispiel sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen)
• Handelsbücher (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
• Eröffnungsbilanzen
• Inventare (physische und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten)
• Jahresabschlüsse und jährliche Lageberichte
• Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Dokumente erforderlich sind

Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht ist vorgeschrieben für:

• Angebote an Kunden
• Auftragsbestätigungen
• Bestellungen bei Lieferanten
• Ausfuhrgenehmigungen bei Auslandsgeschäften

Sollten letztgenannte Dokumente noch steuerrechtlich relevant sein, müssen sie weiterhin aufbewahrt werden. In der Praxis ist es zudem schwierig und umständlich, diese Unterlagen auszusortieren, weil dadurch geschäftliche Zusammenhänge auseinandergerissen werden und vielleicht nicht mehr lückenlos nachvollziehbar sind. Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen ist grundsätzlich die Regel, wenn kurz vor deren Ende eine Steuerprüfung begonnen wurde und diese Dokumente dafür noch von Bedeutung sind.

Schriftverkehr wie Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen fallen unter den Begriff „Geschäftsbriefe“. Dazu zählen jedoch nicht nur per Post auf Papier verschickte Dokumente, sondern auch sämtlicher elektronischer Austausch per E-Mail, Fax etc.

Betriebsinterne Aufzeichnungen und Dokumente wie Kalender oder Arbeitsberichte müssen nicht archiviert werden. Sie können entsorgt und müssen auch bei einer Steuerprüfung nicht vorgelegt werden.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Jede Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Dokumente erstellt bzw. ausgefertigt wurden.

Beispiel: Für eine Rechnung, die am 3. Juli 2021 ausgestellt wurde, beginnt die Frist also am 31. Dezember 2021 und endet am 31. Dezember 2031, 24 Uhr.

Dies gilt auch für alle Eröffnungsbilanzen, Geschäftsbriefe, Handelsbücher, Inventare, Lageberichte und Jahresabschlüsse.

Beispiel: Wurde der Jahresabschluss für das Jahr 2019 von der Steuerberatungskanzlei im Oktober 2020 fertiggestellt, beginnt die Frist am 31. Dezember 2020 und endet am 31. Dezember 2030.

Zu beachten ist: Die Aufbewahrungsfristen für Verträge aller Art, beispielsweise Miet-, Leasing– oder Sozialversicherungsverträge, beginnen erst nach dem Ende der Vertragslaufzeit.

Was droht bei einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht gilt als ein Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Deshalb drohen bei einer Verletzung die gleichen Rechtsfolgen wie bei Verstößen gegen die Buchführungspflicht. So kann die Finanzbehörde etwa auf Grund fehlender Beweiskraft eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durchführen und dazu vergleichbare Zahlen aus der Branche heranziehen. Je nach Schwere der Fälle können ordnungswidrigkeits- oder steuerstrafrechtliche Konsequenzen gezogen werden.

Gesonderte Themenbereiche im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfristen sind die erforderliche Art und der Ort der Aufbewahrung. Auch hier gelten feste Vorgaben, gegen die nicht verstoßen werden darf.