Essenszuschuss für Mitarbeiter:innen
Das müssen Arbeitgeber:innen beachten
Inhaltsverzeichnis
Zuschüsse zur Verpflegung sind ein immer beliebteres Mittel, um die Motivation der Mitarbeiter:innen zu fördern. Als zusätzlicher Benefit zum Arbeitslohn können sie außerdem bei der Gewinnung neuer Fachkräfte helfen. Bei der Ausgestaltung des Essenzuschusses müssen Arbeitgeber:innen jedoch ein paar Dinge beachten, damit der Zuschuss steuerfrei bleibt.
Das Wichtigste in Kürze
Ein Essenzuschuss ermöglicht es Arbeitgeber:innen, ihren Mitarbeiter:innen kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten anzubieten, entweder in der firmeneigenen Kantine oder in externen Einrichtungen.
Der Zuschuss kann in Form von Essensmarken, digitalen Essensmarken oder Geldleistungen gewährt werden. Steuerlich ist beim Essenzuschuss der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit, der eigentliche Zuschuss des Arbeitgebers und die Zuzahlung des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, wobei Arbeitgeber:innen bis zu 3,10 EUR steuer- und abgabenfrei zuschießen können.
Was ist ein Essenzuschuss?
Um Beschäftigte bei der Lebenshaltung zu unterstützen, können Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen einen Essenszuschuss (auch Verpflegungszuschuss genannt) gewähren. Mit diesem Zuschuss erhalten die Beschäftigten kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten – entweder in der firmeneigenen Kantine oder außerhalb des Betriebs, z. B. in einer Gaststätte oder einer fremdbewirtschafteten Kantine. Für die allermeisten kleineren Unternehmen wird es sich dabei allerdings wahrscheinlich nicht rentieren, eine eigene Kantine zu betreiben.
Wichtig: Arbeitnehmende haben grundsätzlich keinen Anspruch auf einen Essenszuschuss. Dieser kann sich jedoch durch betriebliche Übung ergeben oder muss dann gewährt werden, wenn die Arbeitgeber:innen den Mitarbeiter:innen einen entsprechenden Zuschuss im Arbeitsvertrag zugesagt haben.
Auf welche Weise können Unternehmen das Essen bezuschussen?
Gewähren Unternehmen ihren Beschäftigten einen Essenszuschuss für Mahlzeiten außerhalb des eigenen Betriebs, kann dieser entweder in Form von Essensmarken oder als Geldleistung gegenüber dem Betreiber der externen Gaststätte erfolgen. Unter einer Essensmarke versteht man dabei einen Gutschein oder Restaurantscheck, den die Arbeitnehmer:innen in einer Gaststätte, einem Imbiss, einer Bäckerei o. Ä. für eine Mahlzeit einlösen können.
Waren Essensmarken früher zumeist klassisch aus Papier, so kommen heutzutage immer öfter sogenannte „digitale Essensmarken“ zum Einsatz. Dieser Begriff ist ein wenig irreführend, da hierbei keine Essensmarken im eigentlichen Sinn zum Einsatz kommen. Stattdessen zahlen die Mitarbeiter:innen das Essen zunächst selbst und erhalten den Verpflegungszuschuss im Nachgang. Die Abrechnung erfolgt zumeist über einen Dienstleister, zum Beispiel über Lunchit – digitale Essensmarke.
Was ist steuerlich beim Essenszuschuss zu beachten?
Beim Essenszuschuss sind für die steuerliche Beurteilung zu beachten:
- der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit
- der eigentliche Zuschuss durch den:die Arbeitgeber:in
- die Zuzahlung des Arbeitnehmenden
(1) Der amtliche Sachbezugswert
Der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit wird durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) vorgegeben und jedes Jahr angepasst. Er ist grundsätzlich steuer- und abgabenpflichtig.
Die amtlichen Sachbezugswerte 2024 betragen pro Kalendertag:
- Frühstück: 2,17 EUR (2023: 2,00 EUR)
- Mittagessen: 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR)
- Abendessen: 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR)
(2) Zuzahlung durch den:die Arbeitnehmer:in
Bei der Versteuerung des amtlichen Sachbezugswertes kommt es darauf an, ob der:die Arbeitnehmer:in einen Teil der Mahlzeit selbst bezahlt oder nicht. Zahlen Mitarbeiter:innen nicht den vollen Sachbezugswert aus eigener Tasche, ist die verbleibende Differenz (= amtlicher Sachbezugswert – Zuzahlung Arbeitnehmer:in) ein geldwerter Vorteil. Dieser Differenzbetrag ist lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Allerdings kann der:die Arbeitgeber:in den geldwerten Vorteil mit 25 Prozent pauschal versteuern. Ein großer Vorteil hierbei: Bei der pauschalen Versteuerung fallen keine Sozialabgaben an.
Zahlen die Mitarbeiter:innen mindestens den Sachbezugswert selbst, liegt kein geldwerter Vorteil vor.
(3) Zuschuss durch den:die Arbeitgeber:in
Arbeitgeber:innen können zusätzlich zum amtlichen Sachbezugswert bis zu 3,10 EUR steuer- und abgabenfrei hinzuschießen.
Das bedeutet, dass Arbeitgeber:innen den Mitarbeitenden insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 7,23 EUR (2023: 6,90 EUR) für ein Mittag- oder Abendessen gewähren können (4,13 EUR Sachbezugswert + 3,10 EUR Arbeitgeberzuschuss). Zu beachten ist dabei, dass Arbeitgebende pro Arbeitstag nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschussen können. Außerdem darf der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
Für jede:n Arbeitnehmer:in, der:die einen Verpflegungszuschuss erhält, sind jeden Monat die Tage festzuhalten, an denen er:sie abwesend war (z. B. durch Urlaub oder Krankheit). Eventuell zu viel ausgegebene – und nicht eingelöste – Essensmarken oder gezahlte Zuschüsse müssen Arbeitgeber:innen zurückfordern oder für den folgenden Monat reduzieren.
Ausnahme: Auf diese Regelung kann verzichtet werden, wenn Arbeitnehmer:innen im Kalendermonat an nicht mehr als 15 Tagen einen Verpflegungszuschuss erhalten und monatlich im Durchschnitt maximal 3 Tage dienstlich unterwegs sind.
Praxisbeispiel Essenzuschuss
Ausgangssituation
Der Freiburger Unternehmer U. hat mit der benachbarten Gaststätte eine Vereinbarung darüber geschlossen, dass seine Mitarbeiter:innen mittags eine Mahlzeit für 6 Euro erhalten. Die Mitarbeiter:innen müssen dafür nur 2,90 EUR bezahlen, die restlichen 3,10 EUR übernimmt U. Die Gaststätte rechnet dies am Monatsende entsprechend mit U. ab. Mitarbeiter M. isst an 20 Arbeitstagen im Monat in der Gaststätte zu Mittag.
Ergebnis
Der eigentliche Zuschuss des Arbeitgebers ist in diesem Fall nicht steuer- und beitragspflichtig, da er bei 3,10 Euro liegt – und damit genau dem steuerfreien Maximalbetrag entspricht. M. nimmt an 20 Arbeitstagen im Monat das bezuschusste Essen in Anspruch. Somit gewährt U. dem Mitarbeiter im Monat einen Essenszuschuss in Höhe von insgesamt 62 EUR.
Da die Zuzahlung des Mitarbeiters in Höhe von 2,90 EUR unter dem Sachbezugswert von 4,13 EUR liegt, muss allerdings die Differenz (1,23 EUR) versteuert werden. Der Arbeitgebende übernimmt die pauschale Versteuerung mit 25 Prozent, wodurch keine Sozialabgaben anfallen. Im Monat werden so 6,15 Euro an Lohnsteuer fällig.
- 25 Prozent von 1,23 EUR = 0,30 EUR
- 0,30 EUR x 20 Mahlzeiten = 6,15 EUR
Hinzu kommen auf den Betrag noch die pauschale Kirchensteuer (in Baden-Württemberg: 8 Prozent). Das führt zu einer Steuerbelastung von insgesamt 6,64 EUR.
Der monatliche Gesamtaufwand für U. liegt also bei 68,64 EUR (62 EUR + 6,64 EUR).
Was ist zu beachten?
Bei der Gewährung von Essenszuschüssen sind einige wichtige Aspekte zu beachten.
Zum einen können Vorratskäufe oder der Kauf von Non-Food-Artikeln wie Haushaltswaren oder Kosmetika nicht bezuschusst werden. Des Weiteren besteht kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten, da hier bereits Spesen gewährt werden. Außerdem werden keine Zuschüsse für alkoholische Getränke, Tabakwaren oder ähnliche Produkte gewährt. Es empfiehlt sich daher, diese Punkte bei der Inanspruchnahme des Verpflegungszuschusses zu berücksichtigen.
Konkrete Vorteile gegenüber einer Gehaltserhöhung
Erhöhen Arbeitgeber:innen den Lohn für Mitarbeiter:innen, ist dies normalerweise mit einer hohen zusätzlichen Steuerbelastung für Arbeitgeber:innen verbunden. Dabei kommt nur ein Bruchteil der Lohnerhöhung überhaupt bei den Beschäftigten an. Im Gegensatz dazu können Essenszuschüsse je nach Ausgestaltung den Benefit an die Mitarbeiter:innen weitergeben, ohne dabei die Steuerlast zu erhöhen.
Zahlt der Arbeitnehmende den vollen Sachbezugswert von 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR) und schießt man als Arbeitgeber:in den steuerfreien Maximalbetrag in Höhe von 3,10 EUR pro Mahlzeit zu, bleibt die Lohnerhöhung durch den Essenszuschuss für beide Seiten komplett steuerfrei. Bei durchschnittlich 20 Arbeitstagen im Monat kommt das einer Gehaltserhöhung von netto 82,60 EUR (2023: 62 EUR) im Monat oder 991,20 EUR (2023: 744 EUR) im Jahr gleich. Dabei steigen die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber:innen nicht.
Selbst wenn das Unternehmen den Maximalbetrag von 7,23 EUR (2023: 6,90 EUR) zuschießt und den Sachbezugswert mit 25 Prozent pauschal versteuert, fallen deutlich weniger Lohnnebenkosten an als bei einer klassischen Lohnerhöhung – und die Mitarbeiter:innen profitieren von kostenlosem Essen. Das ist ein sehr starkes Bindungsinstrument und kann ein wirkungsvolles Mittel im Kampf um begehrte Fachkräfte sein.
Sonderfall: Umwandlung von Barlohn zugunsten von Essensmarken
Der Verpflegungszuschuss muss nicht unbedingt zusätzlich zum eigentlichen Lohn gewährt werden. Es ist auch möglich, dass Mitarbeiter:innen für Essenmarken oder Restaurantchecks auf einen Teil ihres Lohns verzichten. Damit sich das für die Beschäftigten rentiert, sollte diese Entgeltumwandlung aber unbedingt im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Denn dann wird steuerlich zum reduzierten Lohn nur der Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR. 2023: 3,80 EUR) hinzugerechnet. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass der Wert der Essensmarke den Betrag von 7,23 EUR (2023: 6,90 EUR) nicht übersteigt.
Wird die Entgeltumwandlung dagegen nicht im Arbeitsvertrag festgehalten, wird zum reduzierten Lohn der tatsächliche Wert der Essensmarke hinzugerechnet, der i.d.R. deutlich höher als der Sachbezugswert ist.
Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 3.500 EUR brutto im Monat. Nun verzichtet er zugunsten von Essensmarken auf 100 EUR Barlohn. Dafür erhält er 20 Essensmarken im Wert von 5,00 EUR, die er in der benachbarten Gaststätte einlösen kann. Insgesamt erhält er 2024 so einen monatlichen Sachbezug von 82,60 EUR (20 * 4,13 EUR). Dieser Betrag wird zum reduzierten Lohn hinzugerechnet. So kommt der Mitarbeiter auf einen zu versteuernden Bruttolohn von insgesamt 3.482,60EUR (3.400 EUR + 82,60 EUR).
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