Umzugskosten absetzen

Wann kann ein Umzug als Betriebsausgaben abgesetzt werden?

Für Arbeitnehmer:innen ist es möglich, die Kosten für Umzüge als Werbungskosten bei der Steuerklärung geltend zu machen, wenn der Umzug aus beruflichen Gründen stattfindet. Ähnlich verhält sich dies bei Unternehmer:innen, Selbstständigen und Freiberufler:innen. Diese nehmen die Steuerabsetzung über die Betriebsausgaben vor.

Wichtig ist auch hier, dass der Umzug aus beruflichen bzw. betrieblichen Gründen geschieht, da es andernfalls nicht möglich ist, die Umzugskosten von der Steuer abzusetzen. Das Finanzamt entscheidet in jedem Fall einzeln, ob betriebliche Gründe gegeben sind und die Steuererleichterung gewährt wird.

Folgende betriebliche Gründe gibt es:

• Die Nähe zu Kund:innen, Lieferant:innen oder Kooperationspartner:innen soll erhöht werden.
• Das Unternehmenswachstum führt zu Bedarf an größeren Räumlichkeiten.
• Unzureichende Verkehrsanbindung, Infrastrukturprobleme oder Personalmangel können durch Umzug behoben werden.
• Absatzschwierigkeiten am bisherigen Standort sollen durch die Erschließung neuer Märkte behoben werden.

Achten Sie darauf, dass Sie die Gründe für den Ortswechsel ausreichend belegen können. Denn nur dann können die Umzugskosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Wichtig: Klare Trennung von privatem und beruflich bedingtem Umzug, wenn Sie im Homeoffice arbeiten!

Ein beruflich bedingter Umzug muss klar von einem privaten Umzug unterschieden werden, um steuerliche Vorteile in Anspruch nehmen zu können. Besonders wichtig wird diese Trennung, wenn Sie aus dem Homeoffice tätig sind und ein Umzug nicht nur die Verlegung Ihres Tätigkeitsortes, sondern auch Ihres privaten Aufenthaltsortes bedeutet.

Die Umzugskosten, die Sie absetzen möchten, müssen dabei im Verhältnis zu Ihrem Betrieb stehen. Ziehen Sie mit der gesamten Familie um und möchten den Umzug vollständig absetzen, wird dies vom Finanzamt höchstwahrscheinlich nicht anerkannt werden. Orientieren Sie sich daher bei den abzusetzenden Kosten an dem Anteil, der auf Ihre Arbeit bzw. Ihren Betrieb entfällt. Am einfachsten ist dies möglich, wenn Sie die Fläche Ihres Arbeitszimmers ins Verhältnis zur privat genutzten Wohnfläche setzen.

Welche Kosten können Sie bei einem Umzug von der Steuer absetzen?

Im Rahmen Ihres betrieblichen Umzuges können Sie verschiedene Kosten steuerlich geltend machen. Dabei handelt es sich nicht nur um Kosten, die am Umzugstag und durch den direkten Vorgang des Umzugs anfallen. Bereits vor dem eigentlichen Umzug können Kosten entstehen, die Sie später absetzen können – zum Beispiel Kosten für die Wohnungssuche.

Auch Kosten, die nach dem Umzug anfallen, können in Form von Betriebsausgaben in der Steuererklärung angegeben werden. Ein Beispiel hierfür sind Reparaturen am ehemaligen Mietobjekt oder Renovierungs- und Installationskosten am neuen Mietobjekt.

In der folgenden Liste finden Sie alle absetzbaren Kosten, die während Ihres Umzugs entstehen können:

• Transportkosten: Miete für den Umzugswagen bzw. Kosten der Umzugsfirma
• Kosten für die Umzugskartons
• Kosten für die Wohnungsbesichtigung (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten etc.)
• Maklergebühren für eine Mietwohnung
• Doppelte Mietzahlung in der Übergangsphase
• Fahrtkosten am Umzugstag (Kilometerpauschale)
• Kosten für Renovierungs- und Installationsarbeiten sowie neue Büromöbel
• Reparaturen am alten Mietobjekt
• Trinkgelder für Möbelpacker:innen

Welche Umzugskosten können nicht abgesetzt werden?

Natürlich gibt es auch Kosten, die im Zusammenhang mit einem Umzug anfallen, die aber nicht abgesetzt werden können. Hierzu gehören beispielsweise Maklergebühren, wenn diese nicht bei der Anmietung, sondern beim Kauf einer Immobilie auftreten. In diesem Fall zählen die Maklergebühren zu den Anschaffungskosten und können nicht als separate Kosten für den Umzug steuerlich geltend gemacht werden.

In der Theorie absetzbar, in der Praxis aber häufig schwierig, gestalten sich auch Ausgaben in Form von Trinkgeldern, beispielsweise für Möbelpacker:innen. Zwar ist es rechtlich möglich, diese Umzugskosten abzusetzen, da es für diese meist aber keine Belege gibt, lässt das Finanzamt diese Kosten häufig nicht zu.

Gibt es für Unternehmer:innen eine Umzugskostenpauschale?

Eine Umzugskostenpauschale, wie sie bei Umzügen von Arbeitnehmer:innen besteht, gibt es für Unternehmer:innen nicht. Möchten Sie die betrieblichen Umzugskosten absetzen, müssen Sie diese vollständig belegen. Heben Sie also die Rechnungen zu allen Ausgaben, die im Rahmen Ihres Umzugs anfallen auf bzw. erfassen Sie diese in Ihrer Buchhaltung, damit diese in Ihrer Steuererklärung berücksichtigt werden können. Nur so können die Kosten bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Nicht belegbare Ausgaben in Ihren Betriebsausgaben wird das Finanzamt nicht berücksichtigen.

Wo gebe ich die Umzugskosten in der Steuererklärung an?

Bei den Kosten eines Umzugs handelt es sich um sofort abzugsfähige Betriebsausgaben, die nicht über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden müssen. Selbstständige, Freiberufler:innen und Unternehmer:innen können diese über die Steuererklärung in Form von Betriebsausgaben absetzen.

Dazu fließen die Belastungen in Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder bei doppelter Buchführung in Bilanz und Gewinn-Verlust-Rechnung ein, je nachdem, welche Form des Jahresabschlusses Sie für Ihr Unternehmen nutzen. Für die Absetzung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen Sie einfach die „Anlage EÜR“ Ihrer Steuererklärung. Bei doppelter Buchführung reichen Sie Ihre Betriebsausgaben über den Bericht zu Ihrer Bilanz beim zuständigen Finanzamt ein.

So setzen Sie Ihre betrieblichen Umzugskosten von der Steuer ab:

1. Klären Sie, ob bei Ihrem Umzug betriebliche Gründe vorliegen und sorgen Sie dafür, dass Sie diese Gründe belegen können.
2. Planen Sie den Umzug sorgfältig und denken Sie daran, bereits die Belege für anfallende Kosten während der Umzugsvorbereitung zu sammeln, wie Besichtigungen und Verpackungsmaterial.
3. Sorgen Sie für eine lückenlose Aufzeichnung aller Kosten, die direkt durch den Umzug oder Aufwendungen an den neuen Räumlichkeiten entstehen. Am besten in Form von Belegen.
4. Ermitteln Sie den Anteil der Umzugskosten, der auf Ihr Unternehmen entfällt und trennen Sie diesen von Ihren privaten Umzugskosten, da nur der betriebliche und nicht der private Anteil steuerlich geltend gemacht werden können.
5. Setzen Sie die entstandenen Kosten bei der nächsten Steuererklärung über die Betriebskosten in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz ab.

Wechsel des zuständigen Finanzamts durch den Umzug

Verlassen Sie bei Ihrem Umzug den Zuständigkeitsbereich Ihres bisherigen Finanzamts, sollten Sie dies Ihrem Finanzamt mitteilen. Informieren Sie dafür zunächst Ihr bisheriges Finanzamt über Ihre neue Wohn- und Betriebsanschrift. Das Finanzamt wird dann gegebenenfalls feststellen, dass es nicht mehr zuständig ist und alle Akten und Informationen an Ihr in Zukunft zuständiges Finanzamt übermitteln.

Ihr neues Finanzamt wird Ihnen daraufhin eine neue Steuernummer zuweisen. Bis dies geschehen ist, bleibt Ihre alte Steuernummer gültig und das bisherige Finanzamt für Ihre Anliegen zuständig. Erst ab Zeitpunkt der Mitteilung der neuen Steuernummer reichen Sie Ihre Steuererklärungen beim neuen Finanzamt ein.