Provisionsabrechnung:
Diese Vorgaben müssen Sie kennen

Mit Provisionen setzen Unternehmen Leistungsanreize für ihre Beschäftigten. Abgerechnet werden diese über eine spezielle Provisionsabrechnung. Lesen Sie in diesem Artikel, welche Angaben eine Provisionsabrechnung enthalten muss und wann ein Anspruch auf Zahlung einer Provision entsteht.

Was bedeutet „Arbeiten auf Provision“?

„Arbeiten auf Provision“ bedeutet, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin anstelle eines festen Gehalts eine Vergütung erhält, die davon abhängt, wie viel Umsatz oder Gewinn die Person für das Unternehmen erwirtschaftet. Der:die Beschäftigte erhält dann einen bestimmten Prozentsatz der Verkäufe oder des erzielten Gewinns als Provision. Je mehr Verkäufe oder Gewinn er:sie erzielt, desto höher ist die Vergütung.

Einige Unternehmen bieten zusätzlich zur Provision auch eine Grundvergütung an, um ein gewisses Maß an finanzieller Sicherheit zu gewährleisten. Das Basisgehalt ohne Provision muss mindestens dem Mindestlohn entsprechen.

Provisionen werden oft in Vertriebs- oder Verkaufspositionen eingesetzt. Auch in bestimmten Branchen kommen häufig Provisionen zum Einsatz, unter anderem bei Immobilien- und Maklerfirmen, bei Banken und Finanzdienstleistern und in der Versicherungsbranche.

Beispiel für eine Entlohnung auf Provisionsbasis

Eine Mitarbeiterin im Vertriebsaußendienst einer IT-Firma erhält eine monatliche Grundvergütung von 2.000 Euro. Zusätzlich hat sie durch ihre Provisionsvereinbarung Anspruch auf eine Provision in Höhe von 10 Prozent auf Umsatz, der von ihr erzielt wurde.

Im Juli erzielte sie durch Software-Verkäufe einen Umsatz von 20.000 Euro. Damit bekommt sie in diesem Monat 2.000 Euro Provision, die sie zusätzlich zu ihrem Grundgehalt erhält. Insgesamt beträgt ihr Lohn im Juli also 4.000 Euro.

Warum arbeiten Unternehmen mit Provisionen?

Unternehmen nutzen Provisionen aus verschiedenen Gründen:

1. Leistungsanreiz: Provisionen bieten den Beschäftigten einen starken Anreiz, sich anzustrengen und erfolgreich zu sein. Da ihre Entlohnung direkt von ihrer Leistung abhängt, sind sie motiviert, härter zu arbeiten, um mehr Umsatz oder Gewinn für das Unternehmen zu erzielen.
2. Kostenkontrolle: Für Unternehmen können Provisionsmodelle eine Möglichkeit sein, die Personalkosten zu kontrollieren. Wenn Beschäftigte nur dann bezahlt werden, wenn sie Ergebnisse liefern, reduziert dies die Fixkosten des Unternehmens, insbesondere in Vertriebs- oder Verkaufsabteilungen.
3. Risikoteilung: Provisionen können auch eine Form der Risikoteilung darstellen. Wenn das Unternehmen beispielsweise ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft, bei der die Nachfrage schwankt oder schwer vorherzusagen ist, kann es riskant sein, feste Gehälter zu zahlen. Mit Provisionsmodellen teilen sich Unternehmen und Beschäftigte das Risiko, da die Entlohnung an den tatsächlichen Erfolg gekoppelt ist.
4. Flexibilität: Provisionsmodelle können es Unternehmen ermöglichen, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Wenn sich die Nachfrage ändert oder das Unternehmen neue Produkte einführt, kann es die Provisionsstruktur anpassen, um die neuen Ziele zu unterstützen.

Neben diesen Vorteilen gibt es aber auch Herausforderungen, die der Einsatz von Provisionsmodellen mit sich bringen kann – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter:innen. Unter anderem können Provisionen zu einem erhöhten Wettbewerb unter den Beschäftigten und hohem persönlichen Leistungsdruck führen. Arbeitnehmer:innen können bei ausbleibendem Erfolg möglicherweise sogar finanzielle Probleme bekommen.

Wann entsteht ein Anspruch auf Provision?

Ein Anspruch auf Provision entsteht normalerweise, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, die in der Provisionsvereinbarung zwischen dem:der Mitarbeiter:in und dem Unternehmen festgelegt sind. Diese Bedingungen können je nach Branche und Unternehmen variieren, aber im Allgemeinen entsteht ein Anspruch auf Provision in folgenden Situationen:

1. Erfüllung von Verkaufszielen: In Vertriebs- oder Verkaufspositionen wird die Provision oft auf Grundlage von Verkaufszielen oder Umsatzzielen berechnet. Wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin diese Ziele erreicht oder überschreitet, hat er bzw. sie Anspruch auf die vereinbarte Provision.
2. Generierung von Gewinn: In einigen Fällen wird die Provision nicht auf der Grundlage des Umsatzes, sondern auf der Grundlage des generierten Gewinns berechnet. Der:die Arbeitnehmer:in erhält dann einen bestimmten Prozentsatz des Gewinns, der durch seine:ihre Verkäufe oder Geschäftsabschlüsse erzielt wurde.
3. Abschluss eines bestimmten Geschäfts: In einigen Branchen kann die Provision an den erfolgreichen Abschluss eines bestimmten Geschäfts geknüpft sein. Sobald der Vertrag unterzeichnet oder die Transaktion abgeschlossen wurde, entsteht der Anspruch auf Provision.
4. Erfüllung bestimmter Kriterien: Die Provisionsvereinbarung kann auch andere Kriterien enthalten, die erfüllt sein müssen, damit ein Anspruch auf Provision entsteht. Dies könnten beispielsweise die Kundenzufriedenheit, die Erfüllung von Service-Level-Vereinbarungen oder andere Leistungsindikatoren sein.

Einige Provisionen werden sofort nach dem Abschluss eines Geschäfts oder einer Transaktion gezahlt, während andere in regelmäßigen Intervallen (z. B. monatlich oder quartalsweise) ausgezahlt werden.

Der Provisionsanspruch für Handelsvertreter:innen ist speziell im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.

Was ist eine Provisionsabrechnung?

Eine Provisionsabrechnung ist eine Aufstellung, die die Höhe der Provisionen für Beschäftigte oder Vertriebspartner:innen darlegt. Sie zeigt die erzielten Verkäufe oder Leistungen des:der Beschäftigten und berechnet die verdiente Provision basierend auf den vereinbarten Konditionen. Die Abrechnung dient dazu, die Vergütung transparent zu machen und dem:der Mitarbeiter:in zu zeigen, wie viel Provision er:sie aufgrund seiner Leistung erhalten hat. Normalerweise wird die Provisionsabrechnung am Monatsende erstellt.

Wer muss eine Provisionsabrechnung erstellen?

In der Regel erstellen die Vertriebsmitarbeiter:innen selbst ihre Provisionsabrechnungen. In diesen Fällen müssen die Vertriebsmitarbeiter:innen ihre Verkäufe oder Leistungen dokumentieren und die Provisionsabrechnung auf Grundlage der vereinbarten Provisionsstruktur selbst erstellen. Diese Abrechnungen werden dann vom Unternehmen geprüft und bestätigt, bevor die Auszahlung erfolgt.

Vor allem in größeren Organisationen übernimmt jedoch üblicherweise das Personal- oder Finanzteam des Unternehmens die Erstellung der Provisionsabrechnungen.

Welche Angaben muss eine Provisionsabrechnung enthalten?

Für eine Provisionsabrechnung, die zur internen Verrechnung verwendet wird, gibt es keine speziellen rechtlichen Anforderungen dazu, welche Angaben sie enthalten muss. Eine Provisionsabrechnung, die extern eingereicht wird, muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung. Welche das sind, erfahren Sie in unserem Artikel „Rechnung schreiben: So erstellen Sie Rechnungen korrekt“

Allgemein sollte eine Provisionsabrechnung unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des:der Ausstellenden der Provisionsabrechnung (z. B. der Vertriebsmitarbeiter oder die Handelsvertreterin)
• Name und Adresse des Empfängers der Provisionsabrechnung (z. B. das Unternehmen oder der Arbeitgeber)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
• Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum, für den die Provisionen berechnet werden, z. B. ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr.
• Verkaufsdaten: Eine detaillierte Auflistung der Verkäufe oder Geschäftsabschlüsse, die zur Berechnung der Provision geführt haben.
• Provisionsstruktur: Die Berechnung der Provision gemäß der vereinbarten Provisionsvereinbarung.
• Provisionshöhe: Die Höhe der Provision für jeden Verkauf oder jede Transaktion, oft in absoluten Beträgen oder als Prozentsatz des Verkaufswerts.
• Gesamtprovision: Die Summe aller Provisionen für den angegebenen Abrechnungszeitraum.
• Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten: Der Zeitpunkt, zu dem die Provision fällig ist, und die vereinbarten Zahlungsmodalitäten.