Kumulierte Rechnung

Kumulierte Rechnung

So funktioniert die Sammelrechnung

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    Mit einer kumulierten Rechnung können Sie mehrere Leistungen oder Lieferungen an einen Kunden oder eine Kundin gesammelt abrechnen. So reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand und sorgen für Übersichtlichkeit und Transparenz. Worauf Sie bei einer kumulierten Rechnung achten müssen und wie ein Muster für eine solche Rechnung aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Was ist eine kumulierte Rechnung?

    Eine kumulierte Rechnung (auch Sammelrechnung genannt) ist ein praktisches Instrument zur Abrechnung von verschiedenen Produkten oder Dienstleistungen, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg an denselben Kunden oder dieselbe Kundin geliefert werden. Anstatt separate Rechnungen für jede Transaktion zu erstellen, kann das Unternehmen alle Positionen in einer einzigen Rechnung zusammenfassen. Beispielsweise kann ein Großhändler mit einer kumulierten Rechnung alle Lieferungen, die ein Kunde regelmäßig bezieht, einmal im Monat gesammelt abrechnen.

    Diese Vorteile bietet eine kumulierte Rechnung

    Kumulierte Rechnungen erleichtern dem Unternehmen die Verwaltung der Finanzen und Kundenbeziehungen und tragen dazu bei, den Geschäftsprozess reibungsloser und effizienter zu gestalten. Die Vorteile einer Sammelrechnung im Überblick:

    1. Zeitersparnis: Die Erstellung einer einzelnen Sammelrechnung ist effizienter als das Ausstellen vieler einzelner Rechnungen. Das spart Zeit und Ressourcen.
    2. Kundenfreundlichkeit: Kund:innen erhalten eine übersichtliche Abrechnung, da alle Kosten gesammelt aufgeführt sind. Das reduziert die Zettelwirtschaft für den:die Kund:in.
    3. Kosteneffizienz: Die Verwaltung von Zahlungen und die Buchung der Rechnung wird einfacher und durch Zeitersparnis kostengünstiger.
    4. Rückverfolgbarkeit: Die Zusammenfassung aller Transaktionen in einer Rechnung erleichtert die Nachverfolgung von Zahlungen und offenen Posten.
    5. Professionalität: Eine gut organisierte kumulierte Rechnung vermittelt den Eindruck von Professionalität und Effizienz des Unternehmens.

    Welche Pflichtangaben gehören in eine kumulierte Rechnung?

    Eine kumulierte Rechnung muss dieselben Pflichtangaben beinhalten wie andere Rechnungen. Diese sind:

    • Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin
    • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Betriebes
    • das Ausstellungsdatum der Rechnung
    • das Liefer- oder Leistungsdatum (Angabe des Monats ist ausreichend)
    • eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
    • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
    • nach Steuersätzen und ggfs. -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
    • im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonti oder Rabatte
    • Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
    • Ggfs. ein Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers oder der leistungsempfängerin

    Zusätzlich zu diesen Pflichtangaben müssen Sie bei der Erstellung einer kumulierten Rechnung darauf achten, dass Sie alle Einzelaufträge chronologisch auflisten. Außerdem müssen Sie den Abrechnungszeitraum sowie die einzelnen Termine je Auftrag angeben. Darüber hinaus müssen Sie die Einzelabrechnungen je Auftrag und die Gesamtsumme in der Rechnung aufführen.

    Linienmuster

    Umsatzsteuer nicht vergessen

    Bei einer kumulierten Rechnung müssen Sie auch die Gesamtsumme der Umsatzsteuer ausweisen. Sollten Sie von der Umsatzsteuer befreit sein, geben Sie den Grund für diese Befreiung an – z. B. die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz.

    Beispiel: So sieht eine kumulierte Rechnung aus

    Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine kumulierte Rechnung aussehen kann:

    Musterfirma GmbH
    Musterstraße 1
    12345 Musterstadt
    Deutschland

    Musterkunde AG
    Kundenstraße 2
    67890 Kundenstadt
    Deutschland

    Rechnung Nr.: 2024-001
    Rechnungsdatum: 21. Mai 2024
    Leistungszeitraum: 01. Mai 2024 – 15. Mai 2024

    kumulierte Rechnung

    Pos.

    Datum

    Beschreibung

    Menge

    Einzelpreis (€)

    Umsatzsteuer (€)

    Gesamtpreis (€)

    1

    01.05.2024

    Lieferung und Installation von Software

    1

    500,00

    95,00

    500,00

    2

    03.05.2024

    Wartungsarbeiten am Server

    2 Stunden

    75,00

    28,50

    150,00

    3

    05.05.2024

    Beratungsgespräch vor Ort

    3 Stunden

    90,00

    51,30

    270,00

    4

    10.05.2024

    Lieferung von Hardwarekomponenten

    10 Stück

    30,00

    57,00

    300,00

    5

    15.05.2024

    Update und Konfiguration der Systeme

    1 Stunde

    80,00

    15,20

    80,00

    Zwischensumme (netto): 1300,00 €
    Umsatzsteuer gesamt (19 %): 247,00 €
    Gesamtbetrag (brutto): 1547,00 €

    —————————————

    Zahlungsbedingungen:
    Zahlbar bis zum 15. Juni 2024 ohne Abzug.

    Bankverbindung:
    Bank: Musterbank
    IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 00
    BIC: MUSBDEFFXXX

    Kontaktdaten:
    Bei Fragen zur Rechnung wenden Sie sich bitte an:
    Telefon: 01234 / 56789
    E-Mail: rechnung@musterfirma.de

    Hinweise:
    Diese Rechnung fasst alle erbrachten Leistungen und Lieferungen im oben genannten Zeitraum zusammen. Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag unter Angabe der Rechnungsnummer auf das oben genannte Konto.

    Musterfirma GmbH
    Geschäftsführer: Max Mustermann
    Registergericht: Amtsgericht Musterstadt
    Registernummer: HRB 12345
    USt-IdNr.: DE123456789

    Durch die Strukturierung und detaillierte Auflistung der erbrachten Leistungen sowie die klare Angabe aller erforderlichen Informationen entspricht diese kumulierte Rechnung den gesetzlichen Anforderungen und bietet dem:der Kund:in eine transparente Übersicht über die in Rechnung gestellten Posten.

    Muster für eine kumulierte Rechnung

    Dieses Beispiel können Sie natürlich auch als Muster für eine kumulierte Rechnung verwenden. Kopieren Sie dazu die gesamten Angaben, fügen Sie diese in ein Word-Dokument ein und ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen. Noch einfacher geht die Erstellung einer Sammelrechnung mit Lexware Office.

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