Arbeitskleidung absetzen

Was wird als Arbeitskleidung (vom Finanzamt) anerkannt?

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch wird zwischen Arbeitskleidung, Dienstkleidung und typischer Berufskleidung unterschieden.

Arbeitskleidung

Unter Arbeitskleidung wird Kleidung verstanden, die aufgrund ihrer Funktion für die Erbringung der Arbeit notwendig ist. Das kann der Schutz der eigenen Kleidung oder der Schutz vor Gefahren sein. Hygienische Gründe können Arbeitskleidung ebenfalls erfordern. Typische Beispiele sind der Arztkittel oder Sicherheitsschuhe im produzierenden Gewerbe.

Damit Arbeitskleidung als solche verstanden wird, muss die private Nutzung ausgeschlossen werden. Das ist relevant, wenn die Anschaffungs-, Reinigungs- oder Reparaturkosten abgesetzt werden sollen.

Dienstkleidung

Dienstkleidung trägt zur Identifikation bestimmter Berufsgruppen bzw. Funktionen bei. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Polizei- oder Pilotenuniform.
Auch bei Dienstkleidung muss das private Tragen ausgeschlossen sein, damit sie als solche gilt.

Typische Berufskleidung

Die typische Berufskleidung dient dem Wiedererkennungswert. Das kann im Einzelhandel ein mit Firmenemblem versehenes Oberteil sein, eine einheitliche Kleidung in Schwarz oder das Tragen der aktuellen Kollektion aus Repräsentationszwecken.

Dürfen Arbeitgeber:innen Kleidervorschriften machen?

Grundsätzlich können Arbeitgeber:innen eine Kleiderordnung einführen, sobald die Mitarbeitenden regelmäßigen Kontakt zu Kund:innen pflegen oder die Arbeit Publikumsverkehr einschließt. Dabei dürfen sich die Vorschriften nur auf sichtbare Kleidungsstücke und Körperteile beziehen. Außerdem müssen Kleidervorschriften gut begründet werden und den betrieblichen Umständen entsprechen. Hierzu gab es bereits mehrere Urteile des Bundesarbeitsgerichts (u. a. v. 13.02.2007). Kleidervorschriften können im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung schriftlich festgehalten werden.

Voraussetzung für die Einführung von Kleidervorschriften ist die Vereinbarkeit des unternehmerischen Interesses mit dem Persönlichkeitsrecht der Mitarbeitenden. Daher muss laut des Betriebsverfassungsgesetzes § 87 Abs. 1 Nr. 1 der Betriebsrat bei einer geplanten Kleiderordnung die Interessen der Arbeitnehmenden vertreten.

Einführungspflicht von Arbeitskleidung

Arbeitsschutz:

• Der oder die Arbeitgeber:in ist gesetzlich verpflichtet, für Schutz vor gefährlichen Stoffen oder Situationen bei der Arbeit in Form von Schutzkleidung zu sorgen (§3 Arbeitsschutzgesetz).

Rechtlich erlaubte Gründe für die Einführung einer Kleiderordnung

Stärkung der Marke oder Corporate Identity:

• Einheitliche Kleidung repräsentiert das Unternehmen oder den Beruf. Kund:innen können anhand der Kleidung Mitarbeitende identifizieren, auch in Restaurants oder im Gesundheitsbereich sorgt die einheitliche Kleidung für Klarheit.

Vorteile einer Kleiderordnung

• Identifikation und Zugehörigkeit: Mit gleicher oder ähnlicher Kleidung kann der Teamzusammenhalt gestärkt werden.
• Kleiderwahl: Eine klare Kleiderregelung erleichtert Arbeitnehmer:innen die Kleiderwahl.

Welche Kleidung müssen Arbeitgeber:innen stellen?

Arbeitgeber:innen sind nach dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 3 ArbSchG) dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitenden erforderliche Schutzkleidung bereitzustellen. Schutzausrüstungen können durchaus komplex sein. Daher sollten Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeitenden bei der richtigen Handhabung der Schutzkleidung anleiten. Um den Schutz von Mitarbeiter:innen zu gewährleisten, müssen Unternehmen die Kleidung regelmäßig prüfen, für die richtige Funktionsfähigkeit sorgen und abgenutzte Schutzkleidung entsorgen.

Möchten Arbeitnehmende aus eigenem Interesse Schutzkleidung tragen (bspw. zum Schutz der eigenen Kleidung) sind Arbeitgeber:innen nicht verpflichtet, die Kosten dafür zu übernehmen. Arbeitnehmende können jedoch eine Kostenbeteiligung aushandeln.

Meist ist die Kostenbeteiligung an Arbeitskleidung im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt. Unabhängig von der Bereitstellung von Schutzkleidung, gibt es keine Verpflichtung für Arbeitgeber:innen, die Kosten für Arbeitskleidung zu übernehmen.

Arbeitskleidung absetzen

Arbeitskleidung kann steuerlich abgesetzt werden, wenn die Gegenstände nachweislich überwiegend beruflich verwendet werden. Bürgerliche Kleidung, die auch im Alltag getragen werden kann, zählt nicht zur Berufskleidung und kann deshalb nur in Ausnahmefällen abgesetzt werden. Haben Mitarbeitende, bspw. aufgrund ihres Jobs, einen hohen Verschleiß an bürgerlicher Kleidung, ist das Absetzen dieser Kleidung möglich.

Diensthemden, Anzüge und Kostüme z. B. für die Luftfahrt (auch mit abnehmbarem Emblem) oder Sportkleidung für die dienstliche Teilnahme am Sport sind Beispiele für Kleidung, die steuerlich absetzbar ist. Nicht absetzbar sind Schuhe, Socken etc., die zur Uniform getragen werden oder „normale“ weiße Hosen, wie bspw. Ärzt:innen sie tragen. Dabei gilt der Grundsatz: Sobald Kleidung auch im Alltag getragen werden kann und nicht vorrangig betriebliches Interesse am Tragen der bürgerlichen Kleidung besteht, gilt sie nicht als Berufskleidung und kann daher nicht steuerlich abgesetzt werden. Ist dem oder der Arbeitgeber:in ein einheitliches Erscheinungsbild im Rahmen der Corporate Identity wichtig, ist das betriebliche Interesse im Vordergrund und die bürgerliche Kleidung in dem Fall absetzbar, auch wenn die Kleidung privat getragen werden kann.

Reparatur und Reinigung

Abzugsfähig sind bei Arbeitskleidung nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Instandhaltungs-, Verlust- und Reinigungskosten. Das heißt, wenn Sie die Arbeitskleidung regelmäßig in die Reinigung geben, können Sie auch diese Kosten steuerlich absetzen.

Wird Kleidung im Arbeitskontext beschädigt, können Arbeitnehmende laut § 670 BGB die Kosten für die Reparatur oder für Ersatz bei ihrem Arbeitgeber einfordern. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Arbeitskleidung oder berufliche Kleidung handelt. Allerdings ist nur der Restwert der Kleidung und nicht der Neuwert abzugsfähig.

Die Arbeitsmittelpauschale

Wenn Sie als Arbeitgeber:in Kleidung absetzen, die Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, können Sie das über die Betriebsausgaben. Haben Arbeitnehmende Berufskleidung angeschafft, können diese die Kosten als Werbungskosten absetzen. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, über die Werbungskosten eine Pauschale für Arbeitsmittel von 110 Euro einzufordern. Bis zu diesem Betrag verzichtet das Finanzamt auf Nachweise für die Ausgaben von Arbeitskleidung. Wird der Betrag überschritten, müssen Mitarbeitende die Belege für die Kleidung aufbewahren und auf Nachfrage dem Finanzamt übergeben.

Das gilt für Selbstständige

Auch Selbstständige können die Kosten für ihre Arbeitskleidung steuerlich absetzen. Voraussetzung dafür ist ebenfalls, dass die Kleidung nicht im Privaten getragen werden kann. Dient die Berufskleidung bspw. auf Messen zu Werbezwecken, sollte das Logo klar erkennbar und präsent sein, sodass den Pullover oder das T-Shirt niemand in seiner oder ihrer Freizeit tragen würde.

Bei Selbstständigen ist außerdem wichtig, dass der Job, für den die Kleidung relevant ist, hauptberuflich ausgeübt wird. Kleidung für nebenberufliche Arbeit kann nicht abgesetzt werden. Wenn Sie als Selbstständige:r die Kosten für Kleidung absetzen möchten, können Sie das über Ihre EÜR als Betriebsausgaben deklarieren.

Checkliste

• Um Arbeits- bzw. Berufskleidung abzusetzen, sollten die folgenden Punkte erfüllt werden:
• Es muss sich um notwendige Schutzkleidung handeln oder ein klarer betrieblicher Grund vorliegen.
• Die Kleidung sollte im Privaten nicht getragen werden können, weil es sich dann um bürgerliche Kleidung handelt, die zu Aufwendungen der allgemeinen Lebensführung zählt.
• Liegt betriebliches Interesse für das Tragen einheitlicher Kleidung vor (Repräsentationszwecke, Corporate Identity), kann auch bürgerliche Kleidung abgesetzt werden.
• Wurde Kleidung während der Arbeitszeit beschädigt, kann der Restwert bzw. die Reparatur steuerlich abgesetzt werden. Dabei ist nicht relevant, ob es sich um Arbeitskleidung oder Privatkleidung handelt.
• Jegliche Kosten zur Reinigung oder Instandhaltung können abgesetzt werden.
• Für Selbstständige: Der Beruf muss hauptberuflich ausgeübt werden.