Akontorechnung:
Was Sie über
Abschlagszahlungen wissen müssen

Eine Akontorechnung ist den meisten durch Strom- oder Gasanbieter bekannt, an die Kund:innen monatlich einen Abschlag in vordefinierter Höhe bezahlen. Doch auch in anderen Bereichen findet die Akontorechnung Anwendung. Das Wichtigste im Überblick lesen Sie hier.

Was ist eine Akontorechnung?

Eine Akontorechnung ist auch unter der Bezeichnung Abschlagsrechnung bekannt. Mit ihr fordern Sie eine Teilleistung ein für eine (teilweise) oder bereits vollständig erbrachte Leistung. Solche Rechnungen findet man häufig bei Strom- oder Gasanbietern, aber auch am Bau. Der Akontorechnung bzw. den Akontorechnungen folgt eine Schlussrechnung, die den Rest der Teilleistung in Rechnung stellt.

Sind Akontorechnungen erlaubt?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) besagt in § 433, dass der Kaufpreis dann fällig wird, wenn die Ware ausgehändigt wurde. Das lässt sich in der Praxis nicht immer so umsetzen. Im Grundgesetz ist die Vertragsfreiheit geregelt, auf welche sich beide Vertragspartner:innen berufen können. Teilzahlungen und damit Akontorechnungen sind vor diesem Hintergrund rechtens. Sie müssen aber im Vorfeld mittels Kauf- oder Dienstvertrag vereinbart worden sein. Ansonsten ist das Entgelt von dem:der Kund:in erst bei vollständig erbrachter Leistung zu zahlen.

Vorteile der Akontorechnung

Liquidität ist das Stichwort, wenn es um den großen Vorteil der Akontorechnung geht. Erhalten Sie für ein Projekt regelmäßige Teilzahlungen, können Sie die laufenden Kosten decken. Daher ist es durchaus sinnvoll, mit dem:der Auftraggeber:in Teilziele zu vereinbaren, zu denen eine Abschlagszahlung fällig wird. So bleiben Sie bei länger andauernden Projekten liquide.

Für den:die Kund:in ergibt sich durch eine Abschlagsrechnung der Vorteil, dass er:sie große Summen nicht auf einmal zahlen muss. Außerdem bleibt er:sie über die Entwicklung des Projekts durch fällige Teilleistungen auf dem aktuellen Stand sind, da sie erst gezahlt werden müssen, wenn ein vereinbartes Projektziel ohne gravierende Mängel erreicht wurde.

Was muss auf einer Akontorechnung stehen?

Auf eine Akontorechnung gehören alle Angaben, die auch auf einer Standardrechnung Pflicht sind. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Artikel
„Rechnung schreiben: So erstellen Sie Rechnungen korrekt“

Neben den Pflichtangaben ist es wichtig, dass die Akontorechnung als solche gekennzeichnet ist. Es genügt ein Hinweis am Ende der Rechnung, der besagt, dass es sich um eine Abschlagsrechnung (oder Teil- bzw. Abschlagszahlung) handelt. Es muss auch erkenntlich sein, zu welchem Gesamtprojekt die Akontorechnung gehört. Sind mehrere Akontorechnungen für ein Projekt vereinbart, nummerieren Sie diese durch.

Hinweis: Neben dem Zahlungsziel sollte auf der Akontorechnung auch der reduzierte Rechnungsbetrag stehen, wenn Sie Skonto gewähren.

Umsatzsteuer auf einer Akontorechnung
Die Rechnungsbeträge auf der Abschlagsrechnung sind Bruttobeträge, die Mehrwertsteuer muss unbedingt ausgewiesen werden. Außerdem wichtig: Die Umsatzsteuer muss nach jeder Rechnungsstellung an das Finanzamt abgeführt werden. Sie dürfen nicht bis zum Abschluss des Projekts und bis zur Schlussrechnung warten.

Abschlagszahlungen und Schlussrechnung

Am Ende eines abgeschlossenen Projekts steht die Schlussrechnung (im deutschen Steuerrecht als Endrechnung bezeichnet). Hier werden alle entstandenen Kosten aufgelistet und mit den bereits geleisteten Teilzahlungen verrechnet. Die Differenz ist dann von dem:der Leistungsempfänger:in zu begleichen. Neben den obligatorischen Pflichtangaben muss die Schlussrechnung außerdem Folgendes enthalten:

• Alle Teilleistungen und Entgelte der Gesamtkosten,
• alle geleisteten Abschlagszahlungen inkl. Steuersätze,
• offener Restbetrag inkl. Steuersatz.

Buchung von Akontorechnungen

Sie als Leistungserbringer:in verbuchen die Rechnung als eine Verbindlichkeit (gem. § 266 Abs. 3 C HGB) in Ihrem Buchhaltungssystem. Die Umsatzsteuer müssen Sie abführen, wenn der Voranmeldezeitraum, in dem die Zahlung einging, abgelaufen ist.

Der:die Auftraggeber:in verbucht den Abschlag als Forderung (gem. § 266 Abs. 2 B I Nr. 4 HGB).

Ablauf: Beispiel einer Abschlagszahlung

Für die Eröffnung einer Buchhandlung möchte die Inhaberin Teile der Inneneinrichtung passgenau von einer erfahrenen Schreinerei anfertigen lassen. Dies geschieht in mehreren Schritten:

• Planung der Inneneinrichtung
• Fertigung der Regale
• Fertigung der Theke
• Lieferung und Einbau der Regale
• Lieferung und Einbau der Theke

Inhaberin und Schreinerei teilen diese Arbeiten in Projektschritte ein und vereinbaren, dass nach Fertigstellung jedes Projektabschnitts eine Akontorechnung fällig wird. Dies sieht folgendermaßen aus:

• Erste Akontorechnung nach der Planung und Fertigung.
• Zweite Akontorechnung nach der Lieferung der Regale und der Theke.
• Schlussrechnung nach dem Einbau der Regale und der Theke.

Sie einigen sich außerdem darauf, dass der nächste Projektabschnitt erst angegangen wird, sobald die jeweilige Akontorechnung bezahlt wurde.

Sie finden hier ein Muster für eine Abschlagsrechnung.

Ist eine Abschlagsrechnung dasselbe wie eine Anzahlungsrechnung?

Beide Rechnungsbezeichnungen meinen nicht dasselbe. Eine Anzahlungsrechnung wird erstellt, wenn der:die Leistungserbringer:in noch keine Leistung oder Lieferung erbracht hat. Der:die Kund:in leistet somit eine Vorauszahlung. Im Gegensatz dazu ist von einer Abschlagsrechnung oder Akontorechnung die Rede, wenn eine Leistung bereits teilweise erbracht wurde.

Abschlagszahlung bei Lohn und Gehalt

Eine Abschlagszahlung kommt im Bereich Lohn und Gehalt dann zum Einsatz, wenn es sich um Leistungslohn handelt. Sie kann nur erfolgen, wenn eine Leistung bereits erbracht wurde. Verwechselt werden darf eine Abschlagszahlung nicht mit einem Vorschuss. Dieser wird bereits gewährt, bevor die Arbeitsleistung erbracht wurde.