Rückstellungen

Steuerrückstellungen

Die Steuerrückstellungen decken Steuernachzahlungen ab. Sie gehören zu den häufigsten Rückstellungen. Ausstehende Steuerrückzahlungen beziehen sich immer auf das vorangegangene Geschäftsjahr, die Höhe der Zahlung ist zu dem Zeitpunkt aber unbekannt. Deshalb bilden Unternehmen Steuerrückstellungen für anstehende Steuernachzahlungen, deren Höhe sie noch nicht kennen können. Meistens beziehen sich die Steuerrückstellungen auf die Gewerbesteuer oder die Körperschaftsteuer.

Eine Rückstellung für die Gewerbesteuer bietet sich beispielsweise an, wenn sich Ihr Geschäft gut entwickelt hat und deshalb zu wenig Gewerbesteuer gezahlt wurde. Dann bilden Sie eine Rückstellung für die Nachzahlung, die definitiv auf Sie zukommen wird.

Sobald Sie die Höhe der Gewerbesteuernachzahlung kennen, lösen Sie die Rückstellung auf. Haben Sie bei der Rückstellung zu hoch geschätzt, gilt die Differenz, die nicht an das Finanzamt geht, als betrieblicher Ertrag und muss dementsprechend im laufenden Geschäftsjahr versteuert werden.

Pensionsrückstellungen

Zahlen Sie eine betriebliche Altersvorsorge an Ihre Mitarbeiter:innen, können Sie dafür Rückstellungen in erheblicher Größenordnung bilden. Die Auflösung der Rückstellung kann sich stark auf den Gewinn Ihres Unternehmens auswirken. Sowohl positiv als auch negativ.

Pensionsrückstellungen gehören generell zu den höchsten Rückstellungen. Das liegt natürlich daran, dass ein Unternehmen die Rückstellung abhängig von der Anzahl der Angestellten und den jeweiligen Konditionen vornimmt. Bei einer hohen Mitarbeiter:innenzahl kommt da eine hohe Summe zusammen, die zurückgestellt werden muss.

Sobald Sie Ihren Arbeitnehmer:innen eine unmittelbare und verpflichtenden Zusage zur Deckung der Altersvorsorge machen, sind Sie übrigens sogar dazu verpflichtet, dafür Rückstellungen zu bilden. Das fällt unter die Passivierungspflicht im HGB.

Sonstige Rückstellungen

Die sonstigen Rückstellungen beinhalten alle Rückstellungen, die nicht zu den Steuer– oder Pensionsrückstellungen gehören. Unter anderem sind das:

• Aufwandsrückstellungen, die sich auf die Instandhaltung von Gebäuden, die einem Unternehmen gehören, beziehen. Dazu gehören auch voraussichtliche Reparaturen. Wenn Sie beispielsweise schon wissen, dass Sie Anfang des nächsten Jahres eine Reparatur an einem Gebäude durchführen lassen werden, können Sie dafür eine Rückstellung bilden. Aufwandsrückstellungen werden nur in der Handelsbilanz, nicht aber in der Steuerbilanz angegeben.
• Rückstellungen für Aufbewahrungspflichten bezüglich schriftlicher oder digitaler Unterlagen über Ihre Geschäftsvorfälle können anfallen, wenn Sie diese für die Erstellung des Jahresabschlusses durch eine:n Steuerberater:in buchen.
• Drohverlustrückstellungen buchen Sie dann, wenn ein Geschäftsvorfall zu einem Verlust durch ein schwebendes Geschäft führen kann. Ein schwebendes Geschäft ist ein Geschäft, dessen Vertrag bisher von beiden Vertragspartner:innen noch nicht unterzeichnet worden ist. Eine Drohverlustrückstellung wird nur in der Handelsbilanz, nicht aber in der Steuerbilanz angegeben.
• Garantierückstellungen bilden Sie für unbekannte Gewährleistungsansprüche, die gegen Sie geltend gemacht werden können. In einem der Beispiele weiter oben im Artikel haben wir das näher erläutert.
• Prozesskostenrückstellungen haben wir ebenfalls in den Beispielen weiter oben kurz angesprochen. Es handelt sich dabei um Rückstellungen, die Sie während eines Gerichtsverfahrens buchen, um die Kosten dafür zu decken.
• Rückstellungen für die Abraumbeseitigung müssen Sie nach dem HGB für im Geschäftsjahr unterlassene Abraumbeseitigung bilden, um diese im folgenden Jahr nachzuholen.

Diese Auswahl gibt Ihnen einen Überblick über mögliche Rückstellungen. Es existieren aber noch weitere.

Sonderfall: Langfristige Rückstellungen

Langfristige Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von über einem Jahr müssen abgezinst werden, um die steigenden Kosten zu berücksichtigen.

Ein Beispiel für langfristige Rückstellungen sind Garantierückstellungen, die für Reparaturkosten verwendet werden. Wenn diese Rückstellungen eine Laufzeit von zehn Jahren haben und jährlich um zwei Prozent steigen, müssen sie abgezinst werden, um den Erfüllungsbetrag zu bezahlen.

Die Abzinsungssätze werden von der Deutschen Bundesbank festgelegt.

Rückstellungen bilden

Die wichtigste Voraussetzung, damit Rückstellungen gebildet werden können, ist die Absehbarkeit. Das bedeutet, dass Sie zum Zeitpunkt des Bilanzstichtages bereits wissen müssen, dass die entsprechende Verbindlichkeit auf Sie zukommen wird.

Rückstellungen müssen Sie immer netto buchen. Die Umsatzsteuer wird dabei also nicht beachtet. Da Ihnen die Höhe der anstehenden Verbindlichkeit unbekannt ist, müssen Sie laut dem HGB eine Schätzung nach bestem Wissen und Gewissen vornehmen. Im Grunde bedeutet das, dass Sie bei der Schätzung mit der gebotenen kaufmännischen Vorsicht vorgehen und eine ordnungsgemäße und fundierte Schätzung herleiten müssen. Das nennt sich Vorsichtsprinzip.

Die Grundlagen für Ihre Berechnungen sollten Sie bei den Unterlagen für den Jahresabschluss aufheben, falls eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt erfolgt und das gerne eine Herleitung Ihrer Schätzungen sehen würde.

Außerdem müssen Sie die Abzinsung beachten.

Abzinsungsgebot für Rückstellungen

Wie hoch die Abzinsung bei Rückstellungen sein muss, hängt davon ab, ob Sie eine Rückstellung nach dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht vornehmen.

In der Handelsbilanz gilt das Abzinsungsgebot. Sie müssen laut HGB alle Rückstellungen abzinsen, deren Restlaufzeit mehr als ein Jahr beträgt. Alle Rückstellungen mit einer Laufzeit von unter einem Jahr müssen Sie demnach nicht abzinsen.

Die Deutsche Bundesbank ermittelt und veröffentlicht monatlich die aktuellen Abzinsungssätze. Die Ermittlungsmethodik und die Veröffentlichungsregelungen sind in der Rückstellungsabzinsungsverordnung (RückAbzinsV) geregelt. Für die Erfassung des abgezinsten Rückstellungsbetrags gibt es allerdings keine gesetzliche Vorgabe.

Rückstellungen auflösen

Eine Rückstellung dürfen Sie auflösen, sobald Ihnen der genaue Preis für die entsprechende Verbindlichkeit bekannt ist oder wenn der Grund für die gebildete Rückstellung entfällt. Dann besteht auch die Verbindlichkeit nicht mehr.

Durch die vorherige Schätzung der Höhe für Rückstellungen, kann die Auflösung zu einem von vier verschiedenen Szenarien führen:

• Die Rückstellung ist höher als die Verbindlichkeit – Sie müssen die Differenz als betrieblichen Ertrag angeben. Der steuerpflichtige Gewinn Ihres Unternehmens erhöht sich.
• Die Verbindlichkeit ist höher als die Rückstellung – Sie müssen die Differenz aus den Einnahmen des laufenden Geschäftsjahres begleichen. Das ist ein betrieblicher Aufwand und dementsprechend ein Verlust. Der steuerpflichtige Gewinn Ihres Unternehmens sinkt.
• Die Rückstellung entspricht exakt der Verbindlichkeit – Sie müssen nichts tun. Die Rückstellungsauflösung ist erfolgsneutral. Es entstehen weder Gewinn noch Verlust.
• Der Grund für die Rückstellung entfällt – Sie verbuchen die Rückstellung in voller Höhe als betrieblichen Ertrag und versteuern diesen Ertrag entsprechend.

Rückstellungen unterliegen der Verjährungsfrist von drei Jahren. Ist also nach drei Jahren die Höhe der Verbindlichkeit weiterhin unbekannt, entfällt zum 31. 12. des dritten Jahres der Grund für die Rückstellung.

Rückstellungen nachholen

Haben Sie eine passivierungspflichtige Rückstellung nicht gebildet und nicht bilanziert, ist die Bilanz Ihres Unternehmens fehlerhaft und Sie müssen den Fehler berichtigen.

Können Sie die Bilanz aufgrund der Bestandskraft der Steuerfestsetzung nicht mehr berichtigen, müssen Sie die Rückstellung im ersten noch offenen Jahr gewinnmindernd nachholen.

Handelt es sich um eine sogenannte zeitlich unterlassene Bildung, wurde die Bildung der Rückstellung bewusst unterlassen, um ungerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Kann die Veranlagung des Fehlerjahres nicht mehr geändert werden, müssen Sie in dem Fall die Rückstellung als erfolgsneutral über Kapital verbuchen – und zwar im ersten noch offenen Jahr unter Durchbrechung des Bilanzenzusammenhangs.

Die Durchbrechung des Bilanzenzusammenhangs beschreibt einen Fall, bei dem die Anfangsbilanz des laufenden Geschäftsjahres nicht mit der Schlussbilanz des vorangegangenen Geschäftsjahres übereinstimmt.

Fazit

Rückstellungen haben sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht einen Einfluss auf Ihre Bilanz. Als sogenannte ungewisse Verbindlichkeiten stehen Sie auf der passiven Seite der Bilanz und mindern den Gewinn.

Auf die Liquidität haben Rückstellungen bei der Bildung aber keinen unmittelbaren Einfluss. Schließlich bleibt das Vermögen vorerst dort, wo es sich befindet. Allerdings wissen Sie bereits, dass eine Rechnung ins Haus steht, die die Liquidität Ihres Unternehmens vermindern wird.