Lohnabrechnung
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, auf dem die Details des Gehalts eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum aufgeführt sind. Sie dient dazu, das Gehalt aufzuschlüsseln und nachvollziehbar zu machen. Laut § 108 GewO sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen. Diese muss bestimmte Informationen enthalten, wie z.B. den Bruttolohn, Abzüge und den Auszahlungsbetrag. Bei Minijobs gelten spezielle Regelungen für die Lohnabrechnung. Die Lohnabrechnung sollte für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Viele Fragen sich: Was genau ist eine Lohnabrechnung überhaupt? Bei der Lohnabrechnung – manchmal auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung, Monatsabrechnung oder Lohnendabrechnung genannt – handelt es sich um ein Dokument, auf dem die Zusammensetzung des Gehalts bzw. Lohns eines Arbeitnehmers für einen gewissen Abrechnungszeitraum dokumentiert wird. Eine Lohnabrechnung enthält primär Angaben über:
- die Höhe des Einkommens.
- Zuschläge, Zulagen, Abzüge.
- sonstige Vergütungen und Vorschüsse.
Sie dient dazu, das Gehalt bzw. den Lohn genau aufzuschlüsseln und darzustellen, um die erfolgte Auszahlung für eine Periode – zumeist für einen Monat – nachvollziehbar zu machen. Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Angestellten per Gesetz laut § 108 GewO solch eine Lohnabrechnung ausstellen.
Die gesetzliche Lohnabrechnung nach § 108 GewO
Nach § 108 Gewerbeordnung ist in Deutschland jeder gewerbliche Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine nachvollziehbare Lohnabrechnung in Textform auszustellen. Diese kann handschriftlich oder in elektronischer Form mit Ausdruck erfolgen. Sie muss in Euro berechnet und ausgewiesen werden. Weiterhin muss sie neben dem Arbeitsentgelt auch gesetzliche Abzüge, wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sowie letztendlich auch den jeweiligen Auszahlungsbetrag enthalten.
Mit der gesetzlichen Gehaltsabrechnung wird es dem Arbeitnehmer möglich gemacht, die erfolgte Zahlung zu überprüfen. Außerdem dient die Lohnabrechnung dazu, den Auszahlungsbetrag transparent darzustellen. Sie müssen das Dokument allerdings laut § 108 GewO nur dann ausstellen, wenn es seit der letzten Abrechnung Änderungen bei den Zahlen gegeben hat.
Bei der Übermittlung der Lohnabrechnung an den Dienstgeber handelt es sich aus gesetzlicher Sicht um eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer diese abholen muss. Nur in einzelnen Fällen kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie Lohnzettel an Ihre Arbeitnehmer schicken oder diese in einer anderen Form überbringen.
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Was eine Lohnabrechnung beinhalten muss
Die Inhalte einer Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO genau festgelegt. Dazu zählen hauptsächlich allgemeine Angaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Dienstnehmers, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, Abrechnungszeitraum und Entgeltbestandteile. Zu den letztgenannten Daten gehören vorwiegend:
- Bruttolohn
- Sachbezüge
- Steuerfreibeträge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Beitragssatz zur Altersvorsorge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge
- Zusatzbeiträge zur Krankenkasse (KV)
- Persönliche Abzüge
- Kinderfreibetrag
- Aufwandsentschädigungen
- Überstunden (mit Stundenlohn)
- Auszahlungsbetrag in Euro
Als Arbeitgeber behalten Sie die abgabepflichtigen Beiträge Ihrer Arbeitnehmer ein und übermitteln diese an die zuständige Behörde wie die Krankenversicherung.
Beispiel für den Aufbau einer Lohnberechnung
Laufende Bezüge (Bruttolohn)
+ Geldwerte Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen des Dienstgebers
+ Betriebliche Altersvorsorge (Leistungen des AG)
= Gesamtbruttolohn
– Betriebliche Altersvorsorge (sozialversicherungsfreie Beträge)
= Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
– Steuerfreibeträge
– Betriebliche Altersvorsorge (steuerfreier Betrag)
= Steuerpflichtiges Arbeitsentgelt
– Solidaritätszuschlag von der Lohnsteuer
– Kirchensteuer von der Lohnsteuer (ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich)
– Krankenversicherung
– Rentenversicherung
– Beitragszuschlag Pflegeversicherung
– Arbeitslosenversicherung
= Nettolohn
– Sachbezüge
– Persönliche Abzüge (z. B. Pfändungen, Darlehen)
– Vermögenswirksame Leistungen
+ Sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag bzw. Nettoarbeitsentgelt
Regelungen über die Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung
Eine Ausnahme bildet lediglich die Lohnabrechnung bei Minijobs. Übt ein Arbeitnehmer einen Minijob aus, handelt es sich dabei um einen geringfügig Beschäftigten, der gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV regelmäßig nicht mehr als 538 EUR pro Monat verdient. Dementsprechend hat der Gesetzgeber in diesem Bereich gesonderte Berechnungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt.
Im Gegensatz zu Ihren vollbeschäftigten Arbeitnehmern oder Angestellten, die einen Midijob ausüben, verwenden Sie bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen bestimmte Pauschalen, um die Sozialabgaben und die Lohnsteuer abzugelten. Das liegt daran, dass Sie dem Arbeitnehmer bei einem Minijob in der Regel das Bruttogehalt ohne Abzüge ausbezahlen. Es gelten folgende pauschale Abzüge, die von Ihnen als Arbeitgeber abgeführt werden müssen:
- 2 % Lohnsteuer (beinhaltet bereits die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag)
- 13 % Krankenversicherung
- 15 % Rentenversicherung
Den Anteil zur Aufstockung zum vollen Rentenanspruch (aktuell liegt der Rentenversicherungssatz bei 18,6 %) muss der Arbeitnehmer selbst tragen. Optional hat er die Möglichkeit, auf die Rentenversicherungspflicht zu verzichten. Beachten Sie außerdem, dass Sie Minijobber bei der Knappschaft-Bahn-See anmelden müssen.
Wer macht die Lohnabrechnung?
Als Unternehmer und Dienstgeber sind Sie dafür verantwortlich, die Lohnabrechnung korrekt auszustellen. Kleinere und mittlere Unternehmen lassen diese Aufgabe häufig von einem externen Dienstleister (wie einem Lohnbüro oder dem Steuerberater) durchführen. Damit geht aber auch ein Verlust von Kontrolle und Flexibilität einher. Der größte Zeitfresser ist oft die missverständliche Kommunikation. Außerdem steigen die Kosten für das Outsourcing schnell bei Korrekturbedarf.
Auch kostenlose Muster und Vorlagen zur Lohnabrechnung aus dem Internet eignen sich oft nur für den Anfang. Sie helfen Ihnen zwar dabei, relevante Daten für die Lohnbuchhaltung zu erfassen, langfristig gesehen ist jedoch eine professionelle Lohnabrechnungssoftware die bessere Wahl für Ihr Unternehmen.
Moderne Software-Lösungen wie das Lohnprogramm von Lexware Office erlauben es Unternehmern, die komplette Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse einfach selbst zu erstellen – auch auf Ihrem Mac.
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Der große Vorteil daran: Sie sparen auf Dauer einiges an Zeit und Geld. Für Großunternehmer lohnt es sich, ein eigenes Personalreferat mit Lohnbuchhaltung anzustellen. Sie müssen für jeden Dienstnehmer ein eigenes Lohnkonto führen. Auf sogenannten Lohnlisten wird eine Zusammenstellung des Gehalts und der Abzüge festgehalten. Die meisten Unternehmer greifen für die Erstellung der Lohnabrechnung jedoch auf computerunterstützte Systeme und Online-Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office zurück.
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Lexware Office kümmert sich dank einer in das Lohnabrechnungsprogramm integrierten ELSTER-Schnittstelle automatisch um einen reibungslosen Datenaustausch und ermöglicht automatische Meldungen an:
- Finanzamt
- Krankenkassen
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Die Software lässt sich leicht bedienen und eignet sich auch für die mobile Nutzung mit Notebook und Tablet, wenn Sie insbesondere gerade geschäftlich unterwegs sind.
Wie ist die Aufbewahrungspflicht bei einer Lohnabrechnung?
Wie für alle wichtigen Belege in der Buchhaltung gibt es auch für Lohnabrechnungen gesetzlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen. Aus diesem Grund sollten Sie beim Entsorgen der Bescheinigungen nicht zu voreilig sein. Als Arbeitgeber müssen Sie alle Unterlagen zur Lohnabrechnung in den Personalakten Ihrer Mitarbeiter für zehn Jahre aufbewahren, sofern Sie mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erwirtschaften.
Nur so sind Sie dazu in der Lage, bei Bedarf jederzeit das Brutto- und Nettogehalt Ihrer Angestellten sowie Abzüge für Versicherungen und Steuern nachweisen zu können. Andernfalls drohen Ihnen rechtliche Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Aber auch für kleinere Unternehmen lohnt es sich, die Dokumente aufzubewahren, falls sie einen Nachweis benötigen oder wenn unter anderem ein Angestellter seine eigenen Kopien der Lohnabrechnung verloren hat.
Überdies sollten ebenfalls Arbeitnehmer alle Lohnunterlagen bis zum Eintritt in die Rente gut aufbewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. Per se gilt für Arbeitnehmer jedoch nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen.
FAQ – Lohnabrechnung
Was ist eine Lohnabrechnung und wofür wird sie benötigt?
Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das die Details des Gehalts eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum auflistet. Sie dient dazu, das Gehalt aufzuschlüsseln und transparent zu machen.
Wer ist gesetzlich verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen?
Nach § 108 der Gewerbeordnung sind gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen.
Welche Informationen müssen in einer Lohnabrechnung enthalten sein?
Eine Lohnabrechnung sollte Informationen wie den Bruttolohn, Abzüge (z.B. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge) und den Auszahlungsbetrag enthalten. Weitere Details können je nach Situation des Arbeitnehmers variieren.
Gibt es Ausnahmen oder spezielle Regelungen für Minijobs?
Ja, für Minijobs gelten spezielle Regelungen. In der Regel werden Pauschalen für Sozialabgaben und Lohnsteuer verwendet, da das Bruttogehalt ohne Abzüge ausgezahlt wird. Der Arbeitgeber führt diese Abzüge ab.
Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?
Lohnabrechnungen sollten für zehn Jahre aufbewahrt werden, um bei Bedarf Nachweise über Gehälter, Abzüge und Versicherungen vorlegen zu können. Auch Arbeitnehmer sollten ihre Lohnunterlagen gut aufbewahren, insbesondere für Rentenansprüche.