Aufbewahrungsfristen von Personalakten
Worauf Arbeitgeber achten müssen
Inhaltsverzeichnis
Arbeitgeber haben viele Pflichten, die sie einhalten müssen. Eine davon ist die Aufbewahrungspflicht bestimmter Dokumente wie der Personalakte. Welche Aufbewahrungsfristen bei Personalunterlagen wichtig sind und was außerdem noch beachtet werden muss, lesen Sie hier.
Das Wichtigste in Kürze
Arbeitgeber müssen Personalakten so lange aufbewahren, wie arbeitsrechtliche Ansprüche geltend gemacht werden könnten, wobei die allgemeine Frist für solche Ansprüche 3 Jahre beträgt.
Es gibt jedoch spezielle Aufbewahrungsfristen in verschiedenen Rechtsbereichen, wie dem Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht, die zwischen 2 und 10 Jahren oder sogar bis zu 30 Jahren in bestimmten Fällen variieren.
Datenschutzrechtliche Aspekte müssen ebenfalls berücksichtigt werden, wobei die DSGVO besondere Anforderungen an die Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten stellt.
Welche Aufbewahrungsfristen sind bei Personalakten einzuhalten?
Prinzipiell ist zu beachten: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen könnte, wie z. B. das Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen oder die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses (Tipp: Nutzen Sie zu Erstellung des Arbeitszeugnisses die kostenlosen Lexware Office Arbeitszeugnis Muster). Relevant sind in diesem Zusammenhang Verjährungsfristen. Falls keine kürzeren Ausschlussfristen gelten, beträgt die Frist für arbeitsrechtliche Ansprüche 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs. Die Verjährungsfrist beginnt dabei immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Konkret: Ab dem 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet. Bis zum Ende der Verjährungsfrist ist es zumutbar, dass Arbeitgeber alle Personalunterlagen aufbewahren.
Eine über die 3 Jahre hinausgehende Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen gibt es für bestimmte Lohn- oder Sozialversicherungsunterlagen. Wenn diese Teil der Personalakte sind, dann müssen die entsprechenden Fristen berücksichtigt werden.
Die besonderen Fristen sind im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Steuerrecht geregelt.
Sonstige Aufbewahrungsfristen im Arbeitsrecht
Das Arbeitsrecht sieht eine gesetzliche Pflicht vor, Arbeitszeit, die 8 Stunden pro Tag übersteigt, aufzuzeichnen. Diese Dokumentationen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Wer Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte anstellt, muss zudem den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit festhalten. Die Aufzeichnung muss dabei zeitnah erfolgen: Spätestens 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag des Minijobbers oder kurzfristig Beschäftigten.
Mehr zum Thema Dokumentationspflichten lesen Sie hier.
Aufbewahrungsfristen im Sozialversicherungsrecht
Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren. Übrigens: Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht drohen Strafgelder in Höhe von bis zu 50 000 EUR.
Beispiel: Fand 2018 eine Betriebsprüfung statt, dann müssen die notwendigen Unterlagen bis zum 31.12.2019 aufbewahrt werden.
Für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, gilt im Normalfall eine 6-Jahresfrist. Diese ist immer dann ausreichend, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder aber bis spätestens 6 Jahre nach Ablauf der letzten Lohnzahlung. Wenn ein Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge aber erst nach mehr als 6 Jahren seit Ende seines Arbeitsverhältnisses in Anspruch nimmt, müssen die relevanten Aufzeichnungen und Unterlagen bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Aufbewahrungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen.
Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht
Um Behörden im Rahmen von Betriebsprüfungen den Zugang zu den notwendigen Daten zu ermöglichen, sind auch im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten festgehalten. Für das Lohnkonto, das für die Lohnsteuer relevant ist, gilt laut dem Einkommensteuergesetz (EstG) eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Für die Berechnung der Frist ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen.
Beispiel: Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2019 ist bis zum 31.12.2025 aufzubewahren.
Für die übrigen Unterlagen, die für die Lohnsteuer relevant sind (wie z. B. Fahrtkosten, Reisekostenabrechnung, Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeitlisten etc.) gilt ebenfalls eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Falls die Lohnunterlagen aber auch für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre. Diese verlängerte Frist gilt z. B. für Lohnlisten und Lohnsteuerdokumente, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Inventurunterlagen und Inventarlisten.
Aufbewahrungsfristen von Patientendaten
Für Ärzte und Ärztinnen gelten zusätzliche Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen ärztlicher Behandlungen. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt vor, dass eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren eingehalten werden muss.
Unter anderem trifft diese Aufbewahrungsfrist auf diese Dokumente zu:
- Anamnese
- Befund
- Diagnose
- Patientendaten
Art der Aufbewahrung
Für die meisten Dokumente und Unterlagen gibt es keine bestimmten Vorgaben der Aufbewahrung. Die meisten Akten dürfen sowohl in Papierform als auch digital aufbewahrt werden.
Das papierlose Büro hat den großen Vorteil, dass es platzsparend ist und zudem erinnert Sie das Aufbewahrungssystem auf Wunsch daran, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Es gibt Software, die für die Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde und nützliche Funktionen wie Erinnerungen beinhalten.
Bestimmte Dokumente müssen allerdings in Papierform aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem diese:
- Arbeitsverträge (auch mit nachträglichem Wettbewerbsverbot)
- Aufhebungsverträge
- Kündigungsschreiben
- Unterlage über die Arbeitnehmerüberlassung
Diese Dokumente müssen deshalb schriftlich aufbewahrt werden, weil sie im Streitfall im Original einem Arbeitsgericht als Beweis vorgelegt werden müssen.
Die Folgen eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten kann schwerwiegende Konsequenzen haben, die bis zu einer Freiheitsstrafe von mehreren Jahren reichen.
Im besten Fall droht nur eine Geldstrafe, aber auch die fällt selten gering aus.
Können Sie dem Finanzamt auf Anfrage nicht die erwünschten Unterlagen vorlegen, darf das Finanzamt für die Besteuerung eine Schätzung des Unternehmensvermögens vornehmen, anhand dessen die Steuerlast bemessen wird. Diese Schätzung fällt in der Regel zugunsten des Finanzamts aus. Dadurch können sehr hohe Steuernachzahlungen entstehen.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Aufbewahrung von Personalakten?
Allgemein gilt, dass bei der Personalakte datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden müssen. Seitdem die DSGVO in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen in Datenschutzerklärungen Angaben zur Erhebung der personenbezogenen Daten machen. Konkret: Welche Daten erhoben werden, auf welcher Grundlage dies geschieht und wie lange diese Informationen gespeichert werden. Für den Arbeitgeber gilt außerdem: Er muss die Personalakten sorgfältig aufbewahren und bestimmte Informationen, z. B. Angaben über den Gesundheitszustand oder über die Persönlichkeit, besonders schützen.
Über die Dauer der Speicherung verarbeiteter Daten entscheidet der Zweck der Datenerhebung. Arbeitgeber müssen bei der Personalakte auch das in der DSGVO festgelegte Recht auf Vergessenwerden beachten: Spätestens dann, wenn die personenbezogenen Daten nicht mehr für die ursprünglichen Zwecke gebraucht werden, müssen sie vom Unternehmen gelöscht werden. Wenn ein Gesetz hingegen Aufbewahrungsfristen festlegt, dann sind diese Fristen für die Dauer der Speicherung zu berücksichtigen. Was Arbeitgeber sonst noch beim Schutz von Mitarbeiterdaten beachten müssen, lesen Sie hier.
Löschfrist
Im Zusammenhang mit dem Datenschutz ist zudem die sogenannte Löschfrist zu beachten. Wenn eine Person verlangt, dass ihre Personaldaten gelöscht werden, muss dieser Bitte nachgekommen werden. Die Löschfrist beträgt in der Regel etwa einen Monat, generell muss der Bitte um Löschung der Daten aber umgehend nachgegangen werden.
Die Löschfristen beißen sich entsprechend mit den Aufbewahrungsfristen. Allerdings gibt es auch Ausnahmen, in denen die Löschpflicht für Personaldaten nicht greift. Nämlich dann, wenn die entsprechenden Daten für einen Rechtsstreit notwendig sein könnten. Am besten ist es, sich hier bei einem Antrag auf Löschung zuerst weitergehend zu informieren, ob die Daten tatsächlich gelöscht werden dürfen.