Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenstammsatzpflege

Bei der Kreditorenstammsatzpflege geht es um die Erfassung und Pflege der wichtigsten Daten von Kreditor:innen, mit denen regelmäßig oder dauerhaft Geschäfte gemacht werden.

In der Regel wird für die Kreditorenstammsatzpflege ein ERP-System verwendet. Das ist ein Enterprise-Ressource-Planing-System, in dem man Datenbanken einbinden kann, um so schnell und unkompliziert auf die notwendigen Daten zugreifen zu können.

Neben Namen und Adressen werden vor allem Daten wie Tätigkeitsfelder, Gesellschaftsformen, Kontaktdaten und Bankverbindungen in so einer Datenbank festgehalten.

Jede:r Kreditor:in erhält zudem eine eigene Kreditorennummer zur schnellen Identifikation. In der Datenbank können sie so immer schnell gefunden werden, aber auch nach anderen Daten schnell gesucht werden, wenn beispielsweise bestimmtes Material fehlt und man schnell herausfinden muss, welche:r Lieferant:in dieses Material bereitstellt.

In der Kreditorendatenbank lassen sich aber auch gewährte Rabatte erfassen und die offenen Rechnungen begleichen. Die Kreditorendatenbank dient also neben der Übersicht auch der schnelleren Abwicklung von Abläufen in der Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen.

Die Erfassung kreditorischer Eingangsrechnungen

Bei der Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen wird in drei Schritten vorgegangen.

Der erste Schritt ist die Zuordnung der Rechnung zur Kreditorennummer. So werden direkt alle wichtigen Daten wie die Bankverbindung gefunden.

Im zweiten Schritt wird der Rechnungsbetrag getrennt von der Umsatzsteuer bearbeitet.

Zum Schluss wird die Rechnung im dritten Schritt einem Geschäftsvorgang zugeordnet.

Das alles funktioniert in den meisten Unternehmen ebenfalls über ERP-Systeme, indem die offenen Rechnungen als Verbindlichkeiten im zugeordneten Kreditorenkonto dargestellt werden. Die Kreditorenkonten werden über ein Abstimmkonto ins Hauptbuch integriert. Alle Salden aus den Kreditorenkonten werden in diesem Abstimmkonto summiert.

Die kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung

Dabei handelt es sich um Aufgaben, die sich mit der Erfassung und Überprüfung von Rechnungen befassen. Die Angaben in einer Eingangsrechnung müssen rechnerisch überprüft werden, indem sie mit den Daten der Bestellung verglichen werden. Bei der Überprüfung wird beispielsweise kontrolliert, ob der Lieferumgang oder die angegebenen Arbeitsstunden korrekt sind und die Leistungen so vollbracht wurden, wie im Vorfeld vereinbart – beispielsweise, ob Waren unbeschädigt angeliefert wurden.

Nur, wenn alles korrekt ist, wird die Zahlung freigegeben und die Buchung des Zahlungsausganges veranlasst. Dieser Vorgang wird auch als sachliche Rechnungsprüfung bezeichnet.

Es gibt aber auch eine formelle Rechnungsprüfung, bei der die Rechnung selbst auf Fehler wie fehlende Pflichtangaben oder andere Fehler überprüft werden, die die Rechnung aus rechtlicher Sicht ungültig machen.

Die Verwaltung offener Posten

In den meisten Unternehmen gehen täglich mehrere Eingangsrechnungen ein und somit entstehen durchgehend offene Posten. Diese offenen Posten müssen verwaltet werden, damit kein Chaos entsteht.

Dafür werden die offenen Posten erstmal nach der Fälligkeit sortiert. Dann werden die bestehenden Zahlungsverpflichtungen systematisch überprüft, damit nicht beispielsweise versehentlich ein Posten doppelt erfasst wurde.

Dieser Teil der Kreditorenbuchhaltung ist besonders wichtig für die Liquiditätsplanung. Bei vielen gleichzeitig offenen Verbindlichkeiten kann es schnell zu Liquiditätsproblemen kommen. Deshalb können hier Zahlungen vorübergehend gesperrt oder so angeordnet werden, dass die Liquidität des Unternehmens nicht gefährdet wird. Im Zweifelsfall lassen sich auch rechtzeitig Ratenzahlungen vereinbaren.

Die Verwaltung der offenen Posten ist also nicht nur für die Übersicht wichtig, sondern auch für die Finanzplanung. Im besten Fall sollte immer genügend Kapital zurückgelegt worden sein, um alle offenen Posten zu bezahlen. Ist das nicht der Fall, kann durch die Verwaltung innerhalb der Kreditorenbuchhaltung rechtzeitig reagiert werden, um nicht in größere finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.

Die Zahlungsveranlassung

Wenn alle Zahlungsvoraussetzungen erfüllt sind und eine Forderung fällig wird, wird sie von der Kreditorenbuchhaltung erfüllt. Heutzutage geschieht das in der Regel automatisch über eine Buchungssoftware, die die Zahlung per Online-Banking durchführt.

Je nach Unternehmen oder Zahlung kann auch eine manuelle Überprüfung notwendig gemacht werden, damit zuvor ein:e Mitarbeiter:in alle Angaben vor der Zahlung noch einmal kontrolliert.

Regelmäßige Zahlungen werden meistens per Dauerauftrag erledigt. Die Einrichtung von Daueraufträgen gehört ebenso zur Kreditorenbuchhaltung wie die Einzelzahlungen.

Die Archivierung von Eingangsrechnungen

Die Aufgabe der Kreditorenbuchhalter:innen ist, die Aufbewahrungspflichten für eingegangene Rechnungen einzuhalten und diese entsprechend zu archivieren. Die Aufbewahrungspflicht gilt für zehn Jahre und auf Nachfrage muss eine Rechnung schnell auffindbar sein.

Das Archiv sollte also einem genauen System folgen, indem ein Dokument schnell gefunden werden kann. Das wird meistens ebenfalls über ein ERP-System sichergestellt.

Da die Aufbewahrungspflicht für zehn Jahre gilt, muss bei einem Systemwechsel dringen darauf geachtet werden, dass alle Dokumente auch dort neu archiviert werden. Das ist ebenfalls die Aufgabe der Kreditorenbuchhalter:innen.

Ein Beispiel für die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung muss zum Beispiel die Reisekostenabrechnungen von Mitarbeiter:innen des Unternehmens bearbeiten. Die Ausgaben von Dienstreisen gehören schließlich zu den Forderungen an das Unternehmen.

Die Kreditorenbuchhalter:innen müssen die einzelnen Posten der Reisekostenabrechnung überprüfen. Es kann sein, dass Belege nachgefordert werden müssen oder ein Ersatzbeleg ausgestellt werden muss. Außerdem können Ausgaben in der Reisekostenabrechnung auftauchen, die nicht erstattungsfähig sind. Diese müssen dann zurückgewiesen werden.

Wenn die Überprüfung abgeschlossen und alles korrekt erfasst ist, wird die Zahlungsanweisung für die Reisekostenabrechnung erteilt.

Wann lohnt sich eine eigene Kreditorenbuchhaltung?

Die meisten Unternehmen starten mit einer Finanzbuchhaltung, die für alle anfallenden buchhalterischen Aufgaben zuständig ist. Ob es sich lohnt, die einzelnen Aufgaben innerhalb der Finanzbuchhaltung zu trennen, kommt stark darauf an, wie viel Aufwand die einzelnen Bereiche verursachen.

Im Grunde lässt es sich recht einfach zusammenfassen: Je größer ein Unternehmen wird, desto sinnvoller wird es, die Finanzbuchhaltung aufzuteilen. Der unternehmerische und auch steuerliche Status sind also entscheidend. Um zu entscheiden, ob die Aufteilung der Finanzbuchhaltung sinnvoll ist, kann zum Beispiel die Wachstumsrate berechnet werden.

Eine Pflicht für die Aufteilung der Finanzbuchhaltung gibt es zwar nicht, aber Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind – also nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen – und eine Bilanz erstellen müssen, können aber von einer Trennung profitieren. Der Aufwand ist in dem Fall nämlich ohnehin bereits erheblich höher als bei einer verhältnismäßig simplen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Kleinunternehmer:innen.

Eine Trennung der Finanzbuchhaltung ist für Kleinunternehmer:innen hingegen nicht notwendig, da es keine Vorteile bringt. Allerdings können Kleinunternehmer:innen zur Bilanzierung verpflichtet werden, wenn sie die Vorgaben für die Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllen. Das ist der Fall, wenn ein Kleinunternehmen einen höheren Umsatz als 22.000,00 Euro macht oder im Folgejahr ein Umsatz vermutet wird, der über 50.000,00 Euro liegt.

Bei der Umstellung von einem Kleinunternehmen zum bilanzierungspflichtigen Unternehmen muss eine sogenannte Überleitungsrechnung von der EÜR zur Bilanz erstellt werden. Dabei kann die Aufteilung der Finanzbuchhaltung bereits hilfreich sein. Vor allem, wenn Sie die Bilanz selbst erstellen. Aber auch für Steuerberater:innen ist die Arbeit dann übersichtlicher und geht schneller, was Ihnen Geld sparen kann.

Bei einer Trennung der Finanzbuchhaltung wird diese in zwei Buchhaltungsarten unterteilt: Neben der Kreditorenbuchhaltung gibt es dann noch die Debitorenbuchhaltung.

Der Unterschied zwischen Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung

Was die Kreditorenbuchhaltung ist, haben wir bereits erklärt. Dem gegenüber steht die Debitorenbuchhaltung. Sie ist im Grunde das Spiegelbild der Kreditorenbuchhaltung.

Während in der Kreditorenbuchhaltung alle Eingangsrechnungen von Lieferungen und Dienstleistungen, also von Einkäufen, bearbeitet werden, gilt das in der Debitorenbuchhaltung für die Verkäufe.

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich also ausschließlich mit den Kund:innen, die auch als Debitor:innen bezeichnet werden.

Die Abläufe in der Debitorenbuchhaltung sind denen in der Kreditorenbuchhaltung sehr ähnlich. Ein großer Unterschied besteht aber im Mahnwesen. Während es in der Kreditorenbuchhaltung in diesem Bereich darum geht, auf Mahnungen zu reagieren und Verbindlichkeiten zu begleichen, werden Mahnungen in der Debitorenbuchhaltung erstellt und offene Forderungen eingetrieben.

Das kann einen Einfluss auf die Liquidität und die Finanzplanung haben, da offene Forderungen nicht als flüssiges Kapital verfügbar sind. Erst, wenn die offenen Forderungen von den Debitor:innen beglichen wurden, kann das entsprechende Kapital auch verwendet werden.

Deshalb ist es ein wichtiger Bestandteil der Debitorenbuchhaltung, die Kreditwürdigkeit von Debitor:innen zu beurteilen. So lässt sich die Liquiditätsplanung ein wenig sicherer gestalten.