Inkasso – der letzte Schritt
Wenn Mahnungen nicht weiterhelfen, ist Inkasso der nächste Schritt
Inhaltsverzeichnis
Inkasso Bedeutung
Der Begriff Inkasso stammt aus der Betriebswirtschaftslehre, genauer aus dem Bereich der Finanzierung. Mit ihm wird ein Verfahren bezeichnet, bei dem ausstehende Rechnungen und Forderungen für ein Unternehmen eingezogen werden. Daher ist der Bereich des Inkassos dem Debitorenmanagement zugeordnet und eng mit dem Mahnwesen verbunden.
Hat ein Unternehmen offene Forderungen, kann es entweder das Inkassoverfahren selbst verwalten oder es an Inkassounternehmen abgeben, das dann im Namen des Auftraggebers tätig wird. Dies wird von den meisten Unternehmen bevorzugt, da das Inkassowesen eine genaue Kenntnis der geltenden Rechtsprechung und Einhaltung einer festgelegten Reihenfolge erfordert.
Der Begriff „Inkasso“ stammt aus dem Italienischen. Dort bedeutet „incasso“ so viel wie Eingang oder Einziehung im Sinne von Geld einziehen oder auch einkassieren. Im Bankwesen spricht man von Inkasso, wenn im eigenen oder fremden Namen Geldforderungen eingezogen werden sollen.
Dabei gibt es immer eine:n Schuldner:in und eine:n Gläubiger:in.
Schuldner:in
Der oder die Schuldner:in ist eine natürliche oder juristische Person, die eine offene Verbindlichkeit zu begleichen hat. Dabei kann es sich sowohl um offene Geldforderungen handeln, aber auch um Sachleistungen oder Vermögensgegenstände.
Gläubiger:in
Der oder die Gläubiger:in steht entsprechend auf der anderen Seite und fordert die Verbindlichkeit ein. In der Regel hängt das immer mit irgendeiner Art von Gegenleistung ab, die ein:e Gläubiger:in erbracht hat. Das kann eine Dienstleistung sein, aber auch zum Beispiel ein Handelsgeschäft oder einfach eine Investition.
Gründe, warum Kund:innen nicht zahlen
Grundsätzlich werden Kund:innen in private und gewerbliche Kund:innen aufgeteilt. Die Gründe dafür, dass Rechnungen nicht bezahlt werden, sind aber recht ähnlich:
Gewerbliche Kund:innen
Bei gewerblichen Kund:innen ist es meist so, dass ein Zahlungsverzug deshalb entsteht, weil das Geld gerade nicht verfügbar ist. Das muss nicht direkt eine Zahlungsunfähigkeit bedeuten. Es kann auch sein, dass gewerbliche Kund:innen selbst noch auf offene Forderungen warten, mit denen Sie Ihre offene Forderung begleichen wollen.
Liegt tatsächlich eine Zahlungsunfähigkeit vor, ist das natürlich der schlechteste Fall. Dann hilft nämlich auch das Inkassoverfahren nichts mehr, denn wo kein Geld ist, kann auch keines eingefordert werden.
Private Kund:innen
Was bei gewerblichen Kund:innen nicht vorkommen sollte, sofern dort eine gescheite Unternehmensstruktur vorhanden ist, kann bei Privatkund:innen tatsächlich mal passieren: Es wird schlicht vergessen, die Rechnung zu bezahlen.
Allerdings ist es auch bei privaten Rechnungen möglich, dass eine private Insolvenz für den Zahlungsausfall verantwortlich ist.
Ein Inkassoverfahren einleiten
Die Eröffnung eines Inkassofalls schließt sich an ein Mahnverfahren an. Erst wenn der oder die Schuldner:in auf mehrere Mahnungen nicht reagiert und die Schulden nicht bezahlt hat, kann das Inkassoverfahren eröffnet werden.
Das Mahnverfahren läuft in der Regel über drei schriftliche Mahnungen. Diese werden in einem Rhythmus zwischen 8 und 14 Tagen verschickt. Schuldner:innen müssen auch die Zeit eingeräumt werden, auf die Mahnungen zu reagieren. Erfolgt keine Reaktion, kann das Inkassoverfahren eingeleitet werden.
Dazu wird nach einer Prüfung der Forderungen eine erneute schriftliche Aufforderung an den oder die Schuldner:in geschickt. Hierin wird zum einen die Forderung der Säumniszahlung inklusive Gebühren wiederholt, zum anderen wird der oder die Schuldner:in über die Eröffnung des Inkassoverfahrens informiert. Dies gibt ihm oder ihr die Möglichkeit, die Schulden zu begleichen oder Einspruch gegen die Forderungen einzulegen.
Der Einspruch sollte allerdings nur erfolgen, wenn die Forderungen tatsächlich unbegründet sind. Andernfalls geht die ganze Sache vor Gericht und wird noch teurer. Dabei ist es auch sehr unwahrscheinlich, dass dem Einspruch recht gegeben wird, wenn er nicht sehr gut begründet ist.
Kommt der oder die Schuldner:in nach Ablauf eines festgesetzten Zeitraums der Zahlung erneut nicht nach, werden Mahn- und Vollstreckungsbescheide vom Gericht erlassen. Diese haben in der Konsequenz eine Zwangsvollstreckung zur Folge.
In einem letzten Schritt können die Schulden dadurch beglichen werden, dass verwertbares Eigentum gepfändet wird. Beim Eigentum gibt es dabei keine Grenze und es wird nach der Höhe der Forderungen ausgewählt. Wenn die Forderung hoch genug ist, kann also beispielsweise sogar das Eigenheim gepfändet werden.
Inkasso beauftragen
Ein Inkassounternehmen zu beauftragen, ist nicht sonderlich kompliziert. Sie nehmen einfach Kontakt mit einem Inkassobüro auf und schildern Ihren Fall.
Für den Auftrag schließen Sie einen Inkassovertrag ab und erteilen eine Vollmacht. Das Inkassounternehmen treibt mit dieser Vollmacht die offenen Forderungen für Sie ein. Dazu verschickt sie zuerst einmal einen Inkassobrief an den Kunden beziehungsweise die Kundin. So soll mit einem außergerichtlichen Mahnverfahren das Geld eingeholt werden.
Bringt das Mahnschreiben in Form des Inkassobriefes keinen Erfolg, leitet das Inkassobüro ein Vollstreckungsverfahren ein. Erfolgt weder auf das Inkassoschreiben noch auf das Mahnschreiben eine Reaktion, übernimmt ein:e Gerichtsvollzieherin und treibt das Geld ein.
In der Regel startet die Bearbeitung von neuen Aufträgen bei Inkassounternehmen bereits nach wenigen Tagen. Manchmal sogar schneller.
Bei der Auswahl des Inkassounternehmens müssen Sie darauf achten, dass ein Eintrag ins Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) vorhanden ist.
Welche Kosten entstehen beim Inkasso?
In der Regel trägt die Kosten für das Inkassoverfahren der oder die Schuldner:in. Als Auftraggeber müssen Sie also nichts bezahlen. Das ist allerdings nicht der Fall, wenn der oder die Schuldner:in insolvent ist oder eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt wurde. Dann tragen Sie die Kosten selbst.
Inkassounternehmen müssen sich an die sogenannte Rechtsanwaltsgebührentabelle halten. Darauf sind die Gebührensätze angegeben, die zusätzlich zu den Forderungen angesetzt werden dürfen. Diese liegen bei einem Gebührensatzrahmen zwischen 0,5 und 1,3.
Bei komplexeren Fällen darf der Gebührensatz auch bis zu 2,5 hochgehen. Das ist dann der Fall, wenn beispielsweise ein:e Schuldner:in erst gefunden werden muss oder es sich um ein:e Schuldner:in mit Hauptwohnsitz im Ausland handelt.
Beendigung des Inkassoverfahrens
Nach Einleitung eines Inkassoverfahrens kann dieses jederzeit seitens des Schuldners oder der Schuldnerin durch die Bereitschaft zur Begleichung der Zahlungsverpflichtungen beendet werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Einigung zwischen Schuldner:in und Inkassounternehmen.
Im Normalfall zahlt der oder die Schuldner:in zur Einigung den entsprechenden Betrag inklusive der Inkassogebühren.
Eine weitere Möglichkeit kann aber auch eine Ratenzahlung sein. Die meisten Inkassounternehmen lassen sich darauf ein. Allerdings sind sie dazu nicht verpflichtet. Wird die Ratenzahlung abgelehnt, muss der oder die Schuldner:in den kompletten Betrag auf einmal begleichen.
In seltenen Fällen sind auch Vergleiche oder Stundungsvereinbarungen möglich. Für einen Vergleich sollten mindestens 30 Prozent der Forderungen angeboten werden, damit dieser überhaupt in Betracht gezogen wird.
Bei Vereinbarungen kann immer noch ein Betrag in Form von Einigungskosten aufgeschlagen werden. Und auch Zinsen bei Ratenzahlungen sind nicht unüblich.
Als Schuldner:in muss beachtet werden, dass alle Verhandlungen über das Inkassoverfahren laufen und nicht mit dem oder der Gläubiger:in.
Fazit
Ein Inkassoverfahren zu veranlassen ist nicht schwierig und ein sinnvoller Schritt, wenn nicht auf Mahnungen reagiert wird. Dabei sollte aber immer darauf geachtet werden, dass keine Insolvenz vorliegt, da man sonst selbst die Kosten trägt.
Vereinbarungen mit dem Inkassounternehmen sind grundsätzlich möglich, allerdings ist das Inkassounternehmen nicht dazu verpflichtet, diese zu akzeptieren. Akzeptiert sie, kann das zusätzliche Kosten verursachen. Verhandlungen sollten also nur dann geführt werden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt. Im besten Fall bezahlen Sie einfach immer rechtzeitig Ihre Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert ein Inkassoverfahren?
Das ist pauschal nicht beantwortbar. Ein Inkassoverfahren kann mehrere Monate dauern, wenn der oder die Schuldner:in nicht bezahlt. Die Maßnahmen innerhalb des Inkassoverfahrens werden nach und nach geschaltet. Am Ende steht meistens die Kontopfändung, aber auch die muss nicht das Ende des Inkassoverfahrens bedeuten, wenn die Beträge auf dem Konto nicht ausreichen, um die Schuld zu begleichen. Dann zieht sich das Inkassoverfahren so lange hin, bis die Schuld beglichen ist.
Wie erkennt man gute Inkassounternehmen?
Ein Inkassounternehmen sollte einen Eintrag im Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) haben, um seriös und vertrauensvoll zu sein.
Wie hoch darf die Inkassogebühr sein?
Die Inkassogebühren dürfen nicht höher sein als der eigentlich geschuldete Betrag. Bei einer Forderung bis zu 50,00 Euro dürfen nicht mehr als 32,40 Euro an Inkassogebühren anfallen. Die Gebühren steigen aber nicht zusammen mit der Forderung. Bei einem Betrag von 500,00 Euro sind es also nicht 320,40 Euro an Inkassogebühren, sondern höchstens 53,00 Euro.
Die Gebührentabelle für Rechtsanwälte ist die Grundlage für die Inkassogebühren, allerdings hat der Gesetzgeber einen Kostendeckel dazwischen geschoben, der diese begrenzt und niedrig hält, damit sie bezahlbar bleiben.
Ist Inkasso ohne Mahnung möglich?
In der Regel gehen dem Inkassoverfahren immer zuerst Zahlungserinnerungen und Mahnungen voraus. Es ist aber auch möglich, direkt ein Inkassoverfahren einzuleiten. Das ist dann erlaubt, wenn seit der Ausstellung einer Rechnung mindestens 30 Tage verstrichen sind und weder eine Zahlung noch eine Meldung, warum sich die Zahlung verzögert, des Kunden oder der Kundin erfolgt ist.