GmbH

Die Firma der Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist grundsätzlich frei wählbar. Der „Name“ darf allerdings zu keiner Verwechslung mit bereits bestehenden Unternehmen führen und darf nicht irreführend sein. Zudem muss die Firma den Zusatz „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ enthalten; er ist auch in abgekürzter Form „GmbH“ möglich und üblich.

Als Sitz der GmbH ist ein Ort im Inland zu bestimmen. Zulässig sind daneben Zweigniederlassungen im In- und auch im Ausland.

Zum Gegenstand des Unternehmens kann jeder gesetzlich zulässige Zweck bestimmt werden.

Die Höhe des Stammkapitals beträgt mindestens 25.000 EUR.

Im Gesellschaftsvertrag sind die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter innerhalb der GmbH gegen Einlage auf das Stammkapital (Stammeinlage) übernimmt, zu benennen. Jeder Geschäftsanteil muss auf volle Euro lauten. Zulässig ist es, dass ein Gesellschafter bei der GmbH-Gründung mehrere Geschäftsanteile übernimmt. Auch dürfen die Geschäftsanteile unterschiedlich hoch sein. Die Einlagen können als Geld- oder Sacheinlagen geleistet werden. Eine Sacheinlage ist jedoch aufwendiger und erfordert u. a. einen Sachgründungsbericht.

Anmeldung der GmbH

Die GmbH ist bei dem Gericht zur Eintragung in das Handelsregister (Abteilung B) anzumelden, in dessen Bezirk sie ihren Sitz hat. Möglich ist die Anmeldung durch den Geschäftsführer erst dann, wenn mindestens 1/4 jedes Geschäftsanteils eingezahlt worden ist und insgesamt mindestens 1/2 des Mindeststammkapitals = 12.500 EUR erreicht worden ist.

Zusammen mit der Anmeldung ist dem Registergericht der Gesellschaftsvertrag und eine Gesellschafterliste einzureichen und eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben. Sofern der Geschäftsführer nicht bereits im Gesellschaftsvertrag bestellt worden ist, bedarf es auch hierüber eines Nachweises zu dessen Legitimation als Handelnder.

Die eigentliche Anmeldung erfolgt in aller Regel mittels elektronischer Übermittlung dieser Unterlagen durch den Notar an das Registergericht.

Kosten der Gründung

Da für die Gründung einer GmbH ein Notar benötigt wird, fallen für dessen Tätigkeit nicht vermeidbare Aufwendungen an. Auch die Anmeldung bzw. die Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger sind mit Kosten verbunden. Hierfür ist insgesamt mit einem Gründungsaufwand von 500 – 1.000 EUR zu rechnen.

Hinzu kommen ggf. noch Beratungskosten zur Existenzgründung bzw. für die Klärung steuerlicher Fragen durch einen Steuerberater.

Organe der GmbH

Die GmbH als juristische Person kann nicht selber handeln. Vielmehr benötigt sie dazu handlungsfähige Organe; dies sind:

Gesellschafterversammlung

Die Gesamtheit der Gesellschafter tritt in der Gesellschafterversammlung zusammen und fasst darin alle für die geschäftlichen und rechtlichen Angelegenheiten der GmbH wichtigen bzw. erforderlichen Beschlüsse. Ggf. ergibt sich die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung abweichend von der gesetzlichen Grundregel in den §§ 45ff. GmbHG aus den individuellen Vereinbarungen im Gesellschaftsvertrag (der Satzung) der Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Zu den regelmäßigen Beschlüssen der Gesellschafterversammlung gehören:

• die Feststellung des Jahresabschlusses;
• der Beschluss über die Ergebnisverwendung;
• die Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers;
• eventuelle Satzungsänderungen oder
• die Auflösung der Gesellschaft.

Neben dem Recht und der Pflicht zur Beschlussfassung ist ein Gesellschafter verpflichtet, die vereinbarte Stammeinlage zu leisten. Er hat das Recht, einen Anteil am erzielten Jahresüberschuss ausgeschüttet zu bekommen. Eng damit verbunden ist das Recht auf Auskunft gegenüber dem Geschäftsführer einschließlich dem Recht auf Einsicht in die Bücher.

Geschäftsführer

Neben einem beschlussfassenden Organ benötigt die GmbH noch ein handelndes Organ – den Geschäftsführer. Dieser vertritt die GmbH nach außen. Als Geschäftsführer kann grundsätzlich jede unbeschränkt geschäftsfähige natürliche Person bestellt werden. Die Gesellschafter sollten allerdings auf deren fachliche Qualifikation achten.

Unter Umständen ist eine Person von einem Geschäftsführeramt ausgeschlossen. So gibt § 6 Abs. 2 GmbHG einen umfangreichen Katalog vor, welche Ausschlussgründe bestehen können, z. B. wegen einer vorhergehenden Straftat, insbesondere Insolvenzverschleppung, Bankrott, Verletzung der Buchführungspflicht, Betrug oder Untreue.

Der Geschäftsführer führt die Geschäfte der GmbH entsprechend den Weisungen der Gesellschafterversammlung unter Beachtung von Gesetz und Satzung. Er vertritt die GmbH im Rechts- und Geschäftsverkehr. Zu achten ist darauf, dass der Geschäftsführer erforderlichenfalls von dem Verbot von Insichgeschäften bzw. von Mehrfachvertretungen – das sog. Selbstkontrahierungsverbot – im Gesellschaftsvertrag bzw. in einem Beschluss der Gesellschafter befreit worden ist.

Haftung

Die Bezeichnung „GmbH“ gibt bereits Auskunft zur nur beschränkten Haftung der Gesellschaft. Die Haftung ist insoweit beschränkt, als das Gesellschaftsvermögen der GmbH den maximalen Haftungsumfang darstellt.

Im Umkehrschluss ergibt sich daraus eine für die Praxis so wichtige Rechtsfolge – keine Haftung der Gesellschafter für Verbindlichkeiten der GmbH. Die Gläubiger einer GmbH können ihre Forderungen nur durch Vollstreckungsmaßnahmen in das Vermögen der GmbH durchsetzen. Vom Gläubigerzugriff geschützt bleibt das Privatvermögen der Gesellschafter. Dies ist sehr häufig der entscheidende Punkt bei der Wahl der GmbH als Rechtsform für eine wirtschaftliche Betätigung.

Das erfordert regelmäßig zusätzlich zu stellende Sicherheiten. Bei einer Warenlieferung wird meist der Eigentumsvorbehalt das Mittel der Wahl sein. Doch spätestens, wenn für Investitionen oder zur Zwischenfinanzierung eines Auftrags ein Bankdarlehen benötigt wird, steht bzw. stehen der bzw. die Gesellschafter im Brennpunkt. Die Bank oder andere Gläubiger werden zur zusätzlichen Absicherung an einem Zugriff auf die persönlichen Vermögenswerte des Gesellschafters interessiert sein, wie dies z. B. durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft darstellbar ist. Lässt sich kein anderer Weg finden, ist die beschränkte Haftung der GmbH damit bereits in weiten Teilen Vergangenheit und der Gesellschafter steht im Fall des Falles im Obligo.

Haftung des Gesellschafters

Doch auch ohne eine gesonderte Sicherheit oder eine Bürgschaft des Gesellschafters für die Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist dieser ggf. einer persönlichen Einstandspflicht – der Haftung – ausgesetzt.

Verpflichtungen vor der Eintragung

Geht die GmbH noch vor ihrer Eintragung im Handelsregister und damit vor dem Abschluss der Gründungsphase Verpflichtungen ein, bestehen seitens der GmbH Durchgriffsansprüche auf die Gesellschafter. Es handelt sich dabei um eine unbeschränkte Innenhaftung der Gesellschafter – auch Verlustdeckungshaftung genannt. Der daraus resultierende Anspruch der GmbH gegen ihre Gesellschafter kann von den Gläubigern der GmbH gepfändet werden, um damit deren Ansprüche (teilweise) zu befriedigen. Primäres Ziel dieser Haftung ist der Gläubigerschutz. Wird die GmbH in das Handelsregister eingetragen, endet diese Verlustdeckungshaftung durch die Gründungsgesellschafter.

An deren Stelle tritt dann jedoch oftmals die sog. Unterbilanzhaftung. Diese auch als Differenz- oder Vorbelastungshaftung bezeichnete Verpflichtung der Gesellschafter tritt ein, wenn die Gesellschaft im Zeitpunkt der Eintragung im Register nicht mehr über das vereinbarte Mindeststammkapital verfügt. In diesem Fall sind die Gesellschafter verpflichtet, gegenüber Gläubigern das Vermögen der GmbH quasi aufzufüllen. Die Gläubiger sollen sich zu Beginn auf ein voll eingezahltes Stammkapital als Gesellschaftsvermögen verlassen können.

Doch auch den bestellten Geschäftsführer einer noch nicht eingetragenen GmbH trifft ein Risiko – die sog. Handelndenhaftung. Diese Haftung umfasst aber „nur“ rechtsgeschäftliche und rechtsgeschäftsähnliche Ansprüche und damit keine Forderungen des Finanzamts oder der Sozialversicherung. Um diese Haftungsgefahr abzuwenden, wird der Geschäftsführer einer neu gegründeten GmbH an einer möglichst raschen Anmeldung zur Eintragung interessiert sein; so lässt sich sein unbeschränktes persönliches Haftungsrisiko minimieren.

Existenzvernichtungshaftung

Erwirtschaftet eine GmbH Verluste, ist auch dadurch das meist nur geringe Gesellschaftsvermögen schnell aufgezehrt. Ein Gläubiger der GmbH wird in diesem Fall die sog. Existenzvernichtungshaftung geltend machen wollen. Diese greift aber nur durch, wenn die Gesellschafter die Verluste aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit der GmbH und die dadurch bedingte Vermögenslosigkeit rechtswidrig verursacht haben.

Steuerliche Haftung

Zu den Gläubigern einer GmbH gehört regelmäßig auch das Finanzamt. Und auch dieses wird sich oftmals an den Geschäftsführer einer GmbH wenden und bei ihm eine persönliche Haftung für Steuerschulden der GmbH geltend machen.

Die Haftung des Geschäftsführers ist einschlägig, wenn dieser den von ihm für die GmbH zu erfüllenden steuerlichen Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig nachgekommen ist. Das kann z. B. die verspätete Abgabe von Voranmeldungen und Erklärungen sein oder die Nichtzahlung von Steuerschulden. Dies wäre jeweils eine ihm vorzuwerfende vorsätzliche oder grob fahrlässige Verletzung der steuerlichen Pflichten.

Hinzu kommt aber als weitere Tatbestandsvoraussetzung, dass das pflichtwidrige Handeln kausal für den Schaden des Finanzamts sein muss. Das ist der Fall, wenn bei rechtzeitiger Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung bei der Fälligkeit der daraus resultierenden Steuerschuld noch genug Geld auf dem Firmenkonto für die Überweisung der Umsatzsteuerschuld vorhanden gewesen wäre, bei der durch die verspätete Abgabe verzögerten Fälligkeit aber eine Begleichung nicht mehr möglich war.

Gleiches gilt für den Fall, dass der Geschäftsführer die eingeschränkten Finanzmittel zur Zahlung der Forderungen des Lieferanten oder der Löhne der Arbeitnehmer verwendet hat, das Finanzamt aber leer ausgegangen ist. In diesem Fall trifft den Geschäftsführer die sog. Differenzhaftung. Er haftet für den Teilbetrag, den das Finanzamt bei einer gleichmäßigen Befriedigung aller Gläubiger erhalten hätte. Eine Ausnahme hiervon gilt insbesondere für nicht abgeführte Lohnsteuerzahlungen. Da die GmbH diese als Arbeitgeber nur treuhänderisch für die Arbeitnehmer einbehalten hat, müssen diese Beträge auch in vollem Umfang an den Fiskus abgeführt werden.

UG (haftungsbeschränkt)

Durch das ggf. nur 1 EUR umfassende Stammkapital einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) besteht von Beginn an die konkrete Gefahr einer bilanziellen Überschuldung. So kann bereits die Notarrechnung für die Beurkundung der Gesellschaftsgründung das Kapital der Gesellschaft übersteigen. In diesem Fall ist der Geschäftsführer verpflichtet, umgehend einen Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens zu stellen. Unterlässt er dies, wird der Insolvenzverwalter bzw. die Gläubiger gegen ihn persönliche Ansprüche geltend machen – die Haftung wegen Insolvenzverschleppung.

Beendigung einer GmbH

Die Beendigung einer GmbH ist in 3 Teilschritte zu unterteilen:­

Auflösung

Um eine GmbH zu beenden, ist zunächst durch die Gesellschafterversammlung deren Auflösung zu beschließen. Mit diesem Beschluss ändert sich zugleich der Gesellschaftszweck, der fortan auf die Abwicklung und den Abschluss der GmbH gerichtet ist.

Neben einem Beschluss der Gesellschafter kann die Auflösung der Gesellschaften mit beschränkter Haftung insbesondere auch durch den Ablauf einer im Gesellschaftsvertrag bestimmten Zeit eintreten, durch ein gerichtliches Urteil, die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen der GmbH oder aber den Beschluss der Nichteröffnung eines Insolvenzverfahrens mangels Masse.

Die Auflösung muss zur Eintragung in das Handelsregister notariell beglaubigt angemeldet werden.

Liquidation

An die Auflösung schließt sich die Abwicklung der GmbH an, die sog. Liquidation. Der Firmierung der GmbH wird der Zusatz „in Liquidation“ (kurz: i.L.) angefügt. Mit der Auflösung verliert der bisherige Geschäftsführer seine Organstellung, er wird aber oftmals auch zum Liquidator der GmbH bestimmt und im Handelsregister eingetragen.

Seine Aufgabe ist es, die Abwicklung der Gesellschaft vorzunehmen, also insbesondere die laufenden Geschäfte der Gesellschaften mit beschränkter Haftung zu beenden, Vertragsverhältnisse aufzulösen, das Gesellschaftsvermögen zu „versilbern“, Forderungen einzutreiben und Verbindlichkeiten zu tilgen. Sind all diese Maßnahmen erfolgt, ist die Liquidation abgeschlossen. Als letzter Schritt wird das verbleibende Vermögen der Gesellschaft an die bisherigen Gesellschafter ausgezahlt. Hierbei ist aber unbedingt das sog. Sperrjahr zu beachten.

Erlöschen

Das Ende der Liquidation wird vom Liquidator zur Eintragung angemeldet. Das Registergericht prüft die Voraussetzungen, z. B. den Ablauf des Sperrjahres, und löscht dann schließlich die Gesellschaft im Handelsregister.

Praxisrelevant ist zudem die Löschung wegen Vermögenslosigkeit der GmbH, bei welcher die vorhergehenden Teilschritte entfallen. Erst wenn die GmbH im Handelsregister gelöscht ist, ist diese rechtlich nicht mehr existent.

Handelsrecht

Als Kapitalgesellschaft unterliegt eine Gesellschaften mit beschränkter Haftung den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB). Dabei ist es unerheblich, welche Tätigkeit die GmbH ausübt.

Daraus resultiert für eine GmbH insbesondere die Verpflichtung einen Jahresabschluss nach Handelsrecht zu erstellen – die Handelsbilanz. Hierzu wird vom HGB in weiten Teilen deren Form und Inhalt vorgegeben.

Die Kapitalgesellschaften werden vom HGB in kleine, mittlere und große Gesellschaften unterteilt. Daran anknüpfend gibt es insbesondere für eine kleine GmbH eine Reihe von Erleichterungen. So muss lediglich eine Bilanz mit GuV-Rechnung sowie ein Anhang aufgestellt werden, der sonst noch erforderliche Lagebericht entfällt. Des Weiteren ist die zeitliche Vorgabe für die Abschlusserstellung von 3 auf 6 Monate verlängert.

Allerdings muss auch eine kleine GmbH ihren Jahresabschluss im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen. Lediglich für Kleinstkapitalgesellschaften ist es ausreichend, dass deren Abschluss beim Bundesanzeiger nur hinterlegt wird.

Steuerrecht

Grundlagen

Die GmbH verfügt als juristische Person über eine eigene Rechtspersönlichkeit und besitzt volle Rechtsfähigkeit. Dies erstreckt sich auch auf das Steuerrecht, in welchem die GmbH als eigenes Steuersubjekt fungiert. Relevant für die GmbH sind damit die Körperschaftsteuer und die Gewerbesteuer. Zugleich ist eine GmbH im Regelfall auch Unternehmerin und unterliegt damit der Umsatzsteuer.

Ein weiterer Ausfluss der eigenen Rechtspersönlichkeit ist, dass die GmbH mit ihren Gesellschaftern rechtswirksame Verträge abschließen kann, die grundsätzlich auch steuerlich anzuerkennen sind. Allerdings finden derartige Vereinbarungen ihre Grenzen in der erforderlichen Fremdüblichkeit. Dabei wird die vertragliche Regelung dem Grunde und der Höhe nach auf den Prüfstand gestellt und insbesondere hinterfragt, ob die GmbH auch mit einem fremden Dritten eine vergleichbare Vereinbarung geschlossen hätte.

Wird dies verneint, scheitert i. d. R. daran auch die steuerliche Anerkennung. Ein gebuchter Betriebsausgabenabzug wird im Rahmen der steuerlichen Einkommensermittlung (und damit außerbilanziell) als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) einkommenserhöhend korrigiert.

Körperschaftsteuer

Bei der Körperschaftsteuer handelt es sich um eine Personensteuer – sozusagen die „Einkommensteuer der Körperschaften“. Eine GmbH, die ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung im Inland hat, unterliegt der unbeschränkten Körperschaftsteuerpflicht. Ggf. besteht jedoch eine Steuerbefreiung; dies ist vor allem bei Stiftungen oder gemeinnützigen, mildtätigen bzw. kirchlichen Zwecken dienenden Vereinen oder Gesellschaften der Fall. Wird daneben noch ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ausgeübt, besteht insoweit aber eine partielle Steuerpflicht.

Die Körperschaftsteuer wird vom sog. zu versteuernden Einkommen der GmbH erhoben. Dieses ermittelt sich auf Basis des Jahresüberschusses. Berücksichtigt werden dabei auch verschiedene außerbilanzielle Gewinnkorrekturen bzw. es werden noch steuerlich nicht abziehbare Aufwendungen hinzugerechnet.

Vom zu versteuernden Einkommen wird die Körperschaftsteuer mit einem einheitlichen Steuersatz i. H. v. 15 % erhoben und diese durch den Körperschaftsteuerbescheid für das jeweilige Wirtschaftsjahr vom Finanzamt festgesetzt. Auf die Körperschaftsteuer fällt zusätzlich der Solidaritätszuschlag i. H. v. 5,5 % an.

Der Steuersatz mit 15 % erscheint im Vergleich zu den Steuersätzen der Einkommensteuer als niedrig. Zu beachten ist aber, dass daneben für die GmbH auch noch eine definitive Gewerbesteuer erhoben wird. Kumuliert ergibt sich daraus eine Gesamtbelastung (je nach Höhe des kommunalen Hebesatzes) i. H. v. rd. 30 %.

Die Körperschaftsteuer mit 15 % fällt unabhängig davon an, ob Gewinne ausgeschüttet oder einbehalten (thesauriert) werden. Damit ist zur Steuerbelastung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch noch die Einkommensteuerbelastung beim Gesellschafter für erhaltene Gewinnausschüttungen mit einzubeziehen; dies ist grundsätzlich die sog. Abgeltungsteuer mit 25 %.

Gewerbesteuer

Eine GmbH gilt unabhängig von der konkreten Tätigkeit als Handelsgesellschaft i. S. d. HGB. Damit ist die Tätigkeit ein Gewerbebetrieb kraft Rechtsform, für den unabhängig vom Unternehmenszweck stets und in vollem Umfang Gewerbesteuer anfällt.

Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer ist zunächst das körperschaftsteuerliche Einkommen der GmbH. Dieses wird um verschiedene Hinzurechnungen und Kürzungen verändert, woraus sich der sog. Gewerbeertrag ermittelt. Der GmbH steht grundsätzlich kein Freibetrag zu, sodass die Gewerbesteuer – abgesehen von einer Abrundung – bereits ab dem ersten Euro Gewinn anfällt.

Aus dem Gewerbeertrag wird der Gewerbesteuermessbetrag i. H. v. 3,5 % vom Finanzamt ermittelt und festgestellt.

Die konkrete Höhe der Gewerbesteuer ist abhängig vom Hebesatz der Gewerbesteuer der jeweiligen Gemeinde bzw. Stadt. Überschlägig lässt sich jedoch mit einer gewerbesteuerlichen Belastung von rund 15 % kalkulieren. Diese Belastung ist definitiv, da es – anders als bei Personenunternehmen – für eine GmbH bzw. bei deren Gesellschaftern keine Steuerermäßigung nach § 35 EStG gibt. Zudem kann die Gewerbesteuer seit 2008 steuerlich nicht mehr als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Kapitalertragsteuer

Wird der Gewinn einer GmbH ausgeschüttet, ist diese grundsätzlich verpflichtet, hierauf eine Kapitalertragsteuer i. H. v. 25 % (zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag) einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dieser Steuerabzug erfolgt für Rechnung des Gesellschafters und belastet damit die GmbH nicht; an den Gesellschafter wird nur der verbleibende Nettobetrag ausbezahlt. Die GmbH stellt dem Gesellschafter hierüber eine Steuerbescheinigung nach förmlichem Muster aus.

Mit diesem Steuerabzug ist beim Gesellschafter grundsätzlich die Einkommensteuerbelastung abgegolten, sog. Abgeltungsteuer. Ggf. kann der Gesellschafter jedoch eine Besteuerung mit seinem individuellen und damit ggf. auch niedrigen Einkommensteuersatz beantragen. In diesem Fall, wird die Kapitalertragsteuer auf seine Einkommensteuer angerechnet.

Lohnsteuer

In aller Regel beschäftigt eine GmbH auch Arbeitnehmer, und sei es nur den Geschäftsführer. Dieser ist steuerlich grundsätzlich – und damit oftmals abweichend vom Sozialversicherungsrecht – als abhängig Beschäftigter zu qualifizieren.

Wie jeder Arbeitgeber ist die GmbH verpflichtet, vom vertraglich vereinbarten und steuerlich anerkannten Arbeitslohn die Lohnsteuer und weitere Abzugsbeträge (Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer) einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Diese auf Rechnung des Arbeitnehmers einbehaltenen Steuerabzugsbeträge werden ihm auf seine Einkommensteuer angerechnet.

Umsatzsteuer

Im Regelfall ist eine GmbH Unternehmerin i. S. d. UStG. Sofern es sich bei den Umsätzen der GmbH um steuerbare und steuerpflichtige Umsätze handelt, unterliegt die GmbH damit der Umsatzsteuer. Bei der steuerrechtlichen Beurteilung der Umsätze gibt es keine rechtsformspezifischen Besonderheiten für die GmbH.

Dies gilt analog auch für die Frage des Vorsteuerabzugs der GmbH aus Eingangsleistungen für die unternehmerische Sphäre der Gesellschaft. Soweit ein Gesellschafter selbst Unternehmer ist, kann er an die GmbH Leistungen erbringen und dafür Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis erstellen. Der GmbH steht daraus der entsprechende Vorsteuerabzug zu, wie auch aus jeder anderen Eingangsleistung von einem anderen Unternehmer.