Gehaltsabrechnung

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung ist ein Dokument, auf dem die einzelnen Bestandteile des Gehalts über einen bestimmten Abrechnungszeitraum dokumentiert werden. Sie dient also der Information darüber, wie das Gehalt zustande kommt und muss jeden Monat an die Arbeitnehmer:innen eines Unternehmens ausgestellt werden.

Die Gehaltsabrechnung hat darüber hinaus auch die Funktion der Nachvollziehbarkeit der erfolgten Zahlung des Gehalts für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Und auch das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger müssen anhand der Gehaltsabrechnung nachvollziehen können, dass die Zahlung erfolgt ist und wie sich das Gehalt zusammengesetzt hat.

Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung

Damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist, gibt es einige Pflichtangaben bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung.

Dazu gehören unter anderem alle relevanten Informationen zu Art und Höhe des Lohnsteuerabzugs, Zuschläge und Zulagen. Außerdem muss die Zuordnung der Gehaltsabrechnung so einfach wie möglich sein. Deshalb fallen unter die Pflicht auch Angaben, von wem und für wen die Abrechnung des Gehalts ausgestellt wurde.

Konkret handelt es sich um folgende Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung:

• Name und Anschrift des Arbeitgebenden sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmenden
• Versicherungsnummer des oder der Arbeitgeber:in
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum
• Anzahl und Höhe der Steuer– sowie Sozialversicherungsbeiträge
• Gegebenenfalls Zahl der Kinderfreibeträge
• Relevante Merkmale für den Kirchensteuerabzug, sofern vorhanden
• Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
• Angaben über die Zusammensetzung (Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse).

Gehaltsabrechnung richtig lesen

Trotz der Pflichtangaben, muss nicht jede Gehaltsabrechnung gleich aussehen. Der Aufbau orientiert sich aber meistens an einer etablierten Vorlage, auf der folgende Angaben zu finden sein sollten.

Personenbezogene Daten

Die erforderlichen Daten des oder der Angestellten befinden sich in der Regel in einer Auflistung im oberen Teil der Gehaltsabrechnung. Das kann am Kopf sein oder in einem Bereich rechts oder links. Die personenbezogenen Daten sollten übersichtlich aufgeführt werden

Urlaub

In der Gehaltsabrechnung wird der Urlaubsanspruch aufgeführt. Das beinhaltet den bereits genommen Urlaub und den Resturlaub. Beides wird in Dezimalzahlen angegeben, da es auch möglich ist, sich einen halben Tag Urlaub zu nehmen.

Anschrift

Wie bei einem Brief befinden sich auf der Gehaltsabrechnung die Anschriften von Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in. Die Platzierung ist ebenfalls an die bei einem geschäftlichen Brief angelehnt. In den meisten Unternehmen wird die Gehaltsabrechnung zwar nur noch digital ausgestellt, sie kann aber auch weiterhin per Post versendet werden. Die Anschriften befinden sich dann dort, wo sich das Sichtfenster eines Briefumschlags befindet.

Brutto-Bezug

Der Brutto-Betrag setzt sich aus mehreren Rechengrößen zusammen, die in der Gehaltsabrechnung zusammengefasst als Gehalt aufgeführt werden.

Zu den möglichen Faktoren, die hier mit reinspielen können, gehören je nach Arbeitsvertrag folgende:

• Abfindungen
• Feiertagszuschläge
• Jubiläumszuwendungen
• Leistungsprämien
• Lohnfortzahlungen bei Arbeitsunfähigkeit
• Lohnnachzahlungen
• Sachbezüge
• Tantiemen
• Überstundenzuschläge
• Urlaubsgeld
• Vermögenswirksame Leistungen
• Weihnachtsgeld
• Wochenendzuschläge

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge

Die Abzüge in der Gehaltsabrechnung werden in der Regel durch Kürzel gekennzeichnet. Diese stehen für:

• KV – Krankenversicherung
• RV – Rentenversicherung
• AV – Arbeitslosenversicherung
• PV – Pflegeversicherung
• SolZ – Solidaritätszuschlag

Lohnsteuerabzug und Kirchensteuerabzug werden in der Regel nicht abgekürzt.

Nettoentgelt

Das Nettoentgelt ist der Betrag, der vom Bruttogehalt übrig bleibt, wenn alle Abzüge vorgenommen wurden. Dabei muss es sich aber nicht um den endgültigen Auszahlungsbetrag handeln.

Netto-Bezüge und Netto-Abzüge

Vom Nettoentgelt können noch weitere Beträge abgezogen werden – oder auch Bezüge hinzukommen. Dadurch kann sich das Nettoentgelt nochmal ändern. Möglich sind hier beispielsweise Arbeitgeberzuschüsse für die Krankenversicherung oder Pflegeversicherung.

Auszahlungsbetrag

Der Auszahlungsbetrag befindet sich in der Gehaltsabrechnung weit unten und ist der Betrag, der am Ende des Monats auf dem Konto des oder der Angestellten landet.

Aufgelaufene Jahreswerte

Die aufgelaufenen Jahreswerte sind eine Auflistung aller Brutto-Werte und gesetzlichen Abzüge des laufenden Abrechnungsjahres. Auf jeder Gehaltsabrechnung werden hier dementsprechend die Werte des Vormonats hinzugerechnet.

Bankverbindung

Die Bankverbindung für das Konto, auf das das Gehalt überwiesen wird.

Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung

Die Fußzeile der Gehaltsabrechnung dient der Erläuterung der einzelnen Punkte. Hier stehen beispielsweise die Bedeutungen der Abkürzungen oder Hinweise auf die Einhaltung der Gewerbeordnung.

Lohn vs. Gehalt – wo liegt der Unterschied?

Lohn und Gehalt umschreiben im Groben dasselbe – nämlich den Bruttobetrag, den Arbeitnehmende für ihre geleistete Arbeit erhalten. Dennoch gibt es eine Unterscheidung zwischen beiden Bezeichnungen – dieser bezieht sich auf die Art der Beschäftigung: Angestellte erhalten typischerweise ein Gehalt, das als monatliche Zahlung definiert ist. Gewerbliche Arbeitnehmer:innen hingegen erhalten einen Lohn, der auf Stundenbasis berechnet wird. Aus steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Perspektive steht beides auf einer Stufe.

Kirchensteuer: Religionsgemeinschaften, die staatlich anerkannt sind, dürfen eine Kirchensteuer erheben. Diese liegt bei 8 oder 9 % der Lohnsteuer, je nach Bundesland und unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge. Die Kirchensteuer wird dann einbehalten, wenn Arbeitnehmer:innen noch Mitglieder einer anerkannten Glaubensgemeinschaft sind. Gehören Eheleute unterschiedlichen Religionsgemeinschaften an, wird die Kirchensteuer in den meisten Bundesländern aufgeteilt.

Solidaritätszuschlag: Im Grunde liegt dieser bei 5,5 % der zu erhebenden Lohnsteuer. Jedoch fällt der Solidaritätszuschlag – umgangssprachlich auch häufig als „Soli“ bezeichnet, für die meisten Arbeitnehmer:innen weg. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Lexikon-Beitrag zum Solidaritätszuschlag.

Freibeträge

Steuerfreibeträge sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Ein Steuerfreibetrag wird beim Finanzamt beantragt. Der Arbeitnehmer erhält eine Bescheinigung über den Eintrag in der ELStAM-Datenbank.

Hinzurechnungsbeträge

Hinzurechnungsbeträge sind wie Freibeträge für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Sie können auch direkt beim Abruf der ELStAM beantragt werden. Hinzurechnungsbeträge können bei mehreren Arbeitsverhältnissen entstehen, von denen mindestens eines mit Steuerklasse VI besteuert wird.

Sozialversicherungsbeiträge

Auch die Beiträge zur Sozialversicherung werden vom Bruttobetrag abgezogen. Eine wichtige Rechengröße sind dabei die Beitragsbemessungsgrenzen: Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest, auf den sich die Sozialversicherungen prozentual berechnen. Verdienen Arbeitnehmer:innen also über den Höchstbetrag hinaus, wird dieses Plus nicht einbezogen. Der Höchstbetrag wird jedes Jahr neu durch die Bundesregierung beschlossen.

Darüber hinaus gibt es Bezüge, die zwar steuerpflichtig, aber nicht beitragspflichtig sind. Dazu können unter anderem Einmalzahlungen oder Sachbezüge zählen.

Die Sozialversicherung umfasst folgende Zweige:

• Krankenversicherung (KV)
• Rentenversicherung (RV)
• Arbeitslosenversicherung (ALV)
• Pflegeversicherung (PV)
• Unfallversicherung (UV).

Die Beiträge in der Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung werden in der Regel von Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber je zur Hälfte aufgebracht. Eine Ausnahme bilden unter anderem Geringverdiener:innen und weiterbeschäftigte Rentner:innen, die die Regelaltersgrenze erreicht haben.

Auch in der Krankenversicherung teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen den Gesamtbetrag. Die Krankenkassen dürfen einkommensabhängige Zusatzbeiträge erheben.

Der Beitrag zur Pflegeversicherung wird ebenfalls von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen zu gleichen Teilen getragen. Kinderlose Mitglieder zahlen einen Zuschlag von 0,25 %. Die Beiträge zur Unfallversicherung sind vom Arbeitgeber allein zu tragen.

Ermittlung des Auszahlbetrages für die Gehaltsabrechnung

Aus all den oben genannten Abzügen, Zuschüssen und Zulagen ergibt sich letztendlich das individuelle Nettogehalt. Das ist jedoch noch nicht der Betrag, der am Ende auf dem Konto der Arbeitnehmer:innen landet: Der finale Auszahlungsbetrag kann vom Nettobetrag abweichen. Dies ist der Fall, wenn noch folgende Sachverhalte berücksichtigt werden:

Vermögensbildung

Die Vermögensbildung (für die ein Arbeitnehmer einen bei einem Anlageinstitut wie z. B. einer Bank, Bausparkasse oder Lebensversicherung geschlossenen Vertrag beim Arbeitgeber einreichen muss), wird vom Nettoentgelt abgezogen und auf das entsprechende Sparkonto eingezahlt.

Vorschüsse

An den Arbeitnehmenden geleistete Vorschüsse (Vorauszahlungen auf zu erwartendes Gehalt, meistens als zinsloses Darlehen ausbezahlt) werden ebenfalls vom Nettobetrag abgezogen.

Überweisungen für die betriebliche Altersvorsorge

Zahlungen an eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse, die aus einer Entgeltumwandlung geleistet werden, werden ebenso wie vermögenswirksame Leistungen vom Nettolohn abgezogen und an das entsprechende Institut überwiesen.

Pfändungen

Pfändungen sind vom Nettobetrag vorzunehmen, wenn dem Arbeitgeber vom Gläubiger ein entsprechender Pfändungs- und Überweisungsbeschluss des Amtsgerichts oder eine Lohn- und Gehaltsabtretung vorgelegt wird. Der Arbeitgebende darf in diesem Fall nur noch den pfändungsfreien Anteil des Entgelts an den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin auszahlen. Die Höhe des Pfändungsbetrags kann in der amtlichen Lohnpfändungstabelle abgelesen werden, die jedes Jahr neu erscheint und die immer von Juli bis Ende Juni eines Jahres gilt.

Sonstiges

Bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags sind weiterhin alle Be- und Abzüge zu berücksichtigen, die nicht in den Bruttobereich oder in die gesetzlichen Abzüge gehören, z. B. Zuschüsse zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen usw.

Auszahlung des Lohns/Gehalts

Der auszuzahlende Betrag wird auf das von dem:der Arbeitnehmer:in angegebene Girokonto überwiesen. Zusätzlich erfolgt, sofern vorhanden, die Überweisung der Vermögensbildung auf das Konto des entsprechenden Anlageinstituts. Die Beiträge im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge werden ebenfalls direkt an das entsprechende Versicherungsinstitut gezahlt. Ebenso gehen mögliche abgerechnete Pfändungen direkt an den Gläubiger.

Wann zahlt der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin?

Bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats überweist der:die Arbeitgeber:in sowohl den Arbeitnehmer:innen als auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. In der Regel sind zum Monatsende dann unter anderem folgende Auszahlungen fällig (es können jedoch auch abweichende Zahlungstermine vereinbart werden):

• Auszahlbeträge an die Arbeitnehmer:innen
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Pfändungen

Die Lohn- und Kirchensteuer überweist der Arbeitgeber monatlich, vierteljährlich oder jährlich bis zum 10. des Folgemonats einschließlich des Solidaritätszuschlags an das zuständige Finanzamt. Die Abführung der einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuer hat zusammen mit der elektronischen Übermittlung der Lohnsteueranmeldung zu erfolgen.

Beitragsschuld der Gehaltsabrechnung

Durch die vorgezogene Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge auf den drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats müssen die Beiträge entrichtet werden, bevor die endgültige Höhe feststeht.

Bei monatlich schwankenden Bezügen weicht die endgültige SV-Verbindlichkeit vermutlich regelmäßig von dem Vorauszahlungssoll ab. Nur wenn Sie ausschließlich Gehälter abrechnen oder Zulagen/Zuschläge jeweils einen Monat zeitversetzt abrechnen, stimmen Vorauszahlungssoll und SV-Verbindlichkeiten überein. Daher haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Sozialversicherungsbeiträge für den laufenden Monat vorerst in Höhe des Vormonats zu zahlen. Die Differenz zwischen dem gezahlten und dem aufgrund der Entgeltabrechnung tatsächlich zu zahlenden Beitrag wird mit der Beitragszahlung im Folgemonat verrechnet.Diese Vereinfachungsregelung zur Beitragsfälligkeit wird durch das Bürokratieentlastungsgesetz geregelt.

Wie lange muss eine Gehaltsabrechnung aufbewahrt werden?

Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente müssen aufbewahrt werden – das gilt auch für Gehaltsabrechnungen. Arbeitgeber sind also verpflichtet, diese aufzubewahren. Die steuerrechtlichen Pflichten unterscheiden sich dabei von den sozialversicherungsrechtlichen: Die Entgeltabrechnung sowie alle weiteren Belege für den Lohnsteuerabzug müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, gibt es einen Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, gilt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden – und sollten diese gewisse Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge enthalten, müssen die Unterlagen sogar 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Für Arbeitnehmer:innen gibt es zur Aufbewahrung keine Vorschriften. Dennoch ist es sinnvoll, die Abrechnungen zu behalten. Gerade gegenüber Banken, Kreditgebern oder Vermieter:innen sind Gehaltsabrechnungen häufig wichtige Sicherheiten über die Zahlungsfähigkeit. Und auch das Finanzamt kann um Einsicht in Gehaltsabrechnungen bitten, wenn bei der Steuererklärung Unklarheiten bestehen.

Zusammenfassung

Die Gehaltsabrechnung ist vom Arbeitgeber durchzuführen. In großen Unternehmen übernimmt das die Lohnbuchhaltung.

Um den Nettolohn zu ermitteln, werden die Steuern sowie die Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttoarbeitslohn abgezogen. Der Auszahlungsbetrag kann sich jedoch durch sonstige Abzüge oder Zuzahlungen vom Nettolohn unterscheiden.

Der Arbeitgeber hat den Auszahlungsbetrag an den:die Arbeitnehmer:in abzuführen. Sowohl der Arbeitgeberanteil als auch der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungen wird durch den Arbeitgebenden abgeführt. Die Steuern bezahlt der:die Arbeitgeber:in beim zuständigen Finanzamt.