ERP-System

Die Entwicklung von ERP-Systemen

Lange Zeit wurden die einzelnen Abteilungen in Unternehmen unabhängig voneinander betrieben. Dabei spielten sogenannte Insellösungen eine große Rolle, bei denen für jede Abteilung ein gesondertes System oder eine eigene Strategie herangezogen wurde. Das Unternehmen wurde nicht als Ganzes betrachtet, sondern die einzelnen Teile voneinander getrennt.

In den 1960er-Jahren wurde dann in der Industrie der Grundstein für das Enterprise Resource Planning gelegt. Konkret waren die Optimierungen in Fertigungsprozessen der Auslöser für die Entwicklung von ERP-Systemen.

Damals wurden allerdings zuerst mal MRP-Systeme entwickelt. Dabei ging es rein um das Material Resource Planning. Es wurden also nicht direkt alle firmeninternen Ressourcen berücksichtigt, sondern ein Fokus auf das Material gelegt. Dadurch wurde vor allem der Materialbedarf kontrolliert, optimiert und geplant.

Erst in den 80er Jahre wurden diese Systeme erweitert und in Form der MRP II-Systeme auch für die Produktionsplanung verwendet. Man kannte diese Systeme auch als PPS, das für „Produktionsplanung und Steuerungssystem“ steht.

Anfang des neuen Jahrtausends entstand daraus das erste ERP-System, das bereits den Vertrieb und die Personalwirtschaft beinhaltete. Moderne ERP-Systeme berücksichtigen zudem auch das CRM oder das Supply Chain Management (SCM) zu Deutsch: Lieferungskettenmanagement.

Die Entwicklung moderner ERP-Systeme erstreckt sich also über mehr als ein halbes Jahrhundert. Moderne ERP-Systeme gelten als Systeme der zweiten Generation. Deshalb wird auch häufig von ERP II gesprochen.

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

ERP-Systeme waren lange Zeit vor allem Großkonzernen und größeren Unternehmen vorbehalten. Das liegt daran, dass der Aufwand für die Implementierung und die Betreuung sehr hoch waren und damit hohe Kosten verbunden waren.

Das ist heute nicht mehr der Fall. Moderne ERP-Software folgt den Regeln der Einsteigerfreundlichkeit. Die Komplexität von ERP-Systemen hat sich verringert und gleichzeitig sind moderne Cloud-Services verfügbar, die die Umsetzung und Führung von ERP im Unternehmen verhältnismäßig einfach machen.

Beim ERP aus der Cloud handelt es sich um eine Software-as-a-Service-Lösung. Das bedeutet, dass Anwender und Anwenderinnen auf das vorgefertigte System online zugreifen können. Dadurch sind Kosten besser kalkulierbar als bei einer fest installierten ERP-Software.

Diese sind aber ebenfalls weiter fortgeschritten als noch vor einigen Jahren und einsteigerfreundlicher konzipiert. Dadurch sind sie eine valide Option für KMU, die sich keinen großen Aufwand und komplexe Bedienung leisten können – weder finanziell noch zeitlich.

Natürlich gibt es heutzutage auch mobile ERP-Systeme, die auf dem Smartphone betrieben werden können. Mit diesen Systemen kann rund um die Uhr und an jedem Ort auf die Daten zurückgegriffen werden.

Viele ERP-Systeme haben mittlerweile sogar eine Social Media Anbindung. Da die sozialen Medien zu einer der wichtigsten Kommunikationsumgebungen geworden ist, können über ERP auch im Rahmen des CRMs Informationen direkt über Social Media weitergegeben werden. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Anfragen von Kunden und Kundinnen über diese Kanäle erfolgen oder wenn neue Kampagnen erstellt werden sollen.

Moderne ERP-Systeme, egal ob mobil, in der Cloud oder „on premise“ verfügen über aktuelle Lösungen für den Schutz der gesammelten und verarbeiteten Daten. Häufig übersteigen diese Sicherheitsmaßnahmen sogar die in den Unternehmen selbst.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Wie bereits erwähnt, erstreckt sich ERP im besten Fall über alle Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse. Die ursprünglich verbreiteten Abgrenzungen der funktionalen Bereiche voneinander werden durch ERP-Systeme aufgehoben.

ERP liefert Daten als Basis für das gesamte Unternehmen und stellt Kommunikationswege bereit, die alle Bereiche miteinander verbinden. Dabei wird entgegen der klassischen Warenwirtschaft das Unternehmen als Ganzes betrachtet und alle Abteilungen und Bereiche gleichermaßen in das System übernommen.

Dadurch entstehen flüssige Abläufe im gesamten Unternehmen, während alle Bereiche und Geschäftsprozesse aufeinander angewiesen sind und voneinander profitieren.

Wie ERP die einzelnen Bereiche, Abläufe und Prozesse beeinflusst, schauen wir uns einmal im Detail an:

ERP-System im Vertrieb und im Marketing

Marketing und Vertrieb hängen auf gewisse Weise miteinander zusammen. Das Marketing soll den Vertrieb unterstützen, indem es den Verkauf des eigenen Angebots erleichtert. Der Vertrieb selbst bietet das Angebot den Kunden und Kundinnen an.

Dafür werden unterschiedliche Vertriebskanäle verwendet, die von der Branche, dem Angebot, dem Markt und dem Unternehmen abhängig sind. Produkte und Dienstleistungen können sowohl über den Direktkontakt oder persönlichen Kontakt via E-Mail und Telefon angeboten werden als auch über den stationären Einzelhandel oder externe Online-Shops zu den Endverbraucher:innen gelangen.

Die Aufgabe der Marketingabteilung ist die Analyse von Zielgruppen und Kundenverhalten, um die richtigen Vertriebskanäle zu finden und immer wieder anzupassen oder zu erweitern.

Dafür werden Marketingkampagnen genutzt, die potenzielle Käufer und Käuferinnen zu Kunden und Kundinnen machen sollen.

In modernen ERP-Systemen ist das Customer Relationship Management oder kurz „CRM“ als eine der Funktionen integriert. Das CRM sammelt alle wichtigen Daten von Kunden und Kundinnen, die Aufschlüsse über das Kaufverhalten, das Interesse an Produkten und die Kundenzufriedenheit geben.

Dadurch können Kundenbeziehungen besser gepflegt werden und Kampagnen direkt auf die Zielgruppe zugeschnitten werden.

Für den Vertrieb spielen dabei auch das Controlling, die Produktion und das Finanzwesen eine Rolle, da die Wege des Vertriebs zwangsläufig über diese Bereiche führen.

Beispiel für ERP im Vertrieb

Angenommen, ein:e Kund:in entwickelt über das Marketing Interesse an einem Produkt Ihres Unternehmens und holt sich ein Angebot ein. Dann erhält der Vertrieb die Anfrage des Kunden oder der Kundin.

Im Rahmen des Controllings erstellt der Vertrieb das Angebot. Der oder die Kund:in überprüft das Angebot, ist damit einverstanden und erteilt einen Auftrag.

Der Vertrieb erstellt den Kundenauftrag und reicht ihn an die Produktion weiter, die diesen Auftrag in die Produktionsplanung einbeziehen muss.

Ist das Produkt fertig, kümmert sich der Vertrieb um den Versand und der oder die Kund:in erhält, wonach er oder sie gefragt hat.

Der Vertrieb kümmert sich zudem noch um die Fakturierung und erstellt die Rechnung für das Produkt. Diese wird ebenfalls an den Kunden oder die Kundin verschickt.

Sobald die Rechnung für das erhaltene Produkt beglichen wird, geht sie über in das Finanzwesen als Zahlungseingang und der Auftrag ist abgeschlossen.

ERP-System in der Materialwirtschaft

Die Materialwirtschaft ist besser als Warenwirtschaft bekannt. Dabei handelt es sich um die Planung und Verwaltung von Materialien in einem Unternehmen. Alle Bewegungen von Material sowohl innerhalb des Unternehmens als auch außerhalb – beispielsweise durch Lieferant:innen oder Kund:innen – werden in der Materialwirtschaft gesteuert.

Als Material gilt dabei im Grunde alles, was für den geschäftlichen Betrieb notwendig ist. Also Waren, die weiterverkauft werden, Rohstoffe für die Weiterverarbeitung und Halbfertigprodukte, die in der Produktion verwendet werden.

Material muss beschafft, eingelagert und disponiert werden. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Menge immer ausreicht, aber den notwendigen Bestand nicht übersteigt, um die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Durch ERP in der Materialwirtschaft kann der Lagerbestand gesenkt und die Durchlaufzeit minimiert werden. Dadurch lässt sich beispielsweise die Lieferzeit optimieren.

Die Materialwirtschaft steht im Grunde zwischen der Produktion und dem Finanzwesen.

Beispiel für ERP in der Materialwirtschaft

Im Rahmen der Produktionsplanung werden Waren oder Rohstoffe benötigt. Innerhalb der Materialwirtschaft wird der Bedarf ermittelt. Ist noch genügend Material auf Lager, wird dieses verwendet und der Bestand wieder aufgefüllt. Reicht das gelagerte Material nicht für die Produktion aus, muss natürlich ebenfalls Material bestellt werden.

Dafür stellt die Materialwirtschaftsabteilung eine Anfrage beim entsprechenden Lieferanten und erhält daraufhin ein Angebot. Dieses Angebot wird geprüft und bestätigt, indem der Auftrag für die Lieferung erteilt wird.

Der oder die Lieferant:in erhält den Auftrag und liefert nach der Abwicklung die bestellte Ware. Dafür wird natürlich eine Rechnung erstellt, die bei Begleichung als Zahlungsausgang an das Finanzwesen geht.

Die Materialwirtschaft verbucht den Wareneingang und lagert die gelieferten Materialien ein. Dadurch ist der Auftrag so weit abgeschlossen und die Produktion kann wie geplant durchgeführt werden.

ERP-System in der Produktion

Die Produktion ist die Herstellung des Angebots, das ein Unternehmen an seine Kunden und Kundinnen anbietet. Dabei werden Rohstoffe mit der Hilfe von Maschinen, technischen Hilfsmitteln und menschlichen Arbeitskräften verarbeitet und so Wirtschaftsgüter geschaffen.

Vor der Einführung von Enterprise Resource Planning wurde die Produktion über aufwendige Schnittstellen zu anderen Systemen mit wichtigen Abteilungen wie der Materialwirtschaft oder dem Vertrieb verankert. ERP-Systeme hingegen verbinden alle Prozesse automatisch miteinander.

Wichtig ist vor allem die Produktionsplanung. Die meisten Produkte werde nicht nur aus einem Rohstoff oder einem Bauteil hergestellt, sondern müssen mit verschiedensten Materialien bearbeitet werden. Dabei wird in der Regel ein Schema festgelegt, anhand dessen die Produktion vorgenommen wird und ein Produkt Stück für Stück gefertigt wird.

Über Stücklisten wird der Bedarf festgestellt. Diese Stücklisten werden im ERP-System gespeichert. Dabei wird eine Mehrfachspeicherung verhindert, um den Bestand nicht unnötig zu überfordern und zu verhindern, dass Material doppelt oder dreifach bestellt wird.

Das ERP-System hilft durch die Speicherung von Stücklisten bei der Produktionsplanung und der Produktionssteuerung. Dabei werden der Vertrieb, die Materialwirtschaft und das Controlling mit in die Prozesse eingebunden.

Beispiel für ERP in der Produktion

Die Produktion besteht im Grunde aus der Produktionsplanung und der Produktionssteuerung. Für die Produktion wird zuerst eine grobe Planung erstellt. Die genaue Planung erfolgt, wenn über den Vertrieb ein Auftrag von einem Kunden oder einer Kundin reinkommt.

Der Primärbedarf wird dann geplant und geht über zur genauen Planung von Mengen an Material, Terminen für Produktion und Fertigstellung und die benötigten Kapazitäten.

Der Fertigungsauftrag geht von der Produktionsplanung in die Produktionssteuerung über.

Eine Meldung an die Abteilung für Materialwirtschaft sorgt dafür, dass der Bestand an benötigtem Material aufgefüllt wird.

Die Abrechnung für den fertiggestellten Auftrag geht ins Controlling für die Ergebnisrechnung.

ERP in der Bedarfsermittlung

Die Bedarfsermittlung haben wir in diesem Artikel bereits mehrmals gesehen. Sie ist unmittelbar mit der Produktion verbunden und ein Teil der Materialwirtschaft. Man kennt sie auch als die Materialbedarfsplanung.

Ziel der Bedarfsermittlung ist es, die Lager immer mit genügend Warenbeständen zu füllen, damit diese zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Dabei wird im besten Fall der schmale Grat zwischen zu vollem und zu leerem Lager zu finden. Weder soll das Lager leer sein, weil dann die Rohstoffe fehlen, noch soll es zu voll sein, weil das unnötige Kosten verursacht.

Da vor allem Vorprodukte für die Herstellung und den Produktionsprozess häufig nur in großen Mengen erhältlich sind, ist eine gute Planung der Lagerhaltung notwendig. Außerdem werden direkt alle Kosten für Transport und Lagerhaltung mit einbezogen.

Das Optimum bei der Planung ist ein Bestand, der Unterbrechungen in der Produktion vermeidet, gleichzeitig aber keine unnötigen Kosten verursacht. In manchen Branchen ist die sogenannte Just-in-time-Produktion, die diesen Vorgang perfektioniert hat, bereits gängige Praxis.

Das Ziel besteht dabei aus drei Faktoren:

Die optimale Menge an Material
Am optimalen Ort gelagert
Zur optimalen Zeit verfügbar

Um das zu erreichen, ist eine sehr genaue Planung notwendig, bei der ein ERP-System behilflich ist.

ERP-System im Finanz- und Rechnungswesen

Alle betrieblichen Prozesse verursachen Kosten und Aufwand. Die Ressourcen sind also immer betroffen.

Das interne Rechnungswesen befasst sich vor allem mit dem Controlling und den Kostenstellen. Das externe Rechnungswesen oder die Finanzbuchhaltung bildet nach außen die finanzielle Situation des Unternehmens ab.

Dazu gehören unter anderem auch die Bilanzierung, die ordentliche Buchführung, die Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) und der Jahresabschluss.

Innerhalb eines ERP-Systems sind häufig Programme für diese Bereiche vorhanden, allerdings sind die Anforderungen in diesen Bereichen besonders vielfältig beziehungsweise hängen von zahlreichen Faktoren wie beispielsweise der Unternehmensgröße und der Branche ab.

ERP-System im Controlling

Als Controlling bezeichnet man im Unternehmen eine Funktion innerhalb des Managements, bei der Steuerungsaufgaben und Koordination zusammenkommen.

Ein Schwerpunkt sind die Finanzen, die stets kontrolliert und gesteuert werden müssen, um Liquiditätsprobleme zu vermeiden. Man spricht dabei auch vom operativen Controlling.

Im Mittelpunkt stehen vor allem die Liquidität, die Rentabilität und die Wirtschaftlichkeit.

Durch die Anwendung von ERP können Finanzströme optimiert werden, wodurch Umsatzrückgänge nicht direkt finanzielle Engpässe bedeuten, sondern auch weiterhin rentabel gewirtschaftet werden kann.

Das strategische Controlling hingegen zielt auf das Erkennen und Sichern vorhandener Potenziale ab. Dabei werden Ziele definiert, Chancen und Risiken analysiert und Stärken sowie Schwächen herausgearbeitet, um ein möglichst klares Bild zu bekommen.

Das strategische Controlling bezieht das gesamte Umfeld des Unternehmens in die Betrachtung mit ein. Es geht also nicht nur um interne Daten, sondern auch um externe Positionen wie die Marktlage, den Wettbewerb und generelle Entwicklungen innerhalb der Branche.

Mit der Hilfe eines ERP-Systems lässt sich das Erreichen der gesetzten Ziele kontrollieren. Zudem können Kosten gesenkt und dadurch das Kapital vermehrt werden.

ERP in der Personalwirtschaft

Eine der zentralen Aufgaben der Unternehmensführung ist das Personalmanagement. Dazu gehören die Personalverwaltung, die Personalbedarfsplanung und die Personalbeschaffung.

Das Personal gilt ebenfalls als eine Ressource und wird dementsprechend im ERP-System berücksichtigt. Tatsächlich ist das Personal sogar sehr stark im ERP vertreten und erhält ein komplettes Personalinformationssystem.

Dazu kommt noch die Personalentwicklung, die vor allem deshalb interessant ist, weil bereits bestehendes Personal häufig leichter geschult und weitergebildet werden kann, statt Fachpersonal zu finden, das stattdessen eingestellt werden kann.

Schulungen und Weiterbildung für eigene Mitarbeiter:innen sind kostengünstiger und mit weniger Aufwand verbunden, als auf Bewerber und Bewerberinnen zu hoffen, die den Ansprüchen gerecht werden, da diese auch durch teils kostenintensive und aufwendige Maßnahmen angeworben werden müssen.

Das ERP-System hilft dabei, herauszufinden, wo Weiterbildung und Training sinnvoll ist und Potenzial vorliegt, die Qualifikationen zu erfüllen. Die Personalentwicklung gestaltet sich dadurch also einfacher.

ERP-System in Forschung und Entwicklung

Innovative Produkte und neue Technologien sind immer gefragt. Um diese zu entwickeln, muss aber erstmal geforscht werden, was möglich ist, was gefragt ist und wie das umsetzbar sein könnte. Dafür muss ein Teil des Unternehmensgewinns in die Forschung und Entwicklung gesteckt werden.

Das ist ein sehr kostenintensiver Bereich, der aber in der Regel auch bei Erfolg für die langfristige Sicherung des Unternehmens sorgt. Man kann sich beispielsweise mal überlegen, wo Apple heute stehen würde, wenn sie nicht mit neuen Technologien auf den Markt vorgedrungen wären.

Ein ERP-System liefert ein breites Wissen in Form von Daten und Informationen über Prozesse und Entwicklungen auf dem Markt und innerhalb des eigenen Fachbereichs. So wird die Recherche für die Forschung erleichtert.

Wichtig ist dabei, dass sowohl materielle als auch ideelle Ressourcen berücksichtigt werden. So werden alle potenziellen Möglichkeiten erkannt und berücksichtigt.

Die Forschung ist allerdings ein Bereich, der eher in großen Unternehmen wichtig ist und nur selten eine Rolle in mittelständischen oder gar kleinen Unternehmen spielt. Es kommt dabei aber auch auf die Branche an. Die Softwareentwicklung und IT beispielsweise sind Branchen, in denen die Neu- und Weiterentwicklung von Technologien das größte Geschäft sind. Daran beteiligen sich Unternehmen aller Größen, vom Großkonzern bis hin zum Hobbyentwickler in der eigenen Garage.

Ein ERP-System sorgt in diesem Zusammenhang für eine Qualitätssicherung und ein Fehlermanagement, damit die Entwicklung ungestört voranschreiten kann.

ERP in der Stammdatenverwaltung

Stammdaten sind alle Daten, die in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Abteilungen gesammelt werden. Dabei werden für gewöhnlich unterschiedliche Systeme genutzt, wodurch keine gemeinsame Schnittstelle besteht und die Daten zudem über die Zeit immer inkonsistenter werden.

Ein ERP-System hat eine zentrale Datensammelbank und sorgt dafür, dass die Daten immer konsistent bleiben. Dadurch ist die Aktualität der Daten immer gesichert.

Die Informationen, die sonst über mehrere Abteilungen verstreut sind, werden hier an einem Punkt gesammelt und gepflegt. Das sorgt zum einen für einen besseren Überblick und zum anderen für weniger Kosten und Aufwand.

ERP-System im Produktmanagement

Das Produktmanagement ist stark von Daten abhängig und profitiert davon, wenn diese zentral geordnet sind. Denn ohne Stücklisten, CAD-Dateien oder Daten aus dem Produktinformationsmanagement wie beispielsweise Daten, die der Vermarktung dienen, kann keine ordentliche Produktionsplanung vorgenommen werden.

Im ERP-System werden zudem auch obsolete Daten weiterhin aufbewahrt. Zum Beispiel, wenn ein Produkt nicht mehr hergestellt wird und die Daten nicht mehr benötigt werden. So kann man trotzdem immer wieder auf diese Daten zurückgreifen und sie beispielsweise für den Support nutzen.

Innerhalb des Produktmanagements finden sich auch die Prozesse, die für die Entwicklung eines Produkts verantwortlich sind. Dadurch speichert das ERP-System auch alle Daten von vorherigen Variationen eines Produkts. So lassen sich Produkte immer auch rekonfigurieren, wenn das beispielsweise aufgrund von Produktionsfehlern notwendig sein sollte.

ERP sorgt im Produktmanagement also für die Dokumentation und Auswertung aller wichtigen Daten und stellt wichtige Informationen zur Verfügung.

ERP im Dokumentenmanagement

Dokumente sind auch in Zeiten des papierlosen Büros ein Faktor, der nicht kleiner wird. Die Erstellung hat sich nur größtenteils in die Digitalität verlagert. Trotzdem müssen all diese Dokumente aufbewahrt werden. Für viele bestehen sogar sogenannte Aufbewahrungsfristen.

Dokumente mit Aufbewahrungsfristen müssen auf Anfrage immer verfügbar sein. Beispielsweise, wenn das Finanzamt nach einer acht Jahre alten Rechnung fragt. Auch, wenn das eher unwahrscheinlich ist, ist es dennoch nicht unmöglich. Ist die Rechnung dann nicht verfügbar, kann das zu ernsthaften Problemen führen.

Das ERP-System sammelt alle Dokumente in einer eigenen Datenbank, die nach unterschiedlichen Kriterien und Kategorien sortiert und durchsucht werden kann. So finden sich alle Rechnungen, E-Mails, Belege, Vertragsunterlagen und was sonst noch an Dokumenten entsteht an einem Ort und können schnell gefunden werden.

Dadurch bietet ERP eine sichere Archivierung, die übersichtlich ist und rechtliche Probleme aufgrund von Unordnung vermeidet.

Worauf muss man bei der Auswahl eines ERP-Systems achten?

Will ein Unternehmen ein ERP-System installieren, sind die Auswahlmöglichkeiten vielfältig, um nicht zu sagen erschlagend. Es gibt zahlreiche ERP-Lösungen auf dem Markt und jede davon erfüllt andere Ansprüche.

Deshalb muss bei der Auswahl der ERP-Software mit Bedacht vorgegangen werden. Es müssen die richtigen Fragen gestellt und auf sorgfältige Weise beantwortet werden. Dabei sollte nicht nur die Geschäftsleitung allein entscheiden, sondern alle Verantwortlichen der Abteilungen und Unternehmensbereiche in die Entscheidung einbezogen werden. Schließlich beeinflusst ERP am Ende alle Angestellten.

Bei der Auswahl sind zuerst mal bestimmte Entscheidungen wichtig. Dazu gehört vor allem die Auswahl der Softwarekategorie. Soll es ein fest installiertes Programm sein oder doch die Cloud-Lösung?

Dazu kommt, dass ERP-Systeme häufig auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind. Beispielsweise auf Dienstleistungsunternehmen, das Baugewerbe, IT, die Automobilindustrie, Versicherungen, das Handwerk oder Finanzdienstleister. Das richtige Programm hängt also auch stark von der Tätigkeit des Unternehmens ab.

Das Lastenheft als Entscheidungshilfe

Für die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes ERP-System sollte ein sogenanntes Lastenheft erstellt werden. Dabei handelt es sich um eine Liste mit Anforderungen, die das gewählte ERP-System erfüllen muss.

Wichtig ist bei der Herangehensweise an so ein Lastenheft, dass nicht nur aktuelle Anforderungen berücksichtigt werden, sondern auch künftige Bereiche und Entwicklungen in die Entscheidungen mit einbezogen werden. Ein Businessplan liefert hier beispielsweise hilfreiche Einblicke in die Planungen für die Zukunft und welche Ansprüche in Zukunft an ein ERP-System gestellt werden könnten.

Einführung

Das Lastenheft enthält alle notwendigen Informationen, die für die Entscheidung für oder gegen ein ERP-System von Bedeutung sind. Nach ein paar allgemeinen Angaben zum Unternehmen wie der Branche und der Anzahl an Mitarbeiter:innen folgt der erste wichtige Punkt: die EDV-Struktur im Unternehmen.

Die EDV-Struktur gibt Aufschluss darüber, mit welchen Systemen bisher gearbeitet wird und welche Schnittstellen es gibt. Das ist deshalb entscheidend, weil das ERP-System diese Systeme und Schnittstellen im besten Fall komplett ersetzt.

Anschließend folgt die Rahmenplanung für den Übergang in ein neues ERP-System. Dabei werden sowohl die Zeiträume für die Anschaffung, die Umstellung und die Einführung angegeben, als auch der Kostenrahmen.

Ziele

Die Ziele durch die Einführung eines ERP-Systems werden im Lastenheft definiert. Dafür werden vor allem bestimmte Kernfragen beantwortet. Dazu gehören unter anderem diese:

• Warum soll die neue Software eingeführt werden?
• Was ist die Ausgangssituation?
• Was sind aktuelle Probleme, die durch die Einführung von ERP behoben werden?
• Welche Leistungen muss die ERP-Software erbringen?
• Was erwartet das Unternehmen von der Einführung eines ERP-Systems?
• Welche Art von ERP-Systemen wird priorisiert?

Die Antworten auf diese Fragen können allgemeiner Natur sein, teilweise aber auch spezifisch innerhalb einzelner Abteilungen, Unternehmensbereiche oder bezogen auf bestimmte Geschäftsprozesse beantwortet werden.

Anforderungen

Die Anforderungen an das ERP-System sind die wichtigsten Aspekte im Lastenheft. Für eine klare Auflistung wird ein Anforderungskatalog angelegt, der die einzelnen Faktoren untereinander auflistet. Dabei kann eine Unterscheidung zwischen Muss-Kriterien und Kann-Kriterien vorgenommen werden.

Muss-Kriterien sind logischerweise Kriterien, die das ERP-System erfüllen muss. Die Kann-Kriterien sind ein netter Zusatz, aber auch nicht schlimm, wenn sie nicht vorhanden sind.

Der Anforderungskatalog beginnt mit der IT-Struktur für das ERP-System. Soll die Software in einer Cloud betrieben werden oder auf einem eigenen Server liegen? Soll die IT-Struktur zentral oder dezentral sein?

Dann folgen die Funktionen. Hier gibt es zahlreiche Faktoren, die wichtig sein können. Beispielsweise diese:

• Berücksichtigung von Fremdwährungen
• Datenimport und -export
• Dokumentenmanagement
• Felder spezifisch für einzelne Branchen
• Felder spezifisch für einzelne Kund:innen
• Hilfe und Support
• Individualisierungsmöglichkeiten der Bedienungsoberflächen und Ansichten
• Konfigurationsmöglichkeiten
• Länderanpassung
• Mehrsprachiges System
• Möglichkeit, mehrere Benutzer:innen anzumelden
• Such- und Filterfunktionen

Außerdem sind die technischen Anforderungen wichtig, damit das ERP-System auch läuft wie gewünscht. Dafür ist beispielsweise das Betriebssystem entscheidend und auch, welche Datenbanken und Schnittstellen verwendet werden sollen. Beispielsweise läuft ein ERP-System, das explizit für Apple OS konzipiert wurde, nicht ohne Weiteres unter einem Betriebssystem von Microsoft und selbst wenn, können Probleme mit den Schnittstellen und Datenbanken auftreten, da diese in dem Fall vermutlich ebenfalls an das Microsoft-System angepasst sind, die ERP-Software aber nicht.

Funktionale Anforderungen für einzelne Bereiche und Abteilungen
Jeder Bereich und jede Abteilung hat eigene Ansprüche an ein ERP-System. Im Lastenheft sollte deshalb eine Auflistung der Anforderungen, gegliedert nach den Bereichen beziehungsweise Abteilungen vorhanden sein. So entsteht ein Überblick darüber, in welchen Bereichen besonders viele Anforderungen entstehen und welche Abteilungen vielleicht nur wenige Ansprüche stellt. So kann gezielter das richtige ERP-System ausgewählt werden.

Für den Vertrieb sind unter anderem folgende Kriterien von Bedeutung:

• Angebotserstellung
• E-Mail-Archivierung
• Interessenverwaltung
• Kontaktverwaltung
• Kreditwürdigkeitsprüfung
• Kundenklassifizierung
• Kundenverwaltung
• Preisfindung
• Rahmenverträge
• Vertriebsregionen

Im Marketing können folgende Kriterien wichtig sein:

• Absatzplanung
• Kampagnenmanagement
• Newslettererstellung
• Produktmanagement
• Projektmanagement
• Vertriebsplanung

In der Auftragsbearbeitung sind folgende Faktoren bedeutend:

• Angebotserfassung
• Artikelverwaltung
• Auftragserfassung
• Automatischer E-Mail-Versand
• Inventur
• Lagerverwaltung
• Lieferantenverwaltung
• Retouren
• Terminberechnung

Der Einkauf profitiert unter anderem von diesen Funktionen:

• Anfragenbearbeitung
• Angebotsbearbeitung
• Bestellabwicklung
• Einkaufsartikel
• Lieferantenverwaltung
• Warengruppen

Beim Versand können diese Faktoren wichtig sein:

• Direktversand
• Einfache Lagerstruktur
• Exportabwicklung
• Kommissionierung
• Komplexe Lagerstruktur
• Rücksendeverfolgung
• Schnittstellen zu Versanddienstleistern
• Versandkostenermittlung

Bei der Fakturierung spielen die folgenden Aspekte eine Rolle:

• Barrechnungen
• Belegmanagement
• Berücksichtigung von Gutschriften
• Kreditrechnungen
• Mehrstufige Abschlagszahlungen
• Rechnungserstellung
• Sammelrechnungen
• Umsatzberichte
• Umsatzstatistiken
• Vertragsverwaltung
• Zahlungserfassung

Die Waren- und Materialwirtschaft kann aus folgenden Funktionen einen Nutzen ziehen:

• Bedarfsermittlung
• Bestandsbuchungen
• Bestandsverwaltung
• Bestellwesen
• Chargenverwaltung
• Dropshipping
• Inventur
• Lagerbestandsmanagement
• Lagerverwaltung
• Rechnungsprüfung
• Seriennummernverwaltung

In der Produktion können diese Faktoren von Bedeutung sein:

• Arbeitspläne
• Fertigungsarten
• Kostenstellen
• Materialdisposition
• Nachkalkulation
• Produktionsplanung
• Produktkonfigurationen
• Ressourcenverwaltung
• Rückwärtsterminierung
• Stücklistenverwaltung
• Vorkalkulation
• Vorwärtsterminierung

Das Rechnungswesen greift unter anderem auf diese Funktionen zu:

• Bankabwicklung
• Budgetierung
• Finanzbuchhaltung
• Kostenabrechnung
• Schnittstellen zu DATEV und ELSTER
• Teilkostenrechnung
• Vollkostenrechnung
• Zahlungsverkehr (auch international)

Das Personalwesen könnte an diesen Funktionen interessiert sein:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Personalkostenplanung
• Reiseabrechnung
• Zeiterfassung

Hat das Unternehmen einen ausgeprägten Außendienst sind zudem mobile Bearbeitungsmöglichkeiten wichtig. Beispielsweise, die Möglichkeit, mobil Angebote zu erstellen und Daten zu erfassen.

Zudem sollten gewisse Organisationstools nicht vernachlässigt werden. Beispielsweise Terminkalender, eine Möglichkeit zur Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Erstellung von Aufgabenlisten, Chatmöglichkeiten und Dateimanager.

Anbieterleistungen

Abschließend sind auch die Leistungen des Softwareanbieters von Bedeutung. Schließlich will man bei technischen oder funktionalen Problemen jemanden haben, an den man sich wenden kann. Hier sind also Aspekte wie die Kontaktmöglichkeiten, die Kommunikationswege und der angebotene Support wichtig.

Dazu gehören auch die Möglichkeiten, einen technischen Kundendienst vor Ort zu bekommen oder die Bereitstellung eines Notdienstes, der rund um die Uhr verfügbar ist.

Außerdem sollte hier die Frage nach regelmäßigen Sicherheitsupdates und Möglichkeiten für spätere Upgrades gestellt werden. ERP-Systeme enthalten alle Daten eines Unternehmens und sind deshalb ein beliebtes Ziel von Cyberkriminellen. Die Sicherheit der Daten muss also immer gewährleistet sein, was nur durch regelmäßige Updates möglich ist.

Da ein ERP-System sich nicht von selbst auf dem neusten technischen Stand und den Anforderungen des Unternehmens hält, kann die Möglichkeit zur Nachrüstung sinnvoll sein.

Ein Umstieg auf ein neues ERP-System kann mit viel Aufwand verbunden sein, deshalb sollte hier direkt die logische Lösung gesucht werden.

In den letzten Jahren sind zwar viele Unternehmen auf neue ERP-Systeme umgestiegen, aber das liegt vor allem daran, dass die Cloud-basierten Lösungen einen gewissen Andrang verursacht haben, da sie mit einer erleichterten Datenübernahme und Einarbeitung plus geringeren Kosten einen Anreiz geschaffen haben.

Wenn Sie sich direkt für das richtige ERP-System entscheiden, ist ein Umstieg später nicht mehr notwendig. Beachten Sie alle Faktoren, damit das ERP-System lange Zeit seinen Zweck erfüllt.