Einnahmen und Ausgaben

Die Definition von Einnahmen und Ausgaben

Simpel gesagt erhöhen Einnahmen das Geldvermögen Ihres Unternehmens, während Ausgaben es verringern. Das muss aber nicht direkt der Fall sein. Zu den Einnahmen und Ausgaben gehören auch offene Forderungen oder Verbindlichkeiten, die in Zukunft das Geldvermögen Ihres Unternehmens beeinflussen werden. Verkaufen Sie ein Produkt auf Rechnung, steigt zwar nicht das Geldvermögen, aber es entsteht eine Forderung, durch die das Geldvermögen in Zukunft steigen wird.

Allerdings gibt es bestimmte Abgrenzungen, denn nicht alle Kosten sind automatisch Ausgaben. Abschreibungen zum Beispiel sind Kosten, die durch interne Faktoren wie die Produktion anfallen. Ein Beispiel ist der Kauf einer Maschine. Die Abschreibungskosten für die Maschine sind keine Ausgaben. Die anfängliche Investition für den Kauf der Maschine allerdings schon.

Das betriebliche Geldvermögen umfasst den Kassenbestand, das Bankguthaben und die Forderungen bzw. Verbindlichkeiten, die Sie gegenüber Kund:innen haben oder die Kund:innen noch bei Ihnen begleichen müssen. Bestände an Wertpapieren und anderen Wertanlagen gehören ebenfalls dazu.

Erhöht sich das Geldvermögen also, ist das eine Einnahme. Verringert sich das Geldvermögen, ist eine Ausgabe.

Ziehen Sie alle Ausgaben von den Einnahmen ab, erhalten Sie die Einkünfte Ihres Unternehmens.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Die Einnahmen und Ausgaben Aufstellung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist auch als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bekannt. Die EÜR stammt aus der einfachen Buchführung. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung listen Sie in vereinfachter Form die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens auf und stellen Sie zur Ermittlung der Einkünfte gegenüber.

Alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler:innen, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Ermittlung des Gewinns anwenden, müssen Aufzeichnungen über folgende Punkte führen:

• eine Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben aus dem Betrieb
• eine Registrierkasse (sofern vorhanden)
• ein Wareneingangsbuch (sofern Waren eingekauft werden)
• ein Anlagenverzeichnis
• ein Lohnkonto (sofern Angestellte beschäftigt werden)
• Aufzeichnungen der Umsatzsteuer

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung muss nicht all diese Punkte beinhalten. Zum Beispiel braucht nicht jedes Unternehmen eine Registrierkasse oder ein vergleichbares elektronisches Aufzeichnungssystem für die Bareinnahmen. Das ist erst dann vorgeschrieben, wenn die jährlichen Barbeträge einen Wert von 7.500,00 Euro übersteigen oder der Jahresumsatz des Unternehmens über 15.000,00 Euro liegt.

Wenden Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung an, sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Inventur zu machen. Sie müssen aber alle Einnahmen und Ausgaben laufend erfassen. Zu den Betriebseinnahmen zählen dabei unter anderem:

• Verkauf von Sachgütern
• Eingenommene Umsatzsteuer
• Auflösung von Rücklagen
• Allgemeine Betriebseinnahmen nach ermäßigtem Steuersatz oder steuerbefreite Einnahmen

Zu den Betriebsausgaben zählen zum Beispiel:

• Löhne und Gehälter
• Erworbene Dienstleistungen
• Wareneinkäufe
• Abziehbare Vorsteuer
• Miete
• Pkw-Kosten
• Energiekosten
• Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
• Umsatzsteuer

Die meisten Unternehmen führen ein Kassenbuch, um alle Belege, die für die Erstellung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung benötigt werden, zu sammeln.

Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen

Wie wir bereits festgestellt haben, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besser bekannt als die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Im Rahmen der Steuererklärung übermitteln Sie also eine EÜR an das Finanzamt.

Für die EÜR gibt es ein Formular auf dem Online-Portal ELSTER, das wir uns einmal genauer anschauen. So sehen Sie, was bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung alles zu beachten ist. Das Formular für die EÜR besteht aus sieben Seiten, die teilweise recht lang sind.

Allgemeine Angaben

Die allgemeinen Angaben erklären sich von selbst. Hier tragen Sie die wichtigsten Daten zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Selbstständigkeit ein. Dazu gehören auch die Rechtsform und die Art des Betriebs.

Dazu kommen die Angaben zum Wirtschaftsjahr, wie beispielsweise, ob es sich um ein abweichendes Wirtschaftsjahr handelt oder ob der Betrieb im laufenden Wirtschaftsjahr eingestellt wurde.

Mitwirkung bei der Anfertigung der EÜR

Haben Sie sich bei der Erstellung der EÜR von Ihrem oder Ihrer Steuerberater:in helfen lassen, gehört diese Angabe hierher.

Betriebseinnahmen (einschließlich steuerfreier Betriebseinnahmen)

Hier tragen Sie die jeweiligen Betriebseinnahmen ein. Die einzelnen Punkte sind:

• Betriebseinnahmen als umsatzsteuerliche:r Kleinunternehmer:in
• Betriebseinnahmen als umsatzsteuerliche:r Kleinunternehmer:in, davon nicht steuerbare Umsätze
• Betriebseinnahmen als Land- und Forstwirt:in, insoweit die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG angewandt wird
• Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen
• Umsatzsteuerfreie/nicht steuerbare Betriebseinnahmen
• Vereinnahmte Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben
• Vom Finanzamt erstattete und gegebenenfalls verrechnete Umsatzsteuer
• Veräußerung oder Entnahme von Anlagevermögen
• Private Kfz-Nutzung
• Sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen
• Auflösung von Rücklagen und Ausgleichsposten

Haben Sie bei bestimmten Punkten keine Einnahmen zu verzeichnen, lassen Sie die Stellen natürlich einfach offen. Von der Umsatzsteuer befreite Kleinunternehmer:innen beispielsweise müssen hier häufig nur eine oder zwei Angaben machen.

Am Ende steht die Summe der gesamten Betriebseinnahmen.

Betriebsausgaben (einschließlich auf steuerfreie Betriebseinnahmen entfallende Betriebsausgaben)

Hier tragen Sie dementsprechend die Betriebsausgaben ein. Trifft auf Sie eine Betriebsausgabenpauschale zu, geben Sie den Betrag oben ein.

Die Liste der einzelnen Elemente der Betriebsausgaben:

• Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe einschließlich der Nebenkosten
• Bezogene Leistungen (zum Beispiel Fremdleistungen)
• Ausgaben für eigenes Personal (zum Beispiel Gehälter, Löhne und Versicherungsbeiträge)
• Absetzung für Abnutzung (AfA) – für die Erläuterung müssen Sie hier zusätzlich die Anlage AVEÜR ausfüllen
• Herabsetzungsbeträge nach § 7g Absatz 2 Satz 3 EstG
• Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Absatz 2 EstG
• Weitere Angaben – zum Beispiel die Auflösung von Sammelposten
• Miete/Pacht für Geschäftsräume und betrieblich genutzte Grundstücke
• Miete/Aufwendungen für doppelte Haushaltsführung
• Sonstige Aufwendungen für betrieblich genutzte Grundstücke (ohne Schuldzinsen und AfA)
• Aufwendungen für Telekommunikation (zum Beispiel Telefon, Internet)
• Übernachtungs- und Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen des:der Steuerpflichtigen
• Fortbildungskosten (ohne Reisekosten)
• Kosten für Rechts- und Steuerberatung, Buchführung
• Miete/Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter (ohne Kraftfahrzeuge)
• Erhaltungsaufwendungen – zum Beispiel Kosten für Instandhaltung, Wartung oder Reparaturen, aber nicht für Gebäude und Kraftfahrzeuge
• Beiträge, Gebühren, Abgaben und Versicherungen (ohne solche für Gebäude und Kraftfahrzeugsteuer)
  Laufende EDV-Kosten
• Arbeitsmittel
• Kosten für Abfallbeseitigung und Entsorgung
• Kosten für Verpackung und Transport
• Werbekosten
• Schuldzinsen zur Finanzierung von Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (ohne häusliches Arbeitszimmer)
• Übrige Schuldzinsen
• Gezahlte Vorsteuerbeträge
• An das Finanzamt gezahlte und gegebenenfalls verrechnete Umsatzsteuer
• Rücklagen, stille Reserven, Ausgleichsposten
• Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben
• Geschenke, nicht abziehbar
• Geschenke, abziehbar
• Bewirtungsaufwendungen, nicht abziehbar
• Bewirtungsaufwendungen, abziehbar
• Verpflegungsmehraufwendungen, abziehbar
• Nicht abziehbare Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
• Abziehbare Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
• Sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben, nicht abziehbar
• Sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben, abziehbar
• Leasingkosten
• Steuern, Versicherungen und Maut
• Sonstige tatsächliche Fahrtkosten ohne AfA und Zinsen
• Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge
• Fahrtkosten für Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte; Familienheimfahrten
• Mindestens abziehbare Fahrtkosten für Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte
• Nicht abziehbare Beträge
• Am Ende steht die Summer der gesamten Betriebsausgaben.

Ermittlung des Gewinns

Hier ermitteln Sie aus den gesamten Betriebseinnahmen und den gesamten Betriebsausgaben den Gewinn.

Müssen Sie noch steuerfreie Einnahmen abziehen oder nicht abziehbare Betriebsausgaben hinzurechnen, können Sie das an dieser Stelle tun.

Rücklagen und stille Reserven

Hier tragen Sie Ihre Rücklagen und stillen Reserven ein und berechnen die Gesamtsumme daraus.

Entnahmen und Einlagen

Zum Schluss müssen Sie noch Ihre Entnahmen und Einlagen berücksichtigen. Dazu gehören auch Sach-, Leistungs- und Nutzungseinlagen bzw. -entnahmen.

Wie Sie sehen, gibt es bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bzw. der EÜR eine lange Liste an Einnahmen und Ausgaben zu beachten.

Nutzen Sie Lexware Office für Ihre Buchhaltung, haben Sie den Vorteil, dass alle Posten bereits in der Software für Sie bereitstehen. Sie müssen Sie dann nur noch von der Buchhaltungs-Software ins Formular übertragen.

Ermittlung des Gewinns

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gehört zur einfachen Buchführung. Das bedeutet, dass sie nur von Unternehmen und Selbstständigen zur Ermittlung des Gewinns genutzt werden darf, die nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen.

Zur doppelten Buchführung und somit auch zum Sammeln von Belegen sind Sie dann verpflichtet, wenn Ihr Jahresumsatz über 800.000,00 Euro liegt bzw. der Gewinn 80.000,00 Euro übersteigt. Für landwirtschaftliche Betriebe gilt dabei eine Ausnahme, denn da ist auch der Wert der Nutzfläche zu berücksichtigen. Liegt der Nutzflächenwert unter 25.000,00 Euro, sind Landwirt:innen von der doppelten Buchführung befreit, unabhängig von Jahresumsatz und Gewinn.

Außerdem müssen alle Unternehmen mit einem Handelsregistereintrag doppelt buchführen. Auch dabei spielt dann der Gewinn bzw. Umsatz keine Rolle mehr.

Die anerkannten Freiberufe sind immer von der doppelten Buchführung ausgenommen, auch wenn Umsatz und Gewinn steigen.

Die Befreiung von der Pflicht bedeutet aber nicht, dass Sie keine doppelte Buchführung machen dürfen. Das kann unter gewissen Umständen durchaus sinnvoll sein. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Ihr Unternehmen wächst und bald die vorgegebenen Umsatz- bzw. Gewinngrenzen ohnehin überschreiten wird. Dann ist es vermutlich so, dass Sie ein recht großes Unternehmen mit zahlreichen Kund:innen haben. Für die Übersicht ist die doppelte Buchführung dann hilfreich.

Planen Sie größere Investitionen oder benötigen Fremdkapital, ist eine doppelte Buchführung ebenfalls sinnvoll bzw. unausweichlich. Die Erstellung einer Jahresabschlussbilanz ist sehr viel aussagekräftiger und übersichtlicher als eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Mögliche Investor:innen wollen zuvor einen übersichtlichen Blick auf Ihr Unternehmen werfen. Den kann eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Ihnen nicht bieten.

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße oder bei bestimmten Planungen sollten Sie sich also überlegen, auf die doppelte Buchführung und die Erstellung einer Bilanz zu wechseln, um die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens in Relation zueinander zu setzen. Erstellen Sie Ihre Bilanz unkompliziert mit der flexiblen Bilanz Vorlage.