Debitor
Inhaltsverzeichnis
Was sind Debitor:innen und Kreditor:innen?
Debitor:innen sind Abnehmer:innen von Waren oder Dienstleistungen, die das Entgelt für die entsprechende Ware oder Dienstleistung noch schuldig sind. Im Grunde handelt es sich dabei also schlicht um die Kundschaft von Unternehmen und Selbstständigen.
Ein:e Debitor:in ist Kund:in, oder?
Grundsätzlich ja: Ein:e Debitor:in ist ein:e Kund:in. Wenn Sie eine Kreditkarte haben und diese belasten, dann nehmen Sie einen Kredit bei Ihrem Kreditor, der Bank auf. Durch eine Kreditkarte bauen Sie vorerst Schulden (Verbindlichkeiten) an, die Sie anschließend abbezahlen. Ihre normale Girokonto-Karte hingegen ist eine Debitkarte. Wenn Sie 1.000,00 Euro auf Ihrem Bankkonto haben, besagt das, dass Ihre Bank Schulden in Höhe von 1.000,00 Euro bei Ihnen hat. Belasten Sie diese Debitkarte, verringern Sie die Schulden der Bank – oder: Sie verringern Ihre Forderungen gegen die Bank.
Ist Ihre Bank Ihr Kreditor, so hat Sie Ihnen eine Leistung zur Verfügung gestellt und Sie müssen diese bezahlen. Ebenfalls sind Lieferant:innen Kreditor:innen.
Ist Ihre Bank Ihr Debitor, so haben Sie zuvor etwas eingezahlt und heben nun Geld durch Ihre EC-Karte ab. Sie haben eine Leistung (Ihr Geld) zur Verfügung gestellt und wollen nun darüber verfügen, sodass Ihre Bank Sie auszahlen muss. Ebenfalls sind Kund:innen Debitor:innen.
Abb. 1: Debitor:innen und Kreditor:innen – Der Ablauf
Debitor:innen und Kreditor:innen
Der Begriff „Debit“ ist Ihnen vielleicht von der Debitkarte bekannt. Debit bezeichnet eine Lastschrift. Das Wort leitet sich vom lateinischen „debita“ ab, was Schulden bedeutet. Debitor:innen sind also Schuldner:innen.
„Kredit“ stammt vom lateinischen „credere“ ab, was so viel wie „glauben“ oder „vertrauen“ bedeutet. Kreditor:innen vertrauen demnach darauf bzw. glauben daran, dass Debitor:innen die offenen Schulden bezahlen und geben ihnen deshalb Waren und Dienstleistungen sozusagen auf Kredit.
Beide Begriffe werden größtenteils im Rechnungswesen verwendet und man begegnet ihnen kaum in Unternehmen oder im Alltag.
Von Debitor:innen und Kreditor:innen spricht man eigentlich nur bei sogenannten Zielkäufen. Das sind Käufe, bei denen ein Zahlungstermin oder eine Zahlungsfrist gesetzt ist. Das Gegenteil sind die Barkäufe, bei denen die Rechnung direkt nach Erbringung der Leistung erfolgt.
Dadurch ist also automatisch jede:r Kund:in, der oder die etwas auf Rechnung erhält, ein:e Debitor:in und jede:r Unternehmer:in oder Selbstständige:r, der oder die etwas auf Rechnung anbietet, ist automatisch Kreditor:in. Praktisch kann jede natürliche und juristische Person und jedes Unternehmen beide Rollen einnehmen.
Abb. 2: Der Unterschied zwischen Debitor:innen und Kreditor:innen
Debitor:innen in der Buchhaltung
Die Finanzbuchhaltung hält für die Verwaltung von Forderungen an Schuldner:innen einen speziellen Teilbereich bereit. Dieser Bereich nennt sich Debitorenbuchhaltung und wird bei der doppelten Buchführung in einem Nebenbuch erfasst. In manchen Unternehmen ist die Debitorenbuchhaltung besser bekannt als Offene-Posten-Buchführung.
Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teil des Forderungsmanagements und umfasst die Berechnung von Ausfallquoten. Die Informationssammlung bezüglich der Zahlungsmoral von Schuldner:innen ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil davon.
Zu den Aufgaben der Debitor:innenverwaltung gehört das Erstellen und Verwalten von Rechnungen, Gutscheinen, Ratenzahlungen und Zahlungserinnerungen.
Was ist eine Debitorennummer oder Kreditorennummer?
In der Debitorenbuchhaltung wird den Debitor:innen jeweils eine Debitorennummer zugeteilt. Diese dient der Identifizierung von Debitor:innen und der Zuordnung von Forderungen. Sie ist aber nicht zu verwechseln mit der Kundennummer, die der Identifizierung eines Datensatzes im Customer Relationship Management (CRM) eines Unternehmens dient.
In der Kreditorenbuchhaltung gibt es dementsprechend auch Kreditorennummern, die den gleichen Zweck erfüllen. Nur behandelt die Kreditorenbuchhaltung die Verbindlichkeiten, die das Unternehmen selbst offen hat und teilt die Kreditorennummern den externen Lieferant:innen und Dienstleister:innen zu.
Im Laufe der Zeit hat sich bei der Vergabe der Nummern ein Standard entwickelt, bei dem der Zahlenraum von 10001 bis 69999 für Debitorennummern verwendet wird und der Zahlenraum von 70000 bis 99999 für Kreditorennummern.
Die Einhaltung dieser Nummernfolge ist keine Pflicht. Es existiert keine gesetzliche Vorlage für Debitorennummern, an die Sie sich bei der Vergabe halten müssten.
Außerdem gibt es auch noch sogenannte Debitorenkonten. Debitorenkonten gibt es als Einzelkonto, aber auch als Sammeldebitoren- bzw. Debitorengruppenkonto.
Dabei handelt es sich um Buchhaltungskonten, die nicht in die Bilanz eingehen. Stattdessen fließt der Saldo in die Bilanz unter dem Konto „Forderungen für Lieferungen und Leistungen“. Das ist im Handelsgesetzbuch (HGB) so festgelegt.
Zum Jahresabschluss muss die Summer aller Forderungen an Debitor:innen in der Bilanzrechnung aufgeführt werden. Das Ziel ist es, ausstehende Forderungen so gering wie möglich zu halten, weil Sie die Liquidität Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
Das Debitorenziel ist eine Kennzahl, die sich in der Bilanzanalyse berechnen lässt. Dafür können Sie folgende Formel anwenden:
Debitorenziel (in Tagen) = Forderungen aus Lieferungen und Leistungen x 365 / Umsatzerlöse
Je kürzer das Debitorenziel ausfällt, desto besser ist die Kennzahl.
Was sind kreditorische Debitor:innen?
Es kann vorkommen, dass ein:e Debitor:in eine Gutschrift erhält. Ein noch nicht bezahltes Produkt ist zum Beispiel defekt und wird deshalb zurückgeschickt. Ein Teil des Betrages wird dem oder der Debitor:in gutgeschrieben. Dadurch wird er oder sie gleichzeitig Kreditor:in, bis diese Gutschrift erfolgt ist. Dabei spricht man von kreditorischen Debitor:innen.
Sollte dieser Fall in der Phase des Jahresabschlusses eintreten, greift laut dem HGB das Saldierungsverbot. Die Gutschrift fällt dann nämlich auf zwei Kalenderjahre und da darf die Summe der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nicht durch einen negativen Saldo in den Debitorenkonten gemindert werden. Sie müssen den Betrag deshalb vorerst in der Bilanz unter Sonstige Verbindlichkeiten verbuchen.
Andersherum kann es auch vorkommen, dass ein:e Kreditor:in zu einem oder einer Debitor:in wird. Schulden beschränken sich nicht nur auf Geldbeträge. Es kann sich auch um Waren handeln. Haben Sie beispielsweise eine Anzahlung für eine Ware getätigt, die noch nicht geliefert wurde, schuldet Ihnen der oder die Lieferant:in diese Ware und wird so Debitor:in. Sie schulden ihm oder ihr aber auch noch den Restbetrag, also bleibt er oder sie auch Kreditor:in.
Mit Lexware Office gestaltet sich die Debitorenbuchhaltung übersichtlich und unkompliziert. Offene Forderungen und die entsprechenden Debitor:innen sehen Sie auf einen Blick. So können Sie offene Posten einfach verwalten. Zahlungserinnerungen können Sie mit nur einem Klick versenden. Mit Lexware Office haben Sie Ihre Forderungen bei allen Debitor:innen immer im Griff.