Computer

Externe Peripheriegeräte

Externe Geräte eines stationären PCs wie Drucker, Scanner, Monitor usw. sind eigenständige Wirtschaftsgüter. Sie sind nach der Rechtsprechung des BFH zwar selbstständig bewertungsfähig, i. d. R. aber nach ihrer betrieb­lichen Zweckbestimmung und technischen Abgestimmtheit nicht selbstständig nutzungsfähig und deshalb keine geringwertigen Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 und 2a EStG, sodass ihre Anschaffungskosten nur im Wege der AfA abgesetzt werden können. Sie werden bei Erstanschaffung als eigenständiges Wirtschaftsgut abgeschrieben. Ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer entspricht der eines PCs, beträgt also ebenfalls 3 Jahre. Das gilt auch, wenn ihre Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer 410 EUR (ab 2018: 800 EUR) nicht übersteigen. Computertische sind dagegen selbständig nutzungsfähig. Entsprechendes gilt für Datenträger, z. B. Disketten, Kassetten, Magnetbänder, CD-ROM, DVD.

Werden externe Peripheriegeräte ersetzt, z. B. der defekte oder veraltete Monitor oder Drucker, führt dies nicht zu sofort abziehbarem Erhaltungs­aufwand. Auch eine Behandlung als nachträgliche Anschaffungskosten für ein Wirtschaftsgut „Computeranlage“ scheidet aus, weil die Peripheriegeräte selbständige Wirtschaftsgüter sind. Die neu angeschafften Peripheriegeräte müssen mit ihren Anschaffungskosten bilanziert und über ihre 3-jährige Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

AfA-Tabelle

Die Nutzungsdauer für PCs, Notebooks und Laptops sowie für Peripheriegeräte beträgt – wie bereits erwähnt – nach der „AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter“ 3 Jahre. Die amtlichen AfA-Tabellen enthalten keine Rechtsvorschriften, sondern geben als Verwaltungsanweisungen lediglich Anhaltspunkte dafür, ob die Nutzungsdauer eines Anlageguts zutreffend geschätzt worden ist. Deshalb kann aufgrund besonderer, objektiv nachprüfbarer Umstände, z. B. PC im Schulungsbetrieb, im Einzelfall auch eine kürzere Abschreibungsdauer als nach der AfA-Tabelle geltend gemacht werden.

Allerdings muss ein FG, wenn es die Nutzungsdauer von Computern generell für ­kürzer als in der AfA-Tabelle vorgesehen erachtet, sich mit den Erkenntnisgrundlagen der Finanzverwaltung auseinandersetzen und ausreichende Umstände gegen die Richtigkeit der Tabelle darlegen.

Software

System-Software

Die für den Betrieb eines Computers erforderlichen Programme (Software), und zwar sowohl die System- als auch die Anwender-Software, stellen jeweils ein eigenständiges Wirtschaftsgut dar und werden grundsätzlich nicht als Einheit mit der Hardware beurteilt. System- wie Anwendungsprogramme sind selbstständige immaterielle Wirtschaftsgüter.

Eine Ausnahme bilden die Trivialprogramme, die als abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter angesehen werden. Aus Vereinfachungsgründen behandelt die Finanzverwaltung alle Computerprogramme, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 410 EUR netto betragen, als Trivialprogramme, auch wenn es sich um normale Anwender-Software handelt. Daraus folgt, dass derartige Programme als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten. Der BFH hat offengelassen, ob er im Interesse der Vereinfachung und Typisierung der Auffassung der Finanzverwaltung folgen könnte, dass Trivialprogramme bewegliche, also materielle Wirtschaftsgüter sind und Computerprogramme mit Anschaffungskosten von nicht mehr als 410 EUR stets als Trivialprogramme gelten.

Es ist vorgesehen, die in R 5.5 Absatz 1 Satz 3 EStR 2012 genannte Grenze für die Behandlung von Computerprogrammen wie Trivialprogramme in Höhe von 410 EUR, die an die derzeit noch geltende GWG-Grenze von 410 EUR angelehnt ist, im Rahmen der nächsten Überarbeitung der Einkommensteuer-Richtlinien entsprechend der Änderung in § 6 Absatz 2 EStG auf 800 EUR anzuheben. Das bedeutet, dass Computerprogramme bis 800 EUR netto ab 2018 prinzipiell sofort als GWG abgeschrieben werden dürfen. Dies bedeutet auch, dass durch die Wertung von Trivialprogrammen als abnutzbare bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter hierfür ein Investitionsabzugsbetrag nach Maßgabe von § 7g Abs. 1 EStG gebildet werden kann.

Abschreibung

Eine einheitliche Nutzungsdauer für Software lässt sich wegen der Verschiedenheiten der Programme nicht feststellen. Computerprogramme unterliegen zwar keiner substanziellen oder technischen, wohl aber einer wirtschaftlichen Abnutzung.

Wird die Software zusammen mit der Hardware in einem Paket angeboten und dafür kein gesonderter Preis auf der Rechnung ausgewiesen, bildet beides eine Einheit; die Anschaffungskosten sind dann einheitlich abzuschreiben.

Bei separater Anschaffung der Software kann diese unabhängig von der Hardware abgeschrieben werden. Anschaffungskosten über 410 EUR bzw. ab 2018 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) werden entsprechend der Nutzungsdauer abgeschrieben. Programme, die nicht mehr als 410 EUR bzw. ab 2018 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) kosten, können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgezogen werden. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer z. B. für eine speziell nach den Bedürfnissen des Anwenders entwickelte Individual-Software kann erheblich länger als bei einem Standardprogramm sein.

Die steuerliche Behandlung von Updates ist nicht eindeutig. In Updates werden teilweise nachträgliche Anschaffungskosten gesehen, teilweise der Erwerb selbstständiger neuer Wirtschaftsgüter und teils unter dem Gesichtspunkt der Programmpflege sofort abzugsfähiger Aufwand. Wird das Programm durch Updates fortgeschrieben und auf den neusten Stand gebracht und werden die Aufwendungen dafür als Betriebsausgaben abgesetzt, sollen zusätzliche Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung nicht in Betracht kommen.

Umfang des Betriebsausgabenabzugs

Aufwendungen für Computer, die ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt werden, z. B. für Zwecke der Finanzbuchführung, Lohnbuchhaltung, Karteiführung, Kundenberatung usw., sind in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig. Oft vermutet das Finanzamt, dass ein betrieblicher PC auch für private Zwecke mitgenutzt wird, z. B. für die Erledigung privaten Schriftverkehrs, zum Surfen im Internet, für private Bankgeschäfte im Rahmen des Online-Banking, zur Bearbeitung privater Fotos oder Bilder oder für Computerspiele.

Werbungskostenabzug bei Überschusseinkünften

Bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit – sinngemäß gilt dies auch für die anderen Überschusseinkünfte – können die Anschaffungskosten eines Computers ganz oder teilweise als Werbungskosten abziehbar sein.

Berufliche Veranlassung

Arbeitsmittel: Abzug zu 100 %

Werbungskosten sind auch Aufwendungen (einschließlich AfA) für Arbeitsmittel nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 und 7 EStG. Arbeitsmittel sind Wirtschaftsgüter, die unmittelbar zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben dienen. Im Hinblick auf das Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG für Aufwendungen, die die private Lebensführung betreffen, sind die Kosten derar­tiger Gegenstände berücksichtigungsfähig, wenn feststeht, dass der Gegenstand überwiegend beruflich verwendet wird, eine private Mitbenutzung also von ganz untergeordneter Bedeutung ist.

Ein privat angeschaffter und in der privaten Wohnung aufgestellter PC kann ein Arbeitsmittel nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG sein. Dies ist dann der Fall, wenn lediglich ein privater – unbedeutender – Nutzungsanteil von bis zu rd. 10 % gegeben ist. In diesem Zusammenhang betont der BFH ausdrücklich, dass es weder eine Vermutung für eine überwiegende Privatnutzung noch Erfahrungssätze für bestimmte (private) Nutzungsanteile gibt. Wird ein Computer nur zu 10 % oder weniger privat genutzt, dürfen trotzdem 100 % der Kosten abgesetzt werden. Die Kosten werden in diesem Fall nicht aufgeteilt.

Aufteilung

Im Normalfall lässt sich bei gemischt genutzten PCs der private Nutzungsanteil, wenn überhaupt, nur schwer ermitteln. Lässt sich der konkrete Umfang der beruflichen Nutzung nach den allgemeinen Beweisregeln nicht näher bestimmen, ist er zu schätzen. Der BFH hält es, wenn eine nicht unerhebliche berufliche Nutzung glaubhaft erscheint, regelmäßig für vertretbar, typisierend und pauschalierend von einer jeweils hälftigen privaten bzw. beruflichen Nutzung auszugehen. Will ein Steuerpflichtiger von diesem Aufteilungsmaßstab abweichen, muss er die hierfür sprechenden Gründe näher darlegen oder zumindest glaubhaft machen.

Mit ihrem beruflichen Nutzungsanteil abziehbar sind auch Aufwendungen für Hilfsmaterial, z. B. DVD-Rohlinge, Batterien für Funktastatur und Funkmaus, Druckerpapier, Druckerpatronen, Reparaturen sowie Computermöbeln; bei Anschaffungskosten über 410 EUR bzw. ab 2018: 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind die Möbel über 13 Jahre abzuschreiben; evtl. kommt eine Aufnahme in den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG in Betracht.

Die Anschaffungskosten für ausschließlich berufsbezogene Software sind auch dann zu 100 % als Werbungskosten abziehbar, wenn der Computer nicht als Arbeitsmittel anerkannt werden kann, weil er zu mehr als 10 %, z. B. 50 %, privat genutzt wird.

Die Kosten einer speziell für den Computer-Arbeitsplatz gefertigten Brille sind steuerlich prinzipiell nicht abziehbar. Aufwendungen für den Erwerb einer Bildschirm-Arbeitsbrille sind nur dann Werbungskosten, wenn die Sehbe­schwerden auf die Tätigkeit am Bildschirm zurückgeführt werden können.

Sofortabzug oder Verteilung

Steht die berufliche Nutzung fest, sind die Anschaffungskosten, sofern sie nicht die Wertgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter von 410 EUR (ab 2018: 800 EUR) nach § 6 Abs. 2 i. V. m. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 Satz 2 EStG unterschreiten und deshalb in voller Höhe abgesetzt werden können, auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage zu verteilen und ggf. anteilig als Werbungskosten zu berücksichtigen.

Für die Schätzung der Nutzungsdauer kann wiederum die AfA-Tabelle herangezogen werden: Grundsätzlich 3 Jahre, falls nicht besondere Umstände eine kürzere Abschreibungsdauer rechtfertigen.

Exkurs: Privatnutzung betrieblicher PCs

Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 45 EStG die dem Arbeitnehmer gewährten Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher PCs und Telekommunikationsgeräte. Arbeitgeber, die zulassen, dass ihre Arbeitnehmer auch privat PCs und Telekommunikationsanlagen nutzen, sollen diese Leistungen unbelastet von Lohnsteuer erbringen können. Die Steuerfreiheit ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Sie umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software und ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt z. B. auch für PCs in der Wohnung des Arbeitnehmers.

Die Steuerbefreiung gilt nur für Arbeitnehmer, nicht dagegen für Gewerbetreibende, Freiberufler oder andere Unternehmer. Unternehmer mit Gewinneinkünften müssen die private PC-Nutzung als Nutzungsentnahme nach § 4 Abs. 1 Satz 2, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG versteuern, werden also gegenüber Arbeitnehmern benachteiligt. Soweit § 3 Nr. 45 EStG auf Arbeitnehmer beschränkt ist, liegt darin keine Verletzung des Gleichheitssatzes.