Anlagenbuchführung
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Anlagenbuchführung – Wirtschaftsgüter richtig bewerten und verbuchen
Laut Definition ist die Anlagenbuchführung ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Gleichzeitig gehört sie auch zur Kosten- und Leistungsrechnung, da hier Anlagegüter bewertet und verwaltet werden. Sie stellt damit gewissermaßen eine Inventur dar, in der Vermögensgegenstände aufgelistet werden.
- Zu den Aufgaben der Anlagenbuchhaltung gehören:
- Die Erfassung und Verwaltung der Wirtschaftsgüter
- Die Bewertung der Anlagegüter
- Die Buchung von Abgängen
- Die Berechnung der Abschreibung
Damit Sie bei diesen Vorgängen nicht die Übersicht verlieren, sollten Sie einen Anlagenspiegel anlegen, in dem alle Wirtschaftsgüter erfasst werden. Zusätzlich sollten Sie für jede einzelne Position eine Kartei führen.
Die Anlagenbuchführung gehört zum Rechnungswesen
Die Finanzbuchführung ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Bei der Anlagenbuchführung handelt es sich um eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung. Bedeutsame betriebswirtschaftliche Vorgänge, die für das Anlagevermögen von Bedeutung sind, werden hier separat aufgezeichnet. D. h.: Alle unternehmensbezogenen Vorgänge des langlebigen Anlagevermögens werden sachlich und zeitlich geordnet erfasst, auf Konten gebucht und dokumentiert. Zum Anlagevermögen in der Bilanz zählen immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen und Finanzanlagen. Mit der Lexware Office Bilanz Vorlage erstellen Sie professionell und flexible Ihre Bilanz.
Was ist eine Anlage? Unter Anlagen versteht man Vermögensgegenstände, die einer Unternehmung langfristig dienen sollten. Dazu zählen beispielsweise Maschinen und Gebäude.
Die Anlagenbuchführung dient dem externen Rechnungswesen. Sie dokumentiert die Art und die Veränderungen des Anlagevermögens des Unternehmers. Rechtliche Grundlagen für den Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz ist § 247 HGB. § 253 HGB weist darauf hin, dass zum Bilanzstichtag alle Vermögensgegenstände bewertet werden müssen. Im Handelsgesetzbuch wird Anlagevermögen wie folgt definiert:
„Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen.“
Das Handelsrecht spricht von langlebigen Vermögensgegenständen. Das Steuerrecht bezeichnet diese als Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens.
Das gesamte Anlagevermögen wird aufgeteilt in:
- nicht abnutzbares Anlagevermögen.Beispielsweise:
| SKR 03 | SKR 04 | |
| unbebaute Grundstücke | 0050 | 0200 |
- abnutzbares Anlagevermögen. Beispielsweise:
| SKR 03 | SKR 04 | |
| Maschinen | 0210 | 0440 |
| Betriebsvorrichtungen | 0280 | 0470 |
| Pkw | 0320 | 0520 |
| Lkw | 0350 | 0540 |
| Werkzeuge | 0440 | 0620 |
| Büroeinrichtung | 0420 | 0650 |
So funktioniert die Anlagenbuchführung
In der Buchführung wird das Anlagevermögen auf Sammelkonten erfasst. Sämtliche Pkws werden beispielsweise auf dem Konto 0320 (SKR 03) und 0520 (SKR 04) erfasst. Sinn und Zweck der Anlagenbuchführung ist es, den Überblick über die einzelnen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zu behalten.
Die Anlagenbuchführung beschäftigt sich zudem auch mit der Verwaltung von Gütern. Sie liefert die vorhandene Menge und den jeweiligen Wert der Wirtschaftsgüter. Weiterhin erhält der Unternehmer zu jeder Zeit einen korrekten Überblick über das Anlagevermögen und ist somit auch in der Lage, Neuanschaffungen zu überdenken. Beispielsweise wenn Wirtschaftsgüter nicht mehr wirtschaftlich sind bzw. die Frage auftaucht, ob sich eine Reparatur überhaupt noch lohnt.
In der Anlagenbuchführung werden die Bestände und Veränderungen des Anlagevermögens wert- und mengenmäßig aufgezeichnet. Insbesondere dient die Anlagenbuchführung der Ermittlung der Abschreibungsbeträge.
Praxis-Tipp: Anlagenbuchführung als solide Planungsbasis
Nur eine korrekt geführte Anlagenbuchführung hat Aussagekraft und bildet die Grundlage für eine solide Planung. Der Kaufmann/Unternehmer erhält eine Momentaufnahme über die Art, Menge, wertmäßige Zusammensetzung, Veränderungen im Geschäftsjahr durch Zu- und Abgänge, Zu- und Abschreibungen und Umbuchungen des Anlagevermögens.
Aufgaben der Anlagenbuchführung
Die Anlagenbuchhaltung gliedert sich in 2 Tätigkeitsfelder. Dies sind die Bestanderfassung und Verbrauchserfassung.
Für die Anlagenbuchführung gilt:
- Zuerst einmal dokumentiert sie den Bestand an Wirtschaftsgütern und die Bewegungen innerhalb des Anlagevermögens.
- Die Daten der Anlagenbuchführung können für die Inventur zugrunde gelegt werden.
- Aus den Werten kann die bilanzielle, steuerliche und kalkulatorische Abschreibung ermittelt werden. Zu beachten ist dabei, dass alle 3 Abschreibungen zu unterschiedlichen Werten führen können.
- Zum jeweiligen Bilanzstichtag werden die exakten Werte des Anlagevermögens ermittelt.
Der Wert des Anlagevermögens ist nicht nur für die Handels- und Steuerbilanz von Bedeutung. Die Werte sind auch bei Verhandlungen mit Kreditinstituten bzw. bei Verkaufsverhandlungen dienlich. Werden Neuanschaffungen von Wirtschaftsgütern geplant, kann die Anlagenbuchführung entscheidende Planungsgrundlagen zur Verfügung stellen.
Im Rahmen der Jahresabschlussbearbeitung kann die Anlagenbuchführung eine wirksame Hilfe sein, beispielsweise wenn bilanzpolitische Entscheidungen über die Zweckmäßigkeit der Inanspruchnahme von Sonderabschreibungen oder bei Übergängen von der degressiven zur linearen AfA anstehen. Für die Betriebsbuchführung liefert die Anlagenbuchführung wichtige Werte für die Kostenrechnung und Kalkulation.
Auch für Kleinunternehmer ist die Anlagenbuchhaltung sinnvoll
Die Anlagenbuchführung ist nicht nur für große Industrieunternehmen/Konzerne mit einer Vielzahl von Anlagevermögen ein wichtiges Instrument. Auch für den Mittelstand und sogar für Kleinunternehmer ist sie eine wichtige Hilfe. So können beispielsweise die Abschreibungsbeträge bei der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung aus der Anlagenbuchführung übernommen werden.
Auswertung durch Anlagenkartei und Anlagenspiegel
Die Anlagenkartei und der Anlagenspiegel sind Standard-Auswertungen. Sie sind sowohl für die Inventur als auch für den Jahresabschluss von Bedeutung.
Eine Anlagenkartei wird beim Zugang des Wirtschaftsguts erstellt
Für jedes angeschaffte oder hergestellte Wirtschaftsgut wird eine Anlagenkartei erstellt. Hierin werden diese Werte festgehalten:
- das Anschaffungs-/Herstellungsdatum,
- die Anschaffungs-/Herstellungskosten,
- die Nebenkosten,
- die Nutzungsdauer,
- die Abschreibungen
- die Wertverluste.
Diese Anlagenkartei aus der Anlagenbuchführung bildet dann auch die Grundlage für die Inventur und die Aufstellung des Inventars.
In den Anlagenkarteien wird das gesamte Sachanlagevermögen erfasst. Jede Wertveränderung muss dokumentiert werden.
Bei den Abschreibungen kann der Kaufmann/Unternehmer für die bilanziellen, steuerlichen und kalkulatorischen Abschreibungen unterschiedliche Beträge ermitteln. Das Handelsgesetzbuch stellt beispielsweise auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ab. Das Steuerrecht kennt AfA-Tabellen, die vom Bundesministerium der Finanzen bekannt gegeben werden. Die Nutzungsdauer für die Wirtschaftsgüter wird damit für steuerliche Zwecke vorgegeben. Bei der kalkulatorischen AfA hat der Unternehmer freie Hand und kann von seinen betrieblichen Erfahrungssätzen ausgehen.
Zum Ende des Geschäftsjahres können mittels der Anlagenbuchführung so die aktuellen Vermögenswerte des Anlagevermögens für alle 3 Sparten ermittelt werden.
Abb. 1: Muster einer Anlagenkarteikarte
Der Anlagenspiegel ist die Summe der Anlagenkarteien
Alle Wirtschaftsgüter, für die eine Anlagenkartei erstellt wurde, werden in einem Anlagenspiegel zusammengefasst. Dieser ist eines der wichtigsten Werkzeuge für die Anlagenbuchführung. In der Handelsbilanz oder im Anhang ist die Darstellung des Anlagevermögens (Anlagenspiegel) gesetzlich vorgeschrieben.[1] Kleine Kapitalgesellschaften sind jedoch handelsrechtlich von der Aufstellung des Anlagenspiegels befreit.[2]
Der Anlagenspiegel weist aus:
- die historischen Anschaffungs-/Herstellungskosten
- den Buchwert des Vorjahres
- die Zugänge bzw. Zuschreibungen des Geschäftsjahres
- die Abgänge bzw. Umbuchungen des Geschäftsjahres
- die Abschreibung des Geschäftsjahres
- alle bis zum Abschlussstichtag angefallenen Abschreibungen
- den Buchwert am Ende des Geschäftsjahres.
Muster Anlagenspiegel für die Kalenderjahre 01 und 02:
Abb. 2: Anlagenspiegel Muster Vorjahr und laufendes Jahr
Buchführungsprogramme bieten Anlagenkartei bzw. Anlagenspiegel und erleichtern die Arbeit
Viele Buchführungsprogramme bieten die Erfassung der Anlagegüter programmgesteuert. Hier werden lediglich die Anschaffungskosten, die Nebenkosten, der Investitionsabzugsbetrag, der Anschaffungszeitpunkt und der geplante Restwert angegeben. Hinterlegt sind auch die vom BMF veröffentlichten AfA-Tabellen. Die Abschreibungsdauer ergibt sich automatisch aus der Auswahl des Wirtschaftsguts aus der AfA-Tabelle. Durch den Wegfall der degressiven AfA bei beweglichen Wirtschaftsgütern steht lediglich die lineare AfA zur Verfügung.
Zusätzlich kann noch angegeben werden, ob eine Sonderabschreibung berücksichtigt wird oder die AfA-Beträge auf volle Eurobeträge gerundet werden sollen. Diese Werte werden dann automatisch in die Anlagenkartei und in den Anlagenspiegel übernommen.
Achtung: Feste Prozentsätze für Gebäude
Bei Gebäuden hat der Gesetzgeber feste Prozentsätze für die lineare[1] und degressive[2] Abschreibung vorgegeben.
Einige Buchführungsprogramme haben Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung miteinander verknüpft. Bei der Erfassung von Buchungen auf Anlagekonten öffnet sich eine Eingabemaske für die Anlagenbuchführung. Wichtige Parameter aus der Finanzbuchhaltung werden an die Anlagenbuchführung übergeben und können ergänzt werden.
Die ermittelten Abschreibungsbeträge können auch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Eine Abweichung zwischen Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchführung wird damit ausgeschlossen. Der Aufwand für die Abstimmung der Werte zwischen Anlagenbuchführung und Finanzbuchhaltung im Rahmen des Jahresabschlusses wird so auf ein Minimum reduziert.
Wichtig: Automatischer Vortrag der Daten
Die ermittelten Abschreibungsbeträge werden auch in die Anlagenspiegel der Folgejahre automatisch übernommen.
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