Abmahnung

Gründe für eine Abmahnung

Im Arbeitsrecht ist beim Verhalten, für das eine Abmahnung vorgesehen ist, ausdrücklich von „unerwünschtem Fehlverhalten“ die Rede.

Dieses unerwünschte Fehlverhalten kann verschiedene Auswüchse haben. In erster Linie handelt es sich um Verstöße gegen den Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen. Allerdings gehören auch beispielsweise Straftaten dazu.

Für diese Pflichtverletzungen und Fehlverhalten kann eine Abmahnung ausgeschrieben werden:

• Alkoholkonsum am Arbeitsplatz (schon das Vorhandensein von Alkohol am Arbeitsplatz kann für eine Abmahnung ausreichen)
• Arbeitsverweigerung
• Arbeitszeitbetrug
• Diebstahl
• Drogenkonsum am Arbeitsplatz (schon das Aufbewahren von Drogen am Arbeitsplatz kann für eine Abmahnung ausreichen)
• Fehlende Krankmeldung
• Fehlverhalten gegenüber Kolleg:innen, Vorgesetzten oder Kund:innen
• Ignorieren betrieblicher Verbote
• Konkurrenztätigkeiten
• Private Nutzung des Internets
• Sexuelle Belästigung
• Unentschuldigtes Fehlen
• Unpünktlichkeit (muss regelmäßig beziehungsweise wiederholt vorkommen)
• Urlaubsüberziehung
• Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften
• Verweigerung von Überstunden
• Zu späte Krankmeldung

Wichtig ist, dass das Fehlverhalten beziehungsweise die Pflichtverletzung nachgewiesen werden kann. Dazu können beispielsweise auch schriftliche Aussagen von beteiligten Personen herangezogen werden.

Es gibt Verstöße, die einfacher nachzuweisen sind als andere. Außerdem gibt es noch eine Art Kulanz, die Sie sich als Arbeitgeber:in einräumen können.

Beispielsweise bei der privaten Nutzung des Internets. Das sollte natürlich nicht zur Regel werden, aber im Ausnahmefall sollte nicht direkt mit Abmahnungen reagiert werden. Es kommt also auch immer auf die „Härte“ des Vergehens an.

Die private Nutzung der firmeneigenen Geräte am Arbeitsplatz ist nur dann gestattet, wenn Sie als Arbeitgeber:in dies erlauben. Wird sich nicht daran gehalten, kann eine Abmahnung ausgesprochen werden. Dabei sollte aber natürlich die erwähnte Kulanz walten. Wer einmal im Internet surft, muss nicht abgemahnt werden. Wer illegal Filme am Arbeitsplatz herunterlädt, sollte abgemahnt werden.

Bei der Nutzung des Internets kann der Nachweis schwierig sein. Allerdings darf laut Gerichtsbeschluss aus dem Jahr 2016 der Browserverlauf auf dem Arbeitsrechner kontrolliert werden, wenn ein Verdachtsfall vorliegt.

In den meisten Fällen reicht aber eine Bestätigung durch andere Personen.

Was sind keine Abmahnungsgründe?

Nicht jedes Fehlverhalten führt automatisch zu einer Abmahnung. Das Arbeitsrecht verlangt bestimmte Abmahngründe. Mitarbeiter:innen werden so geschützt.

Sollte eine Situation eintreten, die der/die Arbeitnehmer:in nicht kontrollieren konnte oder die er/sie nicht selbst herbeigeführt hat, ist dies kein Grund für eine Abmahnung. Das bedeutet, dass ein unglückliches Missgeschick nicht zu einer Abmahnung führen darf. Auch müssen sie sich auf einen konkreten Sachverhalt beziehen. Vage Aussagen reichen für eine Abmahnung nicht aus.

Die Frist der Abmahnung

Wie lange ist die Frist für das Ausstellen einer Abmahnung nach einem Vorfall? Es gibt für die Ausstellung keine rechtliche Frist. Die einzige Vorgabe dazu gibt das Bundesarbeitsgericht als „zeitnah“ an.

Als Faustregel gilt eine Zeitspanne von 14 Tagen, ab dem Verstoß. Erfolgt die Abmahnung später, kann sie ihre Wirksamkeit verlieren beziehungsweise können Arbeitnehmer:innen dann dagegen angehen.

Ein Arbeitsgericht wird berechtigterweise fragen, warum die Abmahnung erst so spät erfolgte. Wenn dann keine gute Begründung angegeben werden kann, wird die Wirksamkeit vermutlich vom Arbeitsgericht aufgehoben.

Es gibt aber auch Ausnahmefälle, in denen Arbeitgeber:innen eine Recherche vornehmen müssen, um den Pflichtverstoß nachweisen zu können. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Verdacht auf das Weitergeben von Betriebsgeheimnissen vorliegt. Um diesen Verstoß nachweisen zu können, müssen in der Regel zuerst Nachforschungen angestellt werden. In dem Fall sieht dann in der Regel auch das Arbeitsgericht ein, dass die Abmahnung erst verspätet ausgestellt werden konnte.

So muss eine Abmahnung aussehen

Damit eine Abmahnung wirksam ist, müssen gewisse Anforderungen erfüllt sein. Diese sind sowohl inhaltlicher als auch formeller Natur.

Inhalt

Erstens muss das Fehlverhalten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin klar als Vertragsverstoß hervorgehoben werden. Der Verweis auf die Unterlassung des abgemahnten Verhaltens in der Zukunft ist keine Pflicht, sollte aber enthalten sein.

Das Fehlverhalten des Mitarbeiters beziehungsweise der Mitarbeiterin muss so genau wie möglich beschrieben werden. Allgemeine Formulierungen wie „schlechte Arbeitsleistung“ reicht nicht aus. Generell muss es sich eher um einen direkten Vorfall handeln, der auch in der Abmahnung mit Datum und Uhrzeit benannt werden muss.

Außerdem muss die Abmahnung einen deutlichen Hinweis darauf erhalten, dass bei wiederholtem Fehlverhalten mit einer Kündigung zu rechnen ist.

Formulierung

Eine genaue Vorgabe für die Formulierung einer Abmahnung gibt es zwar nicht, aber bestimmte Inhalte müssen klar benannt werden. Das Fehlverhalten muss klar beim Namen genannt werden. Außerdem müssen Ort, Datum und Uhrzeit klar angegeben werden.

Dazu gehört noch eine klare Ausformulierung, dass dieses Verhalten nicht geduldet wird und bei einer Wiederholung zu einer Kündigung führen kann.

Übermittlung

Eine Abmahnung muss nicht schriftlich erfolgen. In der Regel wird sie zwar in schriftlicher Form übermittelt, es reicht aber aus, eine Abmahnung mündlich zu übermitteln.

Allerdings stehen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin in der Beweispflicht. Das bedeutet, Sie müssen nachweisen können, dass die Abmahnung übermittelt wurde.

Das geht natürlich am einfachsten, wenn die Abmahnung schriftlich überreicht wird und somit schwarz auf weiß vorhanden ist. Sie muss übrigens nicht von dem abgemahnten Arbeitnehmer beziehungsweise der abgemahnten Arbeitnehmerin unterschrieben werden, um rechtskräftig zu sein.

Bei einer mündlichen Abmahnung sollte darauf geachtet werden, dass Zeugen anwesend sind, die hinterher nachweisen können, dass sie ausgesprochen wurde.

Arbeitnehmer:innen dürfen sich bei einer Abmahnung beim Betriebsrat beschweren und eine Gegendarstellung verlangen. Generell muss der Betriebsrat vor einer Abmahnung informiert werden.

Wann darf eine Kündigung erfolgen?

In einer Abmahnung wird explizit auf die Gefahr einer Kündigung hingewiesen. Allerdings ist eine Kündigung nicht in jedem Fall nach einer Abmahnung rechtlich erlaubt.

Eine verhaltensbedingte Kündigung kann bereits nach einer Abmahnung erfolgen. In den meisten Fällen erfolgt eine Kündigung spätestens nach drei Abmahnungen. Dabei muss es sich nicht dreimal um das gleiche Fehlverhalten handeln, das abgemahnt wurde. Drei Abmahnungen für unterschiedliche Vergehen sind ebenfalls eine Basis für eine Kündigung.

Schwerwiegendes Fehlverhalten hingegen kann auch nach weniger Abmahnungen zu einer Kündigung führen. Vor allem Straftaten können ein sofortiger Kündigungsgrund sein. Allerdings kommt es auch da auf die Straftat an. Bei Diebstahl beispielsweise darf laut dem Bundesarbeitsgericht nicht direkt eine Kündigung erfolgen und muss zuerst eine Abmahnung ausgestellt werden.

Bei Arbeitnehmer:innen, die laut Tarifvertrag unkündbar sind, muss ein wichtiger Grund für eine Kündigung vorliegen und in jedem Fall bereits eine Abmahnung vorausgegangen sein. Als wichtiger Grund gilt dabei eine schwerwiegende Pflichtverletzung, der sich wiederholt und dementsprechend bereits abgemahnt wurde.

Wie lange ist eine Abmahnung gültig?

Abmahnungen wandern in die Personalakte der entsprechenden Mitarbeiter:innen. Allerdings kann eine Abmahnung auch wieder aus der Personalakte entfernt werden, weil sie irgendwann ihre Warnfunktion verliert.

Einen vorgegebenen zeitlichen Rahmen für die Gültigkeit einer Abmahnung gibt es allerdings nicht. Hier muss nach eigenem Ermessen gehandelt werden.

Man kann dabei aber nicht von einer Verjährung ausgehen. Leistet sich ein:e abgemahnte:r Mitarbeiter:in über längere Zeit kein weiteres Fehlverhalten, verjährt die Abmahnung und verliert ihre Gültigkeit. Gelegentliche Behauptungen, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren verjährt, sind nicht korrekt.

Allerdings kann davon ausgegangen werden, dass eine verhaltensbedingte Kündigung nach einer fünf Jahre alten Abmahnung vor dem Arbeitsgericht schwierig durchzusetzen ist, sofern es sich nicht um eine schwere Pflichtverletzung handelt.

Angenommen, ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen hat vor drei Jahren eine Abmahnung erhalten, weil er seinen Urlaub unerlaubt um einen Tag verlängert hat. Jetzt feiert dieser Mitarbeiter krank, reicht aber keine Krankmeldung beziehungsweise AU ein. Allerdings hat sich der Mitarbeiter drei Jahre lang sonst keinen Fehltritt geleistet. Somit kann die erste Abmahnung als verjährt betrachtet werden.

Anders sähe es eventuell aus, wenn der entsprechende Mitarbeiter erneut seinen Urlaub ungefragt verlängert, da das eine Wiederholung des abgemahnten Verhaltens wäre.

Hier muss immer von Fall zu Fall entschieden werden.

Die Abmahnung durch den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin

Bei Abmahnung denkt man zuerst immer an Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen, die ihre Angestellten für ein Fehlverhalten oder eine Pflichtverletzung abmahnen.

Es ist allerdings auch möglich, dass sich diese Richtung umkehrt. Arbeitnehmer:innen dürfen Arbeitgeber:innen ebenfalls abmahnen.

Das ist dann erlaubt, wenn der oder die Arbeitgeber:in den arbeitsvertraglichen Pflichten nicht nachkommt.

Es gelten also die gleichen Regeln für beide Seiten. Das gilt auch für die formellen Richtlinien und die Übermittlung der Abmahnung.

Auch in diesem Fall muss der Verstoß klar genannt werden. Außerdem ist ein Nachweis erforderlich.

Ort, Uhrzeit und Datum sind ebenfalls erforderlich.

Die Abmahnung kann auch hier sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Bei der mündlichen Abmahnung sollten Zeugen anwesend sein.

Wann kann eine Abmahnung erfolgen? Gründe für eine Abmahnung des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin können diese sein:

• Wiederholtes Ausbleiben der Gehaltszahlung
• Wiederholte verspätete Gehaltszahlung
• Starke Lohnkürzungen ohne Begründung
• Verlangen von Überstunden, die vertraglich nicht gerechtfertigt sind
• Mobbing durch den oder die Arbeitgeber:in
• Sexuelle Belästigung durch den oder die Arbeitgeber:in
• Sexuelle Belästigung durch Kollegen und Kolleginnen, über das der oder die Arbeitgeber:in informiert ist, aber nicht darauf reagiert

Eine Abmahnung gegen den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin ist vor allem arbeitsrechtlich von Interesse, da es im Falle einer Kündigung von Bedeutung sein kann, dass eine entsprechende Abmahnung vorausging.