Stunden erfassen mit Timics, Rechnungen stellen mit Lexware Office

Vom Kundenprojekt zur maßgeschneiderten Lösung für Zeiterfassung

Maik Beckmann und Guido Ehlert sind die Gründer hinter der Timicx GmbH. Auf das Thema Zeiterfassung kamen Sie durch ein Kundenprojekt.

„Wir haben für unseren Kunden nach einem einfachen Tool gesucht, das die komplexe Projektstruktur in der Technologie-Entwicklung abbilden kann – vergeblich“, erinnert sich Gründer Maik Beckmann. So entstand eine maßgeschneiderte Lösung zur Zeiterfassung und gleichzeitig die Basis für Timicx.

Dabei wurde eine Funktion von Kunden immer wieder nachgefragt: „Wie kann ich Rechnungen direkt aus meinen erfassten Stunden erstellen?“ Da Timicx ein schlankes Tool bleiben soll, entschieden sich die Entwickler, das Schreiben von Rechnungen mit all seinen fachlichen Details nicht direkt in Timicx zu integrieren.

„Es ergibt ja keinen Sinn, alle Funktionen existierender und ausgereifter Lösungen wie Lexware Office mal nebenbei in die Zeiterfassung zu pressen“, so Guido Ehlert. Stattdessen konzentriert sich Timicx auf seine Kernfunktion der Zeiterfassung und bindet Lexware Office über eine Schnittstelle an.

Viele Timicx Kunden nutzen seit dem Jahreswechsel die Vorteile der Anbindung.

„Die Tendenz geht ganz klar dazu, dass unsere Anwender die Anbindung vermehrt ausprobieren möchten und auch nutzen. Unsere Kunden sind Unternehmer und Freiberufler, die für ihre Kunden Dienstleistungen abrechnen. Mit der Verbindung von Lexware Office und Timicx sehen Sie nicht nur ganz genau, in welche Projekte ihre Zeit geflossen ist, sie können sie auch noch ganz genau abrechnen. Das bietet schon eine große Erleichterung im Projektalltag.“

Verbindung von einfacher Projektzeiterfassung mit leistungsfähiger Rechnungserstellung.

Besonders wichtig sind im Projektgeschäft die zugehörigen Stundensätze. Deshalb können in Timicx neben dem Standardstundensatz auch für jedes Projekt eigene Stundensätze festgelegt werden. Außerdem ist es kein Problem, wenn sich Stundensätze im Projektverlauf ändern.

Aus all diesen Anforderungen passende Rechnungen zu erstellen ist von Hand zeitaufwändig und fehleranfällig. Deshalb ist es gut, dass die Lexware Office Rechnungssoftware diese Arbeit komplett abnimmt. Rechnungen werden automatisch generiert und können – wie gewohnt – als PDF heruntergeladen, versendet oder weiterbearbeitet werden.

Der wichtigste Tipp zur Einführung von Zeiterfassung: Genug Zeit einplanen!

Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für Projekte sollte man sich im Vorfeld klar darüber sein, welche Ziele damit verfolgt werden. Unter anderem sollten folgende Fragen geklärt sein:

• Werden, wie bei Timicx, Projekte abgerechnet und gesteuert oder geht es vorrangig um die Erfassung von Anwesenheiten?
• Werden die Stunden im Büro erfasst oder von unterwegs?
• Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind vorhanden?
• Lässt sich die Zeiterfassung an die gewohnten Abläufe anpassen oder müssen Prozesse verändert werden?

Bei der Auswahl sollte man sich Zeit lassen und verschiedene Systeme ausführlich und mit realistischen Daten testen. Die Software sollte unter nachhaltigen Aspekten eingführt werden, daher sollte sie auch zukünftige Veränderungen wie Wachstum oder ein geändertes Geschäftsmodell gut abbilden können.

Ganz wichtig: Mitarbeiter müssen gerne mit dem Zeiterfassungssystem arbeiten!

Für alle Mitarbeiter, welche die Zeiterfassung nutzen, muss unbedingt klar sein, warum die Zeiterfassung für die korrekte Abrechnung notwendig ist und welchen Nutzen Ihre Mitarbeiter auch selbst daraus ziehen können. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise durch die Projektzeiterfassung erkennt, wo seine Zeitfresser sitzen und damit besser planen kann, wird er auch seine Stunden genauer erfassen.

So einfach ist die Anbindung von Timicx und Lexware Office!

Zum Erstellen einer Lexware Office-Rechnung brauchen in Timicx nur drei Dinge festgelegt werden:

1. Für welchen Kunden soll die Rechnung erstellt werden?
2. Welche erfassten Zeiten sollen verrechnet werden?
3. Wie sollen die Stunden auf der Rechnung dargestellt werden – eine Rechnungsposition pro Zeitbuchung oder zusammengefasst nach Unterprojekten oder Tätigkeiten?

Fertig! Anschließend kann die Rechnung als PDF heruntergeladen oder in Lexware Office weiterbearbeitet werden, um zum Beispiel Fahrtkosten oder Projektauslagen hinzuzufügen. Timicx merkt sich die Voreinstellungen, damit die regelmäßige Rechnungserstellung schnell von der Hand geht.

Alle weiteren Dinge (Rechnung an deinen Kunden versenden, Zahlungseingang überwachen, an deinen Steuerberater übermitteln) werden wie gewohnt von Lexware Office erledigt.