Darf eine Rechnung vor Leistungserbringung gestellt werden?

Denn diese Frage kennt wohl jede:r Selbständige:r: Wann die Rechnung stellen? Darf eine Abrechnung vor der Leistungserbringung gestellt werden? Von Ausstellungsdatum über Sonderregelungen und Lieferscheindatum bis hin zu den Pflichtangaben findest du alles Wissenswerte über Vorgaben rund um die Rechnungslegung in unserem Artikel.

Wann die Rechnung stellen?

Das Grundprinzip für jede Abrechnung ist das Erbringen der Leistung. Wenn du dich also fragst „Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden“, dann lautet die Antwort in der Regel: Du kannst deine Rechnung stets sofort ab dem erfolgten Leistungszeitpunkt stellen. Das gilt immer, ganz egal ob du ein Produkt verkaufst oder eine Dienstleistung fertiggestellt hast, die von Kundin oder Kunde bereits abgenommen wurde.

Das Leistungsdatum ist entscheidend. Generell solltest du lieber nicht abwarten, denn du bekommst dein Geld schließlich auch schneller, wenn du nicht wartest.

Rechnungsstellung bei Warenverkauf

Wenn du Produkte verkaufst, wirst du das in der Regel aber sowieso gegen Vorkasse tun. Du als Verkäufer:in bekommst dann dein Geld, bevor du die Lieferung verschickst und bist damit zuverlässig abgesichert. Vorkasse-Abrechnung wird auch als „Vorauszahlung“ oder „Zahlung im Voraus“ bezeichnet. Dies bedeutet, dass du als Verkäufer:in die Zahlung erhalten wirst, bevor du die Lieferung verschickst oder die Dienstleistung erbringst.

Damit deine Kundschaft im Online-Versand die Vorkasse als Zahlmethode akzeptiert, sollte dein Shop einen rundum vertrauenswürdigen Eindruck machen und ebensolche anerkannte Zahlungsmöglichkeiten anbieten.

Wenn eine Ware nicht sofort bezahlt werden muss, kannst du auch der Lieferung eine Rechnung beilegen oder bereits bei der Bestellung per Mail verschicken.

Tipp: Wenn du die sofortige Bezahlung mit der Rechnung im Paket vergleichst, dann trägst du als Verkäufer:in das finanzielle Risiko, ob der Betrag auch tatsächlich beglichen wird. Deshalb solltest du beim Rechnung schreiben unbedingt auf alle Pflichtangaben von Rechnungsnummer bis Fälligkeitsdatum achten, denn nur eine rechtsgültige Abrechnung lässt sich später einfordern, falls nötig. Mit Lexware Office erstellst du Rechnungen, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Rechnungsstellung bei Dienstleistungen

Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung sieht bei einer erbrachten Arbeitsleistung noch etwas anders aus als bei einer Ware. Denn wenn es sich um eine Dienstleistung handelt, kannst Du Deine Rechnung schreiben, nachdem dein Kunde oder deine Kundin die Leistung abgenommen hat. Erst dann schickst Du die Rechnung.

Hierbei ist wichtig, dass alle Beteiligten das Recht auf Nachbesserung geltend machen können. Ein Kunde oder eine Kundin kann auf der bestellten Aufgabe bestehen, bis er/sie zufrieden ist. Du hast aber auch das Recht darauf, diese Nachbesserung zu machen: Ein unzufriedener Kunde, eine negativ reagierende Kundin darf nicht einfach dein Honorar kürzen. Erst muss er oder sie dir Gelegenheit geben, zufriedenstellend zu liefern.

Kundenzufriedenheit ist ein wichtiges Thema, schließlich möchtest du am liebsten wiederkehrende Kundschaft aufbauen. Eine gute Kommunikation ist dafür wesentlich, und deshalb solltest du sachlich und professionell so arbeiten, dass keine Fragen offen bleiben und du deine Bedingungen nicht plötzlich mit überraschten Menschen diskutieren musst – weil du sie vorab klar kommuniziert hast. Du weißt nicht, was einzelne Kund:innen erwarten und möchtest keine Überraschungen erleben.

Du kannst die Anzahl der möglichen Nachbesserungen nämlich einfach in dein Angebot aufnehmen. Schreib einfach „bis zu 3 Änderungswünsche sind im genannten Preis enthalten, bei weiteren wird nach Stundensatz abgerechnet“. Das sorgt dafür, dass die Nachbesserungen nicht unkontrolliert ausufern können – und falls doch, lohnt es sich finanziell. Als Rechnungsausteller:in bist du den Launen (oder der Zeitnot) anderer nicht ausgeliefert, du kannst immer mit einer organisierten Vorgehensweise gegensteuern:

Praxistipp: Wenn Du fertig bist, schick Deinem Kunden eine vorbereitete Abnahmeerklärung. Die kann er unterzeichnen – oder Mängel und Änderungswünsche angeben, bevor Du sie zurückbekommst. Am besten schreibst Du ein Datum darauf, nach dessen Ablauf die Abnahme automatisch eintritt. „Vierzehn Tage nach Zusendung dieser Abnahmeerklärung betrachten wir die Abnahme als automatisch eingetreten.“ Dann wird auch der Rechnungsbetrag fällig.

Rechnungsstellung ohne Abnahmeerklärung

Auch ohne eine Abnahmeerklärung kannst Du kommentarlos Deine Rechnung schicken. Die Voraussetzung dafür ist, dass Dein:e Kund:in sich innerhalb einer „angemessenen Frist“ nach Fertigstellung nicht meldet. Meist werden 14 Tage als übliche Frist betrachtet.

Wenn deine Kundin oder dein Kunde plötzlich noch Änderungswünsche haben, wirst du es zweifellos erfahren. Dann kannst du darauf verweisen, das du dich an der „angemessene Frist“ Regelung orientierst hast. Kleinigkeiten kannst du mal eben machen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Bei größeren plötzlichen Nachbesserungswünschen solltest du abwägen, ob du dafür ein neues Angebot schreibst oder ob es noch in den abzurechnenden Auftrag fällt.

Darf eine Rechnung vor Leistungserbringung gestellt werden?

Es gibt notwendige Angaben auf jeder Rechnung, auf die du in jedem Fall achten solltest. Neben den anderen relevanten Informationen wie der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum muss auch das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum angegeben werden. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Rechnungen über bereits ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen in jedem Fall auf der Rechnung gesondert anzugeben.

Wann bezahlt wird, kann immer auch Verhandlungssache sein: Du willst die Rechnung vor Lieferung ausstellen? Wenn du nur auf Vorkasse arbeitest und die Rechnungsstellung vor Leistungserbringung erfolgt, dann ist das eben so – du musst es einfach nur klar kommunizieren, damit deine Kundschaft vom Ausstellungsdatum der Rechnung nicht überrascht wird.

Tipp: Ausnahmen bei Kleinbetragsabrechnungen: Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 EUR Bruttoentgelt ist die Angabe des Zeitpunkts der Leistung nicht erforderlich. Bei allen Beträgen darüber hinaus muss aus der Rechnung klar hervorgehen, wann die Leistung erfolgt ist beziehungsweise, dass sie noch nicht erfolgt ist.

Zeitpunkt der Leistung – das sagt das Gesetz

Im Umsatzsteuergesetz befasst sich §14 UStG mit dem Ausstellen von Rechnungen: Unternehmer:innen sind dazu verpflichtet, Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Entstehen der Forderung zu erstellen. Die 6-Monats-Frist beeinflusst nicht eine eventuelle Verjährung: Die Regelung ist unabhängig von Verjährungsfristen, bezahlen muss der Kunde auch bei Rechnungsstellung nach diesen sechs Monaten noch.

Aber wenn Du die Rechnung später stellst, ist das streng genommen eine Ordnungswidrigkeit. Sogar ein Bußgeld kann fällig werden.

Verjährung wiederum bedeutet: Deine Ansprüche können verfallen, wenn Du Dich zu lange nicht darum kümmerst, Dein Geld zu bekommen. Der Zeitpunkt, zu dem die Forderung entstanden ist, entscheidet darüber, wann sie verjährt. Es hilft dir also nicht, mit dem Stellen der Rechnung abzuwarten. Die Verjährung selbst kann je nach gelieferter Leistung unterschiedlichen Fristen unterliegen. Meistens sind es aber drei Jahre.

Die Wichtigkeit schneller Bezahlung für dich als Unternehmer:in

Noch einen Faktor gibt es, der in die Entscheidung einfließen sollte, wie lange du warten willst, wenn du eine Rechnung stellen kannst: Deine Finanzen.

Tatsächlich musst Du auch Deine eigenen Kosten decken können und bist daher darauf angewiesen, nach getaner Arbeit schnell bezahlt zu werden. Weder das Finanzamt noch Deine Lieferanten noch der Vermieter oder der Supermarkt um die Ecke warten auf Geld. Warum also solltest Du es tun?