Erfolgreich orts- und zeitunabhängig ein Team führen

Synchron arbeiten wird überflüssig – Remote Team Erfolgstipps

Eines der größten Missverständnisse die immer noch relativ neuen Remote Jobs betreffend: Zeitunabhängige Zusammenarbeit heißt nicht unbedingt, dass jede:r einfach arbeiten kann, wann immer er oder sie es gerade möchte. Die Details jeder Zusammenarbeit auf Distanz hängen weiterhin und wie in jedem Job von den Aufgaben und Erwartungshaltungen der Beteiligten ab.

Zeitunabhängig arbeiten heißt in erster Linie, dass die Kommunikation nicht in Echtzeit erfolgen muss, was eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung ermöglicht – zum Beispiel über Zeitzonen hinweg oder um das konzentrierte Durcharbeiten von Projekten zu erlauben, ohne von Telefonaten gestört zu werden.

Was es nicht bedeutet: Dass alle machen können, was sie wollen ohne Fristen, Telefonate und Besprechungen und völlig ohne Abstimmung in Echtzeit. Je spannender und anspruchsvoller die Aufgaben, desto wesentlicher ist es, wirklich in Verbindung zu bleiben.

Dafür bedarf es klarer Ansagen, insbesondere in der ersten Zeit oder Übergangsphase.

Ausstattung – die Voraussetzungen müssen stimmen

Nicht nur die Ausstattung selbst ist wichtig, es müssen sich auch alle Team-Mitglieder damit auskennen und wo nötig Schulungen erhalten, um auf dem gleichen Wissensstand wie die anderen Mitarbeiter:innen zu sein. Das brauchen alle:

1. Online-Zugang

Einen stabilen und zuverlässigen Internet- oder Datennetzwerk-Zugang, um sicherzustellen, dass alle jederzeit Zugang zu den benötigten Informationen und Kommunikationsmitteln haben.

2. Hardware

Einen Computer oder Laptop oder ein Tablet mit aktueller Software und Hardware, die zentral gesichert werden und deren Daten regelmäßig ein Backup erhalten.

3. Kommunikations-Tools

Zum Beispiel eine Videokonferenz-Software oder ein Instant-Messaging-Tool oder eine spezielle App zu diesem Zweck, um miteinander in Kontakt bleiben und übersichtlich so kommunizieren zu können, dass alle alles mitbekommen – und Eine gemeinsam genutzte Projektmanagement-Software oder eine andere Plattform, um Aufgaben und Projektfortschritte zu verfolgen und zu koordinieren.

Kommunikation – Grundlage für gegenseitige Unterstützung

Regelmäßige Meetings und Updates: Regelmäßige vereinbarte Meetings und Informations-Updates für alle sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand sind und sich gegenseitig in allen Fragen unterstützen oder vertreten können. Agile Arbeitsweisen erfordern, dass Ziele im laufenden Betrieb angepasst werden können – das geht nur, wenn alle mitreden können.

Gute Führung ist der wesentliche Faktor dafür, dass die Kommunikation im Team reibungslos verläuft und dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird: als Chefin oder Chef sorgst du für den Unterbau und die Strukturen aller Kommunikationsabläufe.

Klare Ziele – nur bekannte Erwartungen werden erfüllt

Menschen sind keine Gedankenleser:innen und das wird sich allen Tools zum Trotz nie ändern. Was der eine für selbstverständlich und wichtig hält, ist für die andere eine zu vernachlässigende Nebensache, wenn es um die Umsetzung geht.

Es ist also wichtig, dass alle Teammitglieder wissen, was wann von ihnen erwartet wird und welche Ziele das Team verfolgt. Dies hilft, Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden und hält die Stimmung gut. Außerdem geht nichts mehr unter.

Vertrauen – basierend auf Verlässlichkeit

Vertrauen lässt sich nicht anordnen, sondern nur erwerben. Durch verlässliche Ansagen beispielsweise, durch echtes Interesse an den Menschen im Team und eine empathische Herangehensweise an jedes einzelne Problem.

Der Aufbau von Vertrauen wiederum ist einfach: Klar kommunizieren, Versprechungen einhalten und diese positiven Ergebnisse dokumentieren und in die Besprechungen und Statusmeldungen aufnehmen. So fällt es auch den nicht so aufmerksamen Mitarbeiter:innen auf, dass Zusagen eingehalten werden und langfristig vertraut werden kann.

Zeitmanagement – um Fristen und Termine zu halten

Alle im Team brauchen gute Voraussetzungen, um ihre Fristen halten zu können und die entsprechenden Tools, Apps und Vorgehensweisen für gutes Zeitmanagement. Tragfähiges Zeitmanagement setzt voraus, dass alle Voraussetzungen und Informationen vorhanden sind, um die richtigen Prioritäten zu setzen:

Zeiterfassungs-Apps, Teamkommunikation, Projektmanagement und die Möglichkeit, sich Zeitblöcke zu reservieren sowie klare Erwartungshaltungen, die eine Struktur liefern. Wenn Chef oder Chefin wissen, was wann fertig sein muss und klar die Prioritäten kommunizieren, liefern die Daten der Zeiterfassung außerdem wertvolle Insights über Optimierungspotenziale.

Teamkultur – wesentlich für eine gute Zusammenarbeit

Es gibt diverse Faktoren, die als Remote Team Erfolgstipps betrachtet werden können: Offene und ehrliche Kommunikation: Teammitglieder sollten in der Lage sein, ihre Gedanken und Ideen frei und offen auszudrücken. Dies fördert die Kreativität und hilft allem, eventuelle Probleme oder Potenzial für Reibereien frühzeitig zu identifizieren und aufzulösen.

Die Mitarbeiter:innen sollten aber auch Möglichkeiten genießen, sich besser kennenlernen und einschätzen zu können: Teambuilding-Maßnahmen gibt es auch für Remote Teams.

Apps – leistungsfähige Tools für digitale Zusammenarbeit

Damit Kommunikation, Projektmanagement und Abstimmungsprozesse reibungslos laufen, sollten Führungskräfte auf Cloud-Applikationen setzen, die eine reibungslose Zusammenrbeit ermöglichen. Das hat den Vorteil, dass die Anbieterfirmen sich um Wartung, Weiterentwicklung, Sicherheit und Updates kümmern – darauf sollte die Führungskraft auch jeweils achten.

Lexware Office als Unternehmenslösung ist ein tolles Beispiel für Remote Team Erfolgstipps: Bei Bedarf kann die Steuerkanzlei sich zuschalten, mit „Benutzer und Berechtigungen“ lassen sich Aufgaben gut verwalten und dank zahlreicher Partner-Schnittstellen der Funktionsumfang um ein Vielfaches erweitern.