Mitarbeiter-Kreditkarten selbst verwalten mit Lexware Office Partner Pliant

Carola Heine: Lieber Florian, was genau bietet Pliant an?

Florian Thiel: Pliant ist ein digitaler Anbieter für Firmenkreditkarten mit eigener Plattform: Wir befähigen unsere Kunden, ihre eigene Bank zu werden, was das Thema Karten angeht. Das heißt, es gibt jeweils die typische Firmenkreditkarte, die für Ausgaben genutzt werden kann – aber im Unterschied zu der herkömmlichen Kartenlösungen, bieten wir eine vollumfassende digitale Kartenverwaltung, sowie ausgabenspezifische Kartentypen an .. Damit haben Kunden die Möglichkeit, ihre Karten komplett digital zu administrieren, die Nutzer und Karten online zu verwalten oder neue Karten zu vergeben, physisch wie auch virtuell. Sie können Limits in Echtzeit managen und ändern und natürlich auch Ausgaben administrieren und vorbereitende Buchhaltung in unserem System vornehmen. und dann mit Partnern wie Lexware Office, zu arbeiten, um dann die finale Buchhaltung umzusetzen.

So geben wir Kunden die Möglichkeit, diese Prozesse möglichst autark zu übernehmen und nehmen durch die Automatisierung und Echtzeittransparenz sehr viel Friktion für unsere Kunden aus dem Thema Karte.

Darüber hinaus bieten wir mit unserer Cards-as-a-Service-Lösung eine umfassende Infrastrukturlösung, die es Partnern ermöglicht, ihre eigene Zahlungslösung in Form von Karten auf den Markt zu bringen und neue Einnahmequellen zu erschließen. Dabei stellen wir unsere eigens entwickelte technische Infrastruktur zur Verfügung und übernehmen auf Wunsch auch Compliance-Prozesse sowie die Kreditvergabe an die Kunden des Partners. Unsere schlüsselfertige Issuing-Lösung kann vollständig über API-Schnittstellen integriert oder als Whitelabel-Angebot genutzt werden.

Carola Heine: Spannend und großartig, wenn man nicht mehr für jede Änderung eine:n Sachbearbeiter:in bemühen muss, der oder die das umsetzt. Oder warten, bis für Mitglieder des Teams freigegeben wurde, denn das macht man hier alles selbst.

Florian Thiel: Ganz genau. Bei uns steht der Nutzer sehr stark im Fokus. Das heißt, wenn Transaktionen abgelehnt werden, dann geben wir die Begründung dafür direkt mit, sodass der Nutzer den Grund weiß und sich nicht fragen muss: Warum wurde die Transaktion abgelehnt? Ist das Limit der Karte nicht ausreichend? Oder wurde ein falscher PIN eingegeben?
Nutzer selbst und natürlich der Admin, der das Ganze verwaltet, können direkt sehen, warum bestimmte Zahlungen nicht durchgegangen sind. Wenn beispielsweise das Limit auf der Karte nicht ausreicht, hat man direkt die Möglichkeit, dieses Limit in Echtzeit zu verändern. Das schafft eine Transparenz, die man bei einer herkömmlichen Kartenlösung meist nicht hat. Da muss man dann die Hotline anrufen und mit einem Sachbearbeiter klären, warum die Zahlung nicht durchgegangen ist.

Carola Heine: Ich habe also zum Beispiel eine Firma mit zwei oder mit 20 Mitarbeitern, die alle geschäftliche Kreditkarten nutzen sollen und ich kann alles komplett selber verwalten. Gibt es Firmen, die zu klein oder zu groß sind für eure Lösung?

Florian Thiel: Wir bieten Funktionalitäten an, die unterschiedliche Firmen in verschiedenen Entwicklungsstadien und Größen bedienen können. Das kann schon spannend sein für kleinere Unternehmen, den Mitarbeitern die klassischen Out-of-Pocket-Prozesse zu ersparen, wo sie Ausgaben erst selbst vorstrecken müssen und dann über ein Reimbursement am Ende des Monats wiederbekommen. Das ist in der Regel sehr angenehm für die Mitarbeiter im Bereich Beratung oder in bestimmten Industrien mit viel Reisetätigkeit. Da entfällt dann die Notwendigkeit der Eigenverauslagung dieser Ausgaben, indem man dem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, alles über die Firmenkreditkarte zu handhaben – wobei man gleichzeitig aber trotzdem die volle Transparenz über die Ausgaben hat. Auch Kontrollmöglichkeiten hat man dann nicht nur über kartenspezifische Limits, sondern auch ganz kartenspezifische Kontrollen, mit denen man bestimmte Ausgabenkategorien oder bestimmte Händler beschränken kann und sagen kann: diese Karte kann nur bei folgenden Händlern oder in folgenden Ausgabenkategorien genutzt werden. Firmen haben immer die volle Kontrolle und können in Echtzeit jede getätigte Transkation einsehen.

Die Belege können direkt digitalisiert werden, indem ein Foto über die App gemacht wird. Das sorgt für die Reduzierung des Kopfschmerzes – sowohl beim Mitarbeiter, der dann die Belege nicht mit nach Hause nehmen, im Schuhkarton aufbewahren und am Wochenende alles sortieren und einreichen muss, sowohl auch bei der Buchhaltung, die dann nicht mehr am Ende des Monats das große Belegsammeln anfangen muss.

Carola Heine: Ja, Belegbuchung in Echtzeit ist enorm praktisch. Habe ich dann mit Pliant eine kleine Plastikkarte oder ist das in meinem Smartphone oder kann ich mir das aussuchen?

Florian Thiel: Sowohl als auch. Wir bieten physische wie auch virtuelle Karten an. Bei den physischen Karten hast du eine ganz normale Plastikkarte, die du dann auch wie jede andere physische Kreditkarte nutzen kannst. Bei den virtuellen Karten ist es so: Die Karten sind sofort nach der Erstellung im System nutzbar kann beispielsweise für Onlinetransaktionen genutzt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die virtuelle Karte in Google und Apple Pay hinzuzufügen, sodass du sie auch fürs stationäre Bezahlen genutzt werden kann.

Carola Heine: Was wäre ein typischer Kunde für euch? Kann man das sagen?

Florian Thiel: Typische Kunden von uns gibt es eigentlich nicht. Die Flexibilität dieser Lösung besteht darin, dass du sowohl vom kleineren Betrieb wie auch bis zum großen Corporate die passenden Features findest, die den heutigen Ansprüchen an eine Kreditkarte gerecht werden.

Carola Heine: Wie sieht das denn aus, wenn ich Lexware Office und Pliant verbinde?

Florian Thiel: Lexware Office und Pliant sind sehr einfach zu verbinden: Das funktioniert über die webbasierte Applikation bei uns. Dort kann man im Bereich Integration einfach auf Lexware Office gehen und muss sich dann nur einmal mit seinem Bestands-Login bei Lexware Office einloggen und damit ist die Integration auch schon hergestellt.

Das heißt, die Aktivierung bedarf keinerlei großartiger technischer Kenntnisse, sondern lediglich eines Klicks plus der Eingabe der Login-Daten. Dann ist die Integration aktiv und man hat als Nutzer natürlich den Vorteil, dass vorbereitende Buchhaltungsprozesse in Pliant durchgeführt werden-und über den Buchhaltungsexport an Lexware Office übergeben werden können.

Das betrifft dann Transaktionen, damit einhergehenden Belege, Sachkonten, Lieferanten, sowie auch Mehrwertsteuersätze. Die Vorkontierung lässt sich bequem über Pliant automatisieren und anschließend über den Buchhaltungsexport direkt an Lexware Office übergeben, damit dort dann die finale Buchhaltung durchgeführt werden kann.

Carola Heine: Das heißt, der jeweilige Steuerberater kann dann innerhalb von Lexware Office auf alles zugreifen?

Florian Thiel: Ganz genau. Der Vorteil für die Steuerkanzlei ist noch größer. In der Regel ist es so bei herkömmlichen Kreditkarten, am Ende des Monats gibt es die eine Kreditkartenabrechnung. Die ist dann je nach Anzahl der Transaktionen mal 50 Zeilen lang, mal 1.500 Zeilen lang und dann geht das große Aufschlüsseln los. Denn die Buchhaltung muss schauen: Wer hat diese Transaktion getätigt und wo befindet sich der dazugehörige Beleg? Eine herkömmliche Kreditkarte wird in der Realität häufig von mehreren Bereichen innerhalb des Unternehmens verwendet.Das Marketing nutzt diese Karte für Werbeausgaben. In der IT wird sie genutzt für Software und Cloud Ausgaben. Am Ende ist dann schwer nachzuvollziehen, wer bestimmte Ausgaben getätigt hat. Das führt auch dazu, dass nicht mehr ersichtlich ist, wer dafür verantwortlich ist, den eventuell fehlenden Beleg nachzuliefern.

Der große Vorteil bei unserem System: Die Transaktionen sind immer in Echtzeit sichtbar und derjenige, der die Transaktion getätigt hat, bekommt sofort die Push-Benachrichtigung auf seine App. Er oder sie hat dann unterschiedliche Möglichkeiten, den Beleg mit der Transaktion zu verknüpfen. Entweder über das bereits angesprochene Foto in der App, , über einen Upload auf der Web-App oder auch über eine individualisierte Beleg-Inbox, die jeder Kunde bekommt. An die kann ich E-Mails, welche Belege enthalten einfach weiterleiten und die Belege werden automatisiert mit der Transaktion verknüpft. .

Die Daten stehen immer in Echtzeit zur Verfügung und die können anschließend direkt an Lexware Office übergeben werden. So muss nicht mehr bis zum Ende des Monats gewartet werden, sondern die Buchhaltung kann auch im Laufe des Monats den Monatsabschluss vorbereiten.

Carola Heine: Innerhalb von Lexware Office kann man Bankkonten und Kreditkarten und PayPal und so weiter anbinden. Sind dann alle Kreditkarten einzelne Konten, die eingebunden sind oder ist das immer noch so ein Sammelkonto?

Florian Thiel: Das ist ein Sammelkonto, es läuft dann unter Client. Es wird ein Client-Konto in Lexware Office erstellt und darunter werden alle Kartentransaktionen inklusive der Belege aggregiert. Sollte noch kein Client-Konto bestehen, wird das automatisiert erstellt. Wenn schon eins existiert, werden die Transaktionen dort aggregiert.

Carola Heine: Als euer Kunde habe ich dann zehn Karten, die ich verteile. Anhand der Karte ist für mich immer mühelos zu erkennen, welcher Mitarbeiter diese Ausgabe getätigt hat.

Florian Thiel: Ganz genau. Die Karten werden immer auf einen bestimmten Kartenhalter ausgestellt, sodass ich immer sehen kann: die Karte gehört zu folgendem Mitarbeiter, der zu folgendem Zeitpunkt bei folgendem Händler, folgendeTransaktion getätigt hat.

Carola Heine: Wie ist denn das Feedback, das ihr zu Pliant bekommt?

Florian Thiel: Das Feedback ist sehr positiv, dadurch dass Pliant dem Kunden volle Autonomie gibt und vor allen Dingen volle Transparenz bei voller Ausgabenkontrolle gibt, sowie wesentliche Schritte in der vorbereitenden Buchhaltung automatisiert.

Wir haben beispielsweise ein Feature, wo auf Basis des Lieferanten spezifische Buchhaltungsregeln für wiederkehrende Zahlungen angelegt werden können.Bei erneuter Zahlung wird der Lieferant vom System erkannt und die Transaktion bereits vorkontiert.. Wenn der Kunde diesen Prozess mit der Beleg-Inbox verbindet, dann sind jegliche Transaktionen in der Buchhaltung bereits vorkontiert und mit dem entsprechenden Beleg versehen. Es bedarf nur eines kurzen Checks, bevor der Datensatz an Lexware Office exportiert wird.

Das sind Funktionalitäten, die den Prozess deutlich effizienter machen. Die Themen Echtzeit-Transparenz und Belegdigitalisierung kommen sowohl beim Kunden als auch letztlich beim Steuerberater sehr gut an. Denn so wird in die „Blackbox“ Kreditkarte mehr Licht eingebracht.

Carola Heine: Ja, sehr cool. Bietet Ihr den Kund:innen Unterstützung an, um mit Pliant zu starten?

Florian Thiel: Natürlich. Neben einem klassischen Helpdesk bieten wir unseren Kunden natürlich auch umfassenden Support rund um die Karte. Gerade im Bereich Buchhaltungsintegrationen, bieten wir beispielsweise Webinare, in denen Kunden ihre Fragen stellen können und dann auch direkt beantwortet bekommen.

Das gesamte System ist sehr nutzerzentriert aufgebaut und einfach zu bedienen, ist von den Features im Detail sehr ausgereift, aber trotzdem von der Bedienbarkeit einfach gehalten. Und das sorgt dann in Kombination dafür, dass, wie gesagt, in der Regel die Kunden das Ganze im Self Service aufsetzen können ohne großartigen Implementierung-Support.

Carola Heine: Was unterscheidet euch von den anderen Anbietern auf dem Markt der digitalen Kreditkarten?

Florian Thiel: Unsere Philosophie: Wir verstehen uns selbst als Card-First-Anbieter. Das heißt, wir fokussieren uns rein auf das Thema Karte und gehen in den tiefen Ausbau von Features in diesem Bereich. Wir gehen nicht in die Breite und sagen „hier ergänzen wir noch ein Rechnungsmanagement, oder ein Dokumenten-Management oder gehen jetzt auch in den Bereich Buchhaltung rein“.

Wir verstehen uns als „best in Class“-Anbieter im Bereich Karte und schauen, dass unser System möglichst gut integrierbar in andere Systeme ist. Wir arbeiten lieber mit einem Lexware Office zusammen als selbst in diesem Bereich zu entwickeln.

Wir möchten ein reiner Anbieter für Karten sein und Buchhaltungsprozesse überlassen wir dann Lexware Office und schauen, dass die beiden Systeme möglichst gut und friktionslos miteinander kommunizieren.

Carola Heine: Was euch ja auch herausragend gelingt. Vielen Dank für deine Zeit und euch von Pliant weiter ganz viel Erfolg!