„Also wir haben die erste Rentenversicherungsbetriebsprüfung durch und es ist alles bestens.“
Sara Scharrer war eine der Pilotkund:innen bei Lexware Office Lohn & Gehalt. Das Lohnprogramm kam genau zum richtigen Zeitpunkt, als sie sich erstmal mit Lohnabrechnungen beschäftigen musste. Sie sagt: „Es war wirklich einfach, es war so unkompliziert, das mir tatsächlich Fehler unterlaufen sind, weil es einfacher ist, als ich dachte.“ Warum Lexware Office immer noch ihre erste Wahl für die Lohnabrechnung ist, lest ihr in unserem Interview.
Hinweis: Der Text ist ein Audio-Transkript eines Video-Interviews.
Erzähl uns kurz, wer du bist, was du machst und was dich dazu bewegt hat ein eigenes Unternehmen zu gründen.
Mein Name ist Sara Scharrer. Ich bin mit meinem Mann zusammen in der Geschäftsführung der Scharrer LBW GmbH. Er ist der Geschäftsführer und ich mache alles drumherum; Ich glaube das nennt man Back Office. Ansonsten mache ich auch sonst alles, was im Büro anfällt. Ich mache die Buchhaltung, ich kümmere mich um das Personalwesen und das Marketing.
Selbstständig gemacht haben wir uns vor 4 Jahren. Wir machen barrierefreie Umbaumaßnahmen und dort schwerpunktmäßig Treppenlifte. Wir fahren zu Beratungen, machen Wohnberatung, erstellen Aufmaße, montieren auch und bieten anschließend den Service an.
Wieviele Mitarbeiter:innen beschäftigst du? Hast du direkt mit der Gründung jemanden eingestellt oder aus einer Phase des Unternehmenswachstums heraus?
Ganz am Anfang haben wir das tatsächlich zu zweit gemacht und ich bin auch mit auf die Montagen gefahren. Mittlerweile sind wir 5 Mitarbeiter, die ich in der Abrechnung habe. Davon sind ein paar Minijobber und ein paar Festangestellte. Und wir sind auf Wachstumskurs. Das ist sicherlich nicht das Ende, denn wir sind weiterhin auf der Suche nach Montagehelfern und nach Monteuren. Und wir sind jetzt auch dabei, den Vertrieb auszubauen. Noch sind wir zu fünft 🙂
Als du mit dem Gedanken gespielt hast, jemanden einzustellen, was hat dich da am meisten beschäftigt: Die Verantwortung, die damit einhergehende Bürokratie, die Möglichkeiten für dein Unternehmen?
Von allem etwas würde ich sagen. Ganz wichtig ist uns tatsächlich, dass wir erst dann jemanden einstellen, wenn wir sagen können, dass wir sein Gehalt sicher immer zahlen können. Das ist ganz spannend, weil das ein bisschen wie eine Wippe ist: Es kommen mehr Aufträge, es ist mehr Arbeit da, dann braucht man einen neuen Mitarbeiter, der braucht dann aber auch genug Arbeit.
Dann war natürlich auch das Bürokratische eine Riesen-Herausforderung. Ich bin keine gelernte Bürokauffrau oder etwas in dieser Richtung. Es ist alles komplettes Neuland für mich. Und nachdem ich mich in die normale Buchhaltung eingefuchst hatte, kam dann plötzlich noch Personalabrechnung dazu. Lohnabrechnung – da hatte ich schon Respekt davor.
Wie hast du die Lohnabrechnung erledigt, bevor du zu Lexware Office gewechselt hast?
Ich war immer bei Lexware Office. Und das ist mein großes Glück, das muss ich ehrlich sagen. Tatsächlich ist die erste Lohnabrechnung erst auf mich zugekommen, als das Lohnprogramm von Lexware Office auf den Markt kam. Ich war eine der ersten, die das testen konnte. Ich glaube, das war eine Pilotphase, wenn ich mich nicht irre. Und ich war tatsächlich völlig im Glück, das ich nach meiner normalen Buchhaltung auch die Lohnbuchhaltung mit Lexware Office erledigen konnte. Das hat zeitlich genau gepasst.
Es war wirklich einfach. Es war so unkompliziert, dass mir tatsächlich Fehler unterlaufen sind. Weil es einfacher ist, als ich dachte. Ich habe diverse Meldungen doppelt abgegeben, weil mir nicht bewusst war, das mit meinem Klick auf “jetzt abrechnen” alle Meldungen automatisch gemacht werden. Ich hätte nichts weiter tun müssen.
Was waren deine größten Bedenken bzgl. einer Lohnabrechnung mit Lexware Office? Und vor allem: Konnten wir die ausräumen?
Meine Bedenken waren diese Meldungen an diverse Stellen. Minijob Zentrale, die Knappschaft, Versicherungen, Krankenversicherungen… Ich bekomme ja jetzt mit, welche Meldungen automatisch rausgehen. Und vorher war ich schon beunruhigt und dachte: “Wo genau muss ich jetzt was melden? In welchem Turnus? Monatlich, quartalsmäßig, jährlich? Muss ich etwas beantragen? Was ist, wenn jemand krank ist, diese U1 Anmeldungen?” Ich dachte, notfalls muss ich mir eben doch jemanden dafür suchen, der mir das macht. Um dann eben festzustellen, es passiert automatisch, es ist einfach automatisch alles mit weggeschickt und angemeldet. Und diese großen Bedenken, die ich hatte, waren damit auch ausgeräumt.
Also wir haben die erste Rentenversicherungsbetriebsprüfung durch und es ist alles bestens.
Gab es einen “Wow, ich kann das” Moment bei deiner ersten Lohnabrechnung mit Lexware Office? Wenn ja, wann hast du den erlebt?
Das war meine allererste Lohnabrechnung nachdem ich meine zwei Mitarbeiter angelegt hatte. Ich habe die erste Abrechnung gemacht und ich habe die dann überprüft. Man kann die ja vor dem absenden noch einmal anschauen. Dann dachte ich schon: “Das ist ja nett. Das sieht ja genauso aus wie damals als Angestellte. Also wie das, was man da so als Lohnabrechnung bekommen hat. Und das hab ich jetzt im Prinzip gemacht?!” Und dann hab ich die Abrechnung abgeschickt, um dann ein Häkchen zu kriegen mit der Meldung “Alles erledigt!”. Und dann saß ich da und dachte: „Das war’s. Ich bin fertig.“ Das hat keine 10 Minuten gedauert.
Von anderen bekomme ich mit, das sie sagen: “Oh, Monatsabschluss, ich muss noch die Lohnabrechnung machen. Da muss ich gleich wieder zwei Tage einplanen.” Ich mach das in 10 Minuten maximal und mittlerweile auch für alle 5 Angestellten. Das ist ganz schnell erledigt. Mittlerweile mit den Lohnüberweisungen aus dem Programm ist das wirklich einfach. Und dazu mit der E-Mail Freigabe. Meine Angestellten bekommen auch nichts mehr ausgedruckt. Wir haben auch da komplett digital umstellen können. Die rufen sich selber die Lohnabrechnung ab, wenn ich die fertig hab. Und damit ist das erledigt.
Würdest du die Lohnabrechnung mit Lexware Office einem:r befreundeten Unternehmer:in weiterempfehlen? Warum? Was wäre das aus deiner Sicht stärkste Argument für eine Lohnabrechnung mit Lexware Office?
Also die Zeitersparnis ist ein riesen komfortables Ding. Das man einfach keine Zeit mehr einplanen muss für die Lohnabrechnung. Alle Meldungen sind zuverlässig dort, wo sie hingehören. Die Krankenkassen bekommen rechtzeitig ihre Meldungen. Das ist ja auch so ein Ding. Man hat da diese Fristen. Wenn man die verpasst, um einen Tag reicht, muss man Strafe zahlen. Und ich bekomme da auch mit, das sich viele regelmäßig aufregen, wenn die Meldung zu spät rausgeht. Und über Lexware Office ist es super unkompliziert. Die geht automatisch, ohne das ich da aktiv was tue, rechtzeitig raus und wird ggf. im Monat drauf nachkorrigiert. Das alles ohne, dass ich damit irgendwas zu tun hätte.
Und neben der Zeitersparnis ist da eben auch diese Zuverlässigkeit bei den Meldungen die rausgehen müssen. Und ich kann im Programm selber jederzeit ganz einfach Änderungen vornehmen, wenn ein Mitarbeiter seine Stunden ändert oder wenn der Stundenlohn angepasst wird. Die Anmeldung eines Mitarbeiters geht in kürzester Zeit. Auch in dem Fall die Meldung zur Sozialversicherung: Das ist alles automatisch weg, in Minuten.
Wenn du Lexware Office mit nur 3 Worten beschreiben müsstest: Welche wären das?
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