Korrekte Eingangsbelege – bei fehlerhaften Rechnungen Widerspruch einlegen

Derjenige, der Dir eine Rechnung ausstellt, ist außerdem gesetzlich dazu verpflichtet, einen ordnungsgemäßen Beleg auszustellen. Blöderweise darf eine fehlerhafte Rechnung aber auch nur vom Aussteller korrigiert werden, wenn Du beim Empfang des Belegs feststellst, dass die Angaben unvollständig sind.

Wenn Du Deine Rechnungen mit der Lexware Office Rechnungssoftware schreibst, bist Du auf der sicheren Seite. Denn anders als bei einer manuell erstellten Rechnungsvorlage achtet Lexware Office für Dich automatisch auf vollständige Angaben.

Widerspruch einlegen bei fehlerhaftem Eingangsbeleg

Eine fehlerhafte Rechnung solltest Du natürlich nicht bezahlen. Du solltest aber auch nicht damit warten, Dich darum zu kümmern. Sonst folgt noch eine Zahlungserinnerung. Also kontaktiere den Aussteller am besten sofort, wenn Dir der Fehler auffällt.

Dabei ist es egal, ob Dir Pflichtangaben fehlen, die aufgelistete Leistung nicht stimmt, die Anzahl der gelieferten Produkte falsch ist oder irgendwas anderes falsch ist. Oft genügt ein Anruf, Du erläutest das Problem und bekommst eine korrigierte Rechnung.

Der höchst offizielle Weg wäre allerdings ein schriftlich erteilter Widerspruch. Der kann auch formlos sein: In einem einfachen Brief bestreitest Du die Forderung und bittest um eine korrekte Rechnung. Denk daran, alle Angaben zu machen, die für eine sofortige Zuordnung Deiner Korrekturanforderung nötig sind. Häng die Rechnung in Kopie an oder schreib alle Rechnungsnummern und anderen Angaben auf.

Um belegen zu können, dass ein Widerspruch verschickt wurde, kannst Du das per Einschreiben mit Rückschein oder Fax mit Faxbestätigung tun. Im Normalfall bekommst Du eine Stornorechnung. Wenn der Absender findet, seine Rechnung sei korrekt, muss er dies genauestens begründen.

In den meisten Fällen handelt es sich aber um Nachlässigkeit, Übertragungs- oder Flüchtigkeitsfehler und Du bekommst auf Deine Frage hin anstandslos und sofort Deine korrekte Rechnung.

Auf die folgenden Details solltest Du achten, wenn Du die Belege buchst, um zu sehen, ob ein Widerspruch erforderlich ist.

Korrekte Eingangsbelege: Das muss eine Rechnung enthalten

Pflichtangaben auf Deinen Eingangsbelegen, damit diese die gesetzlichen Auflagen erfüllen, sind:

• Fortlaufende, einmalig verwendete Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Leistungs- oder Lieferungszeitpunkt, der Kalendermonat reicht
• Name und Anschrift des Ausstellers, eindeutig erkennbar und nicht abgekürzt
• Name und Anschrift des Empfängers, hier kann eine Postfachadresse oder eine Sammeladresse mit eigener Postleitzahl ebenfalls eingesetzt werden
• Steuernummer oder USt-ID (Umsatzsteueridentifikationsnummer) des leistenden Unternehmers
• Menge und Art des gelieferten Gegenstands oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen

Wenn eine Entgeltsminderung wie ein Skonto von Dir vereinbart wurde, genügt ein einfacher Hinweis wie „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“ aus. Auf Rabatte und Bonusvereinbarungen muss vom Aussteller des Belegs explizit hingewiesen werden. Existiert eine schriftliche Vereinbarung über diese Preisminderungen, muss sie dem Finanzamt auf Nachfrage von Dir und Deinem Geschäftskontakt vorgelegt werden.