Inkasso ganz einfach:
Forderungsmanagement mit Lexware Office und paywise

Forderungsmanagement mit paywise: “Wir werden vom Schuldner bezahlt, nicht von unseren Kunden“

Carola Heine: Hallo Florian, du bist Rechtsanwalt und aus euren Rechtsdienstleistungen ist dann in Zusammenarbeit mit einem IT-Experten dann paywise entstanden? Wie kamt Ihr auf die Idee?

Florian Reich: Genau. Ich bin seit zwölf Jahren Rechtsanwalt und war bis 2019 in größeren mittelständischen Kanzleien angestellt im Bereich Insolvenzrecht, Prozessführung, und Forderungseinzug. Pünktlich zur Krise habe ich mich im Januar 2020 selbstständig gemacht und die ersten Mandate akquiriert.

Dabei waren dann auch Mandant:innen, für die ich Forderungen durchgesetzt habe. Wie das bei Rechtsanwälten so üblich ist, habe ich für sämtliche Leistungen Vorschüsse verlangt.
Dann wurden die Forderungen tituliert, Zwangsvollstreckungsmaßnahmen durchgeführt und trotzdem am Ende des Tages für die Kunden nicht immer was rausgeholt. Das war keine schöne Situation für die Menschen, die ihre Forderungen nicht eingezogen bekommen haben und außerdem dem schlechten Geld noch gutes hinterhergeworfen hatten. Wir kamen dann auf die Idee mit paywise: Nur der Schuldner sollte diese Kosten tragen.

Das heißt, wir schlagen auf den offenen Forderungsbetrag unsere Gebühren nach den rechtlichen Grundlagen der Anwaltsvergütung und des Rechtsdienstleistungsgesetztes auf und nur, wenn wir tatsächlich Zahlungen für unsere Kunden einnehmen, verrechnen wir die Zahlung mit unserer Vergütung. Selbst wenn ein Schuldner einmal insolvent wird, müssen damit keine Zahlung an uns geleistet werden, sondern der Schadenersatzanspruch auf Erstattung der Inkassogebühren wir an uns angetreten. Zahlungen müssen dann nicht geleistet werden.

Carola Heine: Das klingt ja wirklich optimal aus Unternehmer:innensicht, denn nicht zahlende Kundschaft ist ja schon Ärgernis genug. Wie beauftrage ich euch denn?

Florian Reich: Wir haben uns auf die Fahne geschrieben, dass wir die Beauftragung des Forderungseinzug maximal einfach gestalten wollen. Du kannst also einfach auf die Website gehen und deine Rechnungen hochladen.

Noch einfacher ist es für Lexware Office Anwenderinnen und Anwender: die nutzen einfach die Integration und können dann aus den eigenen noch offenen Rechnungen in paywise mit ein paar Klicks auswählen, für welche ein Forderungseinzug beauftragt werden soll.

Carola Heine: Die überfälligen Rechnungen aus Lexware Office werden automatisch in paywise gezogen?

Florian Reich: Ja, die Anbindung zu Lexware Office lässt sich innerhalb von Sekunden herstellen. Das System zieht sich dann automatisch die überfälligen Rechnungen und diese kann man dann mit wenigen Klicks in den Forderungseinzug übergeben. Das geht sogar noch mal deutlich schneller als über das Webformular auf unserer Internetseite.

Der größte Vorteil: Komfort. Es gibt keine Datenverluste. Sämtliche Kontaktdaten, Mahnungen, Dokumente werden automatisch mit übertragen. Darauf sind wir sehr stolz, denn das ist eine wirklich einzigartige Lösung, gerade für kleinere Unternehmen, die sonst solche Datenanbindungen mühsam integrieren müssten. Mit Lexware Office gelingt es in Sekunden.

Carola Heine: Was muss ich als Lexware Office Anwendender:in machen, wenn ich paywise in mein Lexware Office integrieren will?

Florian Reich: Du hast ja bereits einen Lexware Office Account, musst dich also noch kurz bei paywise registrieren. Dann nur noch per Knopfdruck die Integration anlegen, das ist beides in wenigen Sekunden mit ein paar Klicks erledigt.

Wie das aussieht, können Lexware Office Anwender:innen sich auch bei unserer Produkt Live Demo anschauen:

„Wir wollen die Beziehungen unserer Kunden zu ihren Kunden schonen“

Carola Heine: Jetzt muss ich doch noch mal fragen. Also es entstehen keine Kosten für die Lexware Office Anwenderinnen, die mit euch arbeiten, die Kosten tragen die Schuldner?

Florian Reich: Genau. Die Kosten tragen bei berechtigten Forderungen allein die Schuldner. Bei uns gibt es kein Abo, keine Verträge, keine laufenden Kosten. Ganz gleich, ob man einmal eine Forderung einreicht oder mehrere hundert im Monat. Was wir aber gerne hätten für unsere Tätigkeit ist, dass für Drittleistungen Vorschüsse geleistet werden. Zum Beispiel die Gerichtsgebühren fürs Mahnverfahren oder wenn wir eine Zwangsvollstreckung beauftragen. Hierfür verlangen wir Vorschüsse oder legen die Kosten teilweise aus.

Die entsprechenden Auslagen sind aber natürlich ebenfalls vom Schuldner zu ersetzen. Wir rechnen unsere Vergütung gegenüber unseren Kunden aber nur ab, wenn der Schuldner die Forderung ganz oder teilweise bezahlt hat.

Carola Heine: Das hört sich sehr praktisch und gut durchdacht an. Wie ist denn das Feedback?
Florian Reich: Sehr gut. Die Lexware Office-Integration wird sehr gut angenommen und genutzt.

Ein Großteil unserer Fälle erledigt sich außergerichtlich, wo keine Vorschüsse anfallen.
Man kann bei Auftragserteilung auswählen, ob man direkt außergerichtlich starten möchte oder direkt ins gerichtliche Mahnverfahren gehen möchte. Wir empfehlen immer, zunächst außergerichtlich vorzugehen. Dann bekommt der Schuldner von uns eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung per Briefpost und Mail, in der er höflich darauf hingewiesen wird, dass es jedem mal passieren kann, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Wir achten darauf, möglichst niedrige Gebühren am untersten gesetzlichen Ende aufzurufen und verwenden in unserer Kommunikation einen verständnisvollen Ton.

Inkasso ist ein sensibles Thema und wir wollen die Beziehung unserer Kunden zu ihren Kunden dadurch schonen, dass wir die Schuldner nicht mit unnötig hohen Inkasso-Gebühren belasten.

Carola Heine: Ein sehr wichtiger Aspekt, der wahrscheinlich in Inkasso-Angelegenheiten meistens unter den Tisch fällt. Vielen Dank für deine Zeit und weiter sehr viel Erfolg!