10 Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten dank Automatisierung

Apps, die dir den Rücken freihalten

Jeden Tag gibt es neue Tools und Anwendungen, die dir das Leben leichter machen können. Damit das klappt, musst du sie aber nutzen und daran hapert es bei vielen Selbständigen: sie haben das Gefühl, keine Zeit dafür zu haben, sich näher damit auseinanderzusetzen.

Dabei liegt das Erfolgsgeheimnis, effizienter dank Automatisierung zu arbeiten, in der Einfachheit und intuitiven Bedienung der Apps, die dir den Rücken freihalten.

1. automagic Buchhaltung mit Lexware Office

Gesetzeskonforme Buchhaltung in Sekundenschnelle dank automatisierter Vorschläge für die Zuordnung: wenn du dein Geschäftskonto mit Lexware Office verbindest, kannst du den Belegstapel entsorgen und jeden Beleg gleich dort buchen, wo er entsteht. Die mobile App gibt dir die Freiheit, Buchhaltung jederzeit und zwischendurch automatisiert zu erledigen.

2. Social Media Planungstools und Dashboards

Mit Apps wie later.com, sendible oder tailwind kannst du deine Social Media Postings viele Tage oder sogar Wochen und Monate im Voraus erstellen und die Veröffentlichung vorab planen. Wenn du dann noch mehrere Postings auf einmal erstellst und dich nicht jedes einzelne Mal neu ins Konzept eindenken musst, sparst du insgesamt sehr viel Zeit.

3. E-Mailmarketing

Neben dem Versenden eines Newsletters an Abonnent:innen hast du auch die Möglichkeit, eine gut durchdachte Serie von Mails an Kundinnen oder Kunden zu schicken, die eine bestimmte Handlung vornehmen – zum Beispiel deinen Lead Magnet herunterladen, ein Webinar buchen oder auf eine Umfrage reagieren.

4. Kundenservice Chatbots und Autoresponder

Eine Antwort zu erhalten und mit dem eigenen Bedarf wahrgenommen zu werden ist ein Grundbedürfnis. Das gilt auch für deine Kundschaft. Wenn du nicht sofort selbst reagieren kannst, kannst du den Facebook Messenger mit einem Chatbot verbinden und Anfrage-Mails mit einer freundlichen automatisierten Antwort erwidern, bis du Zeit hast.

5. Terminplanungstools

Der ganze aufwändige Prozess rund um Verfügbarkeiten und Terminabstimmungen entfällt, wenn du ein Kalender-Tool einsetzt und dort die Termine einträgst, die bei dir noch frei sind. So können deine Kontakte nicht nur selbst ein Datum und eine Uhrzeit auswählen, sondern bei Bedarf auch selbst umplanen. Die Automatisierung erzeugt auf Wunsch auch gleich den Link ins Video-Tool wie Zoom.

6. Projektmanagement-Tools

Gemeinsam in der Cloud an einer Datei arbeiten, das ist dank Google Drive und Co ein alter Hut. Produktiver wirst du aber sein, wenn du zusätzlich noch Projektmanagement-Tools und Apps zur Automatisierung einsetzt. Damit kannst du Aufgaben erstellen, anderen zuweisen und einen wiederholbaren Prozess zur Erledigung von Abläufen einmal erstellen und immer wieder nutzen, während alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind.

7. Hilfen bei der Content-Erstellung

Mit den KI oder AI genannten Tools zur Content-Erstellung kannst du zwar keine wirklich lesenswerten Texte automatisiert erstellen, das funktioniert nur für Massenware ohne Charakter wie zum Beispiel Katalogtexte. Der Output klingt meist sehr generisch und die Fakten müssen konsequent geprüft werden. Wofür KI aber extrem gut funktioniert: Um Strukturen, Templates und Best Practices abzufragen und zeitsparend auf deinen Bedarf umzuwandeln.

8. Verkaufsplattformen für digitale Inhalte

Du kannst einen eigenen Shop in der Cloud bauen – oder du kannst deine Abläufe komfortabel automatisieren lassen und die bereits ausgereifte Infrastruktur von Verkaufsplattformen wie etsy oder eBay nutzen, um digitale und nichtdigitale Produkte zu verkaufen. Alles, worauf du dabei achten musst, wird von der Plattform verbindlich vorgegeben, das Marketing erleichtert und die Zahlungsabwicklung automatisiert. Du kannst dich ganz aufs Verkaufen konzentrieren – und auch einfach mal ein einzelnes Produkt anbieten.

9. Zahlungsabwicklung-Tools

Eine Rechnung erstellen, auf Zahlung hoffen und nach Eintreffen die Ware verschicken? Das war vorgestern der Ablauf, heute nutzt du Stripe oder Paypal und andere Anbieter, um automatisch abzurechnen, digitale Produkte und Services bezahlen zu lassen und vollautomatisch Zahlungserinnerungen zu versenden und regelmäßige Serienbuchungen erfolgen zu lassen. Sogar einen zweiten automatisierten Abbuchungsversuch unternehmen die Apps in der Regel für dich, wenn der erste fehlschlagen sollte.

10. Automatisierungen verknüpfen

Mit Tools wie Zapier kannst du Anwendungen aneinanderhängen und deine eigenen Automatisierungen erschaffen: Zum Beispiel dein Termintool automatisch mit deinem Kalender verbinden und parallel gleich einen Zoom-Link erzeugen lassen, während eine Bestätigungsmail an dein Gegenüber geht.

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Automatisierung ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es ist sehr praktisch, Routinen und manuelle Tätigkeiten an die Technik abzugeben. Ein Faktor wird dabei ganz oft vergessen zu erwähnen: Es spart nicht nur Zeit, häufig auch Geld und Nerven. Effizienter dank Automatisierung, das macht auch wirklich Spaß und wenn der Cent einmal gerutscht ist, kommst du auf immer noch neue Ideen.