Der Versand des Newsletters – erreiche Deine Zielgruppe zur richtigen Zeit

Dein erster Newsletter ist fertig erstellt? Mit einer professionellen Software wie der von CleverReach^® war das ganz leicht. Bevor Du jedoch auf „Senden“ klickst, wird Dir vor dem Versand noch einmal eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten angezeigt:

• Wie lautet Dein Absendername und was hast Du als Betreff eingegeben? Beides sind sehr wichtige Informationen, da sie maßgeblich mit darüber entscheiden, ob Deine E-Mail geöffnet wird!
• An welche Empfängergruppe wird die E-Mail gesendet? Geht sie an alle oder nur an bestimmte Segmente Deiner Empfänger-Datenbank?
• Welches Abmeldeformular wird verwendet?
• Welche Daten werden getrackt, nur Öffnungen oder auch Klicks? Um Klicks messen zu können, muss mindestens ein Link in den Newsletter integriert sein.
• Wie sieht die E-Mail aus? Hierzu gibt es die Möglichkeit einer Vorschau, um Inhalt und Bilder noch einmal zu prüfen.

Du möchtest noch etwas ändern? Dann nur zu!

Die Betreffzeile optimieren

Es ist nie verkehrt, für die Formulierung der Newsletter-Betreffzeile ausreichend Zeit einzuplanen. Die Betreffzeile ist schließlich das Erste, was der Empfänger von Deinem Newsletter zu sehen bekommt und ein Neugier weckender Betreff führt zu einer deutlich höheren Öffnungsrate als ein langweiliger. Darum nimmst Du Deine Betreffzeile vor dem endgültigen Versand noch einmal kritisch unter die Lupe und versuchst, den Betreff so kurz und gleichzeitig so spannend wie möglich zu formulieren. Stelle möglichst immer den Nutzen, den der Empfänger vom Inhalt des Newsletters hat, in den Mittelpunkt.

• Schlechtes Beispiel: „Newsletter 1/2018“
• Gutes Beispiel: „5 Tipps, wie Deine Betreffzeile rockt!“

Du erkennst selbst den Unterschied! Auch Personalisierung in der Betreffzeile ist ein effektives Mittel, um die Öffnungsrate in die Höhe schnellen zu lassen, schließlich wird jeder Mensch gerne mit seinem Namen angesprochen.

Extra-Tipp: Die persönliche Anrede kannst Du auch clever auf dem Call-to-Action-Button einsetzen – „Prämie für Susanne – hier klicken“ oder „Abonniere jetzt Deine Branchen-News, Thomas!“ sind große Klickanreize.

Es passt alles? Dann kann es ja nun endlich heißen: Ab die elektronische Post!

Doch Halt, bevor Du freudig auf „Senden“ klickst, überlege, ob JETZT der beste Zeitpunkt für den Versand ist. Tag und Uhrzeit können nämlich über das Öffnen oder das Ignorieren der Mail entscheiden. Warum? Weil Deine Zielgruppe genau JETZT eventuell gar nicht bereit für Deinen Newsletter ist. Dann landet er im Postfach, wird entweder gleich gelöscht oder zwar geöffnet, aber nur, um anschließend auf Nimmerwiedersehen im „Gelesen“-Ordner zu verschwinden. Doch das kann verhindert werden.

Erfolgreiche Versandzeitpunkte bestimmen

Es gibt Zeiträume, in denen Deine Empfänger tendenziell ansprechbarer sind als zu anderen Gelegenheiten. Das variiert allerdings stark nach Themen.

Nehmen wir an, Du bist Friseur. Dann solltest Du dich fragen, wann Deine Kunden Zeit und Muße haben, sich mit dem Thema Haare zu beschäftigen. Wohl eher am Wochenende, wenn es Zeit für Freizeit, Ausgehen und Party ist. Demzufolge ist der beste Zeitrahmen für den Versand Deiner E-Mail-Kampagne von Donnerstagabend bis Sonntagmittag.

Ganz anders liegt der Fall im B2B-Bereich, wenn Du Geschäftspartner über Business-News informieren möchtest. Diese Nachrichten werden die Empfänger eher nicht in der Freizeit lesen wollen. Daher gilt für Branchen- oder Unternehmensmeldungen, dass sie besser während der klassischen Bürozeiten, werktags zwischen neun und fünf Uhr, verschickt werden sollten. Ausnahme: Der Montag. An diesem Tag wird häufig der E-Mail-Posteingang sortiert und ausgemistet – du läufst hier Gefahr, mit Deinem Newsletter einer solchen Aufräum-Aktion zum Opfer zu fallen und ungelesen im Papierkorb zu verschwinden.

Folglich lautet die Faustregel: Erwische Deine Zielgruppe dann, wenn diese besonders empfänglich für Deine Themen ist! Falls Du (noch) nicht weißt, wann das sein könnte, dann finde es heraus! Verschicke Deine Kampagnen an verschiedenen Tagen und zu unterschiedlichen Uhrzeiten und vergleiche dann die jeweiligen Öffnungsraten.

Tipp: Nutze den „automatischen Versand“, bei dem Du die Wunschsendezeit programmieren kannst. Damit wird Dein Newsletter sehr bequem und zuverlässig auch am frühen Morgen oder am Wochenende verschickt.

Gute Anlässe für den Newsletterversand finden

Bei einem einzigen Newsletter soll es natürlich nicht bleiben – zur Stärkung der Kundenbindung verschickst Du besser regelmäßige E-Mails an Deine Zielgruppe. Als Impulsgeber eignen sich hierfür konkrete Anlässe, die Du leicht anhand eines Jahreskalenders finden kannst. Über freundliche Oster- oder Weihnachtsgrüße hat sich noch kein Empfänger beschwert! Darüber hinaus kannst Du von einem Event-Kalender ganz spezifische Ideen für Newsletter-Themen ableiten.

Beispiel Friseur:

• Oscar-Verleihung (jährlich im Februar): Vorstellung von Schnitt- und Farbtrends auf dem Roten Teppich
• Weltfrauentag (8. März): Ladies Special
• Schulanfang (August): Rabatte auf Kinderhaarschnitte
• Oktoberfest (Ende September): Flechtfrisuren-Special

Und dann gibt es natürlich jede Menge witzige bis absurde „Feiertage“, aufgrund derer Du Deine Empfänger auf augenzwinkernde Weise erreichen kannst, wenn Du einen Bezug zu Deinem Produkt oder Deinem Unternehmen herstellst. Nur einige Beispiele:

• Internationaler Tag der Jogginghose: 21. Januar
• Welt-Pfeifenraucher-Tag: 20. Februar
• Verehre-Dein-Werkzeug-Tag: 11. März
• Geh-zur-Fuß-zur-Arbeit-Tag: 6. April
• Tag der Astronauten: 5. Mai
• Welt-Milch-Tag: 1. Juni
• Internationaler Tag der Freundschaft: 30. Juli
• Welttag des Elefanten: 12. August
• Internationaler Tag der Schokolade: 13. September
• Welt-Vegetarier-Tag: 1. Oktober
• Welt-Nettigkeits-Tag: 13. November
• Internationaler Tag des Kreuzworträtsels: 21. Dezember

Fazit

Nach einer Weile kennen kennst Du Deine Zielgruppe immer besser und weißt aus dem Bauch heraus, welche Anlässe und Themen sich für ein Mailing eignen. Einer der großen Vorteile des Newsletters als Marketinginstrument ist schließlich seine Flexibilität – nutze diesen Umstand und erstelle einfach mal spontane Mailings, falls in den Medien gerade ein Thema aktuell ist, zu dem Du Dein Unternehmen positiv positionieren kannst. Mit Hilfe eines professionellen E-Mail-Marketing-Tools wie dem von CleverReach^® sind Erstellung und Versand schnell erledigt. Und ob Du mit Deinen Inhalten Deine Empfänger begeistern kannst, erfährst Du dann in den jeweiligen Reporten. Welche Kennzahlen Dir hier angegeben werden und was diese aussagen, erläutern wir im letzten Teil unserer Reihe im Beitrag E-Mail-Marketing für Einsteiger: KPIs und Erfolgsmessung.