Komfortabel: Automatisiertes Mahnwesen ab der ersten Rechnung

Carola Heine: Hallo Julian, was macht ihr als Lexware Office Partner?

Julian Stöß: Wir haben mit Lexware Office Partnerschaften für zwei Tools: autoMahntion und umsatzBlick. autoMahntion ist ein Tool, mit dem man grob zusammengefasst das eigene Mahnwesen komplett automatisieren kann. umsatzBlick ist ein Tool, mit dem man flexibel individuelle Dashboards anlegen kann für Umsätze, um diese dann entsprechend auszuwerten.

Wenn ich zum Beispiel gewisse Kundengruppen oder Produktgruppen miteinander vergleichen will, dann kann ich Vorjahresvergleiche ausgeben lassen oder von Monat zu Monat verschiedene Statistiken anzeigen. Anwender:innen bauen sich das Dashboard, mit dem sie alle gewünschten Daten auf einen Blick haben, der Zeitraum ist unbegrenzt rückwirkend möglich. Damit schauen die Unternehmer:innen sich beispielsweise komfortabel an, welches ihre meistverkauften Produkte sind oder welche sich am schlechtesten verkaufen.

Carola Heine: Das hört sich beides spannend an und im Detail sprechen wollten wir heute über autoMahntion. Denn ich muss als erstes fragen: Wenn ich in Lexware Office eine Rechnung mit einem Klick in eine Mahnung umwandeln kann, wozu brauche ich dann euch?

Julian Stöß: Das ist eine gute Frage, die ich dir gerne beantworte. autoMahntion ist für all diejenigen, die sagen, dass sie sich nicht ständig selbst mit diesem Thema Mahnungen beschäftigen möchten. Viele der Kunden haben ja nicht nur eine Rechnung pro Monat, sondern mehrere Rechnungen beziehungsweise im einigen Fällen sehr viele Rechnungen.

Zahlungsmoral und Zahlungsbereitschaft sind tatsächlich bei dem einen oder anderen Kunden dann nicht so ausgeprägt. Dann wird die Rechnung nicht bezahlt und es muss nachgefasst werden, damit die Zahlung eingeht. Genau dafür ist autoMahntion da und übernimmt diesen Job. Man muss nicht selbst dran denken, spart Nerven, hat trotzdem den Überblick und letztendlich kommt man dadurch schneller zu seinem Geld.

Carola Heine: Was wäre denn ein typischer Kunde von euch?

Julian Stöß: Typische Kunden haben wir in allen Branchen, aber wir können als Beispiel mal den Fall einer Werbeagentur mit vielen kleineren Kunden aufmachen, die immer wieder mit offenen Rechnungen zu tun haben. Der Mahnprozess wird komplett automatisiert und entlastet so die Prozesse, weil niemand mehr die Außenstände manuell nachhalten muss.

Julian Stöß: Wir haben tatsächlich Kunden in jeder Größenordnung. Auch welche mit ganz wenig Rechnungen, denn eins darf man nicht vergessen: Auch wenn ich mit wenigen Klicks eine Mahnung manuell erstellen kann, es ist immer noch etwas, woran ich bewusst denken muss und eine mentale Last.

In den meisten Firmen gibt es keine Struktur, die eine Mahnung nach x Tagen vorsieht, sondern das Mahnwesen passiert, wenn man daran denkt und Lust darauf hat. Effizient ist das nicht und man kommt auch nicht schnell genug zum Geldeingang.

Deshalb sind wir eine Lösung ab der ersten Rechnung, denn bei einer oder zwei Rechnungen monatlich ist das zwar keine große Zeitersparnis, aber eine mentale Entlastung eben doch. Tatsächlich ist für viele Freelancer und andere soloselbstständige Dienstleister:innen schon das Schreiben von Rechnungen ein riesiger innerer Anlauf und Mahnungen sind mental noch aufwändiger.

Wir bieten verschiedene Pakete an, also auch ein sehr günstiges für solche Fälle. Wirklich viel Sinn unter dem Aspekt der Prozessautomatisierung und Entlastung bringt die Anwendung dann natürlich bei mehr Rechnungen

Carola Heine: Richtig, für viele Menschen ist es schwierig zu mahnen oder nachzufragen und sich in die Position zu versetzen, vielleicht den Kunden zu verärgern oder man hat auch nur das wahrscheinlich unbegründete Gefühl, dass der Kunde sich ärgert. Dabei ist eine Mahnung in den allermeisten Fällen einfach nur ein buchhalterischer Vorgang. Niemand wundert sich darüber und die Mahnung landet sowieso in der Buchhaltung, nicht beim Ansprechpartner selber. Wenn man das einfach automatisiert auslagern kann, ist das natürlich super.

Kommt dann noch ein Begleitschreiben dazu, das ich selber verfassen kann – oder wie wird das rausgeschickt?

Julian Stöß: Mit autoMahntion hat man die Möglichkeit, sechs verschiedene Erinnerungsstufen anzulegen. Vor der Mahnung kann man zum Beispiel noch mal eine freundliche Erinnerungen schreiben: „Oh, die Zahlungsfrist ist gestern abgelaufen. Bitte überweise doch den Betrag. Das wäre ganz nett. Wahrscheinlich ist die Rechnung untergegangen“. Dabei wird die Rechnung noch einmal angehängt an diese Mail. Und dann die Mahnungen.

Es gibt bis zu sechs Zahlungserinnerungsstufen, davon sind bis zu drei Mahnstufen. Man stellt Zahnungserinnerung ein, zum Beispiel eine erste Zahlungserinnerung – eine freundliche. Wenn die Frist verstrichen ist und keine Zahlung erfolgt ist, dann kann man automatisch die erste Mahnung versenden. Den begleitenden Text kann man als Vorlage hinterlegen.

Wir bieten die Option an, dass die Mahnung automatisch per Post versendet wird, als Einwurfeinschreiben, wenn man das möchte. Viele unserer Kunden stellen die erste Mahnung über uns noch als Anhang der E-Mail mit ihrem entsprechend konfigurierten Tex. Aber die zweite Mahnung schicken sie dann als Einwurfeinschreiben, einfach damit sie dem Kunden noch auf einem anderen Weg zugeht und dadurch die Chance auf eine Zahlung erhöht.

Carola Heine: Gilt immer jede dieser Einstellungen für alle Rechnungen oder kann ich sagen „das ist mein Lieblingskunde, die sind immer so spät dran, die mahne ich nicht“?

Julian Stöß: Selbstverständlich. Man kann entscheiden, wann der automatische Mahnprozess nicht anlaufen soll – wenn mir beispielsweise ein Kunde gesagt hat, dass er erst in drei Wochen zahlen kann, dann pausiere ich für diese Rechnung den Mahnverlauf.

Carola Heine: Das ist eine tolle Option für guten Kundenservice, wenn man in diesen turbulenten Zeiten auf solche Einzelfälle eingehen kann. Eine Frage hätte ich noch: Unterliegt eine Mahnung den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie eine E-Rechnung? Steht das schon fest?

Julian Stöß: Nein, Mahnungen unterliegen nicht den Anforderungen einer E-Rechnung.

Carola Heine: Super, danke. Wie schwierig ist es, automation mit Lexware Office zu verbinden?

Julian Stöß: Gar nicht schwierig: Die Verbindung mit Lexware Office funktioniert einfach per Knopfdruck, ganz so wie man es gewohnt ist. Auch die Einrichtung ist nicht komplex. Wir bieten Vorlagen an für die verschiedenen Stufen, die man verwenden kann, wenn man das möchte. Man kann auch eigene Texte formulieren und dann muss man im Grunde nur zwei oder drei Sachen einstellen und dann kann das System schon laufen.

Die erstellten Mahnungen sind dann in Lexware Office ersichtlich, direkt unter der Rechnung.

Carola Heine: Das klingt alles sehr gut durchdacht und praktisch. Vielen Dank für deine Zeit und weiter viel Erfolg!