Angebote schreiben– aber richtig

Angebote schreiben, die Interessent:innen überzeugen

Du weißt, was du anbieten willst und auch zu welchem Stundensatz oder zu welcher Pauschale. Doch wie sorgst du jetzt dafür, dass dein Angebot auch wirklich überzeugt?

Einerseits wird es immer Kund:innen geben, die dein Angebot nur öffnen, um sich den Preis anzuschauen und daraufhin eine Entscheidung zu treffen. Andererseits werden diese zum Glück immer seltener, denn immer mehr Menschen haben begriffen, dass es bei einer Zusammenarbeit mit einer oder einem Profi auch um andere Dinge geht.

Wie überzeugend dein Angebot wirkt, kommt nicht nur auf die Vorgeschichte an: Wo hat die Person oder Firma dich gefunden? Was habt Ihr besprochen, damit ein Angebot angefordert wurde? Schau dir das Umfeld an, in dem dein Angebot landen wird und überleg dir gut, welche emotionalen und rationalen Faktoren du jetzt einbringen kannst:

1. Dein Anschreiben ergänzt die Fakten und Preise und kann von dir genutzt werden, die Einzigartigkeit, Vorteile und Nutzen noch einmal hervorzuheben, während du dich auf den bisherigen Kontakt beziehst und eine Bindung herstellst.
2. Detaillierte Beschreibungen und gewünschte Ergebnisse lassen deine Zielgruppe sofort sehen, ob das Angebot geeignet ist. Anwendungsbeispiele oder ausführliche Schilderungen können das unterstützen.
3. Zahlungs- und Lieferbedingungen von Start über Anzahlung bis Abrechnung sollten klar formuliert werden, Garantiebedingungen, Korrekturschleifen und Fehlerbehebungen unmissverständlich festgelegt.

Es versteht sich von selbst, dass dein Angebot professionell gestaltet und übersichtlich sein sollte, mit einer klaren Gliederung. Außerdem solltest du alle gesetzlichen Vorgaben einhalten, aber auch alle sinnvollen Informationen wie eine direkte Kontaktmöglichkeit ergänzen.

Je nachdem, mit welchen Firmen du arbeiten möchtest, wirst du gegebenenfalls auch Arbeitsproben, Referenzen oder sogar ein Portfolio beilegen. Bevor du dich an unsere Checkliste machst, empfehlen wir noch einen weiteren Blick: Den auf die Erwartungshaltung der Empfänger:innen nämlich. Manche Unternehmen akzeptieren nur Angebote in einem bestimmten Format oder nach eigenen Vorgaben.

Checkliste für die Angebotserstellung

Als Anbieter:in von Waren oder Dienstleistungen gehören die folgenden Angaben immer in jedes Angebot:

• Dein Name oder Firmenname inklusive Rechtsform und Anschrift des Firmensitzes
• Kontaktdaten mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, ggf. Website
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
• Vollständige und korrekte Anschrift der Person, an die sich das Angebot richtet
• Aussagekräftige Beschreibung der Dienstleistung oder der Ware/n
• Preisangaben (brutto und netto), Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuersatz
• Möglichkeiten, mehr/nachzukaufen und gegebenenfalls Rabatte
• Zusatzkosten wie für Fracht, Versand oder Verpackung
• Zahlungsbedingungen, Angebotsdatum und Gültigkeitsdatum
• Lieferfristen, Leistungszeitraum oder Startdatum/angepeiltes Fertigstellungsdatum

Wenn unter bestimmten Bedingungen weitere Kosten entstehen, solltest du auch diese Informationen aufführen – beispielsweise durch Zusatzwünsche oder mehr Korrekturschleifen als angeboten.
Wenn du AGB hast, solltest du sie entweder anhängen oder mit einem Link darauf verweisen.

Ergänzung zur Checkliste: Angebote von Dienstleister:innen

Freiberufler:innen, Handwerksbetriebe und dienstleistende Einzelunternehmer:innen müssen beim Angebote schreiben noch weitere Details in das Angebot selbst oder in die begleitenden Dokumente aufnehmen, falls diese auf den jeweiligen Berufsstand zutreffen:

• Erfüllungsort und Gerichtsstand sowie die zuständige Behörde, wenn die ausgeübte Tätigkeit einer Erlaubnis unterliegt
• Wenn eine Berufshaftpflichtversicherung besteht, ggf. Angaben zum Versicherer
• Nummer vom Handelsregistereintrag, Vereinsregister und ähnlich, falls vorhanden
• Ggf. bestehende Gewährleistungen über die gesetzlichen Garantierechte hinaus

Wenn dein Angebot zustande kommt, ohne dass du jedes gewünschte Detail vorher klären konntest, kannst du eine so genannte Freizeichnungsklausel nutzen. Das ist dann das Gegenteil der Phrase „an dieses Angebot halte ich mich gebunden bis“, nämlich eine Formulierung wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“: Du erklärst mit deinem Angebot, was möglich ist, ohne dich bereits konkret zu verpflichten.

Freizeichnungsklauseln in Angeboten

Mit einer Freizeichnungsklausel informierst du deine:n Interessentin von Anfang an, dass dein Angebot nur unter ganz bestimmten Bedingungen gilt. Das klingt zwar Wischiwaschi, aber dafür kann es sehr gute professionelle Gründe geben wie schwankende Verfügbarkeiten oder Kund:innen, die zunächst einen Preisrahmen angefragt haben, ohne dass bereits alle Umstände sämtlichen Beteiligten zuverlässig bekannt sind.

Wenn dich jemand spontan um ein Angebot gebeten hat, zum Beispiel auf einer Messe, willst du ihn oder sie nicht mit vielen Rückfragen nerven. Du möchtest dich aber auch nicht „verbindlich“ in die Nesseln setzen, wenn die Erwartungshaltungen später nicht zusammenpassen. Dann erstellst du ein freibleibendes Angebot.

Du kannst dein Angebot im Nachhinein noch anpassen, denn sowohl der Vorteil als auch der Nachteil eines Angebots mit Freizeichnungsklausel besteht darin, dass du und die Empfängerin oder der Empfänger die finale Version beidseitig bestätigen müsst, damit der Auftrag gilt.

Vorsicht: Vergisst du zu reagieren auf eine zustimmende Reaktion, ist gar kein verbindlicher Auftrag entstanden.

Ein Portfolio ergänzen, wenn du Angebote schreiben willst

Neben deinen AGB, die du deinem jeweiligen Angebot anhängen kannst, gibt es ein weiteres Dokument, von dem die Qualität deiner Angebote profitiert: Ein Portfolio oder eine Präsentation deiner Firma oder deiner Person.

Wer sich für deine Angebote interessiert, wird besonders bei hochpreisigen Angeboten gerne in einer gelungenen Selbstdarstellung lesen und sich Kund:innenstimmen und Referenzen genauer anschauen. Hast du Preise gewonnen, Zertifikate vorzuweisen, Fortbildungen gemacht oder tolle Kooperationen geschlossen?

All diese Dinge werten dein Portfolio auf, das wiederum dein Angebot auf das nächste Level heben kann. Wie bei allen Informationen sollte auch das Portfolio auflisten, welche Support- und Kontaktmöglichkeiten es gibt. Es ist aber nicht das passende Dokument, um Lockangebote oder Rabatte einzubauen oder Zusatzleistungen anzubieten! Diese Sonderangebote gehören als Option ins Angebot oder gut aufbereitet ins Anschreiben.

So ist Angebote schreiben ganz einfach

Es ist kein gut gehütetes Geheimnis, dass viele Freelancerinnen und Soloselbständige die Erstellung von detaillierten Angeboten gerne vor sich herschieben – obwohl sie wie alle Unternehmer:innen die Aufträge brauchen. Woran liegt das?

Einmal am Unwillen, sich mit administrativen Vorgängen zu beschäftigen, während das Tagesgeschäft drängt. Aber auch Unsicherheit, ob die eigenen Stundensätze passen und ob es sich um eine Honorarhöhe handelt, die von Kund:innen akzeptiert werden wird.

Angebote schreiben wird auch mit diesen inneren Hürden einfacher, wenn du dich an Vorlagen wie die in Lexware Office hältst und mit Bausteinen für deine einzelnen Tätigkeiten arbeitest, so dass du dir nicht immer wieder neu den Kopf zerbrechen musst. Du kannst auch die Angebote der Vergangenheit kopieren, anpassen und wiederverwenden oder dir eine Checklist der Dinge erstellen, die dir an einem individuellen Angebot wichtig sind.

Noch ein Trick: Wenn du deiner potenziellen Kundin oder dem Kunden sagst, bis wann sie oder er dein Angebot in der Mailbox haben werden, hast du dir selbst einen Termin gesetzt. Den solltest du dann aber auch halten 🙂