„Alles ist selbsterklärend und funktioniert auf den ersten Klick“

Carola Heine: Hallo Steffi, du hast mit deinem Mann zusammen die Agentur Mastflow gegründet: Ihr seid Experten für Digitalisierung und eCommerce und bietet sowohl Betreuung als auch maßgeschneiderten Service. Wie kam es, dass Ihr zusammen gegründet habt?

Steffi Markowic: Wir haben uns auf der Arbeit kennengelernt und von Anfang an zusammengearbeitet und dann auch gemeinsam gegründet. Wir wussten ja schon, dass es gut funktionieren würde. Ich habe Informatik studiert, er eServices, und wir haben immer Themen gehabt, über die wir uns austauschen konnten. Irgendwann haben wir beschlossen, dass wir aus dem Angestelltenverhältnis rauswollen, haben erst nebenberuflich gegründet und etwas später gekündigt, um unsere Agentur aufzubauen.

Wir sind schon unser ganzes Arbeitsleben lang in der IT. Schon vorher, genau genommen: Ich habe mit 15 angefangen, meine erste Webseite zu erstellen. Damals noch für mich und dann für meinen Vater und andere. Das war 1999.

Carola Heine: Du hast damit angefangen, für andere Websites zu erstellen und wusstest dann „hier bin ich richtig, das will ich machen“.

Steffi Markowic: Ja, das war schon damals mein Ding. Nach dem Abitur war klar, dass ich Informatik studiere. Nach dem Studium habe ich durchgängig in der IT gearbeitet, bis wir uns dann gemeinsam selbständig gemacht haben. Im Angestelltenverhältnis hatte ich eher mit Produkt- und Projektmanagement zu tun und jetzt heißt es „back to the roots“ für mich, Erstellung und Betreuung von Webprojekten und Onlineshops.

Wir beraten unsere Kunden auch, wenn es um die Einhaltung rechtlicher Vorgaben geht. Wir haben beispielsweise Kund:innen, die Spirituosen über ihre Onlineshops verkaufen. Das ist sowieso ein Spezialthema, weil es viele rechtliche Aspekte gibt, die man beachten muss: Auszeichnung von Alkoholgehalt und anderen lebensmittelrelevanten Daten. Die Altersbeschränkung muss eingehalten werden, bestimmte Worte dürfen nicht in der Produktbeschreibung verwendet werden, um einen Wein zu beschreiben und so weiter.

Carola Heine: Eure Kundinnen und Kunden haben häufig schon Websites oder Shops, wenn sie euch finden?

Steffi Markowic: Genau. Häufig wurden sie von anderen Dienstleistern im Stich gelassen und suchen jetzt einen langfristigen Partner, mit dem sie zusammenarbeiten können. Wir betreuen die Menschen mit dem, was sie mitbringen – manchmal ist das ein ganzer Bauchladen an Websites und Shops. Immer WordPress und wenn es um einen Shop geht, dann meistens WooCommerce. Da geht es dann unter anderem um Suchmaschinenoptimierung, aber auch Rechtssicherheit ist ein großes Thema, denn viele Betreiber von Shops wissen gar nicht, was nötig ist, um einen Online-Shop in Deutschland, Österreich oder auch der Schweiz rechtssicher zu betreiben.

Wir beraten unsere Kund:innen also in Bezug auf die unterschiedlichen Erweiterungen, mit denen sie ihre Shops besser verwalten und absichern können – dazu gehören Partneranbindungen, aber auch Buchhaltungssysteme wie Lexware Office.

Carola Heine: Ihr nutzt auch selbst Lexware Office mit Partnererweiterungen. Wie hilft dir das im Arbeitsalltag?

Steffi Markowic: Wir haben Lexware Office vom ersten Tag an für unsere Agentur genutzt, weil wir als Gründer gerne alles selbst buchen wollten, ohne Steuerberater. Das war vor vier Jahren und ich mache immer noch alles selbst, weil es mit Lexware Office einfach sehr gut funktioniert. Alles ist super selbsterklärend und obwohl ich keine steuerbezogene Ausbildung habe, komme ich sehr gut zurecht. Wenn ich mal nicht weiterkomme, mache ich ein Ticket auf oder schreibe in den Support-Chat und bekomme meistens superschnell meine Antwort.

Carola Heine: Dann habt Ihr durch Automatisierungen euren Komfort noch weiter erhöht. Was hast du da gemacht, wie kam das?

Steffi Markowic: Das Thema bin ich in diesem Jahr angegangen, weil wir immer mehr Kund:innen hatten und ich dann gemerkt habe, dass ich wirklich lange brauche, um Rechnungen zu schreiben, besonders für die monatlich wiederkehrenden Wartungspauschalen. Das wollte ich also automatisieren und wir haben es über unseren eigenen Online-Shop mit WooCommerce und dem German Market Plug-in von MarketPress abgebildet:

Die Wartungspauschalen und ähnliche Dienstleistungen werden über eine Abo-Funktionalität eingezogen. Das heißt, da wird dann automatisch eine Bestellung generiert über WooCommerce. Zu jeder Bestellung gibt es eine Rechnung von German Market und diese Rechnung wird dann nach Lexware Office synchronisiert. Im besten Fall zahlt der Kunde dann noch automatisiert und ich habe eigentlich nur noch einen prüfenden Klick, um am Ende zu sagen: „Ja, das Geld kam an“. Dann ist das Thema auch schon durch.

Carola Heine: Sehr lässig, denn so habt Ihr eine Automatisierung, die deine Abläufe entlastet, die sich aber auch an die Agenturkunden als Lösung weitergeben lässt.

Steffi Markowic: Viele unserer Kund:innen haben das tatsächlich vorher auch schon so gemacht, mit Lexware Office ist das ja alles recht selbsterklärend und gut aufzusetzen. Ich wusste, dass es funktioniert, weil ich es für viele andere bereits eingerichtet hatte, ebenso wie Plug-ins für die rechtssichere Umsetzung.

Carola Heine: Was war die größte Herausforderung?

Steffi Markowic: Es war eigentlich keine Herausforderung: Ich wusste, dass es funktioniert und dass ich das so haben will. Es gab nur eine Sache: Wenn wir Rechnungen übertragen, werden die erst mal automatisch der Kategorie „Wareneinkäufe“

zugewiesen und das passt bei uns nicht, weil wir Dienstleistungen verkaufen. Aber da habe ich dann schnell auch Hilfe von MarketPress bekommen und dann kam das in Lexware Office genauso an, wie ich es haben wollte.

Für Lexware Office habe ich mich damals unter anderem entschieden, weil es in der Cloud liegt und ich nichts installieren oder warten muss. Funktioniert auch am Handy wunderbar, und ist erschwinglich vom Preis, gerade wenn du gerade gründest.

Carola Heine: Ja, und man muss sich keine individuellen Integrationen teuer programmieren lassen, sondern man kann es machen wie ihr und vorhandene Erweiterungen nutzen. Lexware Office hat inzwischen über 100 Partner. Das bietet euch dann wieder die Möglichkeit, eure Agenturkunden entsprechend zu versorgen.

Steffi Markowic: Richtig. Wir haben zum Beispiel auch eine Integration mit Paywise für die Zahlungsaufforderungen. Das war auch sehr einfach einzubinden und ich finde es gut, dass es zum Beispiel auch keine Gebühren kostet – sondern erst dann, wenn der Kunde letzendlich gezahlt hat. Das musste ich bisher nur wenige Male nutzen, aber es hat super funktioniert. Die Zahlungserinnerungen von Paywise sehen natürlich etwas eindrücklicher aus.

Carola Heine: Das klingt doch alles sehr gut. Alles, was Ihr nutzt, könnt Ihr außerdem als Berater empfehlen. Was gefällt dir am besten? Kann man in Stunden beziffern, wie viel Zeit du sparst durch die Kombination von Lexware Office und Erweiterungen?

Steffi Markowic: Ein halber Tag im Monat ist es mindestens, schon dadurch, dass ich am Monatsanfang keine Rechnungen mehr von Hand schreiben muss. Neben der Zeitersparnis gibt es auch keine Übertragungsfehler, wenn die Rechnungen automatisiert erzeugt und von einem System ins andere übertragen werden statt manuell.

Das entlastet auch mental, es ist eine enorme Arbeitserleichterung zu wissen, dass alles automatisch abläuft und dass bei uns die wiederkehrenden Pauschalen einfach darüber abgewickelt werden können.

Für 2025 haben wir uns vorgenommen, unser Angebot im Bereich Automatisierung und Prozessoptimierung weiter auszubauen. Viele unserer Kunden stehen vor der Herausforderung, ihre internen Abläufe effizienter zu gestalten – sei es in der Produktdatenpflege, in der Buchhaltung oder beim Kundenservice.

Wir möchten hier eine noch gezieltere Beratung anbieten und neue Lösungen entwickeln, wie z. B. individuell angepasste Automatisierungen mit WooCommerce, Lexware Office und KI-Tools, um Zeit und Kosten zu sparen.

Ein weiterer Fokus liegt auf der rechtssicheren Gestaltung von Online-Shops. Gerade durch neue Datenschutzgesetze und Regularien in Europa ist das für unsere Kunden ein sensibles Thema. Hier wollen wir nicht nur bestehende Shops absichern, sondern auch Beratungen anbieten, damit unsere Kunden selbst die Kontrolle behalten und keine Abmahnungen riskieren.

Außerdem planen wir, KI-basierte Tools für unsere Kunden noch stärker zu integrieren. KI bietet uns und unseren Kunden viele Chancen, wie die Personalisierung von Shops, automatisierte Texterstellung oder Datenanalysen. Wir prüfen, wie wir diese Technologien gewinnbringend für unsere Kunden einsetzen können, und konnten die verfügbaren KI-Tools an verschiedenen Stellen sowohl für uns als auch unsere Kunden bereits sinnvoll integrieren.

Ob automatisierte Produktempfehlungen oder smartere SEO-Lösungen – unser Ziel ist es, dass unsere Kunden von den neuesten Technologien profitieren können, ohne sich um die technische Umsetzung kümmern zu müssen.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit unseren Kunden auch 2025 die nächsten Schritte in Richtung Wachstum und Effizienz zu gehen

Carola Heine: Genau so soll das sein und es freut uns sehr, dass es für euch gut funktioniert, auf bewährte Partnerschaften wie die mit Lexware Office und German Market zu setzen. Vielen Dank für deine Zeit und weiterhin viel Erfolg!