Rechnungsvorlage

Wissenswertes rund um unsere digitale Musterrechnung erfahren Sie hier

Rechnungsvorlage nutzen und rechtssicher handeln

Auch wenn Sie sich als Kleinunternehmer:innen oder Freelancer:innen am liebsten ausschließlich auf Ihr Kerngeschäft und die damit verbundenen Umsätze konzentrieren möchten – Bürokratie ist unverzichtbar. Rund um einen Auftrag gibt es eine Menge an Dokumenten, die es zu erstellen gilt. Typische Beispiele sind Angebot und Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung und Rechnung.

Die Rechnung hat dabei eine ganz besondere Bedeutung: Sie ist nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern auch steuerrechtlich von Relevanz. Fehlerquellen sollten demnach unbedingt vermieden werden. Bei Fehlern oder fehlenden Angaben wird die Rechnung vom Finanzamt nicht als gültig anerkannt. Wenn Sie unsere Rechnungsvorlagen nutzen, ist das unkompliziert umsetzbar.

Mit seriösen Rechnungen einen idealen Eindruck vermitteln

Die Rechnung ist eine wichtige Visitenkarte. Sie unterstreicht Ihre Seriosität und Professionalität. Nicht nur deshalb sollte eine Rechnung für Ihre Dienstleistungen unbedingt richtig erstellt sein. Denn: Bei einer Prüfung durch das Finanzamt sind nicht korrekt ausgestellte Rechnungen fatal. Eine clevere Option für die Rechnungsstellung für Sie als Unternehmer:in, Kleinunternehmer:in oder Freelancer:in ist es, unsere Musterrechnung herunterzuladen und individuell zu gestalten. Sie enthält alle Elemente, die eine GoBD-konforme Rechnung haben muss.

Mit Muster Rechnung erstellen: Wie funktioniert das?

Die Rechnungsvorlage ist mit allen wichtigen Pflichtangaben ausgestattet. Wer eine individuelle und damit besonders professionelle Rechnung schreiben will, kann diese Musterrechnung selbstverständlich anpassen und ergänzen.

Info: Rechtssicherheit bei Rechnungen und das Vermeiden von Fehlern durch Copy & Paste kann nur mit einer Buchhaltungssoftware gewährleistet werden. Auch für Kleinunternehmer:innen oder Freelancer:innen lohnt sich eine Rechnungssoftware: Sie bietet rund um den Jahresabschluss ihres Betriebs und für die damit verbundene Steuererklärung eine unverzichtbare Basis.

Welches Format ist für Ihre Rechnung das Richtige?

Der Download der Rechnungsvorlage ist per Mausklick unkompliziert erledigt. Für die Nutzung des Templates haben Sie die Wahl zwischen den Formaten Excel, Word und PDF zum Ausfüllen. Es ist reine Geschmackssache, welches Format Sie wählen. Probieren Sie es gern aus und schauen Sie, ob Sie Ihre Rechnung in Excel erstellen oder lieber mit einer Word Vorlage arbeiten. Die Rechnung muss am Ende aber den Ansprüchen der GoBD genügen.

GoBD beachten – ist das Rechnung schreiben mit Word oder Excel erlaubt?

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungen darauf, dass diese GoBD-konform sein müssen. GoBD steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das heißt, alle Rechnungen sollten nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Demnach ist die Ablage und das Verschicken einer Rechnung als Word-, Excel-Datei und vergleichbaren Dateisystemen nicht zulässig. Sie können Word als Vorlage nutzen, sollten aber darauf achten, dass Sie eine PDF-Datei an Ihre Kund:innen verschicken.

Hinweis: Erfüllen Sie öffentliche Aufträge von Bundesbehörden, sind Sie dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Ab dem 1. Januar 2025 gilt zudem die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich. Weitere Informationen zu den Übergangsfristen und Rechnungsformaten finden Sie in unserem Artikel zum Thema E-Rechnung.

Egal, für welches Format Sie sich entscheiden: Der Download ist für Sie sicher und kostenlos. Ihnen entstehen keinerlei Kosten und Sie können die Vorlage so oft verwenden, wie Sie es möchten.

Zur Aufbewahrung der Unterlagen empfiehlt sich aufgrund der Übersichtlichkeit ein Dateimanagementsystem (DMS).

Um Fehler zu vermeiden und auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltungssoftware einsetzen.