Vorlage Kostenvoranschlag

Der Kostenvoranschlag

In der Geschäftsanbahnung kommt es häufig vor, dass Kund:innen nach einem Kostenvoranschlag fragen. Wenn Sie beispielsweise als Inhaber:in eines Handwerksbetriebs eine Malerleistung ausführen sollen, als Webdesigner:in einen neuen Internet-Auftritt gestalten sollen oder als KfZ-Werkstatt-Inhaber:in die Reparatur eines Autos nach einem Verkehrsunfall durchführen sollen, sind Sie sehr oft aufgefordert, eine fundierte Kostenschätzung (den Kostenvoranschlag) abzugeben.

Was ist ein Kostenvoranschlag und wozu dient er?

Ein Kostenvoranschlag ist eine fachliche Aufwandsabschätzung. In dieser Definition verbergen sich mehrere Implikationen. Sie sind Inhaber:in eines Fachbetriebs und daher aus Ihrer Erfahrungswelt heraus in der Lage, das Projekt, die Dienstleistung oder die Werkleistung fachlich zu bewerten. Der Kostenvoranschlag ist keine exakte Kalkulation, sondern eine Kostenschätzung, die jedoch aus unterschiedlichen Gründen möglichst genau sein sollte. Mit einem Kostenvoranschlag werden mehrere Interessen verfolgt. Ihre Kund:innen möchten einen Überblick über die erwartbaren Kosten haben und damit Planungssicherheit gewinnen. Außerdem werden Sie gegebenenfalls mit Konkurrent:innen verglichen. Sie selbst drücken mit einem Kostenvoranschlag Ihr Interesse an diesem Auftrag aus und möchten vermeiden, dass Sie mit einem zu hohen Kostenvoranschlag nicht berücksichtigt werden. Weiterhin möchten Sie Ihre Kund:innen im Falle einer Auftragserteilung nicht mit Zusatzkosten überraschen und verärgern. So gesehen ist der Kostenvoranschlag auch eine vertrauensbildende Maßnahme.

Was sollte ein Kostenvoranschlag enthalten?

Damit Ihre Kund:innen Vertrauen zu Ihnen aufbauen, sollten Sie bei einem Kostenvoranschlag größtmögliche Transparenz an den Tag legen. Das heißt nicht, dass Sie Ihre Einkaufpreise, Lohnkosten und Margen offenlegen, sondern dass Sie die zu erwartenden Leistungen möglichst genau und auch verständlich beschreiben. Der Kostenvoranschlag sollte in verschiedene Positionen heruntergebrochen werden, die folgende kostenrelevanten Aspekte berücksichtigen:

• Unterschiedliche Materialien und Materialmengen und ihre Kosten
• Veranschlagte Arbeitszeiten und ggfs. unterschiedliche Stundensätze für Arbeiten mit unterschiedlicher Wertigkeit
• Nebenkosten wie beispielsweise Anfahrtskosten

Für Privatkund:innen ist es wichtig, dass Sie die Mehrwertsteuer mit dem aktuell gültigen Mehrwertsteuersatz auszuweisen und einen Brutto-Endpreis anzugeben.

Bei gewerblichen Kund:innen reicht ein Verweis auf den korrekten Mehrwertsteuersatz. Wenn Sie als Kleinunternehmer:in von der Mehrwertsteuer befreit sind, muss das als Hinweis rein.

Was muss bei einem Kostenvoranschlag sonst noch beachtet werden?

Darüber hinaus sollte der Kostenvoranschlag weitere Informationen erhalten, die sowohl für Sie als auch für die Kund:innen für die weitere Planung wichtig sind:

• Informationen zum Zeitrahmen der geplanten Arbeiten (Beginn, Dauer, Ende)
• Bei Bedarf die Festlegung von Meilensteinen
• Hinweise zur weiteren Vorgehensweise, das heißt, eine Konkretisierung der Schritte bis zur Auftragserteilung
• Annahmen, unter denen der Kostenvoranschlag erarbeitet wurde
• Bei Bedarf Risiken, die zu einer Erhöhung der Kosten oder Verzögerungen führen können
• Gültigkeitsdauer
• Klare Kennzeichnung, dass es sich um einen Kostenvoranschlag handelt, um Verwechslungen mit preislich bindenden Angeboten oder Rechnungen zu vermeiden
• Alle relevanten Kontaktinformationen Ihrer Ansprechpartner:innen sowie Ihrer eigenen Firma, wie Sie sie auch auf Rechnungen oder Angeboten angeben müssen.

Je nachvollziehbarer die Beschreibung der erwartbaren Kosten und der einzelnen Leistungen für Ihre Kund:innen sind, desto seriöser und vertrauensbildender wirkt Ihr Kostenvoranschlag und desto höher sind Ihre Chancen, den Auftrag zu erhalten. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bieten wir auf dieser Seite ein Kostenvoranschlags-Muster zum Download an.

Wie verbindlich oder unverbindlich ist ein Kostenvoranschlag?

Grundsätzlich ist ein Kostenvoranschlag unverbindlich. Es handelt sich bei einem Kostenvoranschlag um eine Kostenschätzung. In der Realität können nach der Erteilung des Auftrags unvorhergesehene Dinge passieren, die die Kosten und den Preis nachträglich beeinflussen. Wenn jedoch der Auftrag auf Basis des Kostenvoranschlags erteilt wird, haben Sie bestimmte Pflichten zu erfüllen. Nach § 649 des deutschen BGB müssen Sie Ihre Kund:innen umgehend informieren, sobald sich eine wesentliche Überschreitung der veranschlagten Kosten abzeichnet. Hier hat sich als Faustregel ein Wert von 15 % eingebürgert, der aber nicht in jedem Einzelfall von Gerichten auch so gesehen wird. Manchmal sehen diese schon bei 10 % eine wesentliche Abweichung, manchmal erst bei 25 %.

Der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag

Der rechtliche Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag liegt in der Verbindlichkeit. Ein Angebot ist verbindlich, und wenn Sie auf Basis eines Angebots einen Auftrag erhalten, müssen Sie ihn genauso ausführen und abrechnen. Der Kostenvoranschlag lässt aufgrund seiner Unverbindlichkeit Spielraum für leichte Überschreitungen und natürlich auch Unterschreitungen. Etwas anders liegt der Sachverhalt, wenn Sie den Kostenvoranschlag als Festpreisvereinbarung ausweisen. Dann legen Sie eine Preisobergrenze fest, die Sie nicht überschreiten dürfen und gehen damit ein gewisses unternehmerisches Risiko ein. Eine Unterschreitung ist dagegen immer noch möglich, da sie zum Vorteil des oder der Kund:in geschieht.

Kommunikation ist wichtig

Sie sind interessiert an einer vertrauensvollen und wenn möglich auch längerfristigen Zusammenarbeit mit all Ihren Kund:innen. Diese Zusammenarbeit kann nur gelingen, wenn Sie miteinander kommunizieren. Ein wichtiger Schritt der Kommunikation liegt schon im Vorfeld des Kostenvoranschlags. Wenn bei Ihnen beispielsweise eine Handwerker:innenleistung wie das Verlegen einer Terrasse angefragt wurde, dann machen Sie sich wahrscheinlich vor Ort ein Bild und diskutieren mit Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin verschiedene Ausführungsformen, machen auf Alternativen aufmerksam und einigen sich schließlich. Wenn sich im Zuge der Arbeiten auch nur andeutet, dass etwas Unvorhergesehenes (z. B. eine zusätzliche Stabilisierung des Untergrunds) die Kosten steigen lassen könnte, dann sollten Sie immer sofort reagieren und Ihren Auftraggeber oder Ihre Auftraggeberin informieren, selbst wenn es sich noch nicht um eine wesentliche Überschreitung handelt. Das schafft Vertrauen und beugt späterem Ärger vor.

Was passiert bei Überschreitung des Kostenvoranschlags?

Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden. Es handelt sich entweder um eine unwesentliche oder eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags. Bei einer unwesentlichen Überschreitung können Sie im Prinzip einfach weitermachen, lediglich aus vertrauensbildenden Gründen sollten Sie Ihre Kund:innen informieren. Das ist umso mehr angeraten, als die Grenze zwischen einer unwesentlichen und einer wesentlichen Überschreitung nicht klar definiert ist. Es existiert lediglich die schon angesprochene 15%-Faustregel. Bei Vorliegen einer wesentlichen Kostenüberschreitung können Kund:innen im schlimmsten Fall vom außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen und den Auftrag sofort beenden. Dabei müssen schon geleistete Arbeiten natürlich bezahlt werden. Wenn die Zusammenarbeit im Vorfeld aber gut und vertrauensvoll gelaufen ist, besteht immer die Möglichkeit einer Einigung. Dabei ist auch immer zu klären, ob Sie als Auftragnehmer:in schuldhaft einen Schaden verursacht haben, beispielsweise durch den Einsatz minderwertigen Materials.
In einem solchen Fall stellt sich natürlich die Frage, ob Sie eine gewisse Kulanz walten lassen. Wenn die Zusatzkosten ohne Ihr Verschulden entstanden sind, hilft nur eine gute und nachvollziehbare Kommunikation. Dieses Thema macht daher auch deutlich, wie wichtig ein möglichst genauer Kostenvoranschlag ist. Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Risiko im Vorfeld schon benannt haben und es nun eingetreten ist, so stärkt das Ihre Position.

Wie teuer ist ein Kostenvoranschlag?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein umfangreicheres Projekt wie die Sanierung eines Hauses oder die Implementierung einer neuen Software in einem Unternehmen erfordert, dass Sie sich als Auftragnehmer:in meistens erst ein genaueres Bild vor Ort machen müssen. Daher fallen bei Ihnen allein für das Erstellen eines Kostenvoranschlags auch Arbeitsstunden und Fahrtkosten an. Es gibt branchenspezifische Unterschiede, ob und wie Kostenvoranschläge berechnet werden. Gerade als kleines Unternehmen oder als Freiberufler:in sollten Sie jedoch genau überlegen, ob Sie sich Kostenvoranschläge auch bezahlen lassen wollen. Psychologisch gesehen schreckt es Kund:innen eher ab und so können Konkurrent:innen von Ihnen zum Zug kommen, die eigentlich teurer sind. In manchen Branchen wie etwa bei Marketing- und PR-Agenturen, sind ohne vorherige Konzeption und einen Pitch häufig gar keine Kostenvoranschläge möglich, weshalb hier Kostenvoranschläge selbst schon eine Investition für den oder die Kund:in bedeuten. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag in Rechnung stellen möchten, sollten Sie das aber auf jeden Fall im Vorfeld ankündigen.

Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?

Auch bei der Gültigkeit eines Kostenvoranschlags gibt es keine Vorgaben. Üblich sind 14 Tage, aber die genaue Festlegung der Gültigkeitsdauer sollten Sie von Ihrer Branche abhängig machen. Wenn Sie beispielsweise als Inhaber:in eines Handwerksbetriebs mit stetig schwankenden Preisen beim Materialeinkauf zu kämpfen haben, sollten Sie die Gültigkeitsdauer Ihres Kostenvoranschlags eher kurz halten. Wenn Sie dagegen als Grafikdesigner:in stabile und niedrige Fixkosten haben, können Sie die Gültigkeitsdauer auch länger gestalten. Sie sollten jedoch immer Ihre eigene Verfügbarkeit im Blick haben, falls der Auftrag erst sehr spät erteilt wird. Setzen Sie Ihre Kund:innen aber auch nicht mit einer zu kurzen Frist von nur wenigen Tagen unnötig unter Druck. Es gilt, die goldene Mitte zu finden.

Das Wichtigste in Kürze

Zum Schluss nochmals ein Überblick zu den wichtigsten Punkten rund um Ihren Kostenvoranschlag:

• Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich unverbindlich.
• Er sollte als solcher ausgewiesen sein.
• Die Kostenpositionen sollten transparent und nachvollziehbar dargestellt werden.
• Geben Sie Hinweise zu nächsten Schritten und Zeitrahmen.
• Vergessen Sie nicht die Mehrwertsteuer, besonders bei nicht-gewerblichen Kund:innen.
• Informieren Sie auch bei unwesentlichen Kostenüberschreitungen Ihre Kund:innen schon frühzeitig.
• Wesentliche Kostenüberschreitungen beginnen laut Faustregel bei ca. 15 %.
• Geben Sie eine Gültigkeitsdauer an.
• Benutzen Sie unser Muster eines Kostenvoranschlags.