Kassenbuch Vorlage

Was muss ich alles in meinem Kassenbuch aufzeichnen?

Sie müssen für jeden einzelnen Geschäftsvorfall Folgendes in Ihrem Kassenbuch aufzeichnen: Gegenleistung, Inhalt des Geschäfts, Name oder Firma des Vertragspartners bzw. des Lieferanten

In den folgenden Branchen müssen Sie Ihre Einnahmen zwingend einzeln aufzeichnen:

• Freiberufler und Handwerker: Ihnen sind Ihre Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt, weshalb Sie zur Einzelaufzeichnung verpflichtet sind.
• Hotel- und Beherbergungsgewerbe: Um alle Gäste tagesgenau identifizieren zu können, besteht eine Meldepflicht. Deshalb müssen Sie Ihre Einnahmen täglich aufzeichnen.
• Autoreparaturwerkstätten: Gewährleistungsregelungen erfordern, dass Sie die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kundendaten erfassen müssen.
• Restaurants: Hier sind Ihnen die Vertragspartner für Veranstaltungen und Events namentlich bekannt.
• Taxi: Sie müssen Ihre Einnahmen aus den einzelnen Fahrten festhalten.

Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht

In Unternehmen, in denen Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wird, ist es nicht erforderlich, die Bareinnahmen für jedes einzelne Geschäft im Kassenbuch aufzuzeichnen (Beispiele: Handel von Lebensmittel, Tabak, Schreibwaren, Kurzwaren, Marktstände, Stehbierhallen, usw.). Achtung: Diese Ausnahmen gelten nur für die Bareinnahmen! Nicht für die Barausgaben!

In welchen zeitlichen Abständen muss ich meine Geldbewegungen im Kassenbuch festhalten?

Nach dem Gesetz müssen Sie Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zwar täglich festhalten, jedoch gibt es hier wie immer Ausnahmen. In den nachfolgenden Fällen ist es weniger schlimm, wenn Sie in Ihrem Kassenbuch nicht täglich alle Einnahmen und Ausgaben sowie die Quittungen und Kassenzettel erfassen:

• Bareinnahmen und Barausgaben machen nur einen geringen Anteil des Umsatzes aus.
• Die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst oder die Aufzeichnungen erfolgen bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr.

Können die Kassengeschäfte aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am gleichen Tag verbucht werden, darf dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Jedoch muss dann aber aus den Unterlagen (z. B. aus Registrierkassenbons, Zwischenaufzeichnungen, Belegen, etc) sowie der zugehörigen Belegnummer klar ersichtlich sein, wie sich der Kassenbestand 2017 entwickelt hat.

Außerdem wichtig beim Kassenbuch: Erkennbarkeit von Veränderungen

Eine Eintragung in Ihrer Registrierkasse darf keinesfalls so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das gilt selbstverständlich auch für den Fall, dass Sie Ihr Kassenbuch online führen. Alle Änderungen müssen stets nachvollziehbar sein. Wenn Eintragungen dennoch geändert werden müssen, gilt Folgendes:

• Der ursprüngliche Grund des Geschäftsvorfalls muss nachvollziehbar bleiben.
• Es muss erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder nachhaltig gemacht wurden.