Besprechungsprotokoll Vorlage

Ein Besprechungsprotokoll mit Vorlage erstellen

Das Besprechungsprotokoll dient als Aufzeichnung aller wichtigen Belange, die in Meetings und Besprechungen behandelt werden. Je nach Themenvielfalt und Länge einer Besprechung, kann dabei einiges zusammenkommen. Mit einer Vorlage lassen sich alle wichtigen Details einfach festhalten.

Wofür benötigt man die Vorlage für ein Gesprächsprotokoll?

Das Besprechungsprotokoll oder auch Gesprächsprotokoll ist sehr sinnvoll, wenn in einem Unternehmen häufig Meetings und Besprechungen abgehalten werden. Im Besprechungsprotokoll wird alles festgehalten, das in einem Meeting besprochen wurde und auch, wer an der Besprechung teilgenommen hat. Außerdem dient das Gesprächsprotokoll auch als terminliches Nachschlagewerk, um nachzuschauen, was wann beschlossen wurde oder zumindest, in welchem Zusammenhang gewisse Planungen ihren Ursprung haben – und sei es nur mit einem ersten Gedanken.

Das Besprechungsprotokoll dient also unter anderem auch der weiterführenden Planung, Aufbereitung und Vorbereitung neuer Meetings und Besprechungen. Was in einem vorherigen Meeting nur angeschnitten wurde, kann in einem weiteren Meeting wieder aufgegriffen und in einem umfangreichen Rahmen besprochen werden. Ohne ein Besprechungsprotokoll würden solche spontanen Gedanken, Einfälle und Einwürfe häufig in Vergessenheit geraten.

Darüber hinaus ist ein Besprechungsprotokoll sehr wertvoll, um Mitarbeiter:innen, Kund:innen oder Geschäftspartner:innen auf den aktuellen Stand zu bringen, die während des Meetings nicht anwesend waren. Anstatt jeder Person einzeln erklären zu müssen, was besprochen wurde, kann das Gesprächsprotokoll nachgelesen werden.

Das ist vor allem auch sinnvoll in Bezug auf die Aufgaben von Mitarbeiter:innen, die an einem besprochenen Projekt beteiligt sind. Dazu dient das Briefing, in dem explizit auf die Aufgaben, Ziele und Termine für Mitarbeiter:innen eingegangen wird, damit diese ebenfalls genau wissen, was sie zu tun haben, auch wenn sie selbst nicht an den entsprechenden Meetings zum Projekt teilnehmen konnten.

Für viele ist das Protokollieren einer Besprechung gar nicht einfach. Man muss den Anschluss im Gespräch halten, es kann durchaus zwischen Themen hin und hergesprungen werden und hat man einmal den sprichwörtlichen Faden verloren, findet man ihn nur schwer wieder.

Eine Vorlage bietet den Vorteil, dass bereits eine sinnvolle Struktur vorgegeben ist und es kein Problem ist, von einem Thema zurück zu einem anderen zu springen. Dafür ist alles so gegliedert, dass jedem Thema genügend Platz eingeräumt wird.

Aufbau der Vorlage für ein Besprechungsprotokoll

Ein Besprechungsprotokoll sollte einer gewissen Struktur folgen, damit es sowohl beim Schreiben als auch später beim Lesen übersichtlich bleibt. Unsere Vorlagen bieten die Übersicht durch eine klare Struktur.

Der erste Block behandelt das Meeting im Allgemeinen. Dort werden die Themen, Teilnehmenden, Datum, Uhrzeit, Ort und der oder die Protokollführer:in eingetragen. Je nach Protokollart befinden sich hier auch Abschnitte für weiterführende Informationen, die ein Projekt betreffen. Das sind beispielsweise das Budget oder die Ziele und eine Zusammenfassung. Bei Bedarf kann das Feld ganz einfach erweitert werden.

Das eigentliche Protokoll beginnt mit den Tagesordnungspunkten. Dabei handelt es sich um alle Themen, die im Vorfeld der Besprechung festgelegt wurden. Das ist das Grundgerüst des Besprechungsprotokolls, auf dem anschließend alles aufbaut.

Denn diese Tagesordnungspunkte werden diskutiert und daraus ergeben sich Aufgaben, Ergebnisse und weiterführende Maßnahmen. All das wird festgehalten. Dabei ist ein gewisses Fingerspitzengefühl gefragt. Nicht jeder Satz und jedes einzelne Wort aus dem Meeting muss aufgeschrieben werden. Das ist auch kaum möglich, ohne ständig nachzufragen, was gerade gesagt wurde und dadurch das Gespräch zu stören. Wenn die Teilnehmenden ständig darauf warten müssten, bis ihr Satz aufgeschrieben ist, käme nicht viel bei dem Meeting herum.

Es geht also darum, die wichtigen Aspekte aus dem Meeting herauszufiltern und diese festzuhalten. Das benötigt ein wenig Übung. Der schmale Grat zwischen lesefreundlich und aufs wichtigste begrenzt, ist nicht immer direkt leicht zu finden. Unsere Vorlagen geben eine Struktur vor, die es ein wenig einfacher macht, das Wichtige aus einem Gespräch herauszufiltern.

In Form des Briefings beschränkt sich der Großteil des Besprechungsprotokolls auf einzelne Punkte, die direkt auf die aus dem besprochenen Projekt hervorgehenden Aufgaben Bezug nehmen.

Beispiele für einzelne Punkte im Besprechungsprotokoll

Es gibt viele Gründe, warum ein Meeting einberufen werden kann und noch mehr Möglichkeiten für einzelne Tagesordnungspunkte.

Ein gutes Beispiel für einen Tagesordnungspunkt wäre ein Fotoshooting für die Unternehmenswebsite.

• Als Diskussionspunkt könnte im Protokoll ungefähr folgendes stehen: Professionelle Fotos der Mitarbeiter:innen sollen für die Website gemacht werden. Die Suche nach geeigneten Fotograf:innen übernimmt Herr Mustermann bis Ende Mai. Das Shooting soll im Juni stattfinden.
• Unter dem Punkt Ergebnisse könnte dies stehen: Termin für das Shooting wenn möglich im Juni.
• Bei Aufgaben kann noch einmal auf Herrn Mustermann eingegangen werden: Geeignete Fotograf:in finden.
• Nächste Schritte wäre sowas wie: Fotos pünktlich zum Relaunch im Juli fertig haben.
• Die Verantwortung für diesen Tagesordnungspunkt liegt entsprechend bei Herrn Mustermann.

Ein weiteres Beispiel wäre, die Präsenz in sozialen Netzwerken zu erhöhen.
Im Briefing für die Mitarbeiter:in Frau Musterfrau werden die Aufgaben aufgeführt:

• Das Material ist in diesem Fall der Firmenaccount in einem sozialen Netzwerk. Die Aufgabe könnte sein, so einen Account zu erstellen, wenn noch keiner vorhanden ist oder einen bestehenden Account regelmäßig mit frischem Content zu bestücken.
• Die Aufgaben könnten sein, Videos für eine Plattform zu drehen oder sich passende Posts für die sozialen Netzwerke zu überlegen.
• Das Datum spielt in diesem Fall eine untergeordnete Rolle, aber man könnte einen Zeitplan angeben, wann wo etwas veröffentlicht werden soll.
  Sie sehen, es muss nicht allzu ausführlich sein, aber die wichtigsten Informationen müssen im Besprechungsprotokoll vorhanden sein.