Virtuelles Büro
Vor- und Nachteile der modernen Bürovariante

Was ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro ist mit einem klassischen Büro vergleichbar, jedoch ist der nutzende Unternehmer nicht persönlich im Büro vor Ort, sondern beansprucht die Leistungen eines entsprechenden Bürodienstleisters. Virtuelle Büros sind in der Regel an repräsentativen Anschriften zu finden, in denen sich mehrere Unternehmen das Tagesgeschäft vereinfachen, ohne selbst ein Büro anmieten und durch Mitarbeiter:innen oder selbst führen zu müssen. Das virtuelle Büro ist somit die Bürozentrale für mehrere Unternehmen, welche die Büroarbeiten aus dem Tagesgeschäft outsourcen. Dabei sollte diese Form der Büroführung nicht mit einer Briefkastenfirma verwechselt werden.

Der Bürodienstleister als Betreiber des virtuellen Büros übernimmt je nach Vertrag sämtliche Arbeitsaufträge, die normalerweise im Büro des Unternehmens vorgenommen werden würden: Schriftliche und mündliche Korrespondenz (Post, Telefonate), Terminvergaben und Vorbereitungen für Meetings, sofern im virtuellen Büro auch Konferenzräume und Besprechungszimmer vorhanden sind. Beschränkt sich die Arbeit des virtuellen Büros auf die Korrespondenz, wird auch von virtueller Assistenz gesprochen.

Welchen Nutzen bringen es, ein virtuelles Büro zu mieten?

Kleine Unternehmen wie Existenzgründer, Start-Ups und Handwerker müssen sich für den Erfolg des Unternehmens zumeist personell Einschränken. In der Folge müssen die Verantwortlichen neben der eigentlichen Tätigkeit die Büroarbeit zusätzlich machen. Zudem kommen räumliche Einschränkungen hinzu. Gerade Einzelunternehmer und Firmen, die ihre Arbeiten direkt beim Kunden vor Ort erledigen, haben entsprechend meist nur ein Homeoffice, in dem Arbeitszeit und Freizeit kaum mehr eine klare Grenze haben, sondern fließend ineinander übergehen. Die Erreichbarkeit für die Kunden ist zudem meist nur via Handy gegeben, was wiederum zu zeitlichen Problemen führen kann, wenn der Unternehmer gerade bei einem anderen Kunden tätig ist.

Das virtuelle Büro vereinfacht und professionalisiert die Büroarbeiten maßgeblich und dient dem Unternehmen als echte Entlastung. Nicht nur junge Unternehmen profitieren vom Angebot eines gut organisierten, virtuellen Büros. Durch die Nutzung der professionellen Assistenz sparen Unternehmen Arbeitszeit, Personal und Kosten. So muss weder eine eigene Büroausstattung angeschafft werden, noch müssen eigene Büroräume angemietet werden. Im virtuellen Büro werden all diese Aspekte durch die Ausstattung und Räumlichkeiten des Anbieters bereitgestellt und die individuell zu vereinbarenden Leistungen gegen einen feststehenden Betrag umfassend übernommen. Je nach Anbieter können auch gut ausgestattete Tagesbüros und Konferenzräume in Anspruch genommen werden, um besondere Termine, Geschäftstreffen und Kundengespräche in einem professionellen Rahmen umzusetzen.

Die Vorzüge eines virtuellen Büros im Überblick:

• seriöser Unternehmensauftritt, meist mit repräsentativer Anschrift
• gute Erreichbarkeit für Kunden und Geschäftspartner
• professionelle Services für Post und Telefongespräche
• Sekretariatsarbeiten
• optional: Nutzung von Tagesbüros und Konferenzräumen
• geringere Kosten für Personal
• geringere Kosten für Anmietung
• keine bis geringfügige Kosten für die Büroausstattung
• Trennung von beruflichen und privaten Aspekten (im Vergleich zum Homeoffice)

Die virtuelle Geschäftsadresse eignet sich somit für alle kleineren Unternehmen, die durch das virtuelle Büro Kosten einsparen können und wollen. Einschränkungen ergeben sich lediglich gegebenenfalls für Unternehmen, die sehr erklärungsbedürftige Leistungen anbieten. Hier kann es zu Einschränkungen in der Beratungsqualität kommen, wenn die Mitarbeiter des virtuellen Büros sich nicht ausreichend mit dem Unternehmen identifizieren oder mit dem Angebot auskennen. Dennoch kann es sinnvoll sein, eine virtuelle Geschäftsadresse zu mieten, um zumindest im Bereich der Büroarbeiten entlastet zu werden.

Virtuelle Assistenz: Selbstständigkeit mit dem virtuellen Büro

Möchten Sie selbst die Unternehmensgründung mit einem virtuellen Büro verwirklichen, ist dies in Zeiten der wachsenden Digitalisierung eine vielversprechende Option für eine erfolgreiche Selbständigkeit. Wichtig ist, dass Sie umfassende Kenntnisse in der Büroführung mitbringen und neben der notwendigen Ausstattung auch über die geeigneten Räumlichkeiten verfügen, um Ihren Kunden den besonderen Mehrwert eines virtuellen Büros zu bieten.

Zunächst sollten Sie sich Gedanken über Ihr Angebot, die angedachte Zielgruppe und die entsprechenden Voraussetzungen machen, die Sie in einem Businessplan festhalten. Auf Basis der Planung können Sie dann Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen, in Zusammenarbeit mit einer oder mehreren anderen Personen als GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder auch als UG (Unternehmergesellschaft) bzw. GmbH (Gesellschaft mit begrenzter Haftung)gründen, sofern das nötige Eigenkapital für eine GmbH bereits verfügbar ist. Die richtige Geschäftsform finden Sie am besten in Zusammenarbeit mit einem Unternehmensberater, der Ihre Geschäftsidee in die passenden Bahnen lenken hilft.

Voraussetzungen für die Geschäftsgründung mit einem virtuellen Büro

Damit das virtuelle Büro erfolgreiche Zukunftsaussichten hat, ist je nach Art des Angebotes ein ausreichend großes Büro zu mieten, in dem Sie entweder die Büroarbeiten für Ihre Kunden selbst übernehmen können, oder weiterführende Leistungen wie die Bereitstellung von Tagesbüros oder Konferenzräumen möglich ist. Sinnvoll ist, in beiden Varianten auch die geeigneten sanitären Anlagen und eine gut ausgestattete Büroküche zu berücksichtigen. Der Komfort und die Flexibilität, die Sie als virtuelles Büro für Ihre Kunden anbieten, sorgen für eine hohe Zufriedenheit mit Ihrer Dienstleistung.

Alle Räumlichkeiten sollten mit geeignetem Equipment ausgestattet sein. So sollte in der Büroküche eine Möglichkeit zum Vorbereiten von Heiß- und Kaltgetränken zur Verfügung stehen und kleine Snacks nach Bedarf zuzubereiten oder bereitzuhalten sein (z.B. Catering). Wichtiger jedoch ist die gute Ausstattung der Büros mit Computerarbeitsplätzen, Internettechnik (WLAN, gegebenenfalls. Konferenztechnik), weshalb am angedachten Standort in jedem Fall eine gute Internetverbindung verfügbar sein sollte. Viele Aspekte sind heute über moderne Leasingangebote erhältlich. Ist dies nicht gewünscht, muss das Eigenkapital entsprechend hoch und eine solide Finanzierung auf der Basis des Businessplans aufgebaut werden.

Persönliche Eignung für die Gründung eines virtuellen Büros

Um ein virtuelles Büro als Assistenz führen zu können, sind grundlegende Kenntnisse in der Büroorganisation und in den kaufmännischen Aspekten als Selbständige unabdingbar. Für die eigentliche Tätigkeit mit dem virtuellen Büro bedarf es einer fachlichen Expertise. Optimal ist mindestens eine Ausbildung als Sekretärin, als Fachkraft für Büromanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit. Zuverlässigkeit, Selbstdisziplin, Organisationstalent, Kundenfreundlichkeit sowie Beschwerde- und Stressmanagement sollten zu den grundlegenden Eigenschaften gehören, um als professionelle Assistenz für andere Unternehmen zu überzeugen.

Herzstück für ein virtuelles Büro: Gute Software als essentielle Basis

Während für Unternehmen eine gute Bürosoftware eine wertvolle Basis darstellt, zeigt sich die gute Wahl der Software für den Arbeitsalltag im virtuellen Büro als Kernstück des Erfolges. Neben den klassischen Funktionen für den Schriftverkehr benötigt das virtuelle Büro zusätzlich eine übersichtliche Archiv-Funktion, in der alle Arbeiten für die einzelnen Mandanten sauber voneinander getrennt dokumentiert werden können. Dies betrifft neben der Zeiterfassung auch die Ablage in den Ordnern, die auch bei einem größeren Umfang noch eine gute Übersicht bieten.

Darüber hinaus benötigen Sie als Inhaber eines virtuellen Büros auch eine eigene Buchhaltung, die nicht nur individuelle Aspekte einstellen lassen sollte, sondern obendrein mit einer Schnittstelle zum Steuerberater oder dem Finanzamt ausgestattet sein muss. Nur durch passende Bürosoftware gewährleisten Sie die guten Abläufe für Ihre Mandanten und Ihr eigenes Unternehmen für den bestmöglichen Erfolg Ihres Unternehmens als virtuelles Büro.