Stundenlohn Kleinunternehmer – das sollten Sie wissen

Stundenlohn Kleinunternehmer der Kleinunternehmerin: Was darf meine Arbeit kosten?

Was kann ich für einen Tagessatz berechnen, wie hoch ist ein realistischer Stundenlohn Kleinunternehmer oder Dienstleistungen betreffend? Wie decke ich meine Betriebskosten, wenn ich mir selbst ein Gehalt auszahlen will und wie bereite ich mich auf Auftragsflauten vor? Diese Fragen treiben alle Selbständigen um, nicht nur die in Gründung befindlichen. Doch fangen wir von vorne an:

Was ist überhaupt ein Stundensatz?

Ein Stundensatz ist der Betrag zuzüglich Umsatzsteuer, den Sie als Kleinunternehmer:in, Dienstleistungsunternehmen oder Freiberufler:in für eine Stunde Ihrer Arbeit in Rechnung stellen. Auf den ganzen Monat gesehen für alle Arbeitstage unter der Berücksichtigung von Zeiten für administrative Tätigkeiten sollte der Stundenlohn Kleinunternehmer oder Dienstleister:in in Summe alle Ihre laufenden Kosten decken und Ihnen ein angemessenes Monatseinkommen sichern.

Der Stundensatz wird dabei nicht einfach willkürlich gewählt oder irgendwo abgeschrieben, sondern sollte das Ergebnis einer sorgfältigen Kalkulation sein, die viele Faktoren berücksichtigt – auch, ob der Preis zum bestehenden Markt passt. Denn selbst wenn Ihre Kalkulation umständehalber ergibt, dass Sie für weniger arbeiten können als Mitbewerber:innen, so wäre es doch kurz gedacht bis dumm, den Preis in einem Marktsegment kaputtzumachen, in dem Sie sich vielleicht noch lange bewegen wollen.

Frage zur Kalkulation: Was ist ein angemessener Stundensatz?

Ein angemessener Stundensatz hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Branche, Ihrer Expertise und den spezifischen Marktbedingungen und den Sätzen, die sich aufgrund der Kalkulationen von Marktbegleiter:innen als „normaler Rahmen“ etabliert haben.

Ihr angestrebter Stundensatz sollte nicht nur Ihre Betriebskosten decken, sondern auch Gewinne ermöglichen, die Ihren Lebensunterhalt sichern, das Zahlen von Sozialversicherungsbeiträgen und den Aufbau von Rücklagen und eine Altersvorsorge möglich machen.

Warum es oft schwerfällt, einen angemessenen Stundenlohn zu berechnen

Viele Gründer:innen unterschätzen die Anzahl der nicht-produktiven Stunden und übersehen wichtige Kosten wie Versicherung, Steuern oder Ausgaben für Weiterbildung. Sie vergessen Rücklagen oder denken, darauf verzichten zu können – oder wissen gar nicht, was an Steuervorauszahlungen auf sie zukommen wird.

Zudem kann die Konkurrenz am Markt unterschiedlich ausfallen, und es kann von außen ohne tiefere Marktanalyse auch schwierig sein zu beurteilen, was der „richtige“ Preis für die eigene Leistung ist. Der eigene Wert und der des Angebots sind nicht immer leicht zu beziffern, wenn dann noch spezifische Kundenanforderungen und „Vorschläge“ dazukommen, dass einen Teil der Arbeit ja auch KI übernehmen könne.

Wie berechne ich meinen Stundensatz?

Ein Stundensatz setzt sich aus mehrere Teilen zusammen: den Kosten, dem handelsüblichen Preisrahmen und der produktiv verfügbaren Arbeitszeit. Dazu kommen persönliche und marktbasierte Faktoren wie Gewinnspanne, Expertise und Nachfrage in Ihrer Branche und manchmal auch, ob ein größerer Vertrag abgeschlossen wird und es sich lohnen kann, im Stundensatz etwas herabzugehen, weil anschließend viel Akquiseaufwand für eine Zeit entfällt.

Es wird immer unternehmerische Entscheidungen geben, auch wenn man mit Stundensatzkalkulatoren und Formeln arbeitet. Die Berechnung der produktiven Arbeitszeit ist dabei noch am einfachsten. Die produktive Arbeitszeit ist die Zeit, in der Sie tatsächlich für Kunden arbeiten und Geld verdienen können.

Viele Selbständige und Freiberufler unterschätzen diese Zahl, da sie auch Zeit in Verwaltung, Akquise, Weiterbildung oder Networking investieren müssen, die dann nicht direkt bezahlt wird, sich aber auch nicht wegplanen lässt.

Wie viele Stunden können Sie produktiv arbeiten?

Zwischen 20 und 45 Prozent einer angenommen Wochenarbeitszeit gehen für andere Aufgaben drauf – wie viel es wirklich ist, hängt auch vom Automatisierungsgrad der selbständigen Person ab: Wenn Sie mit Lexware Office alle Funktionen nutzen, die Ihnen den Rücken freihalten, wird Buchhaltung beispielsweise eine Aufgabe von wenigen Minuten statt mehreren Stunden.

So können Sie Ihre Kosten als Unternehmer:in berechnen

Um Ihren Stundensatz zu kalkulieren, sollten Sie mögichst alle anfallenden Kosten berücksichtigen. Dazu gehören Fixkosten wie Miete, Telekommunikationskosten, Webhosting, Büroausstattung, Sozialversicherungen wie Krankenversicherung, Rentenversicherung, Berufshaftpflicht und Ihre regelmäßigen Verbrauchsmaterialien.

Sie müssen außerdem bedenken, dass Sie gelegentlich Ausstattung, Material, Lizenzen, Fahrtkosten oder Weiterbildungskosten haben und dafür Geld weglegen. Zu den sonstigen Kosten zählen Rücklagen für Altersvorsorge, Krankentage oder Urlaub.

Als selbständige:r Unternehmer:in müssen Sie außerdem Steuervorauszahlungen leisten und Einkommens- und/oder Gewerbesteuer zahlen und das Geld hierfür weglegen, ebenso wie Umsatzsteuer dem Staat gehört und nur durchgereicht wird.

Alle diese Kosten müssen auf die produktiven Stunden umgelegt werden, sodass Sie nicht nur Ihre Betriebsausgaben decken, sondern auch ein ausreichendes Einkommen erzielen können. Außerdem möchten Sie am Ende nicht nur irgendwie die Kosten decken, Sie wollen auch Gewinn erzielen.

Weitere mögliche Einflussfaktoren auf den Stundensatz

Neben der produktiven Zeit und den Rücklagen und Kosten gibt es weitere Einflussfaktoren, die Ihren Stundensatz beeinflussen können: Die Auslastungsquote, denn wie viel von Ihrer Arbeitszeit können Sie tatsächlich in Rechnung stellen?

Ihr Grad an Expertise und die Branche, in der Sie sich bewegen: Hochqualifizierte Fachkräfte können in anspruchsvollen Branchen höhere Stundensätze verlangen. Das gesunde Mittelfeld orientiert sich eher an dem, was marktüblich ist – es sei denn, Sie finden innerhalb des Angebots Ihre eigene, ganz besondere Nische.
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Warum unterscheidet sich der Stundensatz von Freelancern vom Stundenlohn von Angestellten?

Auch wenn es bei Kund:innen oft nicht bekannt ist und zu erstaunten Rückfragen oder gar Missgunst führt: Angestellte erhalten einen festen Stundenlohn, der in der Regel viel niedriger ist als der Stundensatz eines Selbständigen.

Der Grund liegt darin, dass Angestellte durch ihren Arbeitgeber viele Vorteile wie Krankenversicherung, Rentenbeiträge und bezahlten Urlaub erhalten, während sie im Gegenzug keine Akquise leisten und ihre Verwaltung nicht selbst machen müssen. Diese Kosten und den entsprechenden Aufwand muss ein:e Selbständige:r in seine Kalkulation einbeziehen und selbst tragen. Außerdem wälzen Angestellte die gesamte unternehmerische Verantwortung auf die Arbeitgeberfirma ab, während Selbständige buchstäblich jede Entscheidung alleine treffen und ausbaden müssen.

Stundensatz oder Tagessatz: Was ist wann besser?

Der Tagessatz sollte aus acht Stundensätzen bestehen oder höher sein, weil jemand Sie und Ihre Expertise exklusiv bucht. Die Angabe von Tagessätzen in Angeboten für Projekten kann vorteilhaft sein, wenn diese sich über Stunden oder Tage erstrecken – es erspart Ihnen die minutengenaue Zeitabrechnung, die bei Stundensätzen oft gefordert oder erwartet wird.

Einen Unterschied sollte es aber nicht machen, ob Sie Stundenlohn oder Tagessätze angeben im Angebot – es sei denn, Sie bekommen den Zuschlag für ein Projekt, weil Sie einen Rabatt darauf geben, wenn jemand gleich ganz viele Tage bei Ihnen bucht und Sie im Gegenzug Akquise-Aufwand einsparen.

Berufserfahrung macht sich bezahlt. So können Sie Ihre Stundensätze erhöhen

Als Einsteiger:in und Newcomer in den meisten Projekten setzt man in der Regel nicht den gleichen Stundensatz an wie jemand, der oder die bereits Erfahrung, aktuelles Fachwissen und inzwischen auch berufliches Selbstbewusstsein erworben hat.

Irgendwann ist aber der Moment gekommen, nicht nur irgendwie bei Gelegenheit die Preise anzuheben, sondern sich strategisch mit der eigenen Preispolitik auseinanderzusetzen.

Weiterentwicklung ist unvermeidlich

Höhere Stundensätze als in der Einstiegsphase sind eine logische Entwicklung und wichtig. Den Stundensatz erhöhen ist irgendwann sogar unvermeidlich, wenn Kosten gedeckt und Rücklagen gebildet werden müssen – oder wenn die „Umgebungskosten“ kontinuierlich steigen. Es geht hierbei auch gar nicht darum, mehr Geld zu „brauchen“ oder nur deswegen einen höheren Stundensatz zu berechnen, weil die meisten Kollegen es tun und man mitziehen möchte:

Jeder Auftrag bringt Freiberufler:innen und anderen Selbstständigen zusätzliche Fähigkeiten und mehr Erfahrung ein, die weiteren Projekten zugute kommen.
Die Erhöhung Ihrer Stunden- und Tagessätze wird nicht nur durch steigende Lebenshaltungs- und Geschäftskosten gerechtfertigt. Sondern immer auch dadurch, dass Ihre Kundin oder Ihr Kunde einen höheren Gegenwert erhält durch die Zusammenarbeit mit einer professionell agierenden, projekt- und praxiserfahrenen Fachkraft.

Erfahrung bedeutet Mehrwert für jedes Projekt

Routine sowie vertiefte und neu erworbene Kenntnisse führen zu einer höheren Qualität bei der Abwicklung von Projekten, jede Erfahrung dient dann auch Ihrem nächsten Kunden, der nächsten Kundin. Eine bestehende Zusammenarbeit wiederum profitiert von gut eingespielten Abläufen und Ihrer Erfahrung plus Wissen über das Projekt.

Wer Mehrwert und Qualität bietet, „verdient“ eben mehr – sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne.

Trotzdem kostet es Überwindung, den nächsten Schritt zu gehen und den Kunden mitzuteilen, dass mit steigenden Kosten zu rechnen ist, weil Sie Ihren Stundensatz erhöhen werden.

Werden Sie Kunden verlieren durch Preiserhöhungen?

Die größte Sorge, wenn Sie Ihren Stundensatz erhöhen möchten, ist häufig die Absprungrate: Wie viele Kunden werden die Erhöhung akzeptieren, und wie viele werden gehen? Doch diese Angst sollte Sie nicht lähmen. Wir erklären, warum.

Kund:innen verlieren durch Preiserhöhungen?

Es stimmt: Auch wer überzeugend erläutern kann, warum ein höherer Stundensatz gerechtfertigt ist, wird vermutlich den einen oder anderen Kunden verlieren, dessen Entscheidungen ausschließlich über den Angebotspreis getroffen werden.

Wenn die Erhöhung sich allerdings in einem sinnvollen und nachvollziehbaren Rahmen bewegt, betrifft dies in der Regel ganz kleine Aufträge und dann noch jene Kund:innen, die sowieso eine grundlegende Wertschätzung in der Zusammenarbeit vermissen lassen:

Die Wochenend-Anrufer, die Zahlungsverzögerer, die Drängler, die Sklaventreiber und die zickenden Zeitfresser:innen sind besonders häufig auch jene Auftraggeber:innen, die möglichst wenig für guten Service zahlen möchten.

Weniger Kundschaft: Mehr Zeit für Qualität

Entfallen jedoch die Projekte, in denen jeder Cent „Ersparnis“ hart verhandelt wird, bleibt mehr Zeit für wertschätzende und geschätzte Kunden.
Weniger Kund:innen, weniger Stress, höhere Qualität.

Viele kleine Projekte, bei denen man sich um tausend Details kümmern muss, fressen wesentlich mehr Zeit und Nerven als wenige gut eingespielte. Noch ein Grund also, warum Ihre angemessenen Stundensätze zur inneren Wellness beitragen werden.

Nicht zuletzt wirken Preiserhöhungen nach. Als Dienstleister:in positioniert man sich auf einem höheren Qualitätsniveau und wird gleich ganz anders wahrgenommen als Anbietende, die zum Dumping-Preis arbeiten.

Regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der eigenen Tarife sollte also fester Bestandteil jeder selbstständigen Tätigkeit sein. Den Stundensatz erhöhen ist keine seltene, einmalige Angelegenheit – sondern ein normaler Ablauf im Unternehmer:innenalltag.

Mehr verdienen und sich besser dabei fühlen, Mitarbeiter:innen und Lieferantenfirmen einfacher bezahlen können und Rücklagen bilden sowie höhere Gewinne sind die klaren Vorteile von Tarifanpassungen nach oben. Trotzdem fällt dieser Schritt vielen Selbstständigen sehr schwer und sie würden am liebsten gar nicht viel darüber reden.

Ohne weiteren Kommentar eine Erhöhung der Stundensätze mitteilen oder sie gar einfach auf der nächsten Rechnung ausweisen wie beim Lebensmittelhändler oder im Supermarkt, das wird allerdings in den meisten Projekten nicht funktionieren, denn dann wird Ihr Kunde oder die Kundin mit Recht verwundert und sogar verärgert sein.

Wir haben fünf pragmatische Praxistipps für Sie zusammengestellt, die eine Einführung höherer Stundensätze erleichtern sollen.

Fazit: Als Kleinunternehmer:in oder Dienstleister:in bleibt der Stundensatz ein wichtiges Thema

Nur dank einer gründlichen Analyse Ihrer Arbeitszeit und entstehenden Kosten plus Weiterbildungsaufwand ist die Berechnung eines realistischen Stundenlohns machbar. Sie möchten wettbewerbsfähige Preise haben, aber auch kostendeckend arbeiten und ein faires Einkommen erzielen, das den Aufbau von Rücklagen ermöglicht.

Deshalb ist es auch wichtig, den Stundensatz als Kleinunternehmer:in oder Dienstleistungsperson regelmäßig zu prüfen und gegebenenfalls anzuheben. Je länger man zu einem sehr niedrigen Preis arbeitet, desto schwieriger wird es später, ihn anzuheben. Daher ist das eine Aufgabe, die Sie nicht zu lange herausschieben sollten. Viel Erfolg.