Recruiting

Warum Recruiting wichtig ist

Mit einem gezielten Recruiting-Prozess sind Sie in der Lage, qualifizierte Talente für Ihr Unternehmen zu sichern. Ein unverzichtbarer Faktor auf einem hart umkämpften Arbeitsmarkt. Dessen Veränderungen sind auf vielen Ebenen spürbar. Digitalisierung, Technologie, Demografie, Globalisierung – alle diese Dinge besitzen einen Einfluss. Hinzu kommt ein verstärkter Wunsch von Bewerber:innen nach Möglichkeiten für Heimarbeit. Die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen zunehmend. Neben der Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt um die besten Talente fließen deren Ansprüche mit in die Anforderungen der Personalbeschaffung ein. Das veränderte „Machtverhältnis“ zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen prägt das Recruiting.

Beim Recruitment geht es allerdings noch um sehr viel mehr, als Lücken in der Personaldecke mit neuen Talenten zu schließen. Es bildet einen Teil erfolgreichen Personalmanagements. Dazu gehört das Employer Branding. Gemeint sind damit alle Maßnahmen, mit denen sich Ihr Unternehmen als Arbeitgebermarke definiert und präsentiert. Das ist nicht nur für Ihr Recruiting elementar. Sondern auch für die Personalbindung. Andernfalls sinken Motivation und Produktivität. Eine erhöhte Fluktuation zählt zwangsweise zu den Folgen. Halten Sie Außen- und Innenwirkung Ihrer Firma deckungsgleich. Damit das gelingt, braucht es effizientes Personalmarketing.

Langfristig ebenso qualifiziertes wie motiviertes Personal für Ihr Unternehmen zu gewinnen, erfordert mehrere Elemente. Dazu gehören beispielsweise ein hochwertiges Fort- und Weiterbildungsangebot, ansprechende und transparente Vergütungssysteme oder auch ein effizientes Gesundheitsmanagement. Hinzu kommen Maßnahmen, mit denen Sie Bewerber:innen und potenzielle Nachwuchskräfte ansprechen. Womit wir wieder beim Stichwort Recruiting wären.

Mit Recruiting hängen also diverse Bereiche, Maßnahmen und Prozesse einer Firma zusammen. Das macht es für Ihr Unternehmen so wichtig.

Der Recruiting Prozess

Recruiting beginnt bereits damit, eine bestimmte Stelle in einem Unternehmen zu planen. Denn für den weiteren Prozess braucht es ein klares Anforderungsprofil. Daraus generieren Sie eine passende Stellenanzeige, die Sie – je nach Zielgruppe – passend platzieren. Läuft die Suche an, geht es bald daran, eine Auswahl zu treffen und Bewerber:innen anhand der festgelegten Auswahlkriterien zu filtern. Dann folgen das konkrete Jobangebot und die Einstellung. Dieser Punkt schließt das Recruiting jedoch noch nicht ab. Denn nun folgt das Onboarding, die Integration der neuen Mitarbeiter:innen in das bestehende Unternehmen.

Der Onboarding-Prozess setzt bereits vor Arbeitsbeginn ein, beispielsweise durch Maßnahmen wie das Informieren des Personals. Daher ist der Übergang zu den vorherigen Schritten fließend. Das Onboarding erstreckt sich üblicherweise bis zum Ende der Probezeit. Wie lange der Prozess individuell dauert, hängt allerdings davon ab, wie komplex die von Ihnen angebotene Stelle ausfällt. Denken Sie beim Onboarding daran, dass es nicht nur für neues, sondern auch bestehendes Personal wichtig ist.

Recruiting Maßnahmen

Grundsätzlich lässt sich Personalbeschaffung in zwei Kategorien einteilen – internes und externes Recruiting. Um interne Maßnahmen zu ermöglichen, braucht es erfolgreiches Personalmarketing. Das bedeutet, es liegt an Ihnen, qualifiziertes Personal auszubilden und zu fördern. Damit schaffen Sie zum einen die Voraussetzungen, dass Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen bleiben wollen. Zum anderen, dass Sie Angestellte an den erforderlichen Stellen im Betrieb platzieren.

Für das interne Recruiting stehen Ihnen verschiedene Mittel zur Verfügung. Dazu gehören aktive Gespräche, um Interessierte für Stellen aufzuspüren oder Empfehlungen zu erhalten. Eine weitere Maßnahme, besonders bei größeren Unternehmen, besteht in der innerbetrieblichen Stellenausschreibung. Diese gestaltet sich je nachdem, wie Ihre interne Vernetzung aussieht. Das Intranet wäre ein Beispiel dafür.

Möchten Sie außerhalb Ihres Unternehmens nach Angestellten suchen, betreiben Sie passives und aktives externes Recruiting. Passive Personalbeschaffung funktioniert beispielsweise bereits durch erfolgreiches Employer Branding. Denn, wenn Sie Ihr Unternehmen als attraktive Marke präsentieren, ziehen Sie automatisch Bewerber:innen an. Wichtig ist es, zeitig einen effizienten Talent-Pool aufzubauen, beispielsweise mithilfe eingehender Initiativbewerbungen. Damit finden Sie nicht nur bei Bedarf schneller die passende Fachkraft. Sie bleiben auch offen für interessierte Talente. Schließlich bieten Sie nicht jederzeit passende Stellen an. Aber Ihrerseits Interesse signalisieren, gegebenenfalls in Zukunft ein Angebot zu unterbreiten. Auf diese Weise Kontakt zu halten, zeigt Offenheit und Wertschätzung. Das macht sich langfristig gegenüber einer pauschalen Ablehnung bezahlt.

Um aktiv externes Recruiting zu betreiben, gibt es im Wesentlichen drei Varianten. Der Klassiker besteht darin, auf Stellenanzeigen zurückzugreifen. Dank digitaler Kanäle lässt sich eine solche Suche nicht mehr nur über Print-Medien, sondern auch online abwickeln. Stichwort online: Social Recruiting liefert Ihnen eine weitere Option. Das umfasst gleichermaßen soziale Netzwerke wie Facebook sowie auch die bekannten Business-Plattformen LinkedIn und Xing.

Der dritte Weg führt über Veranstaltungen für Recruitment. Hier gibt es zum einen die zu Ihrem Unternehmen passenden Karrieremessen. Zum anderen von Ihnen ausgerichtete Recruiting-Events. Diese besitzen nicht nur den Vorteil, dass Sie darüber direkt neue Talente rekrutieren. Durch die Kontaktaufnahme zu potenziellen Bewerber:innen unterstützen Sie Ihr passives Recruiting und „füttern“ Ihren Talent-Pool. Zudem geben Ihnen diese Events ein wertvolles Instrument für Ihr Employer Branding an die Hand.

Wer kümmert sich um den Prozess der Personalbeschaffung für Ihr Unternehmen?

In vielen Unternehmen übernehmen spezialisierte Recruiter die Personalbeschaffung. Die Grenzen dieses Berufes sind allerdings fließend. Denn es existiert (bisher) keine einheitliche Ausbildung in diesem Bereich. Die Stelle als Recruiter steht also theoretisch jeder Person offen, die die individuellen Anforderungen und vom Unternehmen vorgesehenen Aufgaben erfüllt. In dieser Position sind Sie nicht zwangsweise Angestellte:r beim jeweiligen Unternehmen. Auch selbstständige Recruiter tummeln sich auf dem Arbeitsmarkt.

Innerhalb eines Unternehmens bestehen für Recruiter verschiedene Optionen, Recruiting-Prozesse zu gestalten. Das bezieht sich nicht nur auf die bereits beschriebenen Methoden. Es geht auch darum, wen Sie in welchem Umfang an dieser Arbeit beteiligen. Recruiter sind schon per se keine Einzelkämpfer:innen. Dafür beziehen sie zu viele Unternehmensbereiche und Personal in ihre Arbeit mit ein. Allerdings besteht noch die Möglichkeit, einen Schritt weiterzugehen und Recruiting-Prozesse in Form von Team-Recruiting zu gestalten.

Beim Team-Recruiting geht es darum, das gesamte Team mit in den Auswahlprozess für Bewerber:innen einzubeziehen. Sprich auch Teile der Belegschaft, die nicht im Personalwesen arbeiten. So entscheidet eine Gruppe gemeinschaftlich darüber, ob eine Person zum Unternehmen passt oder auch nicht. Bei solchen Team-Prozessen ist ein gut eingespieltes Team elementar. Kommunikations- und Vertrauensbasis müssen stimmen, damit Recruitment auf dieser Ebene funktioniert.

Wie viel kostet Recruiting?

Wie sich zeigt, handelt es sich bei Recruiting um einen komplexen Prozess. Daher kommt zurecht die Frage auf, welche Kosten dadurch entstehen. Natürlich lässt sich das nicht pauschal beantworten. Denn die Kosten hängen von der Größe einer Firma und dem Umfang des Aufwands ab. Neben den konkreten Methoden bezieht sich das beispielsweise auch darauf, ob Sie Recruiting durch internes oder externes Personal vornehmen. Und welche Arbeitszeiten dafür anfallen. Ein Teil der Kosten erstreckt sich daher immer auf das bereits bestehende Personal. Dabei spielt es zudem eine Rolle, ob Sie aktives oder passives Recruitment betreiben. Weitere Mittel fallen durch die Bewerber:innen selbst an. Beispiele hierfür sind Reise- oder Umzugskosten.

Neben dem Arbeits- bildet der Zeitaufwand einen entscheidenden Faktor. Dabei kommt es darauf an, wie umfangreich Sie Ihren Recruiting-Prozess gestalten, sich also beispielsweise Zeit für das Onboarding nehmen. Der Zeitfaktor variiert zudem branchenspezifisch. In Bereichen mit größerem Fachkräftemangel nimmt die Suche zwangsweise mehr Zeit in Anspruch.
Letztlich ist es außerdem eine Frage des Budgets, wie viel Sie für Recruitment ausgeben.

Sicher ist in jedem Fall: Schlecht ausgeführtes Recruiting wird teuer. Scheitern Sie beispielsweise beim Onboarding, geht es mit dem Recruiting-Prozess im schlimmsten Fall zurück auf Anfang. Das bündelt Zeit und Ressourcen und verursacht dementsprechend weitere Kosten. Setzen Sie also darauf, eine individuelle Recruiting-Strategie beziehungsweise sorgfältige Planung zu erarbeiten. Das ermöglicht es Ihnen, Stellen erfolgreich neu zu besetzen. So lassen sich die Kosten am ehesten präzise kalkulieren.

Kennzahlen für Arbeits- und Zeitaufwand

Geht es daran, den erfolgten finanziellen Arbeits- und Zeitaufwand im Recruitment zu berechnen, leisten Kennzahlen Hilfestellung. Sie gehören zum sogenannten Key Performance Indicator, kurz KPI. Kurz gesagt lässt sich dadurch ermitteln, wie erfolgreich bestimmte Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens ablaufen. Das gilt dementsprechend auch für Recruiting.

Eine wichtige Kennzahl in diesem Bereich ist Cost-per-Hire (CPH). Der Wert zeigt an, welche Personal- und Marketingkosten pro Einstellung anfallen. Die Kennzahl berücksichtigt ebenso die internen wie die externen Kosten. Also gleichermaßen den Personalaufwand wie die Kommunikationsmittel, beispielsweise in Form von genutzten Business-Plattformen. Um die Cost-per-Hire zu bestimmen, addieren Sie die internen und externen Kosten. Die Summe dividieren Sie anschließend durch die Anzahl der Stellen, die über einen bestimmten Zeitraum besetzt wurden. Ergo: Je mehr Stellen Sie mithilfe bestimmter Maßnahmen besetzen, desto erfolgreicher das Recruiting und desto geringer die Cost-per-Hire.

Eine weitere relevante Kennzahl im Recruitment ist die Time-to-Hire. Hierbei geht es um den Zeitfaktor. Die dafür veranlagte Zeitspanne beginnt damit, dass Personalbedarf entsteht und endet mit der Besetzung einer Stelle. Bis auf das Onboarding fällt also der gesamte Recruiting-Prozess darunter. Die Kosten, die während dieser Zeitspanne entstehen, setzen sich aus dem gesamten eingesetzten Budget zusammen. Dazu gehören externe Maßnahmen wie Stellenanzeigen auf Jobbörsen sowie die internen Kosten, die sich durch die unbesetzte Stelle ergeben. Bei Letzterem kommt es darauf an, welchen Stellenwert die jeweilige Position in Ihrem Unternehmen einnimmt. Eine unbesetzte Stelle kann Sie demnach im wahrsten Sinne des Wortes teuer zu stehen kommen. Das ist beispielsweise bei Führungspositionen der Fall, da die dortige Arbeit mit weiterem Personal und dementsprechend weiteren Leistungen verbunden ist.

Wie spare ich Kosten beim Recruitment?

Kommen wir in puncto Kostensparen noch einmal auf die Arten von Recruiting zurück. Ein Aspekt davon besteht im Aufbau eines Talent-Pools. Mit diesem ergibt sich eine gute Möglichkeit, Kosten einzusparen. Greifen Sie auf diesen zurück, sparen Sie Aufwand und Zeit und damit bares Geld.

Der zweite Punkt besteht allgemein darin, dass Sie Ihren Recruiting-Prozess mit Fokus auf die Bewerber:innen optimieren. Das bedeutet, Sie sorgen dafür, dass der Bewerbungsprozess den Bedürfnissen der von Ihnen anvisierten Zielgruppe entgegenkommt. Dabei lassen Sie die Anforderungen der Stellenbesetzung natürlich nicht außer Acht. Doch es geht darum zu vermeiden, dass Bewerber:innen vorzeitig abspringen. Deshalb gilt: Je effizienter Sie Ihre Recruitment-Strategien planen und durchführen, desto niedriger halten Sie Ihre Kosten.

Zur Optimierung gehört nicht nur, gezielt bestimmte Maßnahmen auszuwählen. Auch bei den Maßnahmen selbst besteht Verbesserungspotenzial. Nehmen wir die Kommunikation, die während des Recruiting-Prozesses anfällt. Welches Unternehmen verfügt schon über die Zeit, beispielsweise ausführlich mit den Bewerber:innen zu korrespondieren? Um diese und weitere Arbeitsschritte zu erleichtern, empfiehlt sich der Einsatz von Software-Lösungen. Das erscheint im ersten Moment wie ein finanzieller Mehraufwand, spart aber letztlich Kosten ein. Verschiedene Aufgaben mithilfe von Software im besten Fall auf nur wenige Klicks zu reduzieren, macht sich bezahlt.

Eine weitere Maßnahme der Kosteneinsparung klingt einfach, ist aber komplex. Sorgen Sie dafür, dass es wenn möglich gar nicht erst zu freien Stellen kommt. Das erreichen Sie, indem Sie sich auf Ihr bestehendes Personal konzentrieren. Tragen Sie mit individuellen Maßnahmen dazu bei, die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft positiv zu beeinflussen. Ein zufriedenes Team bedeutet eine verbesserte Arbeitsatmosphäre und erhöhte Produktivität. Daraus ergibt sich eine geringere Fluktuation und – Sie ahnen es – geringere Kosten. Diese interne Optimierung Ihres Betriebs kommt natürlich auch einem weiteren Aspekt zugute, dem Employer Branding. Arbeitgeber:innen mit einer starken Marke ziehen Bewerber:innen automatisch an. Somit sparen Sie Zeit und Geld für aktive Maßnahmen der Personalsuche.

Bei den entstehenden Kosten für Ihr Recruitment kommt es auch darauf an, wo Sie mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt treten. Um Stellenanzeigen zu veröffentlichen, stehen Ihnen schließlich diverse Kanäle online und offline zur Verfügung. Hier heißt es, gezielt auszuwählen und einzusetzen. Angesichts der Vielzahl an Jobbörsen eine wichtige Aufgabe. Hierbei effizient zu planen, spart schon per se Kosten. Weiteres Sparpotenzial ergibt sich bei den Stellenanzeigen selbst. Neben dem genannten Einsatz von Software, um diese damit zu verwalten, lassen sie sich gezielt optimieren. Ausgerichtet auf Ihre Zielgruppe, SEO-optimiert, Reichweite erhöhen, kostenloses Material wie Fotos nutzen – das sind einige Beispiele für entsprechende Maßnahmen. Stellenanzeigen von vornherein zu optimieren und sie richtig zu platzieren, schont Ihr Budget.

Wenn Sie E-Recruiting nutzen, lässt sich beispielsweise auch Multiposting einsetzen. Passende Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Stellenanzeigen parallel auf mehreren Portalen zu veröffentlichen. Und das mit nur einem Klick. Für Multiposting gibt es verschiedene Anlaufstellen, wie beispielsweise spezielle E-Recruiting-Software. Mit Multiposting erhöhen Sie Ihre Reichweite, minimieren Ihren Aufwand und sparen dementsprechend Geld. Grund genug, E-Recruiting allgemein noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.