Papierloses Büro
Keine Scheu vor der digitalen Verwaltung

Papierloses Büro über Nacht – geht das?

Der Wechsel von Print zu digitalen Möglichkeiten, um ein papierloses Büro aufzubauen, geschieht in der Regel nicht über Nacht. Je mehr Mitarbeiter:Innen in die neuen Prozesse eingearbeitet werden müssen, desto umfangreicher fallen Schulungen und Etappen der Implementierung aus. Soloselbstständige dagegen können in kürzester Zeit die notwendige Infrastruktur schaffen.

Voraussetzung für ein papierloses Büro sind Arbeitsrechner und Geräte, die in der jeweiligen Branche allen Ansprüchen gerecht werden. Auch ein moderner Scanner mit Papiereinzug sollte unbedingt zur Einrichtung gehören, denn auch wenn Ihr Unternehmen papierlos arbeitet, können Schreiben von Zulieferern und Partnern Sie weiterhin postalisch erreichen. Soloselbstständige können dazu auch einen der Onlinedienste nutzen, die Post für Sie empfangen, einscannen und nur auf ausdrücklichen Wunsch weiterleiten. Das Scannen alter Dokumente ist eine Aufgabe für spezialisierte Firmen, die unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards Akten automatisiert digitalisieren und fachgerecht vernichten.

Die wichtigste Basis für die digitale Buchhaltung und Verwaltung sind allerdings Softwarelösungen, die beim digitalen Verarbeiten und Archivieren der neuen Datensätze helfen. Dazu gehören neben einer Buchhaltungssoftware wie Lexware Office auch Cloud-ERP-Lösungen, die Workflow und Kommunikation steuern. Auch der Umstieg von Printwerbung, beispielsweise in Form von Flyern und Katalogen, auf ein Onlineangebot stellt neue Anforderungen an die Modularität der eigenen Website. Doch es lohnt sich, Ihre Kund:Innen werden die neuen Angebote gern nutzen.

So wird das papierlose Büro zum Verkaufsargument

Firmen, die vom klassischen auf ein papierloses Büro umsteigen, sparen dadurch bares Geld. Nicht nur die Kommunikationskosten verringern sich deutlich. Neben dem Verzicht auf Porto, Briefumschläge, Verpackungen für Kataloge und andere Printprodukte, sowie die Druckkosten selbst, entfallen beispielsweise auch Entsorgungsgebühren. Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie hoch die Kosten für Papierabfälle in ihrem Haus tatsächlich sind. Notizen werden für ein Meeting ausgedruckt, entsorgt und müssen dann häufig über einen Datenvernichter geschreddert werden, bevor sie in den Recyclingkreislauf zurückkehren.

Ihre Kund:Innen hingegen sind sich der Auswirkung von Müllmassen auf Umwelt und Klima durchaus bewusst. Für herkömmliche Papierprodukte werden noch immer überall auf der Welt Wälder kurzzeitig angebaut, ohne dass ein Ökosystem entstehen kann. Die Flächen dafür stammen oft aus der illegalen Rodung von Urwäldern. Die wichtige „grüne Lunge“ kann so Schadstoffe nicht mehr aus der Luft filtern, die CO2-Werte steigen und erhitzen den Planeten. Wer 100 Prozent seiner Papierverwendung im Unternehmen streichen und auf digitale Prozesse umsteigen kann, darf das gern auch groß auf Websites, Produktpages und in Pressemitteilungen verkünden.

Neben dem neuen grünen Image für die Firma entlastet ein papierloses Büro stets auch Ihre Kund:Innen. Sie sind es schließlich, die bei jeder Bestellung Print-Broschüren, Kataloge, Lieferscheine und Rechnungen erhalten und privat entsorgen müssen. Während die Umverpackung aus Karton sich leicht zusammenlegen und recyceln lässt, sind Werbematerialien auf glänzendem Papier selbst für den Recycling-Kreislauf verloren. Die Papierflut stört – verschonen Sie Ihre Kund:Innen und verzichten Sie ganz bewusst auf Print.

Ist mein papierloses Büro datenschutzkonform?

Eine Sorge, die Selbstständige und Unternehmen zurecht umtreibt ist die nach der juristischen Bewertung digitaler Angebote. Datenbanken mit Informationen Ihrer Kund:Innen unterliegen ebenso wie die vertrauliche Kommunikation der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Rechnungen und Verträge unterliegen Aufbewahrungsfristen und das Finanzamt kann jederzeit Einsicht in Belege der Buchhaltung fordern. Müssen Sie diese Papiere daher in Originalform aufbewahren? Und wann sind die Anforderungen des Datenschutzes wirklich erfüllt?

Als Unternehmen müssen Sie eine:n Datenschutzbeauftrage:n bestimmen. Diese Person bildet sich regelmäßig zu den gesetzlichen Bestimmungen fort und kann Ihre Mitarbeiter:Innen beraten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Aufbewahrung von Daten in verschlüsselt digitaler Form immer sicherer ist, als Dokumente offen im Büroschrank liegen zu haben. Digital können Rechte konkret vergeben werden, so dass Unbefugte in keiner Weise darauf zugreifen können. Nur wenige Belege müssen heute noch [url=https://www.steuerberater-muenchen.de/digitale-buchhaltung-originalbelege-vernichten-oder-aufbewahren.html]im Original aufbewahrt werden[/url]. In diesem Bereich hat sich rechtlich in den letzten Jahren viel getan.

Am sichersten verfahren Sie Akten immer dann, wenn Sie sie in der verschlüsselten Ordnerstruktur einer Software hinterlegen. Sollten Daten auf eigener Hardware hinterlegt werden, achten Sie darauf, dass die Geräte selbst für Dritte nicht erreichbar gelagert werden, also beispielsweise nach Feierabend eingeschlossen werden.

Fazit: Papierlos lohnt sich auf ganzer Linie

Herauszufinden, wie digitale Prozesse im eigenen Unternehmen aussehen können, ist ein Abenteuer. Wenn jedoch erst einmal alle Softwarelösungen implementiert, Mitarbeiter:Innen eingearbeitet und Kund:Innen informiert sind ist ein papierloses Büro eine schlanke, finanziell entlastende Lösung der Unternehmensführung, die Umwelt und Verbraucher:Innen gleichermaßen zugute kommt.