Geschäftsführung:

Was bedeutet Geschäftsführung?

Geschäftsführung bezeichnet die operative Leitung eines Unternehmens. Sie umfasst alle strategischen und täglichen Entscheidungen, die zur Erreichung der Unternehmensziele notwendig sind. Geschäftsführer:innen sind dabei die Personen, die offiziell die Verantwortung tragen und das Unternehmen nach außen vertreten.

Wer zählt zur Geschäftsführung?

Die Geschäftsführung kann aus Einzelpersonen oder einem Gremium bestehen. In kleineren Unternehmen übernimmt oft der:die Inhaber:in selbst diese Rolle, während in größeren Unternehmen speziell benannte Geschäftsführer:innen oder Vorstände eingesetzt werden.

Praxisbeispiel: Geschäftsführung in einer GmbH

In einer GmbH wird der:die Geschäftsführer:in von den Gesellschafter:innen ernannt und im Handelsregister eingetragen. Diese Person ist für die Umsetzung der strategischen Ausrichtung und die operative Führung verantwortlich. Beispielsweise könnte der:die Geschäftsführer:in einer GmbH in der IT-Branche die Entwicklung neuer Softwareprodukte steuern und gleichzeitig wichtige Kundenbeziehungen pflegen.

Ordnungsgemäße Geschäftsführung

Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Dies umfasst:

• Gesetzestreue: Geschäftsführer:innen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden, wie z. B. das GmbHG für GmbHs oder das HGB für Kaufleute.
• Beachtung interner Richtlinien: Dazu gehören Vorgaben aus dem Gesellschaftsvertrag oder der Unternehmenssatzung.
• Risikomanagement: Erkennen und Steuerung von Risiken, um besser auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein und das Unternehmen sicher durch Krisen zu führen.

Praxisbeispiel: Ordnungsgemäße Führung im Alltag

Valeria Gomez, Geschäftsführerin eines Einzelhandelsunternehmens muss sicherstellen, dass alle Lieferverträge korrekt abgeschlossen werden und dass die Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, um Bußgelder oder rechtliche Probleme zu vermeiden.

Geschäftsführungsbefugnis

Die Geschäftsführungsbefugnis beschreibt den Umfang und die Bereiche, in denen Geschäftsführer:innen Entscheidungen treffen und das Unternehmen vertreten dürfen. Diese Befugnis wird durch den Gesellschaftsvertrag oder interne Vereinbarungen festgelegt und kann auf bestimmte Tätigkeiten beschränkt sein.

Praxisbeispiel: Begrenzte Befugnisse

In einer GmbH kann es im Gesellschaftsvertrag festgelegt sein, dass der:die Geschäftsführer:in Investitionen über 50.000 Euro nur mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung tätigen darf. Dies dient dazu, größere finanzielle Entscheidungen gemeinsam zu tragen.

Aufgaben der Geschäftsführung

Die Aufgaben der Geschäftsführung sind vielfältig und umfassen strategische sowie operative Tätigkeiten:

• Strategische Planung: Entwicklung und Umsetzung langfristiger Unternehmensziele.
• Finanzmanagement: Überwachung der finanziellen Gesundheit, einschließlich Budgetplanung und Kostenkontrolle.
• Personalmanagement: Einstellung, Führung und Entwicklung der Mitarbeitenden.
• Externe Kommunikation: Repräsentation des Unternehmens gegenüber Kund:innen, Lieferant:innen, Investor:innen und anderen Stakeholdern.

Praxisbeispiel: Operative und strategische Verantwortung

Ein:e Geschäftsführer:in in einem mittelständischen Produktionsbetrieb könnte verantwortlich sein für die Einführung einer neuen Produktlinie, die Kontrolle der Produktionskosten und die Verhandlungen mit Zulieferern, um die besten Konditionen zu sichern.

Pflichten der Geschäftsführung

Geschäftsführer:innen tragen eine große Verantwortung und müssen zahlreiche Pflichten erfüllen, um das Unternehmen erfolgreich zu leiten und rechtliche Vorgaben einzuhalten.

Allgemeine Unternehmensgrundsätze

Geschäftsführer:innen müssen ihre Aufgaben zum Wohl des Unternehmens und der Gesellschafter:innen wahrnehmen. Dies beinhaltet eine sorgfältige und gewissenhafte Unternehmensführung.

Rechtsvorschriften

Je nach Unternehmensform gibt es spezifische Rechtsvorschriften, die eingehalten werden müssen:

• Vorschriften für GmbHs: Das GmbHG regelt die Rechte und Pflichten von Geschäftsführer:innen einer GmbH.
• Vorschriften für Aktiengesellschaften: Für AGs sind die Vorschriften des AktG von Bedeutung.
• Steuerrechtliche Vorschriften: Diese umfassen die korrekte Abführung von Steuern und die Einhaltung steuerrechtlicher Meldepflichten.

Rechtsformspezifische Vorschriften

Je nach Rechtsform des Unternehmens gibt es besondere Vorschriften. Geschäftsführer:innen einer GmbH müssen das GmbH-Gesetz (GmbHG) beachten, während bei einer AG das Aktiengesetz (AktG) gilt.

Praxisbeispiel: Pflichten einer GmbH-Geschäftsführung

Clara Kepler ist Geschäftsführerin einer GmbH und muss als solche sicherstellen, dass der Jahresabschluss rechtzeitig erstellt und beim Handelsregister eingereicht wird. Zudem muss sie dafür sorgen, dass die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wird, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. 

Pflichten der Geschäftsführung bei (drohender) Insolvenz

Bei drohender Insolvenz oder Überschuldung hat die Geschäftsführung besondere Pflichten, um die Interessen der Gläubiger:innen zu wahren und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Diese Pflichten umfassen:

• Insolvenzantragspflicht: Geschäftsführer:innen müssen bei Zahlungsunfähigkeit unverzüglich, spätestens aber drei Wochen nach deren Eintritt, einen Insolvenzantrag stellen. Bei Überschuldung beträgt die Frist sechs Wochen. Eine verspätete Antragstellung kann zu persönlicher Haftung führen (§ 15a Abs. 1 Satz 2 InsO).
• Fortführung der Geschäfte: Ab dem Zeitpunkt der Insolvenzreife dürfen Geschäftsführer:innen keine Zahlungen mehr leisten, die nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns (§ 347 HGB) vereinbar sind. Zahlungen dürfen nur noch getätigt werden, wenn sie zur Abwendung eines größeren Schadens notwendig sind. Dies umfasst insbesondere Zahlungen, die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs unerlässlich sind, wie z. B. Gehälter und essenzielle Betriebskosten (§ 15b InsO).
• Information der Gesellschafter:innen: Geschäftsführer:innen müssen die Gesellschafter:innen unverzüglich über die finanzielle Schieflage informieren, um gemeinsam notwendige Maßnahmen zu beschließen.
• Auskunft und Mitwirkungspflichten: Geschäftsführer:innen haben Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nach Stellung des Insolvenzantrags. Sie müssen allen Verfahrensbeteiligten Rede und Antwort stehen und weitreichende Tatsachen offenbaren (§ 97 Abs. 1 InsO).

Praxisbeispiel: Insolvenzpflichten einer Geschäftsführung

Jessica Miller, Geschäftsführerin einer GmbH, erkennt, dass das Unternehmen zahlungsunfähig wird. Sie stellt innerhalb von zwei Wochen nach Feststellung der Zahlungsunfähigkeit einen Insolvenzantrag und informiert die Gesellschafter:innen. Während dieser Zeit werden nur noch Zahlungen geleistet, die für den Fortbestand des Unternehmens unerlässlich sind, wie Gehälter und essenzielle Betriebskosten.

Geschäftsleitung vs. Geschäftsführung

Oft werden die Begriffe Geschäftsführung und Geschäftsleitung synonym verwendet, doch es gibt Unterschiede. Die Geschäftsleitung bezieht sich auf das Führungsgremium eines Unternehmens, das aus mehreren Personen bestehen kann. Die Geschäftsführung hingegen beschreibt die operative Leitung und Vertretung des Unternehmens durch eine oder mehrere benannte Geschäftsführer:innen.

Praxisbeispiel: Unterschiedliche Rollen in einem großen Unternehmen

In einem großen Konzern könnte die Geschäftsleitung aus mehreren Führungskräften bestehen, darunter der CEO, CFO und COO, die gemeinsam die strategische Richtung festlegen. Die operative Geschäftsführung könnte jedoch in den Händen einer einzigen Person liegen, die die täglichen Geschäftsabläufe steuert.

Geschäftsführung und Gestaltungspotential

Neben den grundlegenden Aufgaben und Pflichten gibt es weitere wichtige Aspekte der Geschäftsführung, die Beachtung finden sollten.

Geschäftsführervergütung

Die Vergütung der Geschäftsführung muss angemessen und transparent sein. Sie wird oft im Geschäftsführervertrag festgelegt und sollte die Leistung und Verantwortung der Position widerspiegeln. Steuerliche Aspekte sind hierbei ebenfalls zu berücksichtigen, um eine optimale Steuergestaltung zu gewährleisten.

Praxisbeispiel: Vergütungsmodelle und Steuervorteile

Ein:e Geschäftsführer:in kann ein festes Grundgehalt sowie variable Bestandteile wie Boni oder Gewinnbeteiligungen erhalten. Um steuerliche Vorteile zu nutzen, könnte ein Teil der Vergütung in Form von Sachleistungen wie einem Firmenwagen oder einer betrieblichen Altersvorsorge erfolgen.

Firmenwagen für den:die Geschäftsführer:in

Ein Firmenwagen ist eine gängige Zusatzleistung für Geschäftsführer:innen und kann steuerlich attraktiv gestaltet werden. Die Nutzung eines Firmenwagens führt zu einem geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Hierbei kann die 1%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode angewendet werden.

Praxisbeispiel: Firmenwagen und Steueroptimierung

Vincent Kondo ist Geschäftsführer einer GmbH und erhält einen Firmenwagen. Um den geldwerten Vorteil zu versteuern, wendet er die 1%-Regelung an, bei der monatlich 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als zu versteuerndes Einkommen angesetzt wird. Alternativ könnte er ein Fahrtenbuch führen, um die tatsächliche private Nutzung nachzuweisen und so eventuell Steuern zu sparen.

Konflikte mit der Geschäftsführung

Konflikte können entstehen, wenn Entscheidungen der Geschäftsführung nicht im Interesse der Gesellschafter oder Stakeholder sind. Es ist wichtig, Mechanismen zur Konfliktlösung zu haben, um den Geschäftsbetrieb nicht zu gefährden.

Praxisbeispiel: Konfliktmanagement

In einem Start-up könnte es zu Spannungen zwischen den Gründer:innen und der Geschäftsführung kommen, wenn es um die Priorisierung von Entwicklungsprojekten geht. Ein regelmäßiger Austausch und klare Kommunikationswege können helfen, solche Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Abberufung der Geschäftsführung

Geschäftsführer:innen können unter bestimmten Umständen abberufen werden, z. B. bei grober Pflichtverletzung oder Verlust des Vertrauens der Gesellschafter:innen. Die genauen Bedingungen sind oft im Gesellschaftsvertrag geregelt.

Praxisbeispiel: Abberufung bei Pflichtverletzung

Ein:e Geschäftsführer:in einer GmbH wird abberufen, weil er:sie wiederholt gegen interne Richtlinien verstoßen hat. Die Gesellschafterversammlung beschließt seine:ihre Abberufung gemäß den Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags.

Haftung der Geschäftsführung

Geschäftsführer:innen haften für Schäden, die durch Pflichtverletzungen entstehen. Dies kann sowohl zivilrechtliche als auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Eine D&O-Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance) kann Schutz bieten, indem sie die Geschäftsführung gegen Ansprüche aus Pflichtverletzungen absichert.

Praxisbeispiel: Haftung und Absicherung

Ein:e Geschäftsführer:in trifft eine risikoreiche Investitionsentscheidung, die zu erheblichen Verlusten führt. Die Gesellschafter:innen machen Schadensersatzansprüche geltend. Dank der D&O-Versicherung wird der finanzielle Schaden abgedeckt und der:die Geschäftsführer:in persönlich entlastet.

Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen

Geschäftsführer:innen müssen sich mit verschiedenen rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen.

Zivilrechtliche Aspekte

Im zivilrechtlichen Bereich regelt der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung die Befugnisse und Pflichten der Geschäftsführung. Hierzu gehört auch die Vertretungsmacht der Geschäftsführer:in gegenüber Dritten. Wichtige Gesetze sind das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das GmbH-Gesetz (GmbHG).

Steuerrechtliche Aspekte

Aus steuerrechtlicher Sicht muss die Geschäftsführung sicherstellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen des Unternehmens erfüllt werden. Dazu gehören die ordnungsgemäße Buchführung, die Abgabe von Steuererklärungen und die Abführung von Steuern. Fehler oder Versäumnisse können zu erheblichen finanziellen Belastungen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Praxisbeispiel: Steuerliche Verantwortung

Ein:e Geschäftsführer:in einer GmbH muss sicherstellen, dass die Umsatzsteuer fristgerecht abgeführt wird. Zudem muss er:sie die Lohnsteuer für die Mitarbeitenden korrekt berechnen und abführen. Versäumnisse in diesen Bereichen können zu hohen Nachzahlungen und Bußgeldern führen.

Tipps zur optimalen Steuergestaltung

Die Steuergestaltung ist ein wichtiger Aspekt der Geschäftsführung. Hier einige Tipps, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen:

• Firmenwagen: Die Nutzung eines Firmenwagens kann steuerlich vorteilhaft gestaltet werden, insbesondere durch die Wahl der richtigen Versteuerungsmethode.
• Vergütungsmodelle: Durch die Kombination von festem Gehalt, variablen Boni und Sachleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge können steuerliche Vorteile erzielt werden.
• Geschäftsführervertrag: Ein durchdachter Geschäftsführervertrag kann helfen, steuerliche Belastungen zu minimieren und rechtliche Klarheit zu schaffen.

Stolpersteine in der Geschäftsführung

Geschäftsführer:innen stehen oft vor Herausforderungen, die sie meistern müssen, um das Unternehmen erfolgreich zu führen.

Unklare Aufgabenverteilung

Unklare oder unzureichend definierte Aufgaben und Befugnisse können zu Konflikten und ineffizientem Management führen. Eine klare und präzise Aufgabenverteilung im Geschäftsführungsvertrag kann helfen, solche Probleme zu vermeiden.

Praxisbeispiel: Aufgabenverteilung

In einem Unternehmen mit mehreren Geschäftsführer:innen sollte klar definiert sein, wer für welchen Bereich verantwortlich ist, z. B. Finanzen, Personal oder Vertrieb. Dadurch können Überschneidungen vermieden und Verantwortlichkeiten klar festgelegt werden.

Fehlende rechtliche Kenntnisse

Ein Mangel an rechtlichem Wissen kann zu Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben führen, die schwerwiegende Konsequenzen haben können. Es ist ratsam, sich regelmäßig weiterzubilden oder rechtlichen Rat einzuholen.

Unzureichendes Risikomanagement

Ohne effektives Risikomanagement können unvorhergesehene Ereignisse das Unternehmen erheblich schädigen. Es ist wichtig, frühzeitig Risiken zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Konflikte mit Gesellschafter:innen

Unstimmigkeiten zwischen der Geschäftsführung und den Gesellschafter:innen können den Geschäftsbetrieb stören und zu finanziellen Verlusten führen. Eine offene Kommunikation und klare Vereinbarungen im Gesellschaftsvertrag sind essenziell.

Fazit

Die Geschäftsführung erfordert nicht nur umfangreiche Kenntnisse in Unternehmensführung, Recht und Finanzen, sondern auch ein hohes Maß an Verantwortung und strategischem Denken. Mit einer klaren Strategie, fundiertem Wissen über rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen sowie der Fähigkeit, Risiken effektiv zu managen, können Geschäftsführer:innen ihr Unternehmen erfolgreich lenken.