Fahrtenbuch
als Excel-Tabelle

In welchem steuerlichen Kontext braucht man ein Fahrtenbuch?

Selbständige verfügen in ihrem Geschäft oft über einen Firmenwagen, der auch privat genutzt wird. Bei Solo-Selbständigen unterstellt das Finanzamt sogar automatisch, dass auch eine private Nutzung stattfindet. Steuerlich wird die Privatnutzung als geldwerter Vorteil gewertet, der wie der Steuerpflicht unterliegendes Einkommen zu behandeln ist.

Wird ein Wagen zu mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzt, zählt er automatisch zum Betriebsvermögen. Bei einer weniger als 10prozentigen geschäftlichen Nutzung ist er dagegen Teil des Privatvermögens. In dem Bereich zwischen 10 und 50 Prozent betrieblicher Nutzung besteht bezüglich der Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen ein Wahlrecht. Oft findet wegen der steuerlichen Abzugsmöglichkeiten eine Zuordnung zum Betriebsvermögen statt.

Im Falle einer mehr als 50prozentigen betrieblichen Nutzung des Firmenwagens gilt bei Selbständigen für steuerliche Zwecke entweder die sogenannte 1 Prozent-Regelung oder die betriebliche und private Nutzung wird durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen:

• bei der 1 Prozent-Regelung wird – analog zur bestehenden Regelung für Arbeitnehmer-Firmenwagen – ein Prozent des Bruttolisten-Preises pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Pro Jahr beträgt der geldwerte Vorteil also 12 Prozent des Listenpreises. Er mindert die für den Wagen abzugsfähigen Betriebsausgaben und erhöht so den zu versteuernden Gewinn;
• bei der Fahrtenbuch-Regelung wird die Privatnutzung anhand des Fahrtenbuches belegt. Sie stellt eine Option dar. Wird nicht davon Gebrauch gemacht, findet automatisch die 1 Prozent-Regelung Anwendung. Je nach tatsächlichem Betriebs- und Privatanteil kann das Fahrtenbuch die steuerlich günstigere Variante darstellen.

Bei weniger als 50prozentiger betrieblicher Nutzung des Fahrzeugs ist die 1 Prozent-Regelung für Selbständige generell nicht anwendbar. Hier kommt entweder die Fahrtenbuch-Methode zum Einsatz oder das Finanzamt schätzt den Privatanteil – eher selten zugunsten des Steuerpflichtigen.

Fazit: ein Fahrtenbuch ist bei Wagen mit mehr als 50prozentiger betrieblicher Nutzung zu empfehlen, wenn sich Steuern im Vergleich zur 1 Prozent-Regelung sparen lassen. Bei Fahrzeugen mit weniger als 50prozentiger betrieblicher Nutzung ist sie überwiegend vorteilhafter als eine Schätzung durchs Finanzamt.

Welche Anforderungen muss das Fahrtenbuch erfüllen?

Es überrascht nicht, dass sich um Führung und Anerkennung des Fahrtenbuchs eine umfangreiche Rechtsprechung entwickelt hat. Die korrekte Dokumentation und Zuordnung von Fahrten wirft eine Fülle an Auslegungsfragen auf, die im Zeitablauf zu zahlreichen klärungsbedürftigen Rechtsstreitigkeiten geführt hat. Im Zuge der Rechtsprechung sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch immer weiter konkretisiert worden. Sie betreffen sowohl den Inhalt als auch die Form.

Im Rahmen dieses Beitrags interessieren vor allem die formalen Anforderungen. Eine Fahrtenbuch-Vorlage beim Finanzamt muss demnach

• vollständig und richtig sein;
• eine geschlossene Form aufweisen;
• geordnet, übersichtlich und lesbar sein;
• stets zeitnah im Anschluss an die jeweilige Fahrt fortgeführt werden;
• Nachträge ausschließen oder als solche erkennen lassen;
• als Buchführungsunterlage mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Lange nahmen die Finanzbehörden und auch die steuerliche Rechtsprechung den Begriff des Fahrtenbuches wörtlich und unterstellten tatsächlich ein gebundenes „Buch“ oder „Heft“ aus Papier, in dem Fahrten handschriftlich eingetragen werden. Diese Form der Fahrtenbuchführung ist nach wie vor zulässig. Im Zeitalter der Digitalisierung stellt sich aber zunehmend die Frage nach dem digitalen Fahrtenbuch.

Grundsätze für Fahrtenbuch in elektronischer Form
Die Antwort lautet: ein Fahrtenbuch darf in elektronischer Form geführt werden. Hierbei sind allerdings die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu beachten. Die GoBD regeln, welche Prinzipien für elektronische Geschäfts-Aufzeichnungen gelten, damit diese für steuerliche Zwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Die formalen Anforderungen sind ähnlich wie bei den durch die Rechtsprechung entwickelten Grundsätzen. Von besonderer Bedeutung sind die Unveränderbarkeit und die Manipulationssicherheit von Aufzeichnungsdaten.

Fahrtenbuch – Excel-Buchführung genügt dem Finanzamt nicht
Aus den zuvor genannten Prinzipien und Grundsätzen wird deutlich, warum ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch dem Finanzamt nicht genügt. Eine Excel-Tabelle lässt sich einfach und bequem nachträglich ändern, ohne dass dies nachvollziehbar ist. Damit sind einer möglichen Manipulation Tür und Tor geöffnet. Die Rechtsprechung hat diese ablehnende Haltung bestätigt. Zum Thema „Fahrtenbuch Excel“ existiert sogar ein höchstrichterliches Urteil.

Der BFH hatte diese Frage bereits im Jahre 2005 zu entscheiden (BFH-Urteil v. 16.11.2005 – Az. VI R 64/04). In dem Fall ging es um ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch. Der BFH urteilte damals, dass eine mittels Tabellenkalkulationsprogramm erzeugte Computerdatei kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sein kann. An den eingegebenen Daten könnten Software-bedingt nachträglich Änderungen vorgenommen werden, ohne dass deren Inhalt und Umfang dokumentiert bzw. offengelegt werde.

Trotzdem ist das Programm Excel für steuerliche Fahrtenbuch-Führung nicht komplett außen vor. Es spricht nämlich nichts dagegen, eine Fahrtenbuch-Vorlage als „Formular“ mit Excel zu erstellen, auszudrucken und dann handschriftlich zu befüllen. Das gilt im Übrigen auch für Vorlagen mit Hilfe anderer Programme – zum Beispiel mit Word. Wichtig ist natürlich, dass die Vorlage die inhaltlich geforderten Angaben für ein Fahrtenbuch abdeckt. Dazu gehört mindestens die Möglichkeit zur Erfassung

• des Datums;
• der Kilometer zu Fahrtbeginn;
• des Fahrtziels;
• des Fahrtzwecks;
• des/der aufgesuchten Kunden, Gesprächspartner/s, Stelle/n;
• der Kilometer am Fahrtende.

Im Internet findet man viele Webseiten, wo eine Fahrtenbuch Excel Vorlage kostenlos heruntergeladen werden kann. Grundsätzlich ist es auch kein Problem, eine solche Vorlage selbst zu erstellen. Wer einigermaßen in Excel bewandert ist, für den sollte das kein Problem sein. Wichtig für die Anerkennung durch das Finanzamt ist, dass die Führung des Fahrtenbuchs den genannten steuerlichen Grundsätzen und Anforderungen entspricht.

Alternativen zum Fahrtenbuch Excel

Inzwischen sind auch einige Lösungen für elektronische Fahrtenbücher auf dem Markt, die GoBD-konform sind. Diese sind in der Regel mit Anschaffungs- und/oder Nutzungskosten verbunden. Es gibt drei Typen von elektronischen Fahrtenbüchern:

1. Lösungen im Zusammenhang mit Navi-Systemen: einige Hersteller von Navigationssystemen ermöglichen die digitale Fahrtenbuchführung – entweder wie bei manchen Premium-Automarken – direkt im Auto-Navi integriert – oder als Zusatzlösung (zum Beispiel Stecker in Verbindung mit einer App);
2. Fahrtenbuch-Software-Lösungen: hier wird das Fahrtenbuch mit einer speziellen Computer-Software erstellt. Darüber hinaus wird eine weitere Komponente (in der Regel Smartphone App) sowie GPS-Unterstützung durch das Fahrzeug benötigt, um die Fahrten zu protokollieren;
3. Fahrtenbuch-Dienstleister: bei diesen Lösungen stellt ein Dienstleister eine Hardware (zum Beispiel Stecker) zur Verfügung, die automatisch Fahrten erfasst. Die Verwaltung der Daten erfolgt im Hintergrund durch den Dienstleister. Dieser bietet auch weitere Services – zum Beispiel die Gewährleistung der 10jährigen Aufbewahrungspflicht.

Bei all diesen Lösungen werden nur die Fahrten (Ausgangspunkt, Ziel, zurückgelegte Kilometer) automatisch erfasst. Die Daten zur Qualifizierung der Fahrten (Anlass, Gesprächspartner, dienstlich/privat) müssen immer noch händisch eingetragen werden – per Smartphone-App oder als Browser-Anwendung.

Fazit: Persönliche Fahrtenbuch-Führung weiter notwendig

Das Fahrtenbuch Excel ist eine einfache, bequeme und vor allem kostengünstige Fahrtenbuch-Lösung. Vom Finanzamt wird es allerdings nur als ausgedruckte Vorlage mit handschriftlichen Fahrten-Eintragungen anerkannt. Eine reine Excel Tabelle mit Fahrtkosten für die Steuererklärung ist nicht GoBD-konform. Wer nach Alternativen zum Fahrtenbuch Excel sucht und dabei nicht auf die altbewährte handschriftliche Buchführung setzen möchte, kann unter verschiedenen Lösungen für ein elektronisches Fahrtenbuch wählen. Die sind überwiegend kostenpflichtig und ersparen nur teilweise die persönliche Datenpflege. Das vollautomatische Fahrtenbuch gibt es (noch) nicht.