Urlaub & Erholung

Urlaubsrecht – hier steht’s geschrieben:

Alle Regelungen und Vorschriften zum Erholungsurlaub für volljährige Arbeitnehmer:innen finden sich im Bundesurlaubsgesetz (BurlG). Für bestimmte Personengruppen wie bspw. Jugendliche und Schwerbehinderte gibt es Sondergesetze.

Urlaubsanspruch schwerbehinderter Menschen

Schwerbehinderte Menschen haben natürlich ebenfalls einen Anspruch auf Urlaub. Dieser unterscheidet sich zum regulären Anspruch dadurch, dass bei einer schweren Behinderung ein Anspruch auf eine Arbeitswoche mehr besteht. Eine Arbeitswoche bedeutet in dem Fall, dass der Anspruch von der Art der Anstellung abhängig ist. Arbeitet die Person fünf Tage die Woche, besteht der Anspruch für diese fünf Tage Urlaub. Ist die Person für drei Tage in der Woche angestellt, besteht ein Anspruch auf drei Urlaubstage mehr im Jahr.

Urlaubsanspruch bei Schichtarbeit

In einem Schichtsystem gilt der normale Urlaubsanspruch. Allerdings werden Arbeitnehmer:innen in Schichten unter gewissen Bedingungen Freischichten eingeräumt, die zusätzlich zu den Urlaubstagen angerechnet werden.

Das ist beispielsweise bei Nachtschicht der Fall, da hier ein Arbeitsausgleich durch Freizeit stattfinden muss.

Nimmt sich ein:e Arbeitnehmer:in Urlaub, werden zuerst die Freischichten abgerechnet und dann die Urlaubstage. Eine Freischicht entspricht einem Urlaubstag.

Urlaub für Teilzeitbeschäftigte

Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt derselbe Urlaubsanspruch wie für Vollzeitangestellte. Für die Berechnung der Urlaubstage ist nicht die Arbeitszeit, sondern die Menge der Arbeitstage relevant.

Der Urlaubsanspruch für Teilzeitbeschäftigte hängt also davon ab, für wie viele Tage in der Woche sie angestellt sind. Die Berechnung erfolgt nach der weiter unten genannten Formel.

Haben auch Minijobber einen Urlaubsanspruch?

Minijobber bzw. geringfügig Beschäftigte und Aushilfen, haben den gleichen gesetzlichen Urlaubsanspruch wie alle anderen Arbeitnehmer:innen auch. Die Berechnung des Urlaubsanspruchs erfolgt nach demselben Prinzip wie bei Teilzeitbeschäftigten. Wie der Urlaubsanspruch berechnet wird, erfahren Sie weiter unten.

⇒ Auch Minijobber:innen haben selbstverständlich einen Urlaubsanspruch. Mehr zum Thema Minijob und den häufigsten Missverständnissen, lesen Sie hier.

So viel Urlaub müssen Arbeitgeber:innen gewähren

Der durch das BUrlG gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechstagewoche und 20 Werktagebei einer Fünftagewoche.

⇒ Der gesetzliche Mindesturlaub darf von dem/der Arbeitgeber:in nicht verkürzt, sondern nur verlängert Wenn Sie als Arbeitgeber:in nichts festlegen, gilt für Ihre Arbeitnehmer:innen der gesetzliche Mindesturlaub.

Urlaubsberechnung beim Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit

Der Wechsel von Vollzeit zu Teilzeit bringt in Bezug auf den Urlaubsanspruch gewisse Probleme mit sich, die sogar vor den zuständigen Gerichten bereits für einige Verwirrung gesorgt haben.

Das BAG entschied ursprünglich, dass die Urlaubstage bei einem Wechsel in Teilzeit neu berechnet werden müssen und vorherige Urlaubstage nicht übernommen werden. Dem widersprach der Europäische Gerichtshof (EuGH), der entschied, dass Urlaubstage im Prinzip erst durch die geleistete Arbeit entstehen und dadurch Urlaubstage aus der Vollzeit mit in die Teilzeit übernommen werden dürfen. Das BAG schloss sich diesem Urteil zu einem späteren Zeitpunkt an.

Konkret sind die Regelungen momentan also so ausgelegt, dass für Vollzeit und Teilzeit der Urlaubsanspruch separat ermittelt wird und beide zusammengerechnet werden.

Wechselt also ein:e Arbeitnehmer:in im Juli für den Rest des Jahres von Vollzeit zu Teilzeit, wird jeweils für ein halbes Jahr der Urlaub berechnet. Ist noch Urlaub aus dem halben Jahr Vollzeit übrig, wird dieser zu dem Urlaub in Teilzeit hinzugerechnet.

Müssen Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag stellen?

Für den Urlaubsantrag gibt es keine Formerfordernis. Er kann also sowohl schriftlich oder auch mündlich gestellt werden. Es ist aber für beide Parteien, sowohl für Arbeitgeber:in als auch für Arbeitnehmer:in zu empfehlen, den Urlaubsantrag schriftlich einzureichen. Der oder die Arbeitgeber:in kann so dokumentieren, wie viel Urlaubstage er bereits gewährt hat. Der oder die Arbeitnehmer:in hat hingegen einen Beleg für seinen eingereichten und gegebenenfalls gewährten Urlaub.

⇒ Es ist zu empfehlen, einen schriftlichen bzw. elektronischen Urlaubsantrag von Ihren Arbeitnehmer:innen einzufordern. Idealerweise stellen Sie Ihren Arbeitnehmer:innen eine Vorlage zur Verfügung.

Was bei der Erteilung von Urlaub beachtet werden muss:

Der Arbeitnehmer darf Urlaub nicht auf eigene Faust antreten, denn: Als Arbeitgeber:in bestimmen Sie wann und wie lange der oder die Arbeitnehmer:in Urlaub nehmen kann. Das BUrlG sieht aber bestimmte Einschränkungen des Weisungsrechts von Arbeitgeber:innen vor, die Sie bei der Urlaubserteilung einhalten müssen:

• Die Urlaubswünsche des oder der Arbeitnehmer:in müssen berücksichtigt werden. Nur unter zwei Bedingungen können die Wünsche des oder der Arbeitnehmer:in überstimmt werden:
• Dringende betriebliche Belange: Diese liegen vor, wenn es im Betrieb zu personellen Engpässen kommt, sich die Auftragslage plötzlich ändert oder Abschluss- und Inventurarbeiten für den Jahresabschluss anfallen.
• Urlaubswünsche sozial vorrangiger Arbeitnehmer: Sozial vorrangige Arbeitnehmer:innen sind bei der Urlaubsplanung in der Regel mit Priorität zu berücksichtigen. Entscheidend sind bei der Prüfung der Vorrangigkeit, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Alter der Arbeitnehmer:innen, der Familienstand und die Zahl der schulpflichtigen Kinder.
• Der Urlaub muss zusammenhängend gewährt Eine Ausnahme ist nur bei dringenden betrieblichen Belangen oder bei in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründen möglich. Einer der Urlaubsteile muss mindestens 12 Werktage zusammenhängend gewährt werden (bei einer Sechstagewoche). Auf eine Woche mit fünf Arbeitstagen heruntergerechnet, sind das mindestens 10 zusammenhängende freie Arbeitstage.
• Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. In den meisten Unternehmen ist der Stichtag der 31. März. Nur in Ausnahmefällen ist eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr möglich.

Kann der Urlaub gekürzt werden?

Der gesetzliche Mindesturlaub darf aufgrund von Fehlzeiten wegen Mutterschutz oder krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit nicht gekürzt werden. Möglich ist dagegen eine Urlaubskürzung um 1/12 des Urlaubs für jeden Kalendermonat der Elternzeit, des Wehrdienstes oder der Pflegezeit. Für den Arbeitnehmer muss aber deutlich sein, dass der Arbeitgeber den Urlaub kürzen möchte. Er muss ihm diese Kürzung daher deutlich vermitteln.

⇒ Der Arbeitgeber muss bei einer Urlaubskürzung eine empfangsbedürftige rechtsgeschäftliche Erklärung abgeben.

Geht ein Unternehmen in Kurzarbeit, darf der Urlaub entsprechend den ausfallenden Arbeitstagen gekürzt werden. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2021 entschieden, als eine Aushilfe in einer Bäckerei, die aufgrund von Kurzarbeit abgezogenen Urlaubstage einklagen wollte.

Während eines Sabbatjahrs beziehungsweise Sabbaticals besteht seit dem Jahr 2019 kein Urlaubsanspruch mehr. Zuvor hatte das BAG im Jahr 2014, dass auch während dem Sabbatjahr und anderen Freistellungen ein Urlaubsanspruch vorliegt. Von diesem Urteil hat das BAG aber Abstand genommen und den Urlaubsanspruch während einer Freistellung, was das Sabbatical arbeitsrechtlich gesehen ist, gestrichen.

Übertragung von Urlaub

Ob Urlaub übertragen werden kann, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. In der Regel gilt, dass Urlaub im laufenden Jahr genommen werden muss und nicht mit ins nächste Jahr genommen werden darf. Es gibt aber Ausnahmen von dieser Regel.

Übertragung auf das Folgejahr wegen Dauererkrankung

Bei längerer Krankheit, die über den Jahreswechsel hinausgeht, können Arbeitnehmer:innen vermutlich nicht all ihre Urlaubstage aufbrauchen. Der Resturlaub wird in dem Fall auf das nächste Jahr übertragen.

Ab dann gilt eine Frist von 15 Monaten. Das bedeutet, der Urlaub muss bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, ansonsten verfällt der Urlaubsanspruch.

Ein Beispiel: Ein:e Arbeitnehmer:in nimmt wegen Krankheit Urlaubstage aus dem Jahr 2023 mit in das Jahr 2024. Die entsprechenden Urlaubstage haben ab dem 01. Januar 2024 eine Frist von 15 Monaten. Am 31. März 2025 verfällt der entsprechende Urlaub.

Übertragung von Urlaub wegen Mutterschutz

Fällt der Mutterschutz auf den Jahreswechsel, wird der Resturlaub mit ins neue Jahr genommen. Hier gilt eine Frist bis zum Ende des Jahres, in dem der Mutterschutz endet. Arbeitnehmerinnen müssen den Urlaub also bis zum Jahresende nehmen.

Übertragung von Urlaub wegen Elternzeit

Die Regelung für den Mutterschutz gilt auch für die Elternzeit.

Während der Elternzeit verfällt der Urlaub nicht und wird in das neue Jahr übertragen. Dann muss der Urlaub bis zum Ende des Jahres genommen werden, in dem die Elternzeit endet.

Was ist bei vertraglichem Mehrurlaub zu beachten?

Möchten Sie als Arbeitgeber:in Ihrem oder Ihrer Arbeitnehmer:in mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub gewähren, sollten Sie dies vertraglich festhalten. Wichtig ist für Sie, dass solcher freiwillig gewährter Mehrurlaub grundsätzlich nicht unter die Schutzvorschriften des BUrlG fällt: Es können für den Mehrurlaub daher andere Regelungen vereinbart werden, die für den oder die Arbeitnehmer:in ungünstiger ausfallen. Möglich wäre bspw. eine Kürzungsregelungen des Mehrurlaubs bei Fehlzeiten aufgrund von Krankheit.

Urlaubsverfall – der Arbeitgeber muss informieren

Als Arbeitgeber:in müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Beschäftigten in der Lage sind, den ihnen zustehenden Urlaub zu nehmen. Das bedeutet, Sie müssen Ihre Beschäftigten förmlich dazu auffordern Urlaub zu nehmen. Nur wenn der oder die Arbeitgeber:in seine/ihre Beschäftigten über noch ausstehenden Urlaub informiert hat und sie aufgefordert hat diesen zu nehmen, verfällt der Urlaub zum Jahresende bzw. zum 31. März des Folgejahres.

⇒ Der/Die Arbeitgeber:in muss seine Beschäftigten über die Anzahl der noch ausstehenden Urlaubstage informieren. Ansonsten verfällt der Resturlaub nicht.

Verfallene Urlaubstage einfordern

Es kommt im Grunde nicht vor, dass verfallene Urlaubstage eingefordert werden müssen. Das liegt daran, dass Urlaubstage nicht automatisch verfallen. Zuerst gilt eine Frist von 15 Monaten für nicht genommene Urlaubstage. Diese Frist beginnt am 01. Januar des Jahres, in dem nicht genommener Urlaub aus dem Vorjahr übriggeblieben ist.

Die Frist endet entsprechend am 31. März des darauffolgenden Jahres.

Arbeitgeber:innen sind dazu verpflichtet, ihre Angestellten auf den Urlaubsanspruch hinzuweisen und diese im Zweifelsfall dazu zu drängen, ihren Urlaub zu nehmen.

Erfüllen Arbeitgeber:innen diese Pflicht nicht, beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem Resturlaub besteht, eine dreijährige Frist für diesen Resturlaub.

Verjährung von Ansprüchen auf Urlaubsabgeltung

Wie erwähnt verjährt Resturlaub erst nach drei Jahren. Erst dann sind alle Ansprüche auf restliche Urlaubstage erloschen.

Anspruch auf gesetzlichen Sonderurlaub

Sonderurlaub steht Arbeitgeber:innen zu, wenn sie aus unverschuldeten, persönlichen Gründen ihrer Arbeitspflicht nicht nachgehen können.

In den Tarifverträgen im öffentlichen Dienst ist der Sonderurlaub gesondert geregelt. An diesem Tarifvertrag orientieren sich in der Regel auch die Regelungen für den Sonderurlaub in Arbeitsverträgen.

Beispiele für Sonderurlaub sind die Geburt eines Kindes, für das ein Tag Sonderurlaub genehmigt wird oder zwei Arbeitstage beim Tod des Ehepartners oder eines Kindes.

Resturlaub bei Kündigung – das gilt

Grundsätzlich gilt, dass ein:e Arbeitnehmer:in den vollen Urlaubsanspruch nach einer Betriebszugehörigkeit von 6 Monaten erwirbt. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen in der ersten Hälfte des Kalenderjahres, kann er pro Monat ein Zwölftel des gesamten Jahresurlaubs für sich beanspruchen.

Rechenbeispiel: Der oder die Mitarbeiter:in verlässt das Unternehmen zum 31.5. und hat einen vertraglichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen.

5 Monate / 12 Monate * 30 Urlaubstage = 12,5 Urlaubstage

Somit steht dem/der scheidenden Mitarbeiter:in bei Kündigung ein Resturlaub von 12,5 Tagen zu.

Kündigt ein:e Mitarbeiter:in, der/die bereits ab 1. Januar für das Unternehmen arbeitete, zum 31.7. kann er den vollen Urlaub von 30 Tagen beanspruchen.

Aus dem Bundesurlaubsgesetz ergibt sich außerdem, dass für den Resturlaub bei Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ein Urlaubsentgelt zu entrichten ist, wenn der oder die Arbeitnehmer:in seine/ihre Urlaubstage nicht oder nur teilweise in Anspruch nehmen kann. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Resturlaubstage die Anzahl der verbleibenden Arbeitstage übersteigen.

Die Auszahlung des Resturlaubs wird wie folgt berechnet: Als Grundlage dient der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen. Zahlungen, die für Überstunden geleistet wurden, werden dabei nicht berücksichtigt.

Bruttolohn der letzten 13 Wochen * Anzahl der ausstehenden Urlaubstage / Anzahl der Arbeitstage der letzten 13 Wochen

Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in arbeitet 5 Tage pro Woche, sein Monatsgehalt beträgt 3000 Euro brutto. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat er noch 3 Tage Urlaub:

(3000 Euro * 3) * 3 Tage / 65 Tage = 415,38 Euro (brutto)