Reisekostenabrechnung:
Das müssen Sie beachten

Reisekosten – was darunterfällt und wer für sie aufkommt

Kosten, die im Zusammenhang einer Dienstreise entstehen, wie z. B. Fahrtkosten, Übernachtung oder Verpflegungsmehraufwand, gelten als Reisekosten. Üblicherweise übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten – er kann sie als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Es gibt aber auch Fälle, in denen der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt. Z. B. dann, wenn der Weg zur Auswärtstätigkeit kürzer ist als der Weg zur Arbeitsstätte. Hier kann der Arbeitnehmer die anfallenden Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Mitarbeiter alle relevanten Belege vorlegt oder, wenn nicht vorhanden, einen Eigenbeleg erstellt.

Welche auswärtige Tätigkeit gilt als Dienstreise?

Nicht jede Tätigkeit, die nicht am Arbeitsplatz des Arbeitnehmers stattfindet, zählt automatisch als Dienstreise. Ein Kundenbesuch, der z. B. nur drei Kilometer weiter entfernt liegt als die übliche Arbeitsstätte des Arbeitnehmers, gilt nicht als Dienstreise. Grob kann man sagen, eine Auswärtstätigkeit gilt dann als Dienstreise, wenn sie außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Hinweis: Fahrten zu unternehmenseigenen Niederlassungen gelten ebenfalls als Dienstreise, wenn der Weg weiter ist als der zwischen Wohnort und der üblichen Arbeitsstätte.

Hält sich ein Arbeitnehmer länger als drei Monate dienstlich an einer anderen Arbeitsstätte auf, zählt die Wegstrecke nicht als Dienstreise, denn ab drei Monaten Aufenthalt an einer Arbeitsstätte gilt sie als regelmäßige Arbeitsstätte.

Was zählt zu den Reisenebenkosten?

Auch Reisenebenkosten sind bei der Reisekostenabrechnung zu beachten. Unter die Reisenebenkosten fallen beispielsweise folgende Ausgaben:

• Park- oder Mautgebühren
• Telefongebühren für dienstliche Telefonate
• Internetnutzung für dienstliche Zwecke
• Eintritt für Veranstaltungen im beruflichen Rahmen
• Gepäckbewahrungsgebühren
• Reisegepäckschäden
• Schadensersatz bei Verkehrsunfall
• Diebstahl für private oder berufliche Gegenstände, die für berufliche Zwecke mitgeführt werden
• Diebstahl von privaten, nötigen Reisegegenständen
• Schuhputzservice
• Reinigung von Kleidung

Formale Vorgaben für die Reisekostenabrechnung

Der Gesetzgeber schreibt keine formale Form vor, in der die Reisekostenabrechnung zu erfolgen hat. Sie muss weder unterschrieben werden noch ist ein extra Formular dafür nötig. Dennoch empfiehlt es sich für Arbeitgeber ein einheitliches Formular zu nutzen, um die Übersicht zu wahren. Das vereinfacht auch die Prüfung für die Buchhaltung. Für Unternehmen, in denen Dienstreisen an der Tagesordnung sind, empfiehlt sich eine Software.

Reisekostenerstattung für Fahrten mit dem PKW

Arbeitgeber haben mehrere Möglichkeiten, um die Kosten für eine Dienstreise mit dem PKW zu ermitteln.

• Kilometerpauschale: Einfach und unkompliziert ist die Ermittlung der Kosten über die Kilometerpauschale. Diese beträgt für das Jahr 2021 0,30 Euro pro Kilometer.
• Tatsächlicher Aufwand: Arbeitgeber können den tatsächlichen Aufwand oder einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz ermitteln. Hierfür ist das Führen eines Fahrtenbuchs nötig.

Reisekostenabrechnung und Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsreisen

Bei der Abrechnung der Kosten für Essen und Getränke, sind die Verpflegungspauschalen zu beachten. Diese betragen bei Dienstreisen im Inland:

• 14,00 Euro für Dienstreisen von 8-24 Stunden.
• 28,00 für Dienstreisen ab 24 Stunden.

Hinweis: Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt eine Pauschale von 14,00 Euro auch für den An- und Abreisetag, auch wenn der Arbeitnehmer kürzer als 8 Stunden unterwegs war.

Erstattung von Übernachtungskosten

Wird die Rechnung für die Übernachtung nicht mit der Firmenkreditkarte oder per Überweisung bezahlt, erstattet der Arbeitgeber die Kosten für die Übernachtung innerhalb des vereinbarten Rahmens. Ist die Verpflegung (z. B. das Frühstück im Hotel) in dieser Rechnung enthalten, muss dies rausgerechnet werden. Der Verpflegungsaufwand wird als ein gesonderter Posten berechnet.

Weist das Hotel einen Gesamtbetrag für Übernachtung und Verpflegung aus, wird der Betrag pauschal um 20 Prozent oder 40 Prozent des höchstens Verpflegungspauschbetrags (28,00 Euro) gekürzt.

Beispiel:

• Für ein Frühstück sind pauschal 20 % von 28,00 Euro abzuziehen: 5,60 Euro.
• Für Mittag- und Abendessen sind 40 % von 28 Euro abzuziehen: 11,20 Euro.

Eine andere Möglichkeit bei der Erstattung von Übernachtungskosten ist, die Übernachtungspauschale für Dienstreisen im Inland anzuwenden, wenn diese mindestens 24 Stunden dauert. Die Pauschale beträgt 2021 pro Übernachtung 20,00 Euro. Da Hotel- oder Pensionskosten diese Pauschale zumeist übersteigen, wird die Pauschale selten genutzt.

Hinweis: Eine komplette Auflistung der Länder und der unterschiedlichen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen finden Sie in der Übersicht des Bundesministeriums für Finanzen.