Probearbeiten: Worauf Unternehmen achten müssen

Was ist Probearbeiten?

Das Probearbeiten ist ein sogenanntes Einfühlungsverhältnis. Es bezeichnet den Zeitraum, in dem potenzielle Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen hineinschnuppern, um das Team kennenzulernen und sich einen besseren Eindruck von der Arbeitsatmosphäre und den Anforderungen an die Stelle verschaffen zu können. Im Umkehrschluss können sich die zukünftigen Kolleg:innen ein umfangreiches Bild von dem:der Bewerber:in machen und testen, ob die Chemie stimmt. 

Bewerber:innen dürfen während dieser Zeit kleinere Arbeiten erledigen, aber nicht wie reguläre Mitarbeiter:innen in den Arbeitsprozess eingebunden werden. Denn wie bereits oben erwähnt: Probearbeiten ist ein Einfühlungs- und kein Arbeitsverhältnis.

Was ist der Unterschied zwischen Probearbeit und Probezeit?

Während Probearbeiten und Probezeit auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Konzepten:

Probearbeiten:

• Dauer: Probearbeiten dauert in der Regel nur wenige Stunden bis maximal ein paar Tage.
• Zweck: Es dient dazu, dass der:die Bewerber:in das Unternehmen, das Team und die Arbeitsabläufe kennenlernt und der:die Arbeitgeber:in die Eignung des potenziellen Neuzugangs besser einschätzen kann.
• Tätigkeiten: Der:die Bewerber:in darf nur kleinere Aufgaben erledigen bzw. „mitlaufen“ – er:sie ist keine kostenlose Arbeitskraft und darf auch nicht so eingebunden werden.
• Rechtslage: Da der:die Bewerber:in nicht fest in das Unternehmen eingebunden ist, sind die rechtlichen Anforderungen gering. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen die Rahmenbedingungen schriftlich festhalten. So ist sichergestellt, dass sich das Probearbeiten klar von einem regulären Arbeitsverhältnis abgrenzt.

Probezeit:

• Dauer: Die Probezeit ist ein fester Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und dauert in der Regel zwischen drei und sechs Monaten. Abweichende Regelungen sind durch einen Tarifvertrag möglich. Bei Berufsausbildungen gilt eine gesetzlich vorgeschriebene Probezeit von einem bis zu vier Monaten.
• Zweck: Sie bietet beiden Parteien – Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen – die Möglichkeit, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu testen und zu entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis dauerhaft fortgeführt werden soll.
• Tätigkeiten: Während der Probezeit arbeitet der:die Mitarbeiter:in vollumfänglich mit und übernimmt alle Aufgaben, die mit der Stelle verbunden sind.
• Rechtslage: Die Probezeit muss im Arbeitsvertrag geregelt sein, sonst ist das Arbeitsverhältnis ohne Probezeit geschlossen. Laut Gesetz müssen Arbeitgeber:innen keine Probezeit „voranstellen“, es sei denn, es handelt sich um eine Berufsausbildung. Während der Probezeit gelten erleichterte Kündigungsbedingungen, die es beiden Parteien ermöglichen, das Arbeitsverhältnis kurzfristig zu beenden. Längere Kündigungsfristen können im Arbeitsvertrag geregelt werden.

Zusammengefasst dient das Probearbeiten als kurzer, unverbindlicher Test, während die Probezeit ein festes, vertraglich geregeltes Element des Arbeitsverhältnisses ist, das eine umfassende Beurteilung der Zusammenarbeit ermöglicht.

Darf Probearbeiten vergütet werden?

Sind Bewerber:innen nur zum Schnuppern im Unternehmen, gibt es laut Arbeitsrecht keine Vergütung und es fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Auch der Mindestlohn gilt nicht. Allerdings sollten Unternehmen eine Aufwandsentschädigung wie z. B. die Kosten für Verpflegung oder die Fahrtkosten übernehmen. 

Von einer freiwilligen Bezahlung sollten Unternehmen absehen. Es besteht die Gefahr, dass Gerichte auf dieser Grundlage das Probearbeiten als Arbeitsverhältnis werten, selbst wenn kein unterschriebener Vertrag vorliegt.

Welche Aufgaben dürfen Bewerber:innen beim Probearbeiten übernehmen?

Bewerber:innen sollten keine Aufgaben übernehmen, die reguläre Arbeitnehmer:innen erledigen. Möglich ist es, sie Teile davon erledigen zu lassen, bei denen die potenziellen Kolleg:innen unterstützen. Prinzipiell sollten Kandidat:innen beim Probearbeiten mitlaufen und eng von den Teammitgliedern betreut werden. Dabei ist es sinnvoll, den Bewerber:innen die zukünftigen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu zeigen, damit sie sich ein gutes Bild machen können.

Wo liegen die Vorteile des Probearbeitens?

Für Arbeitgeber:innen wie Arbeitnehmer:innen bietet das Probearbeiten folgende Vorteile:

Arbeitgeber:innen:

• Bessere Einschätzung: Den:die Kandidat:in außerhalb der Situation eines Vorstellungsgesprächs zu erleben, kann Arbeitgeber:innen helfen, die Eignung für die Stelle besser einzuschätzen.
• Kulturelle Passung: Probearbeiten bietet die Möglichkeit zu sehen, ob der:die Bewerber:in gut ins Team und zur Unternehmenskultur passt.
• Minimierung von Fehlbesetzungen: Durch das nähere Kennenlernen können Arbeitgeber:innen eine fundiertere Entscheidung treffen und kostspielige Fehlbesetzungen vermeiden.

Arbeitnehmer:innen:

• Einblick in den Arbeitsalltag: Bewerber:innen gewinnen einen realistischen Eindruck von ihren zukünftigen Aufgaben und der Arbeitsumgebung.
• Kennenlernen des Teams: Das Probearbeiten ermöglicht es dem:der Kandidat:in, das Team und die Unternehmenskultur kennenzulernen und zu prüfen, ob er:sie sich wohlfühlt.
• Entscheidungshilfe: Durch den Einblick in den Arbeitsalltag und die zukünftigen Aufgaben können Bewerber:innen leichter entscheiden, ob die Stelle tatsächlich für sie infrage kommt.

Gibt es Risiken für Arbeitgeber:innen?

Risiken für den:die Arbeitgeber:in ergeben sich daraus, wenn das Probearbeiten nicht mehr einem Einfühlungsverhältnis entspricht. Das ist u. a. dann der Fall, wenn der:die Kandidat:in konkrete Tätigkeiten analog zu regulären Mitarbeiter:innen ausübt, oder wenn er:sie Gewinn für das Unternehmen erwirtschaftet. Außerdem kommen als Indizien infrage, wenn der:die Bewerber:in Dienstkleidung tragen, feste Arbeits- und Pausenzeiten einhalten oder bestimmte Arbeitsorte aufsuchen muss bzw. eine Vergütung vereinbart wurde. 

Das Arbeitsgericht könnte in diesem Fall das Einfühlungsverhältnis als Arbeitsverhältnis auslegen und schlussendlich als Arbeitsvertragsschluss werten. Damit dies nicht passiert, ist es sinnvoll, die anwesende Zeit und genaue Tätigkeit des:der Kandidat:in zu protokollieren. Zusätzlich sollten Sie eine Vereinbarung aufsetzen. Es kann außerdem nicht schaden, den:die Bewerber:in am Tag des Probearbeitens nochmal konkret darauf hinzuweisen, dass er:sie zu keiner Arbeitsleistung verpflichtet ist.

Was sollte in einer Probearbeitsvereinbarung stehen?

Die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und dem:der Kandidat:in sollte Folgendes enthalten:

• Vor- und Nachname des:der Kandidat:in,
• Ort, an dem die Probearbeit stattfindet,
• Zweck der Probearbeit,
• Dauer/Zeitraum der Probearbeit,
• Unternehmen hat kein Weisungs- sondern nur ein Hausrecht,
• beide Seiten können die Probearbeit jederzeit beenden,
• kein Anspruch auf Festanstellung,
• der:die Bewerberin ist nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet,
• kein Anspruch auf Bezahlung (nur Aufwandsentschädigung/Fahrtkostenerstattung),
• Ansprechpartner:in für Bewerber:innen.

Probearbeiten und Versicherungen

Sozialversicherung

Beim Probearbeiten ist der:die Bewerber:in – anders als bei einem Arbeitsverhältnis – nicht sozialversicherungspflichtig. 

Unfallversicherung

Bewerber:innen sind beim Probearbeiten durch die gesetzliche Unfallversicherung des Unternehmens dann abgesichert, wenn sie eine beschäftigtenähnliche Tätigkeit ausüben, die dem Willen des Unternehmens entspricht und wenigstens einen geringen wirtschaftlichen Wert hat. Das hat das Bundessozialgericht 2019 entschieden (BSG, Urteil v. 20.8.2019, B 2 U 1/18 R). Passiert der Unfall allerdings auf dem Weg zum Probearbeiten zählt dies nicht als Arbeitsunfall. Ausnahme: Arbeitslose, die auf Weisung der Agentur für Arbeit zum Probearbeiten geschickt werden, fallen unter die gesetzliche Unfallversicherung.

Haftpflichtversicherung

Erleidet das Unternehmen einen Schaden aufgrund eines Fehlers des:der Bewerber:in, dann kommt die private Haftpflichtversicherung des:der Kandidat:in auf.

Welche Rolle spielt das Arbeitsamt?

Ist der:die Bewerber:in arbeitslos gemeldet und bezieht dementsprechend staatliche Leistungen, dann muss das Probearbeiten vorab von der Bundesagentur für Arbeit genehmigt werden. Hierfür ist der:die Bewerber:in selbst zuständig. Arbeitnehmer:innen sollten deshalb darauf achten, dass diese Genehmigung auch wirklich eingeholt wurde.

Bewerber:in zum Probearbeiten einladen

Möchten Sie eine:n Bewerber:in zum Probearbeiten einladen, ist dies telefonisch oder schriftlich möglich. Dabei können Sie sich an folgendem Muster orientieren.

Muster: Einladung zum Probearbeiten

Betreff: Einladung zum Probearbeiten bei [Firma]

Guten Tag Herr/Frau [Nachname] / Divers [Vor- u. Nachname],

herzlichen Dank für Ihr Interesse an einer Position in unserem Unternehmen und das angenehme Vorstellungsgespräch vom [Datum des Gesprächs]. Gerne möchten wir Sie zu einem Probearbeitstag einladen, um Sie näher kennenzulernen und Ihnen unverbindlich einen Einblick in unser Unternehmen zu ermöglichen.

Während des Probetags lernen Sie das Team und unsere Arbeitsweise näher kennen und erhalten einen Eindruck von unserem Betriebsklima. Sie haben zudem die Möglichkeit, freiwillig Teilaufgaben unter Anleitung eines Teammitglieds zu übernehmen und uns Ihre Fragen zu stellen. So können sowohl Sie als auch wir besser ausloten, ob wir zusammenpassen. 

Als Datum schlagen wir den [Datum] vor. Bitte bestätigen Sie uns Ihre Teilnahme bis spätestens [Datum], damit wir die notwendigen Vorbereitungen treffen können. Sollten Sie an dem vorgeschlagenen Termin verhindert sein, lassen Sie es uns bitte wissen, damit wir gemeinsam einen alternativen Termin finden können.

Wir freuen uns darauf, Sie bald wiederzusehen und wünschen Ihnen bis dahin alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname] [Ihr Nachname]  

[Ihre Position]  

[Ihr Unternehmen]  

[Kontaktdaten]

Was geschieht nach Beendigung der Probearbeit?

Ist die Probearbeit beendet, müssen Arbeitgeber:innen entscheiden, ob der:die Bewerber:in sich in ihren Augen bewährt hat oder nicht. Der Fairness halber sollten Sie nicht zu lange warten, um dem:der Kandidat:in zu- oder abzusagen. Sie können ihn:sie telefonisch oder schriftlich benachrichtigen. 

Muster: Absage nach dem Probearbeiten

Betreff: Ihr Probearbeiten bei [Firma]

Guten Tag Herr/Frau [Nachname] / Divers [Vor- u. Nachname],

wir bedanken uns herzlich für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen und für Ihre Zeit, die Sie für das Probearbeiten bei uns investiert haben. 

Nach eingehender Prüfung und Abwägung aller Faktoren müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, die Position anderweitig zu besetzen. Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen.

Bitte verstehen Sie diese Absage nicht als Kritik an Ihren Fähigkeiten. Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich gerne telefonisch oder per E-Mail bei uns. 

Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft alles Gute und viel Erfolg und hoffen, dass Sie bald eine Position finden, die Ihren Vorstellungen und Fähigkeiten in vollem Umfang entspricht.

Vielen Dank noch einmal für Ihr Interesse und Ihre Bemühungen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname] [Ihr Nachname]  

[Ihre Position]  

[Ihr Unternehmen]  

[Kontaktdaten]