Kurzfristige Beschäftigung

Checkliste: Dann liegt eine kurzfristige Beschäftigung vor

Um sicherzustellen, dass es sich um eine kurzfristige Beschäftigung handelt, überprüfen Sie bitte die folgende Checkliste. Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten können, handelt es sich um eine kurzfristige Beschäftigung:

• Das monatliche Einkommen übersteigt nicht 520 Euro.
• Liegt das Einkommen über 520 Euro, liegt keine Berufsmäßigkeit vor.

Kurzfristige Beschäftigung: Dauer

Arbeitet der:die Beschäftigte in Vollzeit (mind. fünf Tage pro Woche), darf die Beschäftigung höchstens auf drei Monate befristet sein. Arbeitet er:sie weniger als fünf Tage in der Woche und das regelmäßig, so ist die kurzfristige Beschäftigung auf 70 Arbeitstage begrenzt.

Wenn ein:e Arbeitnehmer:in mehrere kurzfristige Beschäftigungen in einem Kalenderjahr ausübt, sei es gleichzeitig oder hintereinander, dann sind die Zeiten einzeln zu erfassen und zusammenzurechnen.

Hinweis: Ist eine einzelne Beschäftigung auf zwei Kalenderjahre aufgeteilt (z. B. von November bis Januar), gilt ebenfalls die maximale Dauer – sie darf nicht auf zwei Jahre aufgeteilt werden.

Befristung und nicht regelmäßige Ausübung

Eine kurzfristige Beschäftigung ist als solche nur gültig, wenn die Befristung von Beginn an festgelegt ist – durch vertragliche Vereinbarung oder wenn sie aufgrund ‚ihrer Eigenart‘ so beschaffen ist. Ist die voraussichtliche Dauer vor Beginn der Beschäftigung und vor Vertragsschluss noch unbekannt, kann keine kurzfristige Beschäftigung vereinbart werden.

Außerdem ist darauf zu achten, dass der:die Arbeitnehmer:in die Tätigkeit nicht regelmäßig ausübt. Das heißt, wenn derselbe oder dieselbe Beschäftige für eine bestimmte Aufgabe immer wieder beschäftigt wird, können Sie ihn:sie nicht als kurzfristig Beschäftigte:n einstellen, auch dann nicht, wenn er nicht mehr als 70 Tage bei Ihnen beschäftigt ist.

Berufsmäßigkeit ausgeschlossen

Eine kurzfristige Beschäftigung darf dem:der Beschäftigten nicht als Haupteinkommensquelle dienen. Das heißt, er:sie darf eine kurzfristige Beschäftigung nur neben seiner:ihrer Hauptbeschäftigung ausüben. Hierunter fallen auch ein Studium, der Schulbesuch oder die Rente.

Ist die kurzfristige Beschäftigung die einzige Beschäftigung, der der:die Arbeitnehmer:in nachgeht, oder finanziert er:sie sich ausschließlich durch diese den Lebensunterhalt, ist die Beschäftigung berufsmäßig.

Ausnahme:Verdient ein:e Arbeitnehmer:in weniger als 520 Euro (bis 30.September 2022: 450 Euro) im Monat, darf er:sie dennoch eine kurzfristige Beschäftigung ausüben, auch wenn diese als berufsmäßig gelten würde. An die Dauer und Befristung, die für eine kurzfristige Beschäftigung gelten, ist er:sie aber gebunden.

Praxis-Beispiel: Überprüfung der berufsmäßigen Natur einer Beschäftigung

Beschäftigungsfall A:

• Befristet vom 1. Mai bis 15. Juni
• 5 Tage pro Woche (40 Stunden)
• Monatliches Arbeitsentgelt von 1.400 €
• Dauer von 105 Tagen

In diesem Fall handelt es sich weder um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung noch um eine kurzfristige Beschäftigung. Stattdessen besteht Sozialversicherungspflicht.

Beschäftigungsfall B:

• Befristet vom 16. Juli bis 31. August
• 5 Tage pro Woche (40 Stunden)
• Monatliches Arbeitsentgelt von 1.400 €
• Dauer von 45 Tagen

Bei dieser Beschäftigung kann nicht von einer kurzfristigen Beschäftigung ausgegangen werden, da sie berufsmäßig ausgeübt wird und daher sozialversicherungspflichtig ist.

Kurzfristige Beschäftigung: Darauf müssen Sie als Arbeitgeber:in achten

Die Einstellung kurzfristig Beschäftigter ist relativ unkompliziert. Doch es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten.

Kurzfristige Beschäftigung: Arbeitsvertrag und Meldung

Das Arbeitsverhältnis muss vertraglich festgehalten werden. Der Arbeitsvertrag für eine kurzfristige Beschäftigung sollte vor allem den Beginn und die Befristung der Beschäftigung enthalten sowie die Vergütung, Tätigkeit, Arbeitszeit, Urlaubs- und Krankheitsregelung, Nebentätigkeit, Verschwiegenheitspflicht und Verfall- und Ausschlusspflichten. Zusätzliche Vereinbarungen, Vertragsänderungen und Nebenabreden sollten Sie ebenfalls im Vertrag festhalten.

Jede kurzfristige Beschäftigung müssen Sie bei der Minijob-Zentrale an- bzw. abmelden.

Für kurzfristig Beschäftigte gilt das übliche DEÜV-Meldeverfahren. Deshalb sind für kurzfristig Beschäftigte die gleichen Meldungen zu erstatten wie für versicherungspflichtig Beschäftigte. Auch Jahresmeldungen und sonstige Entgeltmeldungen sind für kurzfristige Beschäftigungen zu erstatten.

Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist stets „000 000“ und als Beitragsgruppenschlüssel „000“ anzugeben. Der Beitragsgruppenschlüssel wird von den Sozialversicherungsträgern festgelegt und richtet sich nach der Art der Beschäftigung sowie der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Eine genaue Zuordnung des richtigen Beitragsgruppenschlüssels ist wichtig, um mögliche Fehler oder Nachzahlungen zu vermeiden.

Darüber hinaus ist in den Meldungen für kurzfristig Beschäftigte der Personengruppenschlüssel „110“ anzugeben.

Zusätzlich sind in allen Entgeltmeldungen für kurzfristig Beschäftigte (Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen) auch die notwendigen Angaben zur Unfallversicherung anzugeben. Dazu gehört im Datenbaustein „Unfallversicherung“ (DBUV) auch das zur Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt aus einer kurzfristigen Beschäftigung.

Tipp: Wenn Sie ein Unternehmen haben, das regelmäßig kurzfristige Beschäftigung anbietet, sollten Sie ein Arbeitsvertrag Muster erstellen, um die Wiederholung des Prozesses zu erleichtern und Zeit zu sparen.

Urlaub und Lohnfortzahlung

Sobald Ihr:e Arbeitnehmer:in einen vollen Monat bei Ihnen beschäftigt ist, hat er:sie Anspruch auf Erholungsurlaub – und zwar auf ein Zwölftel des regulären Jahresurlaubs pro Monat. Außerdem steht ihm:ihr nach vier Wochen ebenfalls Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu.

Lohnnebenkosten

Für kurzfristig Beschäftigte fallen keine Sozialabgaben auf den Arbeitslohn an, die Beschäftigung ist also sozialversicherungsfrei. Als Arbeitgeber:in müssen Sie allerdings Lohnsteuer und Kirchensteuer (je nach Höhe des Einkommens auch Solidaritätszuschlag) abführen und die Arbeitgeber-Umlagen U1 und U2 an die Krankenkasse zahlen. Außerdem müssen Sie Ihre Arbeitnehmer:innen bei Ihrer Berufsgenossenschaft unfallversichern.

Hinweis: Prüfen Sie genau, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, sonst drohen Nachzahlungen. Nutzen Sie dafür z. B. einen Personalfragebogen. Für eine kurzfristige Beschäftigung ist die Höhe des Arbeitsentgelts im Übrigen nicht relevant.

Kurzfristige Beschäftigung: Schüler:innen

Schüler:innen, die eine Beschäftigung bis zu drei Monaten oder 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr ausüben, sind in der Regel sozialversicherungsfrei. Das gilt auch für Ferienjobs. Werden jedoch innerhalb eines Kalenderjahres mehrere aufeinander folgende kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt, werden diese zusammengerechnet und gelten als eine Beschäftigung, auch wenn sie bei verschiedenen Arbeitgeber:innen ausgeübt werden.

Wird durch die Zusammenrechnung die Zeitgrenze überschritten und liegt das regelmäßige Arbeitsentgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze, liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor. Liegt das regelmäßige Arbeitsentgelt über der Geringfügigkeitsgrenze, besteht Sozialversicherungspflicht.

Kurzfristige Beschäftigung: Studierende

Beschäftigt ein:e Arbeitgeber:in Student:innen im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung, sind auch diese in der Regel sozialversicherungsfrei. Werden jedoch die Zeitgrenzen von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen überschritten, kann unter bestimmten Voraussetzungen Versicherungsfreiheit nach dem Werkstudentenprivileg bestehen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die Beschäftigung beschränkt sich auf die vorlesungsfreie Zeit (Semesterferien). Gelegentliche zeitliche Überschneidungen mit der Vorlesungszeit von bis zu zwei Wochen sind unschädlich.
2. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 20 Stunden darf nur durch Arbeit am Wochenende oder in den Abend- und Nachtstunden überschritten werden.

Kurzfristige Beschäftigung: Elternzeit

Die versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungen während der Elternzeit richtet sich nach den allgemeinen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Kurzfristige Beschäftigungen während der Elternzeit gelten nach Auffassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung als berufsmäßig ausgeübt. Daher besteht trotz der Begrenzung auf drei Monate bzw. 70 Arbeitstage Versicherungspflicht.

Kurzfristige Beschäftigung und Steuern zahlen

Der Lohnsteuerabzug erfolgt entweder auf Basis der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) oder er wird mit 25 % Lohnsteuer pauschal versteuert. Dazu kommt eventuell die Kirchensteuer und je nach Höhe des Einkommens der Solidaritätszuschlag mit 5,5 %.

Alternative Pauschalierungsmöglichkeiten

Handelt es sich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung im steuerlichen Sinne, aber um eine geringfügige Beschäftigung i. S. d. Sozialversicherung, kommen die Pauschsteuersätze von 2 % oder 20 % in Betracht.

Scheiden auch diese Pauschalierungsmöglichkeiten aus, kann der:die Arbeitgeber:in ggf. die Pauschalierung für Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft mit 5 % wählen. Sie gilt insbesondere für Saisonarbeitskräfte und Erntehelfer:innen.