Freistellung von Mitarbeitenden

Was ist eine Freistellung?

Eine Freistellung bedeutet eine Entbindung des Arbeitnehmenden von der Pflicht, die vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen. Die Freistellung, auch als Suspendierung bekannt, kann dauerhaft oder für eine begrenzte Zeit sein und einseitig vom Arbeitgebenden verordnet werden oder im gegenseitigen Einverständnis erfolgen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen bezahlter und unbezahlter Freistellung und zwischen widerruflichen und unwiderruflichen Freistellungen.

Wer hat Anspruch auf bezahlte bzw. unbezahlte Freistellung?

Unbezahlte Freistellung

Einen allgemeinen Anspruch auf unbezahlte Freistellung gibt es nicht. Es gibt aber Fälle, in denen Arbeitnehmer:innen unbezahlt freigestellt werden. Das ist der Fall, wenn:

• sich Arbeitnehmer:innen in einer Notsituation befinden, z. B. bei Erkrankung eines Familienmitglieds.
• sich Freistellungsansprüche aus dem Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder aus tariflichen Regelungen ergeben.
• Kolleg:innen schon einmal unbezahlter Urlaub genehmigt wurde. Damit ergibt sich auch ein Anspruch für den Mitarbeitenden.

Arbeitgeber:innen dürfen keine willkürliche unbezahlte Freistellung anordnen. Das gilt auch dann, wenn die wirtschaftliche Lage nicht gut ist.

Bezahlte Freistellung

Ein Anspruch auf bezahlte Freistellung haben Arbeitnehmer:innen nicht, wenn dieser sich nicht aus gesetzlichen oder vertraglichen Ansprüchen ergibt. Gesetzliche Ansprüche auf eine Freistellung sind z. B.:

• Schwangerschaft und Elternzeit
• Kinderbetreuung
• Pflege von Angehörigen
• Arbeitsunfähigkeit
• Gesetzliche Feiertage
• Medizinische Vorsorge oder Rehabilitation
• Altersteilzeit
• Kurzarbeit
• Bildungsurlaub
• Erholungsurlaub
• Arzttermine
• Termine bei der Arbeitsagentur
• Freistellung für ein Bewerbungsgespräch, wenn das Arbeitsverhältnis bereits gekündigt ist
• Verhinderung ohne eigenes Verschulden, z. B. durch Unfall

Hinweis: Manchmal stellen Arbeitgeber:innen bereits gekündigte Mitarbeiter:innen bezahlt frei, um zu verhindern, dass sie weitere Betriebsgeheimnisse erfahren oder den Ablauf im Unternehmen stören.

Wer zahlt bei einer Freistellung?

Bei der Freistellung wird zwischen der bezahlten und unbezahlten Freistellung unterschieden. Die bezahlte Freistellung sieht vor, dass der oder die Arbeitgeber:in den Lohn weiterzahlt.

Widerrufliche und unwiderrufliche Freistellung

Eine Freistellung kann widerruflich oder unwiderruflich erteilt werden. Sprechen Arbeitgeber:innen eine widerrufliche Freistellung aus, so können sie den:die Arbeitnehmer:in wieder auffordern, die vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen. Widerrufliche Freistellungen sind z. B. Urlaube oder die Freistellung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist.

Bei einer unwiderruflichen Freistellung ist das Wiedereinsetzen des Mitarbeitenden in dem bestehenden Arbeitsverhältnis hingegen nicht möglich.

In welchen Fällen können Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einseitig freistellen?

Eine einseitige Freistellung ist eine Freistellung, die ohne das Einverständnis von Arbeitnehmer:innen beschlossen wird. Da Arbeitnehmer:innen einen Beschäftigungsanspruch haben, ist eine einseitige Freistellung nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Das gilt auch für bezahlte Freistellungen.

Eine einseitige Freistellung ist nur dann möglich, wenn das Interesse an der Suspendierung durch den oder die Arbeitgeber:in das Interesse an Beschäftigung durch den oder die Arbeitnehmer:in überwiegt. Das ist bei folgenden Bedingungen der Fall:

• Es gibt aufgrund von Auftragsmangel oder technischen Betriebsstörungen keine Einsatzmöglichkeit für den oder die Angestellte.
• Das Vertrauensverhältnis zwischen beiden Seiten ist beispielsweise durch einen dringenden Verdacht auf strafbare Handlungen gestört.
• Der oder die Arbeitgeber:in schätzt den oder die Arbeitnehmer:in als arbeitsunfähig ein.
• Von dem oder der Arbeitnehmer:in geht beispielsweise aufgrund einer ansteckenden Krankheit eine Gefahr für Kollegen und Kolleginnen oder Kunden und Kundinnen aus.

In der Regel wird eine einseitige Freistellung von den Arbeitsgerichten auch anerkannt, wenn folgende Freistellungsgründe vorliegen:

• Das Arbeitsverhältnis wurde gekündigt und die Freistellung gilt nur noch für die Zeit der Kündigungsfrist.
• Die Kündigungsfrist ist nicht länger als drei Monate.
• Der oder die Arbeitnehmer:in hat einen Urlaubsanspruch oder Anspruch auf Freizeitausgleich, der ungefähr der Kündigungsfrist entspricht.

In diesen Fällen greift das Bundesurlaubsgesetz. Dieses besagt, dass das Ausbezahlen von Resturlaub Nachrang gegenüber der Urlaubsgewährung hat. Das bedeutet, der Urlaub muss genommen werden. Arbeitgeber:innen können Arbeitnehmer:innen deshalb freistellen und ihnen sozusagen den Urlaub aufzwingen.

Dadurch schützen sich Arbeitgeber:innen auch selbst, da der Urlaub und die Freizeitansprüche nur noch während der Kündigungsfrist erfüllt werden können. Selbstverständlich muss es sich dabei um eine bezahlte Freistellung handeln.

Worauf sollten Arbeitgeber bei einer einseitigen Freistellungserklärung achten?

Damit der Resturlaubsanspruch auch tatsächlich von der Freistellung gedeckt ist, sollte es sich um eine unwiderrufliche Freistellung handeln und darauf hingewiesen werden, dass diese „unter Anrechnung etwaiger Resturlaubs- und Freizeitausgleichsansprüche“ erfolgt.

Eine widerrufliche Freistellung inklusive Anrechnung des Urlaubs ergibt wenig Sinn, da Arbeitnehmer:innen jederzeit der Freistellung widerrufen können und dann der Urlaubsanspruch bestehen bleibt.

Andersherum ist eine unwiderrufliche Freistellung ohne Anrechnung des Urlaubs, da der Urlaubsanspruch bestehen bleibt und später nach der Kündigungsfrist nicht mehr vergolten werden kann.

Welche arbeitsrechtlichen Folgen hat eine unberechtigte einseitige Freistellung?

Bei einer unberechtigten einseitigen Freistellung entsteht aufgrund des Anspruchs auf Beschäftigung ein Schadensersatzanspruch für Arbeitnehmer:innen. Dieser ist aber in der Regel nur theoretischer Natur, da bei einer bezahlten Freistellung kein Vermögensschaden entsteht.

Im Grunde gibt es also kaum Folgen. Allerdings hängt das von Entscheidungen des Arbeitsgerichts ab. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Anspruch auf Schmerzensgeld entsteht, wenn beispielsweise entschieden wird, dass die Freistellung unter rufschädigenden Umständen vorgenommen wurde.

Was tun bei einer unberechtigten Freistellung?

Eine unberechtigte einseitige Freistellung kann ein Klageverfahren nach sich ziehen. Arbeitnehmer:innen sollten sich von Anwält:innen beraten lassen, welche Möglichkeiten sie haben.

In der Regel landet der Fall vor dem Arbeitsgericht. Die Klage sollte von einem Anwalt beziehungsweise einer Anwältin für Arbeitsrecht eingereicht werden, damit sie nicht an formellen Fehlern scheitert.

Rechtliche Auswirkungen einer Freistellung

Wichtige rechtliche Folgen einer Freistellung betreffen vor allem die Sozialversicherung und die Anrechnung der Freistellung auf den Urlaub.

Sozialversicherung

Wurde eine unwiderrufliche Freistellung ausgesprochen, beginnt damit gleichzeitig die Beschäftigungslosigkeit des Mitarbeitenden. Da eine unwiderrufliche, bezahlte Freistellung nicht die Beendigung des Arbeitsverhältnisses bedeutet, sind Arbeitgeber:innen weiterhin dazu verpflichtet, der Beitragspflicht für die Sozialversicherung bis zum Ende der Kündigungsfrist nachzukommen.

Stellen Arbeitgeber:innen Mitarbeitende länger als einen Monat unbezahlt frei, müssen Arbeitgeber:innen den Mitarbeitenden von der Sozialversicherung abmelden. Der Mitarbeitende muss sich dann selbst versichern.

Freistellung und Anrechnung auf den Urlaub

In bestimmten Fällen ist die Anrechnung der Freistellung auf den Urlaub möglich. Dies wird vor allem bei einer unwiderruflichen Freistellung während der Kündigungsfrist praktiziert. Urlaub gilt als Freistellung von der Arbeitspflicht und darum können Urlaubsansprüche durch eine bezahlte Freistellung abgegolten werden. Arbeitnehmer:innen sollten darauf hingewiesen werden.

Handelt es sich um eine widerrufliche Freistellung, ist eine Anrechnung auf den Erholungsurlaub nicht möglich, denn sie steht dem Erholungszweck des Urlaubs entgegen. Der Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden bleibt somit trotz Freistellung bestehen.

Können sich die Arbeitsvertragsparteien einvernehmlich auf eine Freistellung einigen?

Da beide Parteien jederzeit basierend auf dem Arbeitsvertrag Vereinbarungen treffen können, ist es auch möglich, sich einvernehmlich auf eine Freistellung zu einigen.

Das ist zumindest dann möglich, wenn die Freistellung für die Restzeit eines bestehenden Arbeitsverhältnisses gilt.

Wann sind arbeitsvertragliche Freistellungsklauseln wirksam?

Eine allgemeine Freistellungsklausel im Arbeitsvertrag ist rechtlich unzulässig.

Es ist aber möglich, eine Freistellungsklausel anhand der Angabe der zulässigen Begründungen für eine einseitige Freistellung im Arbeitsvertrag zu formulieren.

Diese Begründungen für eine einseitige Freistellung dürfen dabei berücksichtigt werden:

• Mangel an Einsatzmöglichkeiten
• Störung des Vertrauensverhältnisses, insbesondere wegen Verdachts strafbarer Handlungen
• Vermeidung der Gefährdung Dritter
• Kündigung des Arbeitsverhältnisses und Bestehen von Resturlaubsansprüchen

Das sind die vom Gesetz ohnehin anerkannten Gründe für eine einseitige Freistellung. Alles, das darüber hinausgeht oder davon abweicht, ist vertraglich nicht zulässig.

Dürfen Arbeitnehmer:innen während der Freistellung eine andere Arbeit ausüben?

Sofern Nebentätigkeiten nicht vertraglich untersagt sind, dürfen Arbeitnehmer:innen während einer Freistellung anderen Tätigkeiten nachgehen.

Ausnahmen bestehen, wenn die Nebentätigkeit in eine Beurlaubung fällt, während der vertraglich gesehen keine der Erholung widersprechenden Tätigkeiten vollzogen werden dürfen.

Es ist ratsam, diese Umstände im Arbeitsvertrag genau zu regeln. Besteht beispielsweise eine Klausel, dass der oder die Angestellte erst nachfragen muss, ob eine Nebentätigkeit erlaubt ist, greift diese auch während der Freistellung.

Grundsätzlich könnte man davon ausgehen, dass der oder die Arbeitgeber:in mit der Freistellung eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin auf das Recht über Informationen zu Nebentätigkeiten verzichtet. Schließlich liegt kein eigenes Interesse mehr vor, den oder die Mitarbeiter:in zu beschäftigen. Eine Überbelastung durch die Nebentätigkeit kann ebenfalls ausgeschlossen werden, da der oder die Angestellte nur dem Nebenjob nachgeht.

Allerdings dient das Informationsrecht auch anderen Zwecken. So sind beispielsweise Verstöße gegen das Verbot, für die Konkurrenz tätig zu sein geklärt, wenn die Informationen über eine Nebentätigkeit abgesprochen sind. Generell ist zwar einsehbar, was als Konkurrenz gilt, aber auch das kann im Einzelfall variieren.

Das Informationsinteresse seitens Arbeitgeber:innen besteht also weiterhin.

Durch eine genaue Regelung im Arbeitsvertrag sind beide Parteien auf der sicheren Seite. Diese kann beispielsweise die Informationspflicht beinhalten, die auch bei Freistellung bestehen bleibt.

Was sollte man bei Vereinbarungen über eine Freistellung in puncto Vergütung beachten?

Der Punkt der Vergütung während einer Freistellung ist eigentlich grundsätzlich geklärt. Da es sich in der Regel um eine bezahlte Freistellung handelt, wird der Lohn wie gewohnt weitergezahlt.

Allerdings gibt es bestimmte Situationen, in denen die Lage nicht ganz so klar ist.

In Freistellungsvereinbarungen werden häufig Wortlaute verwendet wie „unter Fortzahlung der Vergütung“ oder, dass das „Arbeitsverhältnis weiterhin ordnungsgemäß abgerechnet“ wird.

Diese Einschübe beinhalten allerdings keine Angaben über den Umfang der Vergütungspflicht. Deshalb sind sie eher unklar und sollten im Einzelfall genauer formuliert werden beziehungsweise auf die Situationen eingehen, die für Unklarheiten sorgen können.

Beispielsweise ist nicht immer abschließend geklärt, was bei einer längeren Krankheit während einer Freistellung mit der Vergütung geschieht. Für gewöhnlich übernimmt nach sechs Wochen die Krankenkasse die Lohnfortzahlung, allerdings wird während der Freistellung die Arbeitstätigkeit ohnehin nicht ausgeführt. Deshalb könnte der Eindruck erweckt werden, dass die Bestimmungen zu den Arbeitspflichten in diesem Fall keine große Rolle mehr spielen.

Das Bundearbeitsgericht (BAG) hat in einem Fall aus dem Jahr 2008 entschieden, dass kein Vergütungsanspruch über die normale Zeit besteht. Das bedeutet, Arbeitnehmer:innen werden auch während der Freistellung nach sechs Wochen Krankheit von der Krankenkasse bezahlt.

Bei Nebentätigkeiten dürfen Arbeitgeber:innen den entsprechenden Verdienst auf die verrichtete Vergütung anrechnen. Allerdings wird hier arbeitsgerichtlich von Fall zu Fall einzeln entschieden, ob das korrekt ist.

Die Lohnfortzahlung muss in jedem Fall weiterhin erfolgen, wenn in der Formulierung der Freistellung eine „unbedingte und von gesetzlichen Grundlagen der Entgeltfortzahlungspflicht unabhängige Zahlungspflicht“ beschlossen wurde.

Freistellungen Musterschreiben

Für die Freistellung gibt es keine genauen formellen Vorgaben. Im Grunde muss diese nicht mal schriftlich erfolgen. Eine mündliche Freistellung ist aber für beide Seiten nicht empfehlenswert, da der Nachweis über die Vereinbarungen fehlt.

Deshalb sollte die Freistellung immer schriftlich erfolgen. Dafür haben wir im Folgenden ein paar Muster für Sie erstellt, die Sie sich einfach kopieren und anpassen können.

Freistellung nach einer Kündigung – Muster

Freistellung von der Arbeit

Sehr geehrte:r Herr/Frau Mustermann,

in unserem Schreiben vom TT.MM.JJJJ haben wir das Arbeitsverhältnis zum TT.MM.JJJJ gekündigt. Darauf beziehend stellen wir Sie in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ unwiderruflich und unter Anrechnung auf verbleibende Urlaubstage / Ansprüche auf Freizeitausgleich wegen Überstunden frei.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich auch während der Freistellung an das geltende vertragliche Wettbewerbsverbot zu halten haben.

Mit freundlichen Grüßen

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(Unterschrift Arbeitgeber:in)

Bestätigung des Erhalts der Freistellung
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(Unterschrift Arbeitnehmer:in)

Antrag auf Freistellung – Muster

Antrag auf Freistellung von der Arbeit

Sehr geehrte:r Herr/Frau Mustermann,

hiermit beantrage ich, dass Sie mich gemäß § 2 Abs. 1 PflegeZG in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ von der Arbeit freistellen.

Mit freundlichen Grüßen

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(Unterschrift Arbeitnehmer:in)